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Las pequeñas empresas suelen empezar a plantearse la adopción de ERP cuando les lleva demasiado tiempo responder a las consultas cotidianas. Por ejemplo, es posible que alguien tenga que comprobar un pedido en un sistema y consultar el stock en otro antes de responder a un cliente. Es posible que el equipo de finanzas lo lleve todo en una hoja de cálculo independiente. Esta organización puede funcionar durante un tiempo, pero a medida que aumentan los pedidos, el equipo dedica más tiempo a resolver problemas y a cotejar registros entre diferentes herramientas.
A la hora de elegir el software ERP para una pequeña empresa, empieza por los procesos que generan trabajo adicional para tu equipo. Una empresa de servicios puede necesitar realizar un seguimiento de los costes de los proyectos y la facturación, mientras que un fabricante también puede necesitar herramientas para la planificación de materiales y la gestión de la producción.
En esta guía, te ayudaré a evaluar las opciones de ERP en función de tus procesos empresariales, a tener en cuenta los costes más allá de la cuota de suscripción y a planificar una implementación que tu equipo pueda gestionar.
El software ERP para pequeñas empresas es una plataforma integrada que reúne la contabilidad, el inventario, las ventas, las compras y los recursos humanos en un único sistema con una base de datos compartida. Los equipos trabajan con los mismos registros, por lo que el pedido de un cliente permanece vinculado al stock que consume y a la factura correspondiente. Los equipos de compras utilizan esa misma información para planificar los pedidos a los proveedores.
ERP y el software de contabilidad tienen algunas similitudes, pero cumplen funciones diferentes. El software de contabilidad se centra en el aspecto financiero de tu negocio, incluyendo facturas, recibos, pagos, taxes y asientos contables. Te ayuda a mantener la contabilidad en orden y a ver cuál es tu situación financiera.
ERP vincula tus registros financieros con las actividades que los generan. Por ejemplo, los pedidos modifican tus niveles de stock, la falta de existencias da lugar a nuevas compras, los envíos generan facturas y la producción consume materiales y actualiza el inventario.
Veamos cómo funciona esto con una venta. Con un software de contabilidad, es posible que crees la factura en una herramienta, mientras que el seguimiento del stock y el envío se realizan en aplicaciones o hojas de cálculo independientes. La factura muestra lo que el cliente debe, pero comprobar si su pedido se ha enviado puede suponer tener que preguntar a otra persona.
Con ERP, un pedido de venta confirmado puede reservar existencias para ese cliente. El envío y la factura permanecen vinculados a él, por lo que el departamento financiero puede comprobar el estado de la entrega sin tener que estar pidiendo información al almacén. El departamento de compras también puede utilizar los niveles de stock y la demanda de pedidos para ver qué hay que reponer. Cada equipo trabaja con la misma información a medida que avanza el pedido.
Si diriges una pequeña empresa de servicios con una facturación sencilla y poco o ningún inventario, es posible que un software de contabilidad sea todo lo que necesitas. Vale la pena plantearse el uso de ERP cuando los equipos necesitan la misma información, pero la guardan en sistemas distintos. Algunos indicios comunes son:
La mayoría de las plataformas ERP cumplen los mismos requisitos en cuanto a la lista de características. Lo que importa es cómo funciona cada proceso en la práctica y qué incluye la versión que estás barajando. A continuación, he resumido las funciones que suele encontrar en ERP para una pequeña empresa y lo que realmente hacen.
No hay ningún software ERP que se adapte igual de bien a todas las pequeñas empresas. Tu elección dependerá de hasta qué punto un sistema se ajuste a tu trabajo diario y de lo que tu equipo pueda, de forma realista, implementar y gestionar. A continuación, he resumido algunos de los mejores programas ERP para pequeñas empresas, indicando dónde encaja mejor cada uno y las limitaciones que conviene tener en cuenta antes de tomar una decisión.
Los productos o servicios que ofreces y la forma en que los prestas determinan lo que necesitas de una plataforma ERP. A continuación, he emparejado cuatro modelos de negocio con las características que debes buscar y las plataformas recomendadas de la lista anterior.
| Modelo de negocio | Capacidades prioritarias | Plataformas a tener en cuenta |
|---|---|---|
| Empresa de servicios (5-50 empleados) | Costes y rentabilidad de los proyectos; seguimiento del tiempo y los gastos; facturación; asignación de personal; reconocimiento de ingresos cuando sea necesario | Business Central; Odoo; Zoho Contabilidad con proyectos; NetSuite con funcionalidades de proyectos |
| Distribuidor mayorista | Inventario en todas las sedes; compras y reposición; precios específicos para cada cliente; operaciones de almacén; EDI cuando los socios comerciales lo requieran | Acumatica Edición para distribución; Business Central; SAP Business One; NetSuite |
| Minorista o vendedor de comercio electrónico | Conexiones con canales de venta e importación de pedidos; sincronización de existencias; devoluciones; conciliación de pagos; punto de venta para tiendas físicas | Odoo; Zoho: Libros contables con inventario para ventas en línea; Business Central; NetSuite |
| Pequeño fabricante | Listas de materiales; fases de producción y órdenes de fabricación; planificación de necesidades de material (MRP); informes de planta; cálculo de costes de producción | Business Central Premium; SAP Business One; Acumatica Edición para la industria manufacturera; Odoo Industria manufacturera |
Tu ERP debería ser compatible con las herramientas que ya utiliza tu empresa. Si no es así, es posible que tu equipo tenga que volver a introducir los pedidos online o comprobar manualmente las actualizaciones del almacén. Analizar esas conexiones antes de elegir una plataforma te ayuda a ver qué es lo que realmente debe incluir la implementación.
