Innowise's Salesforce rollout en revisie van bedrijfsprocessen

We hebben Salesforce geïmplementeerd om onze eigen interne bedrijfsprocessen te optimaliseren, waarbij we niet alleen gegevens hebben gemigreerd, maar ook workflows volledig hebben aangepast aan de best practices van Salesforce.

Verspreide systemen vervangen door 1 Salesforce-ecosysteem

300+

Specialisten aan boord van een gestandaardiseerd bedrijfsproces

Industrie Technologie en IT

Werknemers 3,500+ werknemers

Regio Europa

Diensten Salesforce-implementatie Migratie en integratie van gegevens

Klant sinds 2007

Overzicht klanten

Artikel samenvatten met AI

Innowise is een wereldwijd IT outsourcing bedrijf dat gespecialiseerd is in software ontwikkeling, IT outstaffing, en consulting. Het biedt expertise in cloud-oplossingen, big data, AI en automatisering, het verstrekken van innovatieve oplossingen aan klanten in verschillende sectoren.

Uitdaging

Innowise gebruikte een mix van HubSpot CRM, Jira, spreadsheets en documenten om gegevens te beheren. Omdat het bedrijf snel groeide, leidde deze aanpak tot chaotische processen, met informatie die verspreid was over verschillende systemen en vaak dubbel werd gebruikt. We hadden een uniforme oplossing nodig om gegevens te centraliseren, processen te standaardiseren en veilige toegang te bieden aan alle teams.

Ongeorganiseerde interne systemen met gegevens opgeslagen in HubSpot, Jira, spreadsheets en documenten.
Gebrek aan standaardisatie in bedrijfsprocessen, wat leidt tot inefficiëntie en duplicatie van informatie.
Noodzaak om gegevens en processen te verenigen in één gecentraliseerd systeem voor eenvoudiger beheer en veilige toegang.
Moeite met het beheren en automatiseren van workflows op meerdere afdelingen.
Weerstand tegen verandering van teams die gewend zijn aan legacysystemen.
Het afwegen van de kosten van een op maat gemaakte oplossing versus een kant-en-klaar systeem zoals Salesforce.

Migratie van gegevens uit meerdere systemen (HubSpot, Jira, spreadsheets) met behoud van gegevensintegriteit.
Zorgen voor soepele integratie van Salesforce met andere interne tools zoals HRM, Jira, en tijdregistratiesystemen.
Salesforce aanpassen aan Innowise's unieke bedrijfsprocessen zonder een volledig aangepast systeem te bouwen.
De complexiteit van workflow automatisering binnen Salesforce om te voldoen aan unieke bedrijfsbehoeften.
Een systeem ontwerpen dat schaal terwijl het bedrijf groeide en tegelijkertijd flexibel genoeg was om toekomstige veranderingen op te vangen.

Oplossing

Om deze uitdagingen op te lossen, leverde Innowise de oplossing in fasen.

Eerste analyse en planning

In het begin gebruikte het bedrijf een mix van HubSpot CRM, Jira, spreadsheets, en documenten om gegevens op te slaan. De processen waren chaotisch en informatie werd vaak dubbel opgeslagen in deze systemen, wat leidde tot inefficiëntie. De snelle groei van het bedrijf vereiste een uniform systeem dat informatie kon centraliseren, veilige toegang kon garanderen en processen kon stroomlijnen. Tijdens deze fase identificeerden we niet alleen de bedrijfsdoelstellingen en belangrijkste vereisten, maar richtten we ons ook op systeemtransformatie en een datamigratiestrategie. Het doel was om over te stappen van legacy tools naar Salesforce zonder waardevolle gegevens te verliezen of de bedrijfscontinuïteit te verstoren. Dit omvatte:

Legacy systemen beoordelen om te bepalen welke gegevens gemigreerd, opgeschoond of gearchiveerd moesten worden.
Een datamigratieplan maken met behulp van de Salesforce Data Loader en aangepaste scripts om de integriteit van de gegevens te waarborgen.
Transformatiedoelen stellen om onze workflows af te stemmen op de best practices van Salesforce voor automatisering en efficiëntie.
Balans tussen maatwerk en kosten door te kiezen tussen aangepaste oplossingen en out-of-the-box functies van Salesforce om de waarde te maximaliseren.

