Wdrożenie Salesforce i przegląd procesów biznesowych w Innowise

Wdrożyliśmy Salesforce, aby zoptymalizować nasze wewnętrzne procesy biznesowe, nie tylko migrując dane, ale całkowicie przekształcając przepływy pracy, aby dostosować je do najlepszych praktyk Salesforce.

Rozproszone systemy zastąpione przez 1 ekosystem Salesforce

300+

Specjaliści wdrożeni do ustandaryzowanego procesu biznesowego

Branża Technika i IT

Pracownicy 3,500+ specjalistów,

Region Europa

Usługi Wdrożenie Salesforce Migracja i integracja danych

Klient od 2007

Opis klienta

Podsumuj artykuł za pomocą AI

Innowise to globalna firma outsourcingowa IT, która specjalizuje się w tworzeniu oprogramowania, outstaffingu IT i doradztwie. Oferuje specjalistyczną wiedzę w zakresie rozwiązań chmurowych, big data, sztucznej inteligencji i automatyzacji, dostarczając innowacyjne rozwiązania klientom z różnych branż.

Wyzwanie

Firma Innowise wykorzystywała do zarządzania danymi połączenie HubSpot CRM, Jira, arkuszy kalkulacyjnych i dokumentów. Ponieważ firma szybko się rozwijała, podejście to prowadziło do chaotycznych procesów, a informacje były rozproszone w różnych systemach i często powielane. Potrzebowaliśmy ujednoliconego rozwiązania do centralizacji danych, standaryzacji procesów i zapewnienia bezpiecznego dostępu między zespołami.

Zdezorganizowane systemy wewnętrzne z danymi przechowywanymi w HubSpot, Jira, arkuszach kalkulacyjnych i dokumentach.
Brak standaryzacji procesów biznesowych, co prowadzi do nieefektywności i powielania informacji.
Potrzeba ujednolicenia danych i procesów w jednym scentralizowanym systemie w celu łatwiejszego zarządzania i bezpiecznego dostępu.
Trudności w zarządzaniu i automatyzacji przepływów pracy w wielu działach.
Opór wobec zmian ze strony zespołów przyzwyczajonych do starszych systemów.
Zrównoważenie kosztów niestandardowego rozwiązania w porównaniu z gotowym systemem, takim jak Salesforce.

Migracja danych SharePoint z wielu systemów (HubSpot, Jira, arkusze kalkulacyjne) przy jednoczesnym zachowaniu integralności danych.
Zapewnienie płynna integracja Salesforce z innymi wewnętrznymi narzędziami, takimi jak HRM, Jira, i systemy śledzenia czasu.
Dostosowywanie Salesforce do urządzeń Innowise unikalne procesy biznesowe bez konieczności budowania całkowicie niestandardowego systemu.
Zarządzanie złożonością automatyzacja przepływu pracy w ramach Salesforce w celu zaspokojenia unikalnych potrzeb biznesowych.
Projektowanie systemu, który mógłby skala w miarę rozwoju firmy, będąc jednocześnie wystarczająco elastycznym, aby dostosować się do przyszłych zmian.

Rozwiązanie

Aby sprostać tym wyzwaniom, firma Innowise dostarczała rozwiązanie etapami.

Wstępna analiza i planowanie

Na początku firma korzystała z mieszanki HubSpot CRM, Jira, arkusze kalkulacyjne i dokumenty do przechowywania danych. Procesy były chaotyczne, a informacje często powielane w różnych systemach, co prowadziło do nieefektywności. Szybki rozwój firmy wymagał ujednoliconego systemu, który mógłby scentralizować informacje, zapewnić bezpieczny dostęp i usprawnić procesy. Podczas tej fazy nie tylko zidentyfikowaliśmy cele biznesowe i kluczowe wymagania, ale także skupiliśmy się na transformacja systemu oraz strategia migracji danych. Celem było przejście ze starszych narzędzi do Salesforce bez utraty cennych danych lub zakłócania ciągłości biznesowej. Obejmowało to:

Ocena starszych systemów aby określić, które dane wymagają migracji, czyszczenia lub archiwizacji.
Tworzenie planu migracji danych przy użyciu narzędzia do ładowania danych Salesforce i niestandardowych skryptów w celu zapewnienia integralności danych.
Wyznaczanie celów transformacji aby dostosować nasze przepływy pracy do najlepszych praktyk Salesforce w zakresie automatyzacji i wydajności.
Równoważenie personalizacji i kosztów wybierając między niestandardowymi rozwiązaniami a gotowymi funkcjami Salesforce, aby zmaksymalizować wartość.

