ERP för ideella organisationer: funktioner, fördelar och implementering

Se till att funktioner för fondredovisning, uppföljning av bidrag, redovisning av utlovade bidrag, funktionell kostnadsfördelning och rapportering av nettotillgångar fungerar direkt utan extra anpassning, istället för att behöva hanteras via kalkylblad. När du jämför ERP-programvara för ideella organisationer bör du be varje leverantör att visa hur en öronmärkt donation bokförs, används och redovisas.

Gör en lista över vad du måste rapportera och till vem: finansiärer, revisorer, tillsynsmyndigheter och styrelsen. Inkludera formulär 990 eller dess lokala motsvarighet, finansiärsspecifika bidragsrapporter, underlag för federala revisionskrav om du uppfyller det tillämpliga tröskelvärdet samt översiktsrapporter till styrelsen. Kartlägg dina egna processer, såsom godkännanden, introduktion av volontärer och antagning till program, så att eventuella brister upptäcks innan du undertecknar.

De flesta ideella organisationer använder redan en givardatabas, onlineformulär för donationer, betalningstjänster, löneadministration och ett verktyg för ärende- eller programhantering. Leta efter färdiga kopplingar och öppna API:er, och fråga vem som utvecklar och underhåller resten. Svaga integrationer tvingar personalen att mata in samma data manuellt, vilket är just det problem som ERP skapades för att lösa.

Varje ideell organisation har sina egna fondstrukturer, godkännandeprocesser och rapportmallar. Ta reda på vilka av dessa som kan ställas in via konfigurationen och vilka som kräver kodning, samt vad som händer med anpassade lösningar vid versionsuppgraderingar.

Ett ideellt ERP-system lagrar kontaktuppgifter för givare, betalningsuppgifter, personalregister och ibland information om utsatta stödmottagare. Kontrollera rollbaserad åtkomst, kryptering under överföring och i lagring, granskningsloggar, enkel inloggning och multifaktorautentisering. Kontrollera vilka dataskydds- och säkerhetskrav som gäller för din organisation, inklusive GDPR och PCI DSS där det är relevant.

Cloud, lokala och hybridlösningar passar olika användningsfall. Cloud minskar behovet av interna servrar och kan göra det enklare för team på distans och volontärer att komma åt systemet. Lokala lösningar eller privat molnhosting kan vara att föredra eller nödvändiga på grund av krav på datalagring eller integritetspolicyer för givare, så kontrollera var data lagras.

Planera för den organisation du förväntar dig att ha om fem år, med fler användare, bidrag, enheter och valutor. Fundera på hur licensiering och prestanda förändras när transaktionsvolymerna ökar, och om du kan lägga till moduler utan att behöva genomföra en ny implementering.

Be om referenser från ideella organisationer av liknande storlek, en skriftlig implementeringsplan som omfattar datamigrering och utbildning samt detaljer om support efter lanseringen: svarstider, språk och tidszoner. Planera separat för migreringen av gåvohistorik och pågående bidrag.

Jämför den totala kostnaden över tre till fem år: licenser eller abonnemang, implementering, tilläggsfunktioner, integrationer, utbildning och support. Fråga om program för ideella organisationer, till exempel Microsofts prissättning för ideella organisationer eller NetSuites Social Impact-program, eftersom de kan göra en betydande skillnad för den totala kostnaden. Kontrollera om organisationen uppfyller kraven, vilka villkor som gäller för förnyelse och vad som händer med rabatten om organisationen växer.

Volontärer, programpersonal och styrelsemedlemmar som inte är revisorer kan behöva använda delar av systemet. Testa de skärmbilder som de kommer att se, kontrollera mobilåtkomsten och uppskatta antalet utbildningstimmar. Ett system som ekonomiavdelningen gillar men som programteamen undviker kan leda till att personalen återgår till att använda kalkylblad.

Leta efter en leverantör eller implementeringspartner som har projekt för ideella organisationer i sin portfölj, certifierade konsulter och en långsiktig supportmodell. Prata med två eller tre kunder av liknande storlek och fråga vad de skulle ändra i sin implementering.