Instellen Salesforce-platform

Toen we eenmaal een duidelijk beeld hadden van onze behoeften, begonnen we met de ontwikkeling van het systeem en de implementatie van Salesforce met ons interne team. Na het identificeren van de zakelijke doelstellingen en vereisten, begonnen we met het configureren van het platform met behulp van Standaardonderdelen van Salesforce om te voldoen aan de specifieke behoeften van Innowise. Dit omvatte het opzetten van Sales Cloud en Experience Cloud modules om verschillende bedrijfsfuncties te ondersteunen. We hebben ook gebruikersrollen, rechten, en gegevenstoegangsniveaus om beveiliging en compliance in de hele organisatie te waarborgen. De belangrijkste activiteiten waren:

Belangrijke Salesforce-modules configureren zoals Verkoop Cloud.
Gebruikersrollen en -rechten definiëren om gegevensbeveiliging en compliance te garanderen.

Migratie en integratie van gegevens

De migratie van gegevens uit meerdere systemen vormde een aanzienlijke uitdaging, omdat de gegevens verspreid waren over HubSpot, Jira, en verschillende documenten. Onze prioriteit was om de meest relevante gegevens te migreren naar Salesforce en er tegelijkertijd voor te zorgen dat er geen gegevens verloren gingen of beschadigd raakten. We pakten deze uitdaging aan door:

Opruimen legacygegevens, het verwijderen van duplicaten en het zorgen voor consistentie tussen platforms voor de migratie.
Het datamigratieproces automatiseren met Salesforce-gegevenslader en aangepaste apex-scripts om de overdracht te stroomlijnen.
Salesforce integreren met andere interne tools zoals HRM, Jira, en Tijdregistratie om een naadloze gegevensstroom te garanderen.

Automatisering van bedrijfsprocessen

Een van de belangrijkste doelen van de implementatie was het automatiseren van belangrijke bedrijfsprocessen. Hierdoor konden we de handmatige inspanning verminderen, de nauwkeurigheid verbeteren en ervoor zorgen dat taken op tijd werden uitgevoerd. Ons team werkte nauw samen met de afdelingshoofden om repetitieve, tijdrovende taken te identificeren die geautomatiseerd konden worden. Vervolgens ontwikkelden we Salesforce-workflows, Apex-triggers en Salesforce Flow-automatisering om de meest voorkomende taken af te handelen. De belangrijkste acties waren onder andere:

Leads vastleggen automatiseren uit meerdere bronnen (handmatige invoer en website-integratie), samen met leadtoewijzing door Sales Managers en geautomatiseerde follow-ups, scoring, kwalificatie en validatie om te zorgen voor volledige gegevensverzameling van hoge kwaliteit.
Een aangepast leadconversieproces implementeren in Bedrijven, Contacten en Deals.
Meldingen en samenwerkingsstromen automatiseren, inclusief integraties met messagingtools voor realtime updates.
Beheer van deals stroomlijnen door geautomatiseerde triggers bij belangrijke overgangen, zodat alle belanghebbenden consequent worden geïnformeerd.
Automatiseren van projectcreatie en volgen van levering wordt geactiveerd bij het sluiten van de deal.
Goedkeuringsworkflows implementeren voor de verwerking van aanvragen, validatie van documenten, controle van gewerkte uren en andere interne processen.
Tijdregistratie, validatie en goedkeuringsstromen automatiseren om de nauwkeurigheid en controle te verbeteren.
Geautomatiseerde gegevensstroom mogelijk maken tussen levering (projecten, uren) en financiële processen (facturatie).
Het facturatieproces aanpassen om te voldoen aan de systeemvereisten van de overheid en te integreren met externe diensten.
Geautomatiseerde waarschuwingen, herinneringen en statusmeldingen instellen in het hele systeem.

