Déploiement de Salesforce et refonte des processus commerciaux de Innowise

Nous avons mis en œuvre Salesforce pour optimiser nos propres processus commerciaux internes, non seulement en migrant les données, mais aussi en réorganisant complètement les flux de travail pour les aligner sur les meilleures pratiques de Salesforce.

Des systèmes dispersés remplacés par un écosystème Salesforce

300+

Spécialistes intégrés à un processus commercial normalisé

Industrie Technologie et informatique

Salariés 3,500+ employés

Région Europe

Services Mise en œuvre de Salesforce Migration et intégration des données

Client depuis 2007

Vue d'ensemble du client

Résumé par l'IA

Innowise est une société mondiale d'externalisation IT spécialisée dans le développement de logiciels, l'externalisation IT et le conseil. Elle offre une expertise dans les solutions cloud, le big data, l'IA et l'automatisation, fournissant des solutions innovantes aux clients dans tous les secteurs.

Défi

Innowise utilisait un mélange de HubSpot CRM, Jira, des feuilles de calcul et des documents pour gérer les données. Avec la croissance rapide de l'entreprise, cette approche a conduit à des processus chaotiques, avec des informations dispersées à travers les systèmes et souvent dupliquées. Nous avions besoin d'une solution unifiée pour centraliser les données, standardiser les processus et fournir un accès sécurisé à toutes les équipes.

Systèmes internes désorganisés avec des données stockées dans HubSpot, Jira, des feuilles de calcul et des documents.
Manque de normalisation des processus opérationnels, entraînant un manque d'efficacité et une duplication de l'information.
Nécessité d'unifier les données et les processus dans un système centralisé pour faciliter la gestion et l'accès sécurisé.
Difficulté à gérer et à automatiser les flux de travail dans plusieurs départements.
Résistance au changement de la part des équipes habituées aux systèmes existants.
Équilibrer le coût d'une solution personnalisée par rapport à un système standard comme Salesforce.

Migration des données à partir de plusieurs systèmes (HubSpot, Jira, feuilles de calcul) tout en maintenant l'intégrité des données.
Garantir intégration harmonieuse de Salesforce avec d'autres outils internes tels que HRM, Jira, et systèmes de suivi du temps.
Personnaliser Salesforce pour l'adapter à Innowise des processus commerciaux uniques sans construire un système entièrement personnalisé.
Gérer la complexité des automatisation du flux de travail au sein de Salesforce pour répondre aux besoins uniques des entreprises.
Concevoir un système qui pourrait échelle au fur et à mesure de la croissance de l'entreprise, tout en étant suffisamment souple pour s'adapter aux changements futurs.

Solution

Pour relever ces défis, Innowise a fourni la solution par étapes.

Analyse initiale et planification

Au départ, l'entreprise utilisait un mélange de HubSpot CRM, Jira, feuilles de calcul, et documents pour stocker les données. Les processus étaient chaotiques et les informations étaient souvent dupliquées dans ces systèmes, ce qui entraînait des inefficacités. La croissance rapide de l'entreprise nécessitait un système unifié capable de centraliser les informations, de garantir un accès sécurisé et de rationaliser les processus. Au cours de cette phase, nous avons non seulement identifié les objectifs commerciaux et les principales exigences, mais nous nous sommes également concentrés sur les points suivants transformation du système et un stratégie de migration des données. L'objectif était de passer des outils existants à Salesforce sans perdre de données précieuses ni perturber la continuité des activités. Il s'agissait notamment de :

Évaluation des systèmes existants pour déterminer quelles données doivent être migrées, nettoyées ou archivées.
Création d'un plan de migration des données en utilisant le Data Loader de Salesforce et des scripts personnalisés pour garantir l'intégrité des données.
Fixer des objectifs de transformation pour aligner nos flux de travail sur les meilleures pratiques de Salesforce en matière d'automatisation et d'efficacité.
Équilibrer la personnalisation et le coût en choisissant entre des solutions personnalisées et les fonctionnalités prêtes à l'emploi de Salesforce pour maximiser la valeur.

Configuration de la plateforme Salesforce

Une fois que nous avons bien compris nos besoins, nous avons commencé à développer le système et à mettre en œuvre Salesforce avec notre équipe interne. Après avoir identifié les objectifs et les exigences de l'entreprise, nous avons commencé à configurer la plate-forme à l'aide de Composants standard de Salesforce pour répondre aux besoins spécifiques de Innowise. Il s'agissait notamment de mettre en place Sales Cloud et Experience Cloud pour soutenir les différentes fonctions de l'entreprise. Nous avons également configuré rôles des utilisateurs, autorisations, et les niveaux d'accès aux données afin de garantir la sécurité et la conformité dans l'ensemble de l'organisation. Parmi les principales activités, citons

Configuration des principaux modules de Salesforce comme Sales Cloud.
Définition des rôles et des autorisations des utilisateurs pour garantir la sécurité et la conformité des données.

