System ERP dla organizacji non-profit: funkcje, korzyści i wdrożenie

Sprawdź, czy oprogramowanie oferuje funkcje księgowania funduszy, śledzenia dotacji, rozliczania zobowiązań, alokacji kosztów funkcjonalnych oraz raportowania aktywów netto, które działają od razu po instalacji, a nie wymagają korzystania z arkuszy kalkulacyjnych. Porównując oprogramowanie ERP dla organizacji non-profit, poproś każdego dostawcę o przedstawienie, w jaki sposób księguje się darowiznę z ograniczeniami, jak się ją wydaje i jak się ją rozlicza.

Wymień, co musisz zgłaszać i komu: grantodawcom, audytorom, organom regulacyjnym oraz zarządowi. Uwzględnij formularz 990 lub jego lokalny odpowiednik, raporty dotyczące dotacji wymagane przez poszczególnych grantodawców, dokumentację potwierdzającą spełnienie federalnych wymogów audytowych (jeśli przekraczasz odpowiedni próg) oraz pulpity nawigacyjne dla zarządu. Opracuj schemat własnych procesów, takich jak procedury zatwierdzania, wdrażanie wolontariuszy i przyjmowanie uczestników programów, aby wykryć luki przed podpisaniem dokumentów.

Większość organizacji non-profit korzysta już z bazy danych darczyńców, internetowych formularzy darowizn, dostawców usług płatniczych, systemu płacowego oraz narzędzia do zarządzania sprawami lub programami. Zwróć uwagę na gotowe łączniki i otwarte interfejsy API oraz zapytaj, kto tworzy i utrzymuje pozostałe elementy. Słaba integracja zmusza pracowników do ręcznego wprowadzania tych samych danych, co jest problemem, który miał rozwiązać system ERP.

Każda organizacja non-profit ma własną strukturę funduszy, ścieżki zatwierdzania i szablony raportów. Dowiedz się, które z tych elementów można skonfigurować, a które wymagają zmian w kodzie, oraz co dzieje się z niestandardowymi rozwiązaniami podczas aktualizacji wersji.

System ERP bez celów zarobkowych przechowuje dane kontaktowe darczyńców, dane dotyczące płatności, akta pracowników, a czasami także informacje o beneficjentach wymagających szczególnej troski. Należy sprawdzić dostęp oparty na rolach, szyfrowanie danych w trakcie przesyłania i podczas przechowywania, dzienniki audytowe, logowanie jednokrotne oraz uwierzytelnianie wieloskładnikowe. Należy sprawdzić, jakie wymogi dotyczące ochrony danych i bezpieczeństwa mają zastosowanie w danej organizacji, w tym, w stosownych przypadkach, RODO i PCI DSS.

Cloud, rozwiązania lokalne oraz konfiguracje hybrydowe sprawdzają się w różnych sytuacjach. Cloud zmniejsza zapotrzebowanie na serwery lokalne i może ułatwić zespołom pracującym zdalnie oraz wolontariuszom dostęp do systemu. Hosting lokalny lub w chmurze prywatnej może być preferowany lub konieczny ze względu na wymogi dotyczące lokalizacji danych lub politykę prywatności darczyńców, dlatego należy sprawdzić, gdzie dane są przechowywane.

Zaplanuj strukturę organizacji, jaką chcesz mieć za pięć lat, uwzględniając większą liczbę użytkowników, dotacji, podmiotów i walut. Zastanów się, jak zmieniają się warunki licencji i wydajność wraz ze wzrostem liczby transakcji oraz czy możliwe jest dodawanie modułów bez konieczności przeprowadzania nowego wdrożenia.

Poproś o referencje od organizacji non-profit o podobnej wielkości, pisemny plan wdrożenia obejmujący migrację danych i szkolenia oraz szczegółowe informacje na temat wsparcia po uruchomieniu systemu: czasy reakcji, języki i strefy czasowe. Osobno zaplanuj migrację historii darowizn i otwartych dotacji.

Porównaj całkowity koszt w perspektywie od trzech do pięciu lat: licencje lub subskrypcje, wdrożenie, dodatki, integracje, szkolenia i wsparcie techniczne. Zapytaj o programy dla organizacji non-profit, takie jak cennik Microsoftu dla organizacji non-profit lub program Social Impact firmy NetSuite, ponieważ mogą one znacząco wpłynąć na całkowity koszt. Sprawdź, czy organizacja kwalifikuje się do udziału w programie, jakie są warunki przedłużenia oraz co stanie się z rabatem w przypadku rozwoju organizacji.

Wolontariusze, pracownicy programowi oraz członkowie zarządu, którzy nie są księgowymi, mogą potrzebować korzystać z niektórych funkcji systemu. Należy przetestować ekrany, które będą im wyświetlane, sprawdzić dostęp z urządzeń mobilnych oraz oszacować liczbę godzin potrzebnych na szkolenie. System, który podoba się działowi finansowemu, ale którego zespoły programowe unikają, może sprawić, że pracownicy powrócą do korzystania z arkuszy kalkulacyjnych.

Poszukaj dostawcy lub partnera wdrożeniowego, który ma w swoim portfolio projekty realizowane dla organizacji non-profit, certyfikowanych konsultantów oraz oferuje model długoterminowego wsparcia. Porozmawiaj z dwoma lub trzema klientami o podobnej wielkości i zapytaj, co zmieniliby w swoim wdrożeniu.