Aanpassing van Salesforce-modules

De kant-en-klare modules van Salesforce voldeden niet volledig aan de specifieke behoeften van Innowise, dus hebben we het platform aangepast om het voor ons te laten werken. Onze Salesforce-ontwikkelaars verdiepten zich echt in het systeem en pasten het aan onze unieke bedrijfsprocessen aan. We hebben ons gericht op het verkrijgen van de beste waarde voor onze investering en hebben waar mogelijk kosteneffectieve oplossingen gevonden. In gevallen waar onze processen niet helemaal overeenkwamen met wat Salesforce bood, voegden we aangepaste componenten en workflows toe om de leemte op te vullen. Dit is hoe we het hebben aangepakt:

Kosteneffectief maatwerk: We hebben ervoor gezorgd dat de kosten van aangepaste functies af te wegen tegen de bedrijfswaarde die ze zouden opleveren, waarbij we We vermeden overgecompliceerde oplossingen wanneer eenvoudigere oplossingen werkten.
Aangepaste workflow voor het sluiten van deals: We hebben een speciaal proces voor het sluiten van deals in Gesloten Gewonnen/Verloren stadia. Deze hielp ons te begrijpen waarom we deals misliepen en zorgde ervoor dat we de juiste informatie verzamelden de juiste informatie verzamelden bij het starten van nieuwe projecten.
Validatieregels: Om ervoor te zorgen dat iedereen de juiste gegevens in te voeren, stelden we aangepaste validaties in die ervoor zorgden dat belangrijke informatie werd verzameld, vooral aan het begin van een project.
Aangepaste objecten en velden: We hebben objecten en velden gemaakt die pasten bij onze unieke behoeften, zoals resourceplanning, verkooptracking, en betrokkenheid van klanten.
Aangepaste paginalay-outs en rapporten: We ontwierpen lay-outs en rapporten die het makkelijk maakten om de voortgang bij te houden en de vinger aan de pols te houden.
Aangepaste dashboards: We hebben dashboards gemaakt om onze leiderschap realtime inzicht te geven in de bedrijfsprestaties, zodat ze snel weloverwogen beslissingen konden nemen.

Gebruikerstraining en -adoptie

Training was een cruciaal onderdeel om een soepele gebruikersadoptie te garanderen. We zorgden ervoor dat werknemers goed voorbereid waren om Salesforce effectief te gebruiken, wat essentieel was om de voordelen van het systeem ten volle te benutten. Als aanvulling op de training richtten we ons op:

Hands-on workshops voor verschillende teams, van verkoop tot projectbeheer, om ervoor te zorgen dat ze hun respectieve Salesforce-functies begrijpen.
Uitgebreide gebruikershandleidingen maken en middelen, waaronder een Salesforce kennisbank om doorlopend leren te ondersteunen.
Certificeringen: Een van de testers voltooide de Salesforce beheerder certificering, later de Support Manager, en zorgt voor continue ondersteuning voor meer dan 300 gebruikers.

Ondersteuning en optimalisatie na de implementatie

Nadat Salesforce met succes was geïmplementeerd, hield ons werk niet op. We bleven de prestaties van het platform monitoren en verzamelden feedback van gebruikers om voortdurend verbeteringen aan te brengen. Onze ondersteuningsteam zorgde voor doorlopend systeemonderhoud, loste technische problemen op en zorgde ervoor dat het platform geoptimaliseerd bleef. Deze fase omvatte:

Regelmatig verzamelen feedback van gebruikers om pijnpunten te identificeren en systeemverbeteringen door te voeren.
Integraties uitbreiden met nieuwe tools zoals marketingplatforms, loonlijstsystemen, en rapportage-instrumenten van de overheid (KSeF).
Fijnafstemming aangepaste rapporten en dashboards om de nauwkeurigheid van gegevens en besluitvormingsprocessen te verbeteren.

Dit project ging niet alleen over het verplaatsen van gegevens naar Salesforce. We gebruikten het om verspreide processen samen te brengen, de gegevenskwaliteit te verbeteren en één systeem te bouwen dat het bedrijf ondersteunt vanaf de eerste klantaanvraag tot aan de oplevering van het project.

