Implantación de Salesforce y revisión de los procesos empresariales de Innowise

Implementamos Salesforce para optimizar nuestros propios procesos empresariales internos, no sólo migrando datos, sino remodelando completamente los flujos de trabajo para alinearlos con las prácticas recomendadas de Salesforce.

Sistemas dispersos sustituidos por 1 ecosistema Salesforce

300+

Especialistas incorporados a un proceso empresarial normalizado

Industria Tecnología e informática

Empleados 3,500+ empleados

Región Europa

Servicios Implantación de Salesforce Migración e integración de datos

Cliente desde 2007

Visión general del cliente

Resumir artículo con IA

Innowise es una empresa global de externalización IT especializada en desarrollo de software, IT outstaffing y consultoría. Ofrece experiencia en soluciones en la nube, big data, IA y automatización, proporcionando soluciones innovadoras a clientes de todos los sectores.

Desafío

Innowise utilizaba una combinación de HubSpot CRM, Jira, hojas de cálculo y documentos para gestionar los datos. A medida que la empresa crecía rápidamente, este enfoque dio lugar a procesos caóticos, con información dispersa en los sistemas y a menudo duplicada. Necesitábamos una solución unificada para centralizar los datos, estandarizar los procesos y proporcionar un acceso seguro a todos los equipos.

Sistemas internos desorganizados con datos almacenados en HubSpot, Jira, hojas de cálculo y documentos.
Falta de normalización en los procesos empresariales, lo que genera ineficacia y duplicación de información.
Necesidad de unificar datos y procesos en un sistema centralizado para facilitar la gestión y el acceso seguro.
Dificultad para gestionar y automatizar los flujos de trabajo en varios departamentos.
Resistencia al cambio por parte de equipos acostumbrados a sistemas heredados.
Equilibrar el coste de una solución personalizada frente a un sistema estándar como Salesforce.

Migración de datos desde múltiples sistemas (HubSpot, Jira, hojas de cálculo) manteniendo la integridad de los datos.
Garantizar integración fluida de Salesforce con otras herramientas internas como HRM, Jira, y sistemas de control del tiempo.
Personalización de Salesforce para adaptarlo a Innowise procesos empresariales únicos sin construir un sistema totalmente a medida.
Gestionar la complejidad de automatización del flujo de trabajo dentro de Salesforce para abordar necesidades empresariales únicas.
Diseñar un sistema que pudiera escala a medida que la empresa crecía, al tiempo que era lo bastante flexible para adaptarse a futuros cambios.

Solución

Para resolver estos problemas, Innowise ofreció la solución por etapas.

Análisis y planificación iniciales

Al principio, la empresa utilizaba una mezcla de HubSpot CRM, Jira, hojas de cálculo, y documentos para almacenar datos. Los procesos eran caóticos y la información se duplicaba a menudo en estos sistemas, lo que generaba ineficiencias. El rápido crecimiento de la empresa requería un sistema unificado que pudiera centralizar la información, garantizar un acceso seguro y agilizar los procesos. Durante esta fase, no sólo identificamos los objetivos empresariales y los requisitos clave, sino que también nos centramos en transformación del sistema y un estrategia de migración de datos. El objetivo era realizar la transición de las herramientas heredadas a Salesforce sin perder datos valiosos ni interrumpir la continuidad del negocio. Esto incluía:

Evaluación de los sistemas heredados para determinar qué datos debían migrarse, limpiarse o archivarse.
Creación de un plan de migración de datos utilizando el cargador de datos de Salesforce y secuencias de comandos personalizadas para garantizar la integridad de los datos.
Establecer objetivos de transformación para alinear nuestros flujos de trabajo con las mejores prácticas de automatización y eficacia de Salesforce.
Equilibrio entre personalización y coste eligiendo entre soluciones personalizadas y las funciones listas para usar de Salesforce para maximizar el valor.

Configuración de la plataforma Salesforce

Una vez que comprendimos claramente nuestras necesidades, comenzamos a desarrollar el sistema y a implantar Salesforce con nuestro equipo interno. Tras identificar los objetivos y requisitos empresariales, empezamos a configurar la plataforma utilizando Componentes estándar de Salesforce para satisfacer las necesidades específicas de Innowise. Esto incluía la creación de Sales Cloud y Experience Cloud módulos para apoyar diversas funciones empresariales. También configuramos roles de usuario, permisos, y niveles de acceso a los datos para garantizar la seguridad y el cumplimiento en toda la organización. Entre las actividades clave se incluyen:

Configuración de módulos clave de Salesforce como Ventas Cloud.
Definición de funciones y permisos de usuario para garantizar la seguridad y la conformidad de los datos.