Konfiguracja platformy Salesforce

Po dokładnym zrozumieniu naszych potrzeb rozpoczęliśmy tworzenie systemu i wdrażanie Salesforce wraz z naszym wewnętrznym zespołem. Po zidentyfikowaniu celów biznesowych i wymagań, rozpoczęliśmy konfigurację platformy przy użyciu Standardowe komponenty Salesforce aby spełnić specyficzne potrzeby Innowise. Obejmowało to konfigurację Sales Cloud i Experience Cloud modułów do obsługi różnych funkcji biznesowych. Skonfigurowaliśmy również role użytkowników, uprawnienia i poziomy dostępu do danych w celu zapewnienia bezpieczeństwa i zgodności w całej organizacji. Kluczowe działania obejmowały:

Konfigurowanie kluczowych modułów Salesforce jak Sales Cloud.
Definiowanie ról i uprawnień użytkowników w celu zapewnienia bezpieczeństwa i zgodności danych.

Migracja i integracja danych

Migracja danych z wielu systemów stanowiła poważne wyzwanie, ponieważ dane były rozproszone w różnych miejscach. HubSpot, Jira, i różne dokumenty. Naszym priorytetem była migracja najbardziej istotnych danych do Salesforce, przy jednoczesnym zapewnieniu, że żadne dane nie zostaną utracone lub uszkodzone. Podjęliśmy to wyzwanie poprzez:

Sprzątanie starszych danych, usuwając duplikaty i zapewniając spójność między platformami przed migracją.
Automatyzacja procesu migracji danych przy użyciu Program ładujący dane Salesforce i niestandardowe skrypty apex aby usprawnić transfer.
Integracja Salesforce z innymi wewnętrznymi narzędziami, takimi jak HRM, Jira, i Śledzenie czasu aby zapewnić płynny przepływ danych.

Automatyzacja procesów biznesowych

Jednym z głównych celów wdrożenia była automatyzacja kluczowych procesów biznesowych. W ten sposób mogliśmy zmniejszyć nakład pracy ręcznej, poprawić dokładność i zapewnić terminowe wykonywanie zadań. Nasz zespół ściśle współpracował z kierownikami działów, aby zidentyfikować powtarzalne, czasochłonne zadania, które można zautomatyzować. Następnie opracowaliśmy przepływy pracy Salesforce, wyzwalacze Apex i automatyzację Salesforce Flow do obsługi najczęstszych zadań. Kluczowe działania obejmowały:

Automatyzacja pozyskiwania potencjalnych klientów z wielu źródeł (ręczne wprowadzanie danych i integracja z witryną internetową), wraz z przypisywaniem potencjalnych klientów do kierowników sprzedaży oraz zautomatyzowanymi działaniami następczymi, oceną punktową, kwalifikacją i walidacją w celu zapewnienia kompletnego i wysokiej jakości gromadzenia danych.
Wdrożenie niestandardowego procesu konwersji potencjalnych klientów na spółki, kontakty i transakcje.
Automatyzacja powiadomień i przepływów współpracy, w tym integracje z narzędziami do przesyłania wiadomości w celu aktualizacji w czasie rzeczywistym.
Usprawnienie zarządzania transakcjami poprzez zautomatyzowane wyzwalacze na kluczowych etapach, zapewniając, że wszyscy interesariusze są konsekwentnie informowani.
Automatyzacja tworzenia projektów i śledzenia dostaw uruchamiane po zamknięciu transakcji.
Wdrażanie przepływów pracy zatwierdzania do przetwarzania wniosków, walidacji dokumentów, weryfikacji przepracowanych godzin i innych procesów wewnętrznych.
Automatyzacja walidacji śledzenia czasu i przepływów zatwierdzania aby poprawić dokładność i kontrolę.
Umożliwienie zautomatyzowanego przepływu danych między realizacją (projekty, godziny) a procesami finansowymi (fakturowanie).
Dostosowywanie procesu fakturowania aby spełnić wymagania systemu rządowego i zintegrować go z usługami zewnętrznymi.
Konfigurowanie automatycznych alertów, przypomnień i powiadomień o statusie w całym systemie.