Igor Medyuha Hoofd automatiseringa

Technologieën

Salesforce-platform

Sales Cloud, Experience Cloud, Salesforce Flow, Apex, Lightning Aura, Lightning Web Components (LWC), Einstein Activity Capture, Platform Events

Integraties

HRM, Jira, Google Workspace, Marketingtools (Instant), HubSpot, KSeF, Tijdregistratiesystemen, Interne Bots/Staffing Tools, Salarissystemen, Lead Onderzoekssystemen

Automatisering en workflow

Apex Triggers, Salesforce Flow

Ontwikkeling & rapportage op maat

Apex, Lightning Web Components (LWC), Lightning Aura, Rapporten & Dashboards, Aangepaste rapporttypen

Gegevensintegratie en -migratie

REST API, Bulk API, Custom Scripts (Apex)

Versiebeheer en implementatie

Bitbucket, Bitbucket pipelines

Team

Het project begon met een compact intern team: een projectmanager/bedrijfsanalist en een ontwikkelaar. Toen het systeem zich uitbreidde naar meer bedrijfsfuncties en gebruikersgroepen, hebben we het team opgeschaald om de doorlopende ontwikkeling, tests, analyses en gebruikersondersteuning te ondersteunen.

Technisch leider

Ontwikkelaars

Business Analysts

Project Manager

QA Specialisten

Salesforce gecertificeerd beheerder

Resultaten

Duur van het project

Augustus 2022 - doorlopend

Na de implementatie van Salesforce liep alles veel soepeler bij Innowise. Nu alles op één plek staat en de belangrijkste processen zijn geautomatiseerd, zagen we een aantal echte verbeteringen in efficiëntie, nauwkeurigheid en teamsamenwerking.

Minder tijd nodig voor handmatige taken: Automatisering elimineerde repetitieve taken, waardoor teams zich konden richten op meer strategisch werk.
Verbeterde nauwkeurigheid van gegevens: De migratie van gegevens naar Salesforce minimaliseerde inconsistenties en fouten, waardoor de gegevens betrouwbaarder werden.
Verbeterde rapportage: Met schone gegevens konden we realtime rapporten en dashboards maken, waardoor we tijd bespaarden op het genereren van rapporten en betere inzichten kregen.
End-to-end projectopvolging: Het hele proces (van de aanvraag van de klant tot de voltooiing van het project) bevindt zich nu op één plek, waardoor het algehele overzicht wordt verbeterd en het aantal fouten bij de gegevensinvoer wordt verminderd.
Bruikbare analyses: We kunnen nu belangrijke statistieken verzamelen en analyseren, zoals: aantal klantverzoeken van alle kanalen en aantal lopende transacties, conversie en ondertekende contracten.

Al deze gegevens worden gebruikt door relevante afdelingen (verkoop, juridische zaken, financiën, resource management) om weloverwogen beslissingen te kunnen nemen.

Inhoudsopgave

Verenig uw systemen met Salesforce

Gerelateerde gevallen

Contacteer ons

Boek een gesprek of vul het onderstaande formulier in en we nemen contact met u op zodra we uw aanvraag hebben verwerkt.

Naam

Bedrijf

E-mail

Telefoon

Bericht

Stuur ons een spraakbericht

Documenten bijvoegen

Bestand uploaden

Je kunt 1 bestand van maximaal 2 MB bijvoegen. Geldige bestandsformaten: pdf, jpg, jpeg, png.

Door op ‘Stuur’ te klikken, stemt u ermee in dat Innowise uw persoonsgegevens verwerkt volgens ons privacybeleid om u van relevante informatie te voorzien. Door uw telefoonnummer op te geven, gaat u ermee akkoord dat we contact met u opnemen via telefoongesprekken, sms en messaging-apps. Voor bellen, berichten en dataverbruik kunnen kosten in rekening worden gebracht.

U kunt ons ook uw verzoek sturen
naar contact@innowise.com

Wat gebeurt er nu?

Zodra we uw aanvraag hebben ontvangen en verwerkt, nemen we contact met u op om de details van uw projectbehoeften te bespreken en tekenen we een NDA om vertrouwelijkheid te garanderen.

Na het bestuderen van uw wensen, behoeften en verwachtingen zal ons team een projectvoorstel opstellen met de omvang van het werk, de teamgrootte, de tijd en de geschatte kosten.

We zullen een afspraak met u maken om het aanbod te bespreken en de details vast te leggen.

Tot slot tekenen we een contract en gaan we meteen aan de slag met uw project.