Empieza por comprobar si los conectores ya preparados cubren los datos y las acciones que necesitas. Algunos vienen incluidos con tu ERP, mientras que otros pueden suponer un coste adicional. El middleware puede ayudarte a traducir los datos entre sistemas. Si necesitas algo más específico, las integraciones de API personalizadas pueden cubrir esas carencias, pero recuerda presupuestar los costes de desarrollo y soporte.
Tus prioridades dependen de tu negocio. Por ejemplo, un vendedor online podría centrarse primero en sincronizar los pedidos y el stock, mientras que una empresa de servicios podría beneficiarse más de vincular las horas de proyecto aprobadas a la facturación. Pregúntate dónde los datos que faltan o se repiten suponen más trabajo extra para tu equipo.
Debes decidir qué sistema es la fuente de cada tipo de datos, como los precios o el stock. Si gestionas los precios de los productos en el ERP, por ejemplo, la integración puede enviarlos a tu tienda online. La frecuencia con la que se realiza ese intercambio determina la rapidez con la que un cambio de precio aparece en la página web. Además, decide quién supervisa las conexiones. Si las actualizaciones de existencias se detienen el viernes por la noche, tu tienda podría seguir vendiendo artículos que ya están agotados. Asegúrate de que las alertas de fallo se envíen a alguien que pueda solucionar el problema y recuperar las actualizaciones perdidas, e incluye esta responsabilidad en tu plan de implementación.
La tabla siguiente resume las integraciones más comunes y los flujos de datos típicos. Los campos exactos y las acciones disponibles dependen del conector y de la configuración.
| Integración | Datos en ERP | Datos extraídos de ERP | Proceso compatible |
|---|---|---|---|
| Comercio electrónico / plataformas de venta | Pedidos, datos de los clientes, datos de pago | Niveles de existencias, precios, estado de los envíos | Actualizaciones sobre la importación y la gestión de pedidos |
| CRM | Datos de los clientes, presupuestos, pedidos de venta | Facturas, estado de los pedidos, saldos de los clientes | Tramitación de pedidos a partir de presupuestos |
| Bancos y pasarelas de pago | Transacciones, liquidaciones, comisiones | Instrucciones de pago, cuando sea posible | Conciliación y tramitación de pagos |
| Sistemas de almacén / proveedores de servicios logísticos | Entradas de mercancías, preparaciones de pedidos y confirmaciones de envío | Pedidos, fichas de productos | Coordinación de almacenes y gestión de pedidos |
| Trading colabora con sus socios a través de EDI | Órdenes de compra de los clientes | Notificaciones previas de envío, facturas | Intercambio de pedidos y documentos |
| Sistemas de ejecución de la fabricación (MES) | Cantidades producidas, tiempo de mano de obra, desechos | Órdenes de fabricación, listas de materiales | Informes de producción |
| Inteligencia empresarial (BI) | Normalmente, ninguno para la presentación de informes | Datos financieros y operativos | Informes y paneles de control |
Durante el primer año, el coste de ERP para una pequeña empresa suele oscilar entre $10 000 y $150 000. Esto incluye las licencias y la configuración. La cantidad exacta depende del número de usuarios del sistema, de las herramientas con las que deba conectarse y del grado de personalización que necesite su empresa.
Los proveedores de ERP estructuran sus tarifas de licencia de forma diferente. Business Central y Odoo cobran por usuario, y la edición o el plan determinan qué funciones se incluyen. El coste depende del número de personas que necesiten acceso y de las tareas que deban realizar en el sistema.
Acumatica basa sus precios en las aplicaciones que elijas y en los recursos necesarios para respaldar tus operaciones. SAP Business One y NetSuite utilizan precios personalizados. La suscripción de NetSuite combina la plataforma principal con las licencias de usuario y cualquier módulo adicional.
A la hora de elaborar un presupuesto, un presupuesto detallado para la configuración propuesta resulta más útil que un precio general. Los precios regionales y las condiciones del contrato pueden afectar al importe que pagues. El presupuesto también debería explicar los costes de renovación, incluyendo qué ocurre cuando finaliza un descuento de lanzamiento.
La implementación es el trabajo necesario para que su ERP esté listo para el uso diario. La empresa encargada de la implementación del ERP configura procesos como la facturación y las compras, transfiere tus registros existentes, prueba el sistema y forma a tus empleados. Para una pequeña empresa, las estimaciones de implementación publicadas oscilan entre aproximadamente $25 000 y $150 000 o más, dependiendo del alcance del trabajo.