Dostosowywanie modułów Salesforce

Gotowe moduły Salesforce nie pasowały w pełni do specyficznych potrzeb Innowise, więc dostosowaliśmy platformę, aby działała dla nas. Nasi programiści Salesforce naprawdę zagłębili się w system, dostosowując go do naszych unikalnych procesów biznesowych. Skupiliśmy się na upewnieniu się, że uzyskaliśmy najlepszą wartość dla naszej inwestycji, znajdując opłacalne rozwiązania wszędzie tam, gdzie było to możliwe. W przypadkach, gdy nasze procesy nie do końca pasowały do tego, co oferował Salesforce, dodaliśmy niestandardowe komponenty i przepływy pracy, aby wypełnić lukę. Oto jak do tego podeszliśmy:

Ekonomiczna personalizacja: Upewniliśmy się, że zrównoważyliśmy koszt niestandardowych funkcji z wartością biznesową, jaką przyniosą, unikając unikając zbyt skomplikowanych rozwiązań, gdy działały prostsze.
Niestandardowy przepływ pracy zamknięcia transakcji: Stworzyliśmy specjalny proces do zamykania transakcji w Zamknięte Wygrane/Zamknięte Przegrane etapy. To pomogło nam zrozumieć, dlaczego traciliśmy transakcje i upewnić się, że zebraliśmy właściwe informacje podczas rozpoczynania nowych projektów.
Reguły walidacji: Aby upewnić się, że wszyscy wprowadzili właściwe dane, skonfigurowaliśmy niestandardowe walidacje, które zapewniały gromadzenie kluczowych informacji, zwłaszcza na początku projektu.
Niestandardowe obiekty i pola: Stworzyliśmy obiekty i pola które odpowiadały naszym unikalnym potrzebom, takie jak planowanie zasobów, śledzenie sprzedaży i zaangażowanie klienta.
Niestandardowe układy stron i raporty: Zaprojektowaliśmy układy i raporty, które ułatwiają śledzenie postępów i bycie na bieżąco.
Niestandardowe pulpity nawigacyjne: Stworzyliśmy pulpity nawigacyjne, aby zapewnić kierownictwu wgląd w wydajność biznesową w czasie rzeczywistym, aby mogli szybko szybko podejmować świadome decyzje.

Szkolenie i adaptacja użytkowników

Szkolenie było kluczowym elementem zapewniającym płynne przyjęcie użytkowników. Upewniliśmy się, że pracownicy są dobrze przygotowani do efektywnego korzystania z Salesforce, co było kluczem do pełnego wykorzystania zalet systemu. Uzupełniając wysiłki szkoleniowe, skupiliśmy się na:

Praktyczne warsztaty dla różnych zespołów, od sprzedaży po zarządzanie projektami, aby zapewnić zrozumienie odpowiednich funkcji Salesforce.
Tworzenie kompleksowych instrukcji obsługi i zasoby, w tym Baza wiedzy Salesforce aby wspierać ciągłą naukę.
Certyfikaty: Jeden z testerów ukończył Administrator Salesforce certyfikacja, która później stała się Menedżer wsparcia, zapewniając ciągłe wsparcie dla ponad 300 użytkowników.

Wsparcie i optymalizacja po wdrożeniu

Po pomyślnym wdrożeniu Salesforce nasza praca nie ustała. Nadal monitorowaliśmy wydajność platformy i zbieraliśmy informacje zwrotne od użytkowników, aby wprowadzać ciągłe ulepszenia. Nasze zespół wsparcia Zapewnił bieżącą konserwację systemu, rozwiązując wszelkie problemy techniczne i zapewniając optymalizację platformy. Faza ta obejmowała:

Regularne gromadzenie informacje zwrotne od użytkowników zidentyfikować bolączki i wprowadzić ulepszenia systemu.
Rozszerzanie integracji z nowymi narzędziami, takimi jak platformy marketingowe, systemy płacowe i rządowe narzędzia sprawozdawcze (KSeF).
Dostrajanie niestandardowe raporty i pulpity nawigacyjne w celu poprawy dokładności danych i procesów decyzyjnych.

W tym projekcie nie chodziło tylko o przeniesienie danych do Salesforce. Wykorzystaliśmy go do połączenia rozproszonych procesów, poprawy jakości danych i zbudowania jednego systemu, który wspiera biznes od pierwszego zapytania klienta do realizacji projektu.