Migration et intégration des données

La migration de données provenant de systèmes multiples a constitué un défi de taille, car les données étaient dispersées dans les différents systèmes de l'Union européenne. HubSpot, Jira, et divers documents. Notre priorité était de migrer les données les plus pertinentes dans Salesforce tout en veillant à ce qu'aucune donnée ne soit perdue ou corrompue. Nous avons relevé ce défi en :

Nettoyage les données existantes, en supprimant les doublons et en garantissant la cohérence entre les plateformes avant la migration.
Automatiser le processus de migration des données en utilisant Chargeur de données Salesforce et scripts apex personnalisés pour rationaliser le transfert.
Intégrer Salesforce à d'autres outils internes tels que HRM, Jira, et Suivi du temps afin d'assurer un flux de données sans faille.

Automatisation des processus d'entreprise

L'un des principaux objectifs de la mise en œuvre était d'automatiser les principaux processus opérationnels. Ce faisant, nous pouvions réduire les efforts manuels, améliorer la précision et veiller à ce que les tâches soient accomplies en temps voulu. Notre équipe a travaillé en étroite collaboration avec les chefs de service afin d'identifier les tâches répétitives et fastidieuses susceptibles d'être automatisées. Nous avons ensuite développé des flux de travail Salesforce, des déclencheurs Apex et l'automatisation de Salesforce Flow pour gérer les tâches les plus courantes. Parmi les actions clés, citons

Automatiser la capture des prospects à partir de sources multiples (saisie manuelle et intégration de sites web), ainsi que l'affectation des prospects par les responsables des ventes, les suivis automatisés, l'évaluation, la qualification et la validation afin de garantir une collecte de données complète et de haute qualité.
Mise en œuvre d'un processus personnalisé de conversion des prospects dans les entreprises, les contacts et les transactions.
Automatiser les notifications et les flux de collaboration, y compris des intégrations avec des outils de messagerie pour des mises à jour en temps réel.
Rationalisation de la gestion des transactions par le biais de déclencheurs automatisés lors des transitions entre les étapes clés, ce qui garantit que toutes les parties prenantes sont informées de manière cohérente.
Automatiser la création de projets et le suivi des livraisons déclenchée à la clôture de l'opération.
Mise en œuvre de flux de travail d'approbation pour le traitement des demandes, la validation des documents, la vérification des heures travaillées et d'autres processus internes.
Automatiser les flux de validation et d'approbation du suivi du temps pour améliorer la précision et le contrôle.
Permettre un flux de données automatisé entre l'exécution (projets, heures) et les processus financiers (facturation).
Personnalisation du processus de facturation pour répondre aux exigences du système gouvernemental et l'intégrer à des services externes.
Mise en place d'alertes, de rappels et de notifications d'état automatisés dans l'ensemble du système.

Personnalisation des modules Salesforce

Les modules prêts à l'emploi de Salesforce ne répondaient pas entièrement aux besoins spécifiques de Innowise, c'est pourquoi nous avons personnalisé la plate-forme pour qu'elle fonctionne pour nous. Nos développeurs Salesforce se sont vraiment plongés dans le système, l'adaptant à nos processus d'entreprise uniques. Nous avons veillé à ce que notre investissement soit le plus rentable possible, en trouvant des solutions économiques chaque fois que nous le pouvions. Lorsque nos processus ne correspondaient pas tout à fait à ce que proposait Salesforce, nous avons ajouté des composants et des flux de travail personnalisés pour combler les lacunes. Voici comment nous avons procédé :

Personnalisation rentable : Nous avons veillé à équilibrer le coût des le coût des fonctions personnalisées avec la valeur commerciale qu'elles apporteraient, en évitant les solutions des solutions trop compliquées lorsque des solutions plus simples fonctionnaient.
Flux de travail personnalisé pour la conclusion d'une affaire : Nous avons mis au point un processus spécial pour conclure des affaires en Fermé Gagné/Fermé Perdu des étapes. Cela nous a nous a permis de comprendre pourquoi nous perdions des marchés et de nous assurer que nous recueillions les les bonnes informations lors du lancement de nouveaux projets.
Règles de validation : Pour s'assurer que tout le monde saisit les bonnes données, nous avons mis en place des validations personnalisées données, nous avons mis en place des validations personnalisées qui garantissent la collecte d'informations clés, surtout au début d'un projet.
Objets et champs personnalisés : Nous avons créé des objets et des champs qui répondaient à nos besoins particuliers, comme planification des ressources, suivi des ventes, et l'engagement des clients.
Mise en page et rapports personnalisés : Nous avons conçu des mises en page et des des rapports qui facilitent le suivi des progrès et la maîtrise de la situation.
Tableaux de bord personnalisés : Nous avons créé des tableaux de bord pour donner à nos dirigeants des informations en temps réel sur les performances de l'entreprise. en temps réel les performances de l'entreprise, afin qu'ils puissent prendre rapidement des décisions éclairées.