La preparación de sus datos puede suponer un trabajo adicional. Supongamos que un mismo cliente aparece en varias hojas de cálculo, cada una de las cuales muestra una dirección de facturación diferente. Alguien tiene que comprobar qué dirección es la correcta antes de importar el registro al ERP. Su presupuesto debería especificar si el proveedor se encarga de esa preparación o si espera que la realicen sus empleados.
Cada proyecto ERP tiene sus propias particularidades. Los módulos, las integraciones y los datos implicados pueden modificar el plan. Aun así, la mayoría de los proyectos para pequeñas empresas en los que trabaja el equipo Innowise siguen un proceso similar.
Nuestro equipo empieza por los problemas que debería resolver la versión ERP, como la lentitud en el cierre de fin de mes o la falta de fiabilidad de los datos de existencias. A continuación, decidimos qué incluir en la primera versión y dejamos los cambios menos urgentes para más adelante.
Nuestros expertos en ERP analizan los principales flujos de trabajo y colaboran contigo para decidir cómo deben funcionar en el nuevo sistema. Mantenemos lo que sigue funcionando y revisamos las soluciones provisionales o los procesos de aprobación que aportan poco valor.
Comparamos las opciones de ERP con sus requisitos y probamos los aspectos más importantes antes de la implementación. Una prueba de concepto puede resultar útil cuando no está claro si la solución se adapta a sus necesidades o cuando es necesario validar más a fondo un flujo de trabajo crítico.
Nuestro equipo configura el ERP siguiendo los procesos acordados y prepara los datos para la migración. Las migraciones de prueba nos ayudan a detectar duplicados, enlaces que faltan y otros problemas antes de la puesta en marcha.
Nuestros ingenieros conectan el ERP a los sistemas adyacentes y prueban los flujos de trabajo de extremo a extremo bajo cargas realistas. Validamos el rendimiento utilizando volúmenes de datos objetivo y simulamos fallos de sincronización para comprobar cómo se recupera el sistema.
Antes de la puesta en marcha, los equipos prueban primero las tareas operativas diarias, como la introducción de solicitudes de material y la aprobación de órdenes de compra. Resolvemos cualquier error funcional o problema de permisos que se detecte durante las pruebas y, a continuación, impartimos formación específica para cada puesto en el sistema validado.
Una vez que la versión ERP entre en funcionamiento, nuestros ingenieros supervisarán las primeras operaciones del sistema, resolverán los problemas de producción y prestarán asistencia a los equipos sobre el terreno. Las solicitudes de funciones menores y los ajustes no críticos se incluirán en una lista de tareas pendientes para futuras versiones previstas tras el lanzamiento.
Nuestro equipo empieza por los problemas que debería resolver la versión ERP, como la lentitud en el cierre de fin de mes o la falta de fiabilidad de los datos de existencias. A continuación, decidimos qué incluir en la primera versión y dejamos los cambios menos urgentes para más adelante.
Nuestros expertos en ERP analizan los principales flujos de trabajo y colaboran contigo para decidir cómo deben funcionar en el nuevo sistema. Mantenemos lo que sigue funcionando y revisamos las soluciones provisionales o los procesos de aprobación que aportan poco valor.
Comparamos las opciones de ERP con sus requisitos y probamos los aspectos más importantes antes de la implementación. Una prueba de concepto puede resultar útil cuando no está claro si la solución se adapta a sus necesidades o cuando es necesario validar más a fondo un flujo de trabajo crítico.
Nuestro equipo configura el ERP siguiendo los procesos acordados y prepara los datos para la migración. Las migraciones de prueba nos ayudan a detectar duplicados, enlaces que faltan y otros problemas antes de la puesta en marcha.
Nuestros ingenieros conectan el ERP a los sistemas adyacentes y prueban los flujos de trabajo de extremo a extremo bajo cargas realistas. Validamos el rendimiento utilizando volúmenes de datos objetivo y simulamos fallos de sincronización para comprobar cómo se recupera el sistema.
Antes de la puesta en marcha, los equipos prueban primero las tareas operativas diarias, como la introducción de solicitudes de material y la aprobación de órdenes de compra. Resolvemos cualquier error funcional o problema de permisos que se detecte durante las pruebas y, a continuación, impartimos formación específica para cada puesto en el sistema validado.
Una vez que la versión ERP entre en funcionamiento, nuestros ingenieros supervisarán las primeras operaciones del sistema, resolverán los problemas de producción y prestarán asistencia a los equipos sobre el terreno. Las solicitudes de funciones menores y los ajustes no críticos se incluirán en una lista de tareas pendientes para futuras versiones previstas tras el lanzamiento.
Opinión de un cliente
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Una demostración suele destacar los puntos fuertes de un sistema, así que no bases tu decisión únicamente en eso. Utiliza la lista de verificación que aparece a continuación con cada proveedor y socio de implementación que estés barajando, y pídeles que pongan a prueba tus flujos de trabajo y datos más importantes, en lugar de limitarse a mostrar ejemplos preparados de antemano.
Elige las tareas clave de las que depende tu empresa, como tramitar una devolución o facturar un proyecto. Pide al proveedor que te muestre cuáles funcionan con la configuración estándar y cuáles necesitan complementos o un