Igor Medyuha Kierownik działu automatyzacji

Technologie

Platforma Salesforce

Sales Cloud, Experience Cloud, Salesforce Flow, Apex, Lightning Aura, Lightning Web Components (LWC), Einstein Activity Capture, Platform Events

Integracje

HRM, Jira, Google Workspace, narzędzia marketingowe (Instantly), HubSpot, KSeF, Systemy śledzenia czasu pracy, wewnętrzne boty/narzędzia rekrutacyjne, systemy płacowe, systemy badania Systemy badawcze do generowania leadów

Automatyzacja i przepływ pracy

Wyzwalacze Apex, Salesforce Flow

Niestandardowy rozwój i raportowanie

Apex, Lightning Web Components (LWC), Lightning Aura, raporty i pulpity nawigacyjne, niestandardowe typy raportów pulpity nawigacyjne, niestandardowe typy raportów

Integracja i migracja danych

REST API, Bulk API, skrypty niestandardowe (Apex)

Kontrola wersji i wdrażanie

Bitbucket, potoki Bitbucket

Zespół

Projekt rozpoczął się od niewielkiego zespołu wewnętrznego: kierownika projektu / analityka biznesowego i programisty. W miarę jak system rozszerzał się na kolejne funkcje biznesowe i grupy użytkowników, skalowaliśmy zespół, aby wspierać ciągły rozwój, testowanie, analizy i wsparcie użytkowników.

Kierownik techniczny

Programiści

Analityków biznesowych

Kierownik projektu

Specjaliści QA

Certyfikowany administrator Salesforce

Wyniki

Czas trwania projektu

Sierpień 2022 r. - w toku

Po wdrożeniu Salesforce wszystko w Innowise działało znacznie płynniej. Mając wszystko w jednym miejscu i automatyzując kluczowe procesy, zauważyliśmy rzeczywistą poprawę wydajności, dokładności i współpracy zespołowej.

Skrócenie czasu wykonywania zadań ręcznych: Automatyzacja wyeliminowała powtarzalne zadania, umożliwiając zespołom skupienie się na bardziej strategicznej pracy.
Zwiększona dokładność danych: Migracja danych do Salesforce zminimalizowała niespójności i błędy, czyniąc dane bardziej wiarygodnymi.
Ulepszone raportowanie: Czyste dane pozwoliły nam tworzyć raporty i pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym, oszczędzając czas na generowaniu raportów i zapewniając lepszy wgląd.
Kompleksowe śledzenie projektu: Cały proces (od zapytania klienta do ukończenia projektu) znajduje się teraz w jednym miejscu, co poprawia ogólną widoczność i zmniejsza liczbę błędów przy wprowadzaniu danych.
Analiza umożliwiająca podejmowanie działań: Mamy teraz możliwość gromadzenia i analizowania kluczowych wskaźników, takich jak: liczba żądań klientów ze wszystkich kanałów i liczba transakcji w toku, konwersja i podpisane umowy.

Wszystkie te dane są wykorzystywane przez odpowiednie działy (sprzedaży, prawny, finansowy, zarządzania zasobami) do podejmowania świadomych decyzji.

Spis treści

Ujednolicenie systemów z Salesforce

Powiązane projekty

Skontaktuj się z nami

Umów się na rozmowę lub wypełnij poniższy formularz, a my odezwiemy się do Ciebie po przetworzeniu Twojego zgłoszenia.

Nazwa

Firma

E-mail

Telefon

Wiadomość

Wyślij nam wiadomość głosową

Załącz dokumenty

Prześlij plik

Można załączyć 1 plik o rozmiarze do 2 MB. Prawidłowe formaty plików: pdf, jpg, jpeg, png.

Klikając "Wyślij", wyrażasz zgodę na przetwarzanie Twoich danych osobowych przez Innowise zgodnie z naszą Politykę Prywatności w celu przekazania Ci odpowiednich informacji. Podając numer telefonu, zgadzasz się na kontakt za pośrednictwem połączeń głosowych, SMS-ów lub komunikatorów. Mogą obowiązywać opłaty za połączenia, wiadomości i transmisję danych.

Możesz także wysłać swoje zapytanie
na contact@innowise.com

Co dalej?

Po otrzymaniu i przetworzeniu zgłoszenia skontaktujemy się z Tobą, aby szczegółowo opisać projekt i podpisać umowę NDA w celu zapewnienia poufności.

Po zapoznaniu się z Twoimi potrzebami i oczekiwaniami, nasz zespół opracuje projekt wraz z zakresem prac, wielkością zespołu, wymaganym czasem i szacunkowymi kosztami.

Zorganizujemy spotkanie w celu omówienia oferty i ustalenia szczegółów.

Na koniec podpiszemy umowę, błyskawicznie rozpoczynając pracę nad projektem.