Le logiciel ERP pour les petites entreprises : comment le choisir, le comparer et le mettre en œuvre

La gestion financière regroupe, dans le module ERP, le grand livre, la comptabilité fournisseurs et clients, ainsi que le rapprochement bancaire. Elle permet également aux équipes financières de remonter à la source d'une vente, d'un achat ou d'un mouvement de stock.

La gestion des stocks permet de connaître les articles disponibles, leur emplacement de stockage et ceux qui ont déjà été affectés à des commandes. Elle permet également de suivre les lots ou les numéros de série et de gérer la valorisation des stocks. Les services commerciaux et achats utilisant les mêmes données de stock, la disponibilité est mise à jour au fur et à mesure que les commandes sont traitées ou que de nouvelles marchandises arrivent.

La gestion des commandes couvre l'ensemble du processus de vente, du devis initial à l'exécution de la commande et à la facturation. Une fois la commande acceptée, le système met à jour les besoins en stock et transmet les informations nécessaires à la comptabilité, ce qui vous évite de saisir plusieurs fois les mêmes données.

Le processus d'achat couvre toutes les étapes, de l'identification d'un besoin à la passation d'une commande auprès d'un fournisseur et à la réception des marchandises. Le module ERP associe chaque achat au stock ou à la dépense correspondante et transmet les informations financières au service comptable. Les fiches fournisseurs indiquent également ce qui a été acheté et auprès de quel fournisseur.

Le module CRM stocke les fiches clients et les activités commerciales parallèlement à vos opérations ERP. Les devis et les opportunités peuvent être transférés vers les commandes client sans qu'il soit nécessaire de saisir à nouveau les informations relatives au client ou à la commande. Certains modules ERP intègrent le module CRM, tandis que d’autres se connectent à un système CRM distinct ; la qualité du partage des données est donc tout aussi importante que les fonctionnalités elles-mêmes.

Le reporting s'appuie sur les données déjà collectées dans les modules Finance et Opérations. Les responsables peuvent suivre des indicateurs tels que le chiffre d'affaires, les niveaux de stock, les achats et l'état des commandes directement dans le module ERP, sans avoir à extraire des données de différentes applications. Les tableaux de bord Dash offrent un aperçu rapide des indicateurs les plus importants.

Les fonctionnalités de workflow permettent de gérer les étapes à suivre lorsqu'une transaction doit être vérifiée ou qu'un événement inhabituel se produit. Par exemple, un achat dépassant un certain montant peut nécessiter une validation avant d'être traité, et une expédition en retard peut déclencher une alerte. Ces règles s'avèrent particulièrement utiles à mesure qu'une petite entreprise se développe et que les validations informelles ne suffisent plus.

Pour les entreprises qui fabriquent des produits physiques, les fonctionnalités de fabrication établissent un lien entre la demande, la production et les matières premières. Elles permettent de gérer les nomenclatures, les ordres de fabrication, les encours de fabrication et les besoins en matières premières. Le module ERP compare les besoins de production aux stocks disponibles et aux entrées prévues, ce qui aide le service des achats à remédier aux pénuries avant qu’elles ne perturbent le planning de production.