Salesforce-Einführung und Überarbeitung der Geschäftsprozesse bei Innowise

Wir haben Salesforce implementiert, um unsere eigenen internen Geschäftsprozesse zu optimieren. Dabei haben wir nicht nur Daten migriert, sondern auch unsere Arbeitsabläufe komplett neu gestaltet, um sie an die Best Practices von Salesforce anzupassen.

verstreute Systeme durch 1 Salesforce-Ökosystem ersetzt

300+

Einbindung von Fachleuten in einen standardisierten Geschäftsprozess

Branche Technik & IT

Angestellte 3,500+ Mitarbeiter

Region Europa

Leistungen Salesforce-Implementierung Datenmigration und -integration

Kunde seit 2007

Kundenübersicht

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Innowise ist ein globales IT-Outsourcing-Unternehmen, das sich auf Softwareentwicklung, IT-Outstaffing und Beratung spezialisiert hat. Das Unternehmen bietet Fachwissen in den Bereichen Cloud-Lösungen, Big Data, KI und Automatisierung und liefert innovative Lösungen für Kunden aus verschiedenen Branchen.

Herausforderung

Innowise verwendete eine Mischung aus HubSpot CRM, Jira, Tabellenkalkulationen und Dokumenten zur Datenverwaltung. Da das Unternehmen schnell wuchs, führte dieser Ansatz zu chaotischen Prozessen, bei denen Informationen über verschiedene Systeme verstreut und oft doppelt vorhanden waren. Wir brauchten eine einheitliche Lösung, um Daten zu zentralisieren, Prozesse zu standardisieren und einen sicheren Zugriff für alle Teams zu ermöglichen.

Unorganisierte interne Systeme mit Daten, die in HubSpot, Jira, Tabellenkalkulationen und Dokumenten gespeichert sind.
Mangelnde Standardisierung der Geschäftsprozesse, was zu Ineffizienz und doppelter Informationsübermittlung führt.
Notwendigkeit der Vereinheitlichung von Daten und Prozessen in einem zentralen System zur einfacheren Verwaltung und zum sicheren Zugriff.
Schwierigkeiten bei der Verwaltung und Automatisierung von Arbeitsabläufen über mehrere Abteilungen hinweg.
Widerstand gegen Veränderungen von Teams, die an Altsysteme gewöhnt sind.
Abwägen der Kosten für eine maßgeschneiderte Lösung gegenüber einem Standardsystem wie Salesforce.

Datenmigration aus mehreren Systemen (HubSpot, Jira, Tabellenkalkulationen) unter Wahrung der Datenintegrität.
Sicherstellung reibungslose Integration von Salesforce mit anderen internen Tools wie HRM, Jira, und Zeiterfassungssysteme.
Anpassen von Salesforce an die Innowises einzigartige Geschäftsprozesse ohne ein völlig individuelles System aufbauen zu müssen.
Bewältigung der Komplexität von Workflow-Automatisierung innerhalb von Salesforce, um spezielle Geschäftsanforderungen zu erfüllen.
Entwicklung eines Systems, das Skala als das Unternehmen wuchs und gleichzeitig flexibel genug war, um zukünftige Veränderungen zu berücksichtigen.

Lösung

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, lieferte Innowise die Lösung in mehreren Schritten.

Erste Analyse und Planung

Zu Beginn verwendete das Unternehmen eine Mischung aus HubSpot CRM, Jira, Tabellenkalkulationen, und Dokumente um Daten zu speichern. Die Prozesse waren chaotisch, und Informationen wurden häufig in diesen Systemen dupliziert, was zu Ineffizienzen führte. Das schnelle Wachstum des Unternehmens erforderte ein einheitliches System, das Informationen zentralisieren, einen sicheren Zugriff gewährleisten und Prozesse rationalisieren konnte. In dieser Phase haben wir nicht nur die Geschäftsziele und die wichtigsten Anforderungen ermittelt, sondern uns auch auf folgende Punkte konzentriert Systemtransformation und eine Datenmigrationsstrategie. Ziel war es, von den alten Tools auf Salesforce umzusteigen, ohne wertvolle Daten zu verlieren oder die Geschäftskontinuität zu unterbrechen. Dies beinhaltete:

Bewertung von Altsystemen um festzustellen, welche Daten migriert, bereinigt oder archiviert werden müssen.
Erstellung eines Datenmigrationsplans mit dem Data Loader von Salesforce und benutzerdefinierten Skripten, um die Datenintegrität zu gewährleisten.
Festlegung von Transformationszielen um unsere Arbeitsabläufe mit den Best Practices von Salesforce für Automatisierung und Effizienz in Einklang zu bringen.
Gleichgewicht zwischen Anpassung und Kosten indem sie zwischen benutzerdefinierten Lösungen und den Standardfunktionen von Salesforce wählen, um den Wert zu maximieren.

