ERP per le organizzazioni no profit: caratteristiche, vantaggi e implementazione

Verificate che le funzionalità relative alla contabilità dei fondi, al monitoraggio delle sovvenzioni, alla contabilità delle promesse di donazione, alla ripartizione funzionale delle spese e alla rendicontazione del patrimonio netto siano disponibili fin da subito, senza dover ricorrere a fogli di calcolo. Quando confrontate i software ERP per organizzazioni no profit, chiedete a ciascun fornitore di illustrarvi in dettaglio come viene registrata, spesa e rendicontata una donazione vincolata.

Elenca ciò che devi comunicare e a chi: finanziatori, revisori, autorità di regolamentazione e consiglio di amministrazione. Includi il Modulo 990 o il suo equivalente locale, i rapporti sulle sovvenzioni specifici per ciascun finanziatore, la documentazione relativa ai requisiti di revisione contabile federali (se raggiungi la soglia applicabile) e i dashboard destinati al consiglio di amministrazione. Mappa i tuoi processi interni, quali le procedure di approvazione, l’inserimento dei volontari e l’ammissione ai programmi, in modo che eventuali lacune emergano prima della firma.

La maggior parte delle organizzazioni no profit utilizza già un database dei donatori, moduli di donazione online, fornitori di servizi di pagamento, sistemi di gestione delle buste paga e uno strumento di gestione dei casi o dei programmi. Cercate connettori predefiniti e API aperte, e chiedete chi sviluppa e gestisce il resto. Integrazioni carenti costringono il personale a inserire manualmente gli stessi dati, ed è proprio questo il problema che l’ERP è stato concepito per risolvere.

Ogni organizzazione no profit ha le proprie strutture di fondi, le proprie procedure di approvazione e i propri modelli di report. Scopri quali di questi elementi possono essere impostati tramite configurazione e quali richiedono l'intervento sul codice, e cosa succede alle personalizzazioni durante gli aggiornamenti di versione.

Un sistema ERP senza scopo di lucro archivia i dati di contatto dei donatori, i dati relativi ai pagamenti, i dati dei dipendenti e, talvolta, le informazioni sui beneficiari vulnerabili. Verificate l’accesso basato sui ruoli, la crittografia sia in transito che in archiviazione, i registri di audit, il Single Sign-On e l’autenticazione a più fattori. Verificate quali requisiti di protezione dei dati e di sicurezza si applicano alla vostra organizzazione, inclusi il GDPR e lo standard PCI DSS, ove pertinente.

Il Cloud, le soluzioni on-premises e quelle ibride sono adatte a casi d'uso diversi. Il Cloud riduce la necessità di server interni e può facilitare l'accesso al sistema da parte di team remoti e volontari. L'hosting in loco o su cloud privato potrebbe essere preferibile o necessario a causa dei requisiti di residenza dei dati o delle politiche sulla privacy dei donatori, quindi verifica dove vengono archiviati i dati.

Pianifica l'organizzazione che prevedi di avere tra cinque anni, con un numero maggiore di utenti, sovvenzioni, entità e valute. Valuta come cambieranno le licenze e le prestazioni con l'aumentare del volume delle transazioni e verifica se è possibile aggiungere moduli senza dover ricorrere a una nuova implementazione.

Richiedete referenze da organizzazioni no profit di dimensioni simili, un piano di implementazione scritto che copra la migrazione dei dati e la formazione, nonché i dettagli relativi all’assistenza post-lancio: tempi di risposta, lingue e fusi orari. Pianificate separatamente la migrazione della cronologia delle donazioni e delle sovvenzioni in corso.

Confronta il costo totale su un periodo da tre a cinque anni: licenze o abbonamenti, implementazione, componenti aggiuntivi, integrazioni, formazione e assistenza. Informati sui programmi dedicati alle organizzazioni no profit, come i prezzi speciali di Microsoft per le organizzazioni no profit o il programma Social Impact di NetSuite, poiché possono incidere in modo significativo sul costo complessivo. Verifica i requisiti di idoneità, i termini di rinnovo e cosa succede allo sconto nel caso in cui l’organizzazione cresca.

I volontari, il personale dei programmi e i membri del consiglio di amministrazione che non sono contabili potrebbero dover utilizzare alcune parti del sistema. Verificate le schermate che vedranno, controllate l’accessibilità da dispositivi mobili e stimare le ore di formazione necessarie. Un sistema che piace al reparto finanziario ma che i team dei programmi tendono a evitare può spingere il personale a tornare ai fogli di calcolo.

Cercate un fornitore o un partner di implementazione che abbia nel proprio portafoglio progetti per organizzazioni no profit, consulenti certificati e un modello di assistenza a lungo termine. Rivolgetevi a due o tre clienti di dimensioni simili e chiedete loro cosa cambierebbero della loro implementazione.