ERP für gemeinnützige Organisationen: Funktionen, Vorteile und Implementierung

Achten Sie darauf, dass Funktionen wie Fondsbuchhaltung, Fördermittelverfolgung, Buchführung über Spendenzusagen, funktionale Kostenverrechnung und Berichterstattung über das Nettovermögen von Haus aus verfügbar sind und nicht über Tabellenkalkulationen abgewickelt werden müssen. Wenn Sie ERP-Software für gemeinnützige Organisationen vergleichen, bitten Sie jeden Anbieter, Ihnen zu erläutern, wie eine zweckgebundene Spende erfasst, ausgegeben und ausgewiesen wird.

Listen Sie auf, was Sie wem melden müssen: Geldgebern, Wirtschaftsprüfern, Aufsichtsbehörden und dem Vorstand. Berücksichtigen Sie dabei das Formular 990 oder dessen lokales Äquivalent, geldgeberspezifische Förderberichte, Nachweise zur Erfüllung der bundesstaatlichen Prüfungsanforderungen, sofern Sie den entsprechenden Schwellenwert erreichen, sowie Dashboards für den Vorstand. Stellen Sie Ihre eigenen Prozesse dar, wie z. B. Genehmigungsverfahren, die Einarbeitung von Freiwilligen und die Aufnahme in Programme, damit Lücken bereits vor der Unterzeichnung sichtbar werden.

Die meisten gemeinnützigen Organisationen nutzen bereits eine Spenderdatenbank, Online-Spendenformulare, Zahlungsdienstleister, eine Lohnabrechnung sowie ein Tool zur Fall- oder Programmverwaltung. Achten Sie auf vorgefertigte Schnittstellen und offene APIs und fragen Sie nach, wer den Rest entwickelt und pflegt. Mangelhafte Integrationen zwingen die Mitarbeiter dazu, dieselben Daten manuell einzugeben – genau dieses Problem sollte das ERP lösen.

Jede gemeinnützige Organisation hat ihre eigenen Fondsstrukturen, Genehmigungswege und Berichtsvorlagen. Erfahren Sie, welche davon über die Konfiguration eingerichtet werden können und welche eine programmtechnische Anpassung erfordern, und was bei Versions-Upgrades mit den benutzerdefinierten Anpassungen geschieht.

Ein gemeinnütziges ERP speichert Kontaktdaten von Spendern, Zahlungsdaten, Mitarbeiterdaten und manchmal auch Informationen über schutzbedürftige Begünstigte. Achten Sie auf rollenbasierte Zugriffsrechte, Verschlüsselung während der Übertragung und im Ruhezustand, Prüfprotokolle, Single Sign-On und Multi-Faktor-Authentifizierung. Prüfen Sie, welche Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen für Ihre Organisation gelten, einschließlich der DSGVO und des PCI DSS, sofern relevant.

Cloud, lokale und hybride Lösungen eignen sich jeweils für unterschiedliche Anwendungsfälle. Die Cloud verringert den Bedarf an internen Servern und kann Remote-Teams und Freiwilligen den Zugriff auf das System erleichtern. Ein Hosting vor Ort oder in einer privaten Cloud kann aufgrund von Anforderungen an den Datenaufbewahrungsort oder Datenschutzrichtlinien für Spender bevorzugt oder erforderlich sein. Prüfen Sie daher, wo die Daten gespeichert werden.

Planen Sie für die Organisation, die Sie in fünf Jahren erwarten – mit mehr Nutzern, Fördermitteln, Einheiten und Währungen. Fragen Sie sich, wie sich die Lizenzierung und die Leistung bei steigendem Transaktionsvolumen verändern und ob Sie Module hinzufügen können, ohne eine neue Implementierung vornehmen zu müssen.

Bitten Sie um Referenzen von gemeinnützigen Organisationen ähnlicher Größe, einen schriftlichen Implementierungsplan, der die Datenmigration und Schulungen umfasst, sowie Einzelheiten zum Support nach der Inbetriebnahme: Reaktionszeiten, Sprachen und Zeitzonen. Planen Sie die Migration der Spendenhistorie und der laufenden Förderprojekte separat ein.

Vergleichen Sie die Gesamtkosten über einen Zeitraum von drei bis fünf Jahren: Lizenzen oder Abonnements, Implementierung, Add-ons, Integrationen, Schulungen und Support. Erkundigen Sie sich nach Programmen für gemeinnützige Organisationen, wie beispielsweise den Sonderkonditionen von Microsoft für gemeinnützige Organisationen oder dem „Social Impact“-Programm von NetSuite, da diese die Gesamtkosten erheblich beeinflussen können. Klären Sie die Teilnahmebedingungen, die Verlängerungsbedingungen und die Auswirkungen auf den Rabatt, falls die Organisation wächst.

Freiwillige, Programm-Mitarbeiter und Vorstandsmitglieder, die keine Buchhalter sind, müssen möglicherweise Teile des Systems nutzen. Testen Sie die Bildschirmanzeigen, die ihnen angezeigt werden, prüfen Sie den mobilen Zugriff und schätzen Sie den Schulungsaufwand ab. Ein System, das der Finanzabteilung gefällt, von den Programmteams jedoch gemieden wird, kann dazu führen, dass die Mitarbeiter wieder auf Tabellenkalkulationen zurückgreifen.

Suchen Sie nach einem Anbieter oder Implementierungspartner, der Projekte für gemeinnützige Organisationen in seinem Portfolio hat, über zertifizierte Berater verfügt und ein langfristiges Support-Modell anbietet. Sprechen Sie mit zwei oder drei Kunden ähnlicher Größe und fragen Sie sie, was sie an ihrer Implementierung ändern würden.