Formation et adoption des utilisateurs

La formation était un élément essentiel pour garantir une adoption sans heurts par les utilisateurs. Nous avons veillé à ce que les employés soient bien préparés à utiliser efficacement Salesforce, ce qui était essentiel pour tirer pleinement parti du système. En complément des efforts de formation, nous nous sommes concentrés sur :

Ateliers pratiques pour différentes équipes, des ventes à la gestion de projet, afin d'assurer la compréhension de leurs fonctionnalités Salesforce respectives.
Créer des guides d'utilisation complets et des ressources, y compris un Base de connaissances Salesforce pour soutenir l'apprentissage continu.
Certifications : L'un des testeurs a complété le Administrateur Salesforce qui deviendra par la suite le Responsable de l'assistance, Il s'agit d'assurer un soutien continu à plus de 300 utilisateurs.

Soutien et optimisation après la mise en œuvre

Après la mise en œuvre réussie de Salesforce, notre travail ne s'est pas arrêté. Nous avons continué à surveiller les performances de la plate-forme et à recueillir les commentaires des utilisateurs afin d'apporter des améliorations continues. Notre équipe de soutien a assuré la maintenance continue du système, en résolvant tous les problèmes techniques et en veillant à ce que la plateforme reste optimisée. Cette phase comprenait

Rassembler régulièrement le retour d'information des utilisateurs d'identifier les points faibles et d'apporter des améliorations au système.
Extension des intégrations avec de nouveaux outils tels que plateformes de marketing, systèmes de paie, et les outils d'information du gouvernement (KSeF).
Mise au point des rapports et des tableaux de bord personnalisés pour améliorer la précision des données et les processus de prise de décision.

Ce projet ne consistait pas seulement à transférer des données dans Salesforce. Nous l'avons utilisé pour rassembler des processus dispersés, améliorer la qualité des données et créer un système unique qui soutient l'entreprise depuis la première demande du client jusqu'à la livraison du projet.

Igor Medyuha Chef de l'automatisationa

Technologies

Plate-forme Salesforce

Ventes Cloud, Expérience Cloud, Salesforce Flow, Apex, Lightning Aura, Lightning Web Components (LWC), Einstein Activity Capture, Platform Events

Intégrations

GRH, Jira, Google Workspace, outils de marketing (instantané), HubSpot, KSeF, systèmes de suivi du temps, robots internes/outils de recrutement, systèmes de paie, systèmes de recherche de Systèmes de recherche de génération de leads

Automatisation et flux de travail

Déclencheurs Apex, Salesforce Flow

Développement personnalisé et rapports

Apex, Lightning Web Components (LWC), Lightning Aura, Rapports et tableaux de bord, Types de rapports personnalisés

Intégration et migration des données

API REST, API Bulk, Scripts personnalisés (Apex)

Contrôle des versions et déploiement

Bitbucket, Bitbucket pipelines

Équipe

Le projet a démarré avec une équipe interne compacte : un chef de projet/analyste commercial et un développeur. Au fur et à mesure que le système s'est étendu à d'autres fonctions de l'entreprise et à d'autres groupes d'utilisateurs, nous avons renforcé l'équipe pour soutenir le développement continu, les tests, l'analyse et l'assistance aux utilisateurs.

Responsable technique

Développeurs

Analystes d'affaires

Chef de projet

Spécialistes QA

Administrateur certifié Salesforce

Résultats

Durée du projet

Août 2022 - en cours

Après la mise en œuvre de Salesforce, les choses se sont déroulées de manière beaucoup plus fluide chez Innowise. Grâce à la centralisation des données et à l'automatisation des processus clés, nous avons constaté de réelles améliorations en termes d'efficacité, de précision et de collaboration au sein de l'équipe.

Réduction du temps consacré aux tâches manuelles : L'automatisation a éliminé les tâches répétitives, permettant aux équipes de se concentrer sur des travaux plus stratégiques.
Amélioration de la précision des données : La migration des données dans Salesforce a permis de minimiser les incohérences et les erreurs, rendant ainsi les données plus fiables.
Amélioration des rapports : Les données propres nous ont permis de créer des rapports et des tableaux de bord en temps réel, ce qui a permis de gagner du temps sur la génération de rapports et de fournir de meilleures informations.
Suivi du projet de bout en bout : L'ensemble du processus (de la demande du client à l'achèvement du projet) se trouve désormais en un seul endroit, ce qui améliore la visibilité globale et réduit les erreurs de saisie des données.
Des analyses exploitables : Nous avons désormais la possibilité de collecter et d'analyser des indicateurs clés, tels que nombre de demandes de clients de tous les canaux et nombre d'opérations en cours, conversion et contrats signés.

Toutes ces données sont utilisées par les départements concernés (ventes, juridique, finances, gestion des ressources) pour prendre des décisions éclairées.

Table des matières

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