Implementação do Salesforce e revisão do processo comercial da Innowise

Implementámos o Salesforce para otimizar os nossos próprios processos empresariais internos, não só migrando dados mas também reformulando completamente os fluxos de trabalho para os alinhar com as melhores práticas do Salesforce.

sistemas dispersos substituídos por 1 ecossistema Salesforce

300+

Especialistas integrados num processo comercial normalizado

Indústria Tecnologia e TI

Empregados 3,500+ empregados

Região Europa

Serviços Implementação do Salesforce Migração e integração de dados

Cliente desde 2007

Visão geral do cliente

Resumo por IA

A Innowise é uma empresa global de outsourcing IT especializada em desenvolvimento de software, outstaffing IT e consultoria. Oferece experiência em soluções de nuvem, big data, IA e automação, fornecendo soluções inovadoras para clientes em todos os setores.

Desafio

A Innowise estava a utilizar uma mistura de HubSpot CRM, Jira, folhas de cálculo e documentos para gerir os dados. Como a empresa cresceu rapidamente, essa abordagem levou a processos caóticos, com informações espalhadas pelos sistemas e muitas vezes duplicadas. Precisávamos de uma solução unificada para centralizar os dados, padronizar os processos e fornecer acesso seguro a todas as equipas.

Sistemas internos desorganizados com dados armazenados no HubSpot, Jira, folhas de cálculo e documentos.
Falta de normalização dos processos empresariais, o que conduz a ineficiências e à duplicação de informação.
Necessidade de unificar dados e processos num sistema centralizado para facilitar a gestão e o acesso seguro.
Dificuldade em gerir e automatizar fluxos de trabalho em vários departamentos.
Resistência à mudança por parte das equipas habituadas a sistemas antigos.
Equilíbrio entre o custo de uma solução personalizada e um sistema pronto a utilizar como o Salesforce.

Migração de dados de vários sistemas (HubSpot, Jira, folhas de cálculo), mantendo a integridade dos dados.
Garantir integração harmoniosa do Salesforce com outras ferramentas internas como HRM, Jira, e sistemas de controlo de tempo.
Personalização do Salesforce para se adaptar ao Innowise processos empresariais únicos sem construir um sistema totalmente personalizado.
Gerir a complexidade de automatização do fluxo de trabalho no Salesforce para responder a necessidades comerciais específicas.
Conceber um sistema que possa escala à medida que a empresa crescia, sendo ao mesmo tempo suficientemente flexível para se adaptar a mudanças futuras.

Solução

Para resolver estes desafios, o Innowise forneceu a solução por fases.

Análise e planeamento iniciais

No início, a empresa utilizava uma combinação de HubSpot CRM, Jira, folhas de cálculo, e documentos para armazenar dados. Os processos eram caóticos e a informação era frequentemente duplicada entre estes sistemas, o que conduzia a ineficiências. O rápido crescimento da empresa exigia um sistema unificado que centralizasse a informação, garantisse um acesso seguro e simplificasse os processos. Durante esta fase, não só identificámos os objectivos comerciais e os principais requisitos, como também nos concentrámos em transformação do sistema e um estratégia de migração de dados. O objetivo era fazer a transição das ferramentas antigas para o Salesforce sem perder dados valiosos ou perturbar a continuidade da atividade. Isso incluía:

Avaliação dos sistemas antigos para determinar quais os dados que precisam de ser migrados, limpos ou arquivados.
Criar um plano de migração de dados utilizando o Data Loader do Salesforce e scripts personalizados para garantir a integridade dos dados.
Definição de objectivos de transformação para alinhar os nossos fluxos de trabalho com as melhores práticas de automatização e eficiência da Salesforce.
Equilíbrio entre personalização e custo escolhendo entre soluções personalizadas e recursos prontos para uso do Salesforce para maximizar o valor.

Configuração da plataforma Salesforce

Depois de termos uma compreensão clara das nossas necessidades, começámos a desenvolver o sistema e a implementar o Salesforce com a nossa equipa interna. Depois de identificar os objectivos e requisitos comerciais, começámos a configurar a plataforma utilizando Componentes padrão do Salesforce para satisfazer as necessidades específicas do Innowise. Isto incluiu a criação de Sales Cloud e Experience Cloud módulos para apoiar várias funções empresariais. Também configurámos funções do utilizador, permissões, e níveis de acesso aos dados para garantir a segurança e a conformidade em toda a organização. As principais actividades incluíam:

Configuração dos principais módulos do Salesforce como Sales Cloud.
Definição das funções e permissões dos utilizadores para garantir a segurança e a conformidade dos dados.