Migración e integración de datos

La migración de datos de múltiples sistemas planteó un reto importante, ya que los datos estaban dispersos por HubSpot, Jira, y diversos documentos. Nuestra prioridad era migrar los datos más relevantes a Salesforce y, al mismo tiempo, asegurarnos de que no se perdiera ni se corrompiera ningún dato. Abordamos este reto de la siguiente manera:

Limpieza datos heredados, eliminando duplicados y garantizando la coherencia entre plataformas antes de la migración.
Automatización del proceso de migración de datos mediante Cargador de datos de Salesforce y scripts apex personalizados para agilizar la transferencia.
Integración de Salesforce con otras herramientas internas como HRM, Jira, y Control del tiempo para garantizar un flujo de datos fluido.

Automatización de procesos empresariales

Uno de los principales objetivos de la implantación era automatizar los procesos empresariales clave. De este modo, podríamos reducir el esfuerzo manual, mejorar la precisión y garantizar que las tareas se completaran a tiempo. Nuestro equipo trabajó estrechamente con los jefes de departamento para identificar las tareas repetitivas que consumían mucho tiempo y que podían automatizarse. A continuación, desarrollamos flujos de trabajo de Salesforce, activadores Apex y automatización de Salesforce Flow para gestionar las tareas más comunes. Las acciones clave incluían:

Automatización de la captación de clientes potenciales de múltiples fuentes (entrada manual e integración de sitios web), junto con la asignación de clientes potenciales a los gestores de ventas y el seguimiento, la puntuación, la cualificación y la validación automatizados para garantizar una recopilación de datos completa y de alta calidad.
Implantar un proceso personalizado de conversión de clientes potenciales en Empresas, Contactos y Tratos.
Automatizar las notificaciones y los flujos de colaboración, incluyendo integraciones con herramientas de mensajería para actualizaciones en tiempo real.
Racionalización de la gestión de acuerdos a través de activadores automáticos en las transiciones de etapas clave, garantizando que todas las partes interesadas estén informadas de forma coherente.
Automatización de la creación de proyectos y seguimiento de entregas en el momento de cerrar el trato.
Implantación de flujos de aprobación para la tramitación de solicitudes, la validación de documentos, la verificación de las horas trabajadas y otros procesos internos.
Automatización de los flujos de validación y aprobación del seguimiento del tiempo para mejorar la precisión y el control.
Flujo de datos automatizado entre la entrega (proyectos, horas) y los procesos financieros (facturación).
Personalización del proceso de facturación para cumplir los requisitos del sistema gubernamental e integrarlo con servicios externos.
Configuración de alertas automáticas, recordatorios y notificaciones de estado en todo el sistema.

Personalización de módulos de Salesforce

Los módulos preconfigurados de Salesforce no se adaptaban totalmente a las necesidades específicas de Innowise, por lo que personalizamos la plataforma para que funcionara para nosotros. Nuestros desarrolladores de Salesforce realmente profundizaron en el sistema, adaptándolo a nuestros procesos empresariales exclusivos. Nos centramos en asegurarnos de obtener el máximo valor de nuestra inversión, encontrando soluciones rentables siempre que pudimos. En los casos en los que nuestros procesos no se ajustaban a lo que ofrecía Salesforce, añadimos componentes y flujos de trabajo personalizados para llenar el vacío. Así es como lo enfocamos:

Personalización rentable: Nos aseguramos de equilibrar de las funciones personalizadas con el valor empresarial que aportarían, evitando soluciones complicadas cuando funcionaban otras más sencillas.
Flujo de trabajo personalizado para el cierre de operaciones: Hemos creado un proceso especial para cerrar acuerdos en Cerrado Ganado/Cerrado Perdido etapas. Este nos ayudó a entender por qué perdíamos acuerdos y a recopilar la información adecuada al iniciar nuevos proyectos. la información correcta al iniciar nuevos proyectos.
Normas de validación: Para asegurarnos de que todos datos correctos, establecimos validaciones personalizadas que garantizaban la recopilación de información clave, especialmente al inicio de un proyecto.
Objetos y campos personalizados: Creamos objetos y campos que se adaptaban a nuestras necesidades, como planificación de recursos, seguimiento de ventas, y compromiso del cliente.
Informes y diseños de página personalizados: Diseñamos diseños e informes e informes que facilitaban el seguimiento de los avances y el control de la situación.
Cuadros de mando personalizados: Creamos cuadros de mando para a nuestros directivos información en tiempo real sobre el rendimiento tomar decisiones informadas rápidamente.

Formación y adopción de usuarios

La formación fue un componente fundamental para garantizar una adopción sin problemas por parte de los usuarios. Nos aseguramos de que los empleados estuvieran bien preparados para utilizar Salesforce de forma eficaz, lo que era clave para aprovechar todas las ventajas del sistema. Como complemento a los esfuerzos de formación, nos centramos en:

Talleres prácticos para diferentes equipos, desde ventas hasta gestión de proyectos, para garantizar la comprensión de sus respectivas funciones de Salesforce.
Creación de guías de usuario completas y recursos, incluida una Base de conocimientos de Salesforce para apoyar el aprendizaje continuo.
Certificaciones: Uno de los probadores completó el Administrador de Salesforce certificación, que más tarde se convertiría en la Responsable de apoyo, garantizando un apoyo continuo a más de 300 usuarios.

Asistencia y optimización tras la implantación

Una vez implantado Salesforce con éxito, nuestro trabajo no se detuvo. Continuamos supervisando el rendimiento de la plataforma y recopilando comentarios de los usuarios para realizar mejoras continuas. Nuestro equipo de apoyo se encargó del mantenimiento continuo del sistema, resolviendo cualquier problema técnico y garantizando la optimización de la plataforma. Esta fase incluía:

Reunir periódicamente comentarios de los usuarios para identificar los puntos débiles y mejorar el sistema.
Ampliación de las integraciones con nuevas herramientas como plataformas de marketing, sistemas de nóminas, y herramientas gubernamentales de información (KSeF).
Puesta a punto informes y cuadros de mando personalizados para mejorar la precisión de los datos y los procesos de toma de decisiones.

Este proyecto no consistía únicamente en trasladar datos a Salesforce. Lo utilizamos para reunir procesos dispersos, mejorar la calidad de los datos y crear un sistema que respalde el negocio desde la primera solicitud del cliente hasta la entrega del proyecto.

Igor Medyuha Jefe de Automatizacióna

Tecnologías

Plataforma Salesforce

Ventas Cloud, Experiencia Cloud, Salesforce Flow, Apex, Lightning Aura, Lightning Web Components (LWC), Einstein Activity Capture, Eventos de plataforma

Integraciones

HRM, Jira, Google Workspace, herramientas de marketing (instantáneas), HubSpot, KSeF, sistemas de seguimiento del tiempo, robots internos/herramientas de contratación, sistemas de nóminas, sistemas de sistemas de investigación

Automatización y flujo de trabajo

Disparadores Apex, Salesforce Flow

Desarrollo personalizado e informes

Apex, Lightning Web Components (LWC), Lightning Aura, Informes y Cuadros de mando, Tipos de informes personalizados

Integración y migración de datos

API REST, API masiva, scripts personalizados (Apex)

Control de versiones e implantación

Bitbucket, Canalizaciones Bitbucket

Equipo

El proyecto comenzó con un equipo interno compacto: un gestor de proyectos/analista de negocio y un desarrollador. A medida que el sistema se extendió a más funciones empresariales y grupos de usuarios, ampliamos el equipo para dar soporte al desarrollo, las pruebas, los análisis y la asistencia al usuario.

Responsable técnico

Desarrolladores

Business Analysts

Jefe de proyecto

Especialistas en control de calidad

Administrador certificado de Salesforce

Resultados

Duración del proyecto

Agosto 2022 - en curso

Tras implementar Salesforce, las cosas funcionaron mucho mejor en Innowise. Con todo en un mismo lugar y los procesos clave automatizados, observamos mejoras reales en la eficacia, la precisión y la colaboración en equipo.

Reducción del tiempo de las tareas manuales: La automatización eliminó las tareas repetitivas, lo que permitió a los equipos centrarse en un trabajo más estratégico.
Mayor precisión de los datos: La migración de datos a Salesforce redujo al mínimo las incoherencias y los errores, haciendo que los datos fueran más fiables.
Informes mejorados: La limpieza de los datos nos permitió elaborar informes y cuadros de mando en tiempo real, ahorrando tiempo en la generación de informes y proporcionando mejores perspectivas.
Seguimiento del proyecto de principio a fin: Todo el proceso (desde la solicitud del cliente hasta la finalización del proyecto) reside ahora en un único lugar, lo que mejora la visibilidad general y reduce los errores de introducción de datos.
Análisis procesables: Ahora tenemos la capacidad de recopilar y analizar métricas clave, como: número de solicitudes de clientes de todos los canales y número de operaciones en curso, conversión y contratos firmados.

Todos estos datos son utilizados por los departamentos pertinentes (ventas, jurídico, finanzas, gestión de recursos) para tomar decisiones con conocimiento de causa.

Índice

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Una vez recibida y procesada su solicitud, nos pondremos en contacto con usted para detallarle las necesidades de su proyecto y firmar un acuerdo de confidencialidad. Proyecto y firmaremos un acuerdo de confidencialidad.

Tras examinar sus deseos, necesidades y expectativas, nuestro equipo elaborará una propuesta de proyecto con el alcance del trabajo, el tamaño del equipo, el plazo y los costes estimados con el alcance del trabajo, el tamaño del equipo, el tiempo y las estimaciones de costes.

Concertaremos una reunión con usted para hablar de la oferta y concretar los detalles.

Por último, firmaremos un contrato y empezaremos a trabajar en su proyecto de inmediato.