ERP pour les associations : fonctionnalités, avantages et mise en œuvre

Vérifiez que les fonctionnalités de comptabilité par fonds, de suivi des subventions, de comptabilisation des promesses de dons, de répartition fonctionnelle des dépenses et de reporting sur l'actif net sont opérationnelles dès l'installation, sans avoir recours à des tableurs. Lorsque vous comparez des logiciels ERP destinés aux associations, demandez à chaque fournisseur de vous expliquer comment un don affecté à un usage spécifique est enregistré, dépensé et comptabilisé.

Dressez la liste des éléments que vous devez communiquer et à qui : bailleurs de fonds, auditeurs, autorités de régulation et conseil d'administration. Incluez le formulaire 990 ou son équivalent local, les rapports de subvention spécifiques aux bailleurs de fonds, les justificatifs relatifs aux exigences fédérales en matière d'audit si vous atteignez le seuil applicable, ainsi que les tableaux de bord destinés au conseil d'administration. Cartographiez vos propres processus, tels que les procédures d’approbation, l’intégration des bénévoles et l’admission aux programmes, afin de détecter les lacunes avant de signer.

La plupart des associations utilisent déjà une base de données de donateurs, des formulaires de dons en ligne, des prestataires de paiement, un système de gestion de la paie et un outil de gestion des dossiers ou des programmes. Recherchez des connecteurs prêts à l’emploi et des API ouvertes, et demandez qui développe et assure la maintenance du reste. Des intégrations insuffisantes obligent le personnel à saisir manuellement les mêmes données, ce qui est précisément le problème que l’ERP a été conçu pour résoudre.

Chaque association dispose de ses propres structures de fonds, chaînes de validation et modèles de rapports. Découvrez lesquels peuvent être configurés et lesquels nécessitent une intervention au niveau du code, ainsi que ce qu’il advient des personnalisations lors des mises à jour de version.

Un ERP à but non lucratif stocke les coordonnées des donateurs, les données de paiement, les dossiers des employés et, parfois, des informations sur les bénéficiaires vulnérables. Vérifiez les droits d’accès basés sur les rôles, le chiffrement en transit et au repos, les journaux d’audit, l’authentification unique et l’authentification multifactorielle. Vérifiez quelles exigences en matière de protection des données et de sécurité s’appliquent à votre organisation, notamment le RGPD et la norme PCI DSS le cas échéant.

Le Cloud, les installations sur site et les configurations hybrides conviennent chacune à des cas de figure différents. Le Cloud réduit le besoin de serveurs internes et peut faciliter l’accès au système pour les équipes à distance et les bénévoles. L’hébergement sur site ou dans un cloud privé peut être préférable, voire nécessaire, en raison d’exigences relatives à la localisation des données ou de politiques de confidentialité concernant les donateurs ; vérifiez donc où les données sont stockées.

Préparez-vous à l'évolution de votre organisation dans cinq ans, avec davantage d'utilisateurs, de subventions, d'entités et de devises. Demandez-vous comment les conditions de licence et les performances évolueront à mesure que le volume des transactions augmentera, et si vous pourrez ajouter des modules sans avoir à procéder à une nouvelle mise en œuvre.

Demandez des références auprès d'organisations à but non lucratif de taille similaire, un plan de mise en œuvre écrit couvrant la migration des données et la formation, ainsi que des précisions sur l'assistance après le lancement : délais de réponse, langues et fuseaux horaires. Prévoyez séparément la migration de l'historique des dons et des subventions en cours.

Comparez le coût total sur une période de trois à cinq ans : licences ou abonnements, mise en œuvre, modules complémentaires, intégrations, formation et assistance. Renseignez-vous sur les programmes destinés aux associations à but non lucratif, tels que la tarification spécifique de Microsoft ou le programme « Social Impact » de NetSuite, car ils peuvent avoir un impact significatif sur le coût global. Vérifiez les conditions d’éligibilité, les modalités de renouvellement et ce qu’il advient de la remise si l’organisation se développe.

Les bénévoles, le personnel des programmes et les membres du conseil d'administration qui ne sont pas comptables pourraient avoir besoin d'utiliser certaines fonctionnalités du système. Testez les écrans qu'ils verront, vérifiez l'accès depuis les appareils mobiles et estimez le nombre d'heures de formation nécessaires. Un système apprécié par le service financier mais que les équipes de programme évitent d'utiliser peut pousser le personnel à revenir aux tableurs.

Recherchez un fournisseur ou un partenaire de mise en œuvre qui compte dans son portefeuille des projets destinés à des associations à but non lucratif, qui dispose de consultants certifiés et qui propose un modèle d'assistance à long terme. Contactez deux ou trois clients de taille similaire et demandez-leur ce qu'ils changeraient dans leur mise en œuvre.