Migração e integração de dados

A migração de dados de vários sistemas constituiu um desafio significativo, uma vez que os dados estavam dispersos por HubSpot, Jira, e vários documentos. A nossa prioridade era migrar os dados mais relevantes para o Salesforce, assegurando simultaneamente que nenhum dado fosse perdido ou corrompido. Enfrentámos este desafio através de:

Limpeza dados antigos, removendo duplicados e assegurando a consistência entre plataformas antes da migração.
Automatização do processo de migração de dados utilizando Carregador de dados do Salesforce e scripts apex personalizados para agilizar a transferência.
Integrar o Salesforce com outras ferramentas internas como HRM, Jira, e Controlo de tempo para assegurar um fluxo de dados sem descontinuidades.

Automatização de processos empresariais

Um dos principais objectivos da implementação era automatizar os principais processos empresariais. Ao fazê-lo, poderíamos reduzir o esforço manual, melhorar a precisão e garantir que as tarefas fossem concluídas atempadamente. A nossa equipa trabalhou em estreita colaboração com os chefes de departamento para identificar tarefas repetitivas e demoradas que poderiam ser automatizadas. Em seguida, desenvolvemos fluxos de trabalho do Salesforce, accionadores Apex e automatização do Salesforce Flow para lidar com as tarefas mais comuns. As principais acções incluíram:

Automatizar a captação de contactos a partir de várias fontes (introdução manual e integração de sítios Web), juntamente com a atribuição de leads aos gestores de vendas, e acompanhamento, classificação, qualificação e validação automatizados para garantir uma recolha de dados completa e de alta qualidade.
Implementação de um processo personalizado de conversão de leads em Empresas, Contactos e Negócios.
Automatização de notificações e fluxos de colaboração, incluindo integrações com ferramentas de mensagens para actualizações em tempo real.
Simplificação da gestão de negócios através de accionadores automáticos em transições de fases-chave, garantindo que todas as partes interessadas são informadas de forma coerente.
Automatizar a criação de projectos e o acompanhamento das entregas acionada após o fecho do negócio.
Implementação de fluxos de trabalho de aprovação para processamento de pedidos, validação de documentos, verificação de horas trabalhadas e outros processos internos.
Automatização dos fluxos de validação e aprovação do controlo do tempo para melhorar a precisão e o controlo.
Permitir o fluxo de dados automatizado entre a entrega (projectos, horas) e os processos financeiros (faturação).
Personalização do processo de faturação para satisfazer os requisitos do sistema governamental e integrá-lo com serviços externos.
Configurar alertas automáticos, lembretes e notificações de estado em todo o sistema.

Personalização de módulos do Salesforce

Os módulos prontos para uso do Salesforce não atendiam totalmente às necessidades específicas do Innowise, por isso personalizamos a plataforma para que ela funcionasse para nós. Nossos desenvolvedores do Salesforce realmente se aprofundaram no sistema, adaptando-o para atender aos nossos processos comerciais exclusivos. Concentrámo-nos em garantir que obtínhamos o melhor valor para o nosso investimento, encontrando soluções rentáveis sempre que possível. Nos casos em que os nossos processos não correspondiam exatamente ao que o Salesforce oferecia, adicionámos componentes e fluxos de trabalho personalizados para preencher a lacuna. Eis como abordámos o assunto:

Personalização económica: Certificámo-nos de equilibrar o o custo das funcionalidades personalizadas com o valor comercial que elas trariam, evitando soluções demasiado complicadas quando as mais simples funcionavam.
Fluxo de trabalho de fecho de negócio personalizado: Criámos um processo especial para fechar negócios em Fechado Ganhou/Fechado Perdeu etapas. Isto ajudou-nos a compreender por que razão estávamos a perder negócios e a garantir que recolhíamos a informação correta ao iniciar novos projectos.
Regras de validação: Para garantir que todos introduziam os dados corretos dados corretos, configurámos validações personalizadas que garantiram a recolha de informações importantes, especialmente no início de um projeto.
Objectos e campos personalizados: Criámos objectos e campos que se adequavam às nossas necessidades específicas, como planeamento de recursos, acompanhamento de vendas, e envolvimento do cliente.
Layouts de página e relatórios personalizados: Concebemos layouts e relatórios que facilitaram o acompanhamento do progresso e o controlo de tudo.
Painéis de controlo personalizados: Criámos painéis de controlo para dar à nossa para dar aos nossos líderes uma visão em tempo real do desempenho da empresa, para que pudessem tomar decisões informadas rapidamente.

Formação e adoção dos utilizadores

A formação foi um componente essencial para garantir uma adoção harmoniosa por parte dos utilizadores. Certificámo-nos de que os funcionários estavam bem preparados para utilizar o Salesforce de forma eficaz, o que era fundamental para obter todos os benefícios do sistema. Complementando os esforços de treinamento, nós nos concentramos em:

Workshops práticos para diferentes equipas, desde as vendas à gestão de projectos, para garantir a compreensão das respectivas funcionalidades do Salesforce.
Criar guias do utilizador completos e recursos, incluindo um Base de dados de conhecimento do Salesforce para apoiar a aprendizagem contínua.
Certificações: Um dos testadores completou o Administrador do Salesforce certificação, que mais tarde se tornou a Gestor de apoio, garantindo um apoio contínuo a mais de 300 utilizadores.

Apoio e otimização pós-implementação

Depois de o Salesforce ter sido implementado com sucesso, o nosso trabalho não parou. Continuámos a monitorizar o desempenho da plataforma e a recolher o feedback dos utilizadores para fazer melhorias contínuas. A nossa equipa de apoio forneceu manutenção contínua do sistema, resolvendo quaisquer problemas técnicos e assegurando que a plataforma permanecia optimizada. Esta fase incluiu:

Recolher regularmente feedback dos utilizadores para identificar pontos problemáticos e melhorar o sistema.
Expansão das integrações com novas ferramentas, tais como plataformas de marketing, sistemas de processamento de salários, e instrumentos de informação da administração pública (KSeF).
Afinação relatórios e painéis de controlo personalizados para melhorar a exatidão dos dados e os processos de tomada de decisões.

Este projeto não se limitou a transferir dados para o Salesforce. Utilizámo-lo para reunir processos dispersos, melhorar a qualidade dos dados e criar um sistema que apoia a empresa desde o primeiro pedido do cliente até à entrega do projeto.

Igor Medyuha Chefe de Automatizaçãoa

Tecnologias

Plataforma Salesforce

Sales Cloud, Experience Cloud, Salesforce Flow, Apex, Lightning Aura, Lightning Web Components (LWC), Einstein Activity Capture, Platform Events

Integrações

HRM, Jira, Google Workspace, ferramentas de marketing (instantaneamente), HubSpot, KSeF, Sistemas de controlo de tempo, bots internos/ferramentas de pessoal, sistemas de pagamento, sistemas de pesquisa de Sistemas de pesquisa de geração de leads

Automatização e fluxo de trabalho

Accionadores Apex, Salesforce Flow

Desenvolvimento personalizado e relatórios

Apex, Componentes Web do Lightning (LWC), Lightning Aura, Relatórios e Dashboards, Tipos de relatório personalizados

Integração e migração de dados

API REST, API em massa, scripts personalizados (Apex)

Controlo de versões e implementação

Bitbucket, pipelines do Bitbucket

Equipa

O projeto começou com uma equipa interna compacta: um gestor de projeto/analista empresarial e um programador. À medida que o sistema se expandia para mais funções empresariais e grupos de utilizadores, aumentámos a equipa para apoiar o desenvolvimento contínuo, os testes, a análise e o apoio ao utilizador.

Responsável técnico

Programadores

Analistas de negócios

Gestor de projectos

Especialistas em QA

Administrador certificado da Salesforce

Resultados

Duração do projecto

agosto de 2022 - em curso

Depois de implementar o Salesforce, as coisas ficaram muito mais fáceis na Innowise. Com tudo num só lugar e processos-chave automatizados, vimos algumas melhorias reais na eficiência, precisão e colaboração da equipa.

Redução do tempo de tarefas manuais: A automatização eliminou tarefas repetitivas, permitindo que as equipas se concentrem em trabalho mais estratégico.
Melhoria da exatidão dos dados: A migração de dados para o Salesforce minimizou as inconsistências e os erros, tornando os dados mais fiáveis.
Relatórios melhorados: A limpeza dos dados permitiu-nos criar relatórios e painéis de controlo em tempo real, poupando tempo na criação de relatórios e fornecendo melhores informações.
Acompanhamento de projectos de ponta a ponta: Todo o processo (desde o pedido do cliente até à conclusão do projeto) reside agora num único local, melhorando a visibilidade geral e reduzindo os erros de introdução de dados.
Análises acionáveis: Temos agora a capacidade de recolher e analisar métricas importantes, tais como: número de pedidos de clientes de todos os canais e número de transacções em curso, conversão e contratos assinados.

Todos estes dados são utilizados pelos departamentos relevantes (vendas, jurídico, financeiro, gestão de recursos) para a tomada de decisões informadas.

Índice

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