Einrichtung der Salesforce-Plattform

Sobald wir ein klares Verständnis unserer Bedürfnisse hatten, begannen wir mit der Entwicklung des Systems und der Implementierung von Salesforce mit unserem internen Team. Nachdem wir die Unternehmensziele und -anforderungen ermittelt hatten, begannen wir mit der Konfiguration der Plattform mithilfe von Die Standardkomponenten von Salesforce um den spezifischen Bedürfnissen von Innowise gerecht zu werden. Dazu gehörte die Einrichtung von Sales Cloud und Experience Cloud Module zur Unterstützung verschiedener Geschäftsfunktionen. Wir haben auch konfiguriert Nutzerrollen, Berechtigungen, und Datenzugriffsebenen um die Sicherheit und die Einhaltung von Vorschriften in der gesamten Organisation zu gewährleisten. Zu den wichtigsten Aktivitäten gehörten:

Konfigurieren der wichtigsten Salesforce-Module wie Verkauf Cloud.
Definition von Benutzerrollen und Berechtigungen um Datensicherheit und Konformität zu gewährleisten.

Datenmigration und -integration

Die Migration von Daten aus mehreren Systemen stellte eine große Herausforderung dar, da die Daten über mehrere Standorte verstreut waren. HubSpot, Jira, und verschiedene Dokumente. Unsere Priorität war es, die wichtigsten Daten in Salesforce zu migrieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass keine Daten verloren gehen oder beschädigt werden. Wir haben diese Herausforderung gemeistert, indem wir:

Aufräumen Altdaten, Beseitigung von Duplikaten und Gewährleistung der Konsistenz zwischen den Plattformen vor der Migration.
Automatisierung des Datenmigrationsprozesses mit Salesforce Data Loader und benutzerdefinierte Apex-Skripte um die Übertragung zu vereinfachen.
Integration von Salesforce mit anderen internen Tools wie HRM, Jira, und Zeiterfassung um einen nahtlosen Datenfluss zu gewährleisten.

Automatisierung von Geschäftsprozessen

Eines der Hauptziele der Implementierung war die Automatisierung der wichtigsten Geschäftsprozesse. Auf diese Weise konnten wir den manuellen Aufwand verringern, die Genauigkeit verbessern und sicherstellen, dass die Aufgaben rechtzeitig erledigt werden. Unser Team arbeitete eng mit den Abteilungsleitern zusammen, um sich wiederholende, zeitaufwändige Aufgaben zu identifizieren, die automatisiert werden konnten. Anschließend entwickelten wir Salesforce-Workflows, Apex-Auslöser und Salesforce-Flow-Automatisierung, um die meisten gängigen Aufgaben zu erledigen. Zu den wichtigsten Maßnahmen gehörten:

Automatisierung der Lead-Erfassung aus verschiedenen Quellen (manuelle Eingabe und Website-Integration) sowie Lead-Zuweisung an die Vertriebsleiter und automatisierte Nachfassaktionen, Scoring, Qualifizierung und Validierung, um eine vollständige und qualitativ hochwertige Datenerfassung zu gewährleisten.
Implementierung eines individuellen Lead-Konvertierungsprozesses in Unternehmen, Kontakte und Deals.
Automatisierung von Benachrichtigungen und Zusammenarbeitsabläufen, einschließlich Integrationen mit Messaging-Tools für Echtzeit-Updates.
Rationalisierung der Geschäftsverwaltung durch automatische Auslöser an wichtigen Phasenübergängen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten einheitlich informiert werden.
Automatisierung der Projekterstellung und Lieferverfolgung bei Abschluss des Geschäfts ausgelöst.
Implementierung von Genehmigungsworkflows für die Bearbeitung von Anträgen, die Validierung von Dokumenten, die Überprüfung von Arbeitsstunden und andere interne Prozesse.
Automatisierung der Validierung und Genehmigung von Zeiterfassungsabläufen um die Genauigkeit und Kontrolle zu verbessern.
Ermöglichung eines automatisierten Datenflusses zwischen Lieferung (Projekte, Stunden) und Finanzprozessen (Rechnungsstellung).
Anpassung des Rechnungsstellungsprozesses um die Anforderungen der Behörden zu erfüllen und sie mit externen Diensten zu integrieren.
Einrichten von automatischen Warnungen, Erinnerungen und Statusbenachrichtigungen im gesamten System.

Anpassung von Salesforce-Modulen

Die Standardmodule von Salesforce entsprachen nicht ganz den spezifischen Anforderungen von Innowise, also haben wir die Plattform angepasst, damit sie für uns funktioniert. Unsere Salesforce-Entwickler haben sich intensiv mit dem System auseinandergesetzt und es an unsere einzigartigen Geschäftsprozesse angepasst. Wir haben uns darauf konzentriert, das beste Preis-Leistungs-Verhältnis für unsere Investition zu erzielen, indem wir kosteneffektive Lösungen gefunden haben, wo immer wir konnten. In Fällen, in denen unsere Prozesse nicht ganz mit dem Angebot von Salesforce übereinstimmten, fügten wir benutzerdefinierte Komponenten und Workflows hinzu, um die Lücke zu schließen. So sind wir vorgegangen:

Kostengünstige Anpassung: Wir haben darauf geachtet, die Kosten Kosten der benutzerdefinierten Funktionen mit dem geschäftlichen Nutzen, den sie bringen würden. überkomplizierte Lösungen vermieden, wenn einfachere funktionierten.
Benutzerdefinierter Workflow für den Geschäftsabschluss: Wir haben ein spezielles Verfahren für den Abschluss von Geschäften in Geschlossen Gewonnen/Geschlossen Verloren Stufen. Diese warum wir Geschäfte verloren haben, und wir konnten sicherstellen, dass wir die die richtigen Informationen zu sammeln, wenn wir neue Projekte starten.
Validierungsregeln: Um sicherzustellen, dass jeder die richtigen Daten eingibt Daten eingab, richteten wir benutzerdefinierte Validierungen ein, die sicherstellten, dass wichtige Informationen erfasst wurden, insbesondere zu Beginn eines Projekts.
Benutzerdefinierte Objekte und Felder: Wir haben Objekte und Felder erstellt die unseren speziellen Anforderungen entsprechen, wie Ressourcenplanung, Umsatzverfolgung, und Kundenengagement.
Benutzerdefinierte Seitenlayouts und Berichte: Wir entwarfen Layouts und Berichte, die es einfach machten, den Fortschritt zu verfolgen und den Überblick zu behalten.
Benutzerdefinierte Dashboards: Wir haben Dashboards entwickelt, die unserer Führung in Echtzeit Einblicke in die Unternehmensleistung zu geben, damit sie schnell fundierte Entscheidungen treffen können.

Benutzerschulung und -anpassung

Schulungen waren eine wichtige Komponente, um eine reibungslose Benutzerakzeptanz zu gewährleisten. Wir stellten sicher, dass die Mitarbeiter gut auf die effektive Nutzung von Salesforce vorbereitet waren, was der Schlüssel zur vollen Ausschöpfung der Vorteile des Systems war. Ergänzend zu den Schulungsmaßnahmen konzentrierten wir uns auf Folgendes:

Praktische Workshops für verschiedene Teams, vom Vertrieb bis zum Projektmanagement, um das Verständnis für die jeweiligen Salesforce-Funktionen sicherzustellen.
Erstellung umfassender Benutzerhandbücher und Ressourcen, einschließlich einer Salesforce-Wissensdatenbank zur Unterstützung des kontinuierlichen Lernens.
Zertifizierungen: Einer der Prüfer hat die Salesforce-Administrator Zertifizierung, die später zur Support Manager, und gewährleistet die kontinuierliche Unterstützung von über 300 Benutzern.

Unterstützung und Optimierung nach der Implementierung

Nachdem Salesforce erfolgreich implementiert war, hörte unsere Arbeit nicht auf. Wir überwachten weiterhin die Leistung der Plattform und sammelten Feedback von den Benutzern, um kontinuierliche Verbesserungen vorzunehmen. Unser Betreuungsteam sorgte für die laufende Wartung des Systems, löste alle technischen Probleme und stellte sicher, dass die Plattform weiterhin optimiert wurde. Diese Phase umfasste:

Regelmäßiges Sammeln Feedback von Nutzern um Schmerzpunkte zu identifizieren und Systemverbesserungen vorzunehmen.
Ausweitung der Integrationen mit neuen Instrumenten wie Marketing-Plattformen, Gehaltsabrechnungssysteme, und Instrumente der staatlichen Berichterstattung (KSeF).
Feinabstimmung benutzerdefinierte Berichte und Dashboards zur Verbesserung der Datengenauigkeit und der Entscheidungsprozesse.

Bei diesem Projekt ging es nicht nur um die Übertragung von Daten in Salesforce. Wir nutzten es, um verstreute Prozesse zusammenzuführen, die Datenqualität zu verbessern und ein System aufzubauen, das das Unternehmen von der ersten Kundenanfrage bis zur Projektlieferung unterstützt.

Igor Medyuha Leiter der Abteilung Automatisationa

Technologien

Salesforce-Plattform

Vertrieb Cloud, Erfahrung Cloud, Salesforce Flow, Apex, Lightning Aura, Lightning Web Components (LWC), Einstein Activity Capture, Plattform-Ereignisse

Integrationen

HRM, Jira, Google Workspace, Marketing-Tools (sofort), HubSpot, KSeF, Zeiterfassungssysteme, interne Bots/Staffing Tools, Gehaltsabrechnungssysteme, Lead Generation Forschungssysteme

Automatisierung und Arbeitsablauf

Apex-Auslöser, Salesforce Flow

Kundenspezifische Entwicklung und Berichterstattung

Apex, Lightning Web Components (LWC), Lightning Aura, Berichte & Dashboards, Benutzerdefinierte Berichtstypen

Datenintegration und -migration

REST API, Bulk API, benutzerdefinierte Skripte (Apex)

Versionskontrolle und Bereitstellung

Bitbucket, Bitbucket-Pipelines

Team

Das Projekt begann mit einem kleinen internen Team: einem Projektmanager/Business-Analysten und einem Entwickler. Als das System auf weitere Geschäftsfunktionen und Benutzergruppen ausgeweitet wurde, haben wir das Team vergrößert, um die laufende Entwicklung, Tests, Analysen und den Benutzersupport zu unterstützen.

Technischer Leiter

Entwickler

Business-Analysten

Projektmanager

QA-Spezialisten

Zertifizierter Salesforce-Administrator

Ergebnisse

Projektdauer

August 2022 - laufend

Nach der Implementierung von Salesforce liefen die Dinge bei Innowise viel reibungsloser. Da nun alles an einem Ort ist und die wichtigsten Prozesse automatisiert sind, konnten wir echte Verbesserungen in Bezug auf Effizienz, Genauigkeit und Teamzusammenarbeit feststellen.

Reduzierte Zeit für manuelle Aufgaben: Durch die Automatisierung wurden sich wiederholende Aufgaben eliminiert, so dass sich die Teams auf strategischere Aufgaben konzentrieren konnten.
Verbesserte Datengenauigkeit: Durch die Migration der Daten in Salesforce wurden Inkonsistenzen und Fehler minimiert, wodurch die Daten zuverlässiger wurden.
Verbessertes Berichtswesen: Dank der bereinigten Daten konnten wir Berichte und Dashboards in Echtzeit erstellen, was Zeit bei der Berichterstellung sparte und bessere Einblicke ermöglichte.
Durchgängige Projektverfolgung: Der gesamte Prozess (von der Kundenanfrage bis zum Projektabschluss) findet nun an einer Stelle statt, was die Übersichtlichkeit verbessert und Fehler bei der Dateneingabe reduziert.
Umsetzbare Analysen: Wir sind nun in der Lage, wichtige Kennzahlen zu erfassen und zu analysieren, wie z. B.: Anzahl der Kundenanfragen aus allen Kanälen und Anzahl der laufenden Geschäfte, Umwandlung und unterzeichnete Verträge.

Alle diese Daten werden von den zuständigen Abteilungen (Vertrieb, Recht, Finanzen, Ressourcenmanagement) für fundierte Entscheidungen genutzt.

Inhaltsübersicht

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bis hin zu contact@innowise.com

Wie geht es weiter?

Sobald wir Ihre Anfrage erhalten und geprüft haben, melden wir uns bei Ihnen, klären erste Fragen und unterzeichnen bei Bedarf ein NDA, um die Vertraulichkeit zu gewährleisten.

Nach genauer Prüfung Ihrer Anforderungen, Bedürfnisse und Erwartungen wird unser Team einen Projektvorschlag mit Angaben zu Arbeitsumfang, Teamgröße, Zeitaufwand und Kosten erstellen.

Wir vereinbaren einen Termin, um das Angebot gemeinsam zu besprechen und alle Details festzulegen.

Abschließend unterzeichnen wir den Vertrag und starten umgehend mit der Umsetzung Ihres Projekts.