Implementazione di Salesforce e revisione dei processi aziendali di Innowise

Abbiamo implementato Salesforce per ottimizzare i nostri processi aziendali interni, non solo migrando i dati ma rimodellando completamente i flussi di lavoro per allinearli alle best practice di Salesforce.

sistemi sparsi sostituiti da 1 ecosistema Salesforce

300+

Specialisti inseriti in un processo aziendale standardizzato

Industria Tecnologia e IT

Dipendenti 3,500+ dipendenti

Regione Europa

Servizi Implementazione di Salesforce Migrazione e integrazione dei dati

Cliente da 2007

Panoramica del cliente

Riassumere l'articolo con AI

Innowise è un'azienda globale di IT outsourcing specializzata in sviluppo software, IT outstaffing e consulenza. Offre competenze in soluzioni cloud, big data, AI e automazione, fornendo soluzioni innovative ai clienti di tutti i settori.

Sfida

Innowise utilizzava un mix di HubSpot CRM, Jira, fogli di calcolo e documenti per gestire i dati. Con la rapida crescita dell'azienda, questo approccio portava a processi caotici, con informazioni sparse tra i vari sistemi e spesso duplicate. Avevamo bisogno di una soluzione unificata per centralizzare i dati, standardizzare i processi e fornire un accesso sicuro a tutti i team.

Sistemi interni disorganizzati con dati archiviati in HubSpot, Jira, fogli di calcolo e documenti.
Mancanza di standardizzazione dei processi aziendali, con conseguenti inefficienze e duplicazione delle informazioni.
Necessità di unificare dati e processi in un unico sistema centralizzato per una gestione più semplice e un accesso sicuro.
Difficoltà a gestire e automatizzare i flussi di lavoro tra più reparti.
Resistenza al cambiamento da parte dei team abituati ai sistemi legacy.
Bilanciare il costo di una soluzione personalizzata rispetto a un sistema standard come Salesforce.

Migrazione dei dati da più sistemi (HubSpot, Jira, fogli di calcolo) mantenendo l'integrità dei dati.
Garantire Integrazione senza problemi di Salesforce con altri strumenti interni come HRM, Jira, e sistemi di tracciamento del tempo.
Personalizzazione di Salesforce per adattarlo a Innowise processi aziendali unici senza dover costruire un sistema completamente personalizzato.
Gestire la complessità di automazione del flusso di lavoro all'interno di Salesforce per soddisfare esigenze aziendali uniche.
Progettare un sistema che possa scala con la crescita dell'azienda, pur essendo sufficientemente flessibile per adattarsi ai cambiamenti futuri.

Soluzione

Per risolvere queste sfide, Innowise ha fornito la soluzione in più fasi.

Analisi e pianificazione iniziale

All'inizio, l'azienda utilizzava una combinazione di HubSpot CRM, Jira, fogli di calcolo, e documenti per archiviare i dati. I processi erano caotici e le informazioni erano spesso duplicate in questi sistemi, con conseguenti inefficienze. La rapida crescita dell'azienda richiedeva un sistema unificato in grado di centralizzare le informazioni, garantire un accesso sicuro e semplificare i processi. Durante questa fase, non solo abbiamo identificato gli obiettivi aziendali e i requisiti chiave, ma ci siamo anche concentrati su trasformazione del sistema e un strategia di migrazione dei dati. L'obiettivo era quello di passare dagli strumenti legacy a Salesforce senza perdere dati preziosi o interrompere la continuità aziendale. Questo includeva:

Valutazione dei sistemi legacy per determinare quali dati devono essere migrati, puliti o archiviati.
Creare un piano di migrazione dei dati utilizzando il Data Loader di Salesforce e script personalizzati per garantire l'integrità dei dati.
Definizione degli obiettivi di trasformazione per allineare i nostri flussi di lavoro alle best practice di Salesforce per l'automazione e l'efficienza.
Bilanciare personalizzazione e costi scegliendo tra le soluzioni personalizzate e le funzioni out-of-the-box di Salesforce per massimizzare il valore.

Configurazione della piattaforma Salesforce

Una volta comprese chiaramente le nostre esigenze, abbiamo iniziato a sviluppare il sistema e a implementare Salesforce con il nostro team interno. Dopo aver identificato gli obiettivi e i requisiti di business, abbiamo iniziato a configurare la piattaforma usando Componenti standard di Salesforce per soddisfare le esigenze specifiche dell'Innowise. Questo includeva l'impostazione di Sales Cloud e Experience Cloud per supportare varie funzioni aziendali. Abbiamo anche configurato ruoli utente, autorizzazioni, e livelli di accesso ai dati per garantire la sicurezza e la conformità in tutta l'organizzazione. Le attività principali comprendono:

Configurazione dei moduli chiave di Salesforce come Vendite Cloud.
Definizione dei ruoli e delle autorizzazioni degli utenti per garantire la sicurezza e la conformità dei dati.

Migrazione e integrazione dei dati

La migrazione dei dati da più sistemi ha rappresentato una sfida significativa, in quanto i dati erano sparpagliati tra HubSpot, Jira, e vari documenti. La nostra priorità era migrare i dati più rilevanti in Salesforce, assicurandoci che non venissero persi o danneggiati. Abbiamo affrontato questa sfida

Pulizia dati legacy, eliminando i duplicati e garantendo la coerenza tra le piattaforme prima della migrazione.
Automatizzare il processo di migrazione dei dati utilizzando Caricatore di dati Salesforce e script apex personalizzati per semplificare il trasferimento.
Integrazione di Salesforce con altri strumenti interni come HRM, Jira, e Tracciamento del tempo per garantire un flusso di dati continuo.

Automazione dei processi aziendali

Uno degli obiettivi principali dell'implementazione era automatizzare i processi aziendali chiave. In questo modo, avremmo potuto ridurre il lavoro manuale, migliorare l'accuratezza e garantire che le attività fossero completate in modo tempestivo. Il nostro team ha lavorato a stretto contatto con i responsabili dei reparti per identificare le attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo che potevano essere automatizzate. Abbiamo quindi sviluppato flussi di lavoro Salesforce, trigger Apex e automazione Salesforce Flow per gestire le attività più comuni. Le azioni chiave includevano:

Automatizzare la cattura dei lead da più fonti (inserimento manuale e integrazione con il sito web), insieme all'assegnazione dei lead tra i responsabili delle vendite e ai follow-up, allo scoring, alla qualificazione e alla convalida automatizzati per garantire una raccolta dati completa e di alta qualità.
Implementare un processo di conversione dei lead personalizzato in Aziende, Contatti e Operazioni.
Automatizzazione delle notifiche e dei flussi di collaborazione, comprese le integrazioni con gli strumenti di messaggistica per gli aggiornamenti in tempo reale.
Semplificare la gestione delle transazioni attraverso trigger automatici nelle fasi di passaggio da una fase all'altra, assicurando che tutte le parti interessate siano informate in modo coerente.
Automatizzazione della creazione di progetti e del monitoraggio delle consegne attivata al momento della chiusura dell'accordo.
Implementazione dei flussi di lavoro di approvazione per l'elaborazione delle richieste, la convalida dei documenti, la verifica delle ore lavorate e altri processi interni.
Automatizzazione dei flussi di convalida e approvazione del time tracking per migliorare la precisione e il controllo.
Consentire un flusso di dati automatizzato tra i processi di consegna (progetti, ore) e quelli finanziari (fatturazione).
Personalizzazione del processo di fatturazione per soddisfare i requisiti del sistema governativo e integrarlo con servizi esterni.
Impostazione di avvisi, promemoria e notifiche di stato automatizzati. in tutto il sistema.

Personalizzazione dei moduli di Salesforce

I moduli di Salesforce non si adattavano completamente alle esigenze specifiche di Innowise, quindi abbiamo personalizzato la piattaforma per farla funzionare per noi. I nostri sviluppatori Salesforce hanno approfondito il sistema, adattandolo ai nostri processi aziendali. Ci siamo assicurati di ottenere il miglior valore per il nostro investimento, trovando soluzioni efficaci dal punto di vista dei costi ogni volta che abbiamo potuto. Nei casi in cui i nostri processi non corrispondevano a quanto offerto da Salesforce, abbiamo aggiunto componenti e flussi di lavoro personalizzati per colmare il divario. Ecco come abbiamo affrontato il problema:

Personalizzazione a costi contenuti: Ci siamo assicurati di bilanciare il costo delle funzionalità personalizzate con il valore aziendale che esse avrebbero apportato, evitando di soluzioni troppo complicate quando quelle più semplici funzionavano.
Flusso di lavoro personalizzato per la chiusura delle transazioni: Abbiamo creato un processo speciale per la chiusura delle transazioni in Chiuso Vinto/Perso fasi. Questo ci ha aiutato a capire perché stavamo perdendo le trattative e ci ha assicurato di raccogliere le di raccogliere le informazioni giuste quando iniziavamo nuovi progetti.
Regole di convalida: Per assicurarci che tutti inserissero i dati giusti dati giusti, abbiamo creato delle convalide personalizzate per garantire la raccolta delle informazioni chiave, soprattutto all'inizio di un progetto.
Oggetti e campi personalizzati: Abbiamo creato oggetti e campi che si adattano alle nostre esigenze specifiche, come pianificazione delle risorse, monitoraggio delle vendite, e impegno del cliente.
Layout di pagina e report personalizzati: Abbiamo progettato layout e che consentissero di monitorare facilmente i progressi e di tenere sotto controllo la situazione.
Cruscotti personalizzati: Abbiamo costruito dei cruscotti per dare alla nostra leadership in tempo reale sulle performance aziendali, in modo che potessero prendere rapidamente decisioni informate.

Formazione e adozione degli utenti

La formazione è stata una componente fondamentale per garantire un'adozione senza problemi da parte degli utenti. Ci siamo assicurati che i dipendenti fossero ben preparati a utilizzare Salesforce in modo efficace, il che era fondamentale per sfruttare appieno i vantaggi del sistema. A complemento degli sforzi di formazione, ci siamo concentrati su:

Laboratori pratici per diversi team, dalle vendite alla gestione dei progetti, per garantire la comprensione delle rispettive funzioni di Salesforce.
Creazione di guide per l'utente complete e risorse, tra cui un Base di conoscenza di Salesforce per sostenere l'apprendimento continuo.
Certificazioni: Uno dei tester ha completato il Amministratore Salesforce certificazione, diventando in seguito il Responsabile dell'assistenza, garantendo un supporto continuo a oltre 300 utenti.

Supporto e ottimizzazione post-implementazione

Dopo l'implementazione di Salesforce, il nostro lavoro non si è fermato. Abbiamo continuato a monitorare le prestazioni della piattaforma e a raccogliere il feedback degli utenti per apportare continui miglioramenti. Il nostro team di supporto ha provveduto alla manutenzione continua del sistema, risolvendo qualsiasi problema tecnico e garantendo l'ottimizzazione della piattaforma. Questa fase comprendeva:

Raccogliere regolarmente feedback degli utenti per identificare i punti dolenti e apportare miglioramenti al sistema.
Ampliare le integrazioni con nuovi strumenti come piattaforme di marketing, sistemi di pagamento, e strumenti di rendicontazione governativa (KSeF).
Messa a punto report e dashboard personalizzati per migliorare l'accuratezza dei dati e i processi decisionali.

Questo progetto non si è limitato a spostare i dati in Salesforce. L'abbiamo usato per riunire processi sparsi, migliorare la qualità dei dati e costruire un unico sistema che supporta l'azienda dalla prima richiesta del cliente alla consegna del progetto.

Igor Medyuha Responsabile Automatizzazionea

Tecnologie

Piattaforma Salesforce

Vendite Cloud, Esperienza Cloud, Salesforce Flow, Apex, Lightning Aura, Lightning Web Components (LWC), Einstein Activity Capture, eventi della piattaforma

Integrazioni

HRM, Jira, Google Workspace, strumenti di marketing (istantanei), HubSpot, KSeF, sistemi di tracciamento del tempo, bot interni/strumenti di selezione del personale, sistemi di busta paga, sistemi di ricerca di Generazione di lead, sistemi di ricerca

Automazione e flusso di lavoro

Trigger Apex, Salesforce Flow

Sviluppo e reporting personalizzati

Apex, Lightning Web Components (LWC), Lightning Aura, Report e Dashboard, Tipi di report personalizzati. Dashboard, Tipi di report personalizzati

Integrazione e migrazione dei dati

API REST, API Bulk, script personalizzati (Apex)

Controllo della versione e distribuzione

Bitbucket, pipeline Bitbucket

Team

Il progetto è iniziato con un team interno compatto: un project manager/analista aziendale e uno sviluppatore. Man mano che il sistema si espandeva a più funzioni aziendali e gruppi di utenti, abbiamo ampliato il team per supportare lo sviluppo continuo, i test, l'analisi e il supporto agli utenti.

Responsabile tecnico

Sviluppatori

Analisti aziendali

Responsabile di progetto

Specialisti QA

Amministratore certificato Salesforce

Risultati

Durata del progetto

Agosto 2022 - in corso

Dopo l'implementazione di Salesforce, le cose sono andate molto meglio in Innowise. Con tutto in un unico posto e l'automatizzazione dei processi chiave, abbiamo riscontrato miglioramenti reali in termini di efficienza, precisione e collaborazione tra i team.

Riduzione dei tempi delle attività manuali: L'automazione ha eliminato le attività ripetitive, consentendo ai team di concentrarsi su attività più strategiche.
Miglioramento dell'accuratezza dei dati: La migrazione dei dati in Salesforce ha ridotto al minimo le incongruenze e gli errori, rendendo i dati più affidabili.
Reporting migliorato: I dati puliti ci hanno permesso di creare report e dashboard in tempo reale, risparmiando tempo nella generazione dei report e fornendo approfondimenti migliori.
Tracciabilità del progetto end-to-end: L'intero processo (dalla richiesta del cliente al completamento del progetto) risiede ora in un unico luogo, migliorando la visibilità complessiva e riducendo gli errori di inserimento dei dati.
Analisi attuabili: Ora siamo in grado di raccogliere e analizzare metriche chiave, quali: numero di richieste del cliente da tutti i canali e numero di operazioni in corso, conversione e contratti firmati.

Tutti questi dati vengono utilizzati dai reparti competenti (vendite, ufficio legale, finanza, gestione delle risorse) per prendere decisioni informate.

Indice dei contenuti

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Organizzeremo un incontro con voi per discutere l'offerta e definire i dettagli.

Infine, firmeremo un contratto e inizieremo subito a lavorare sul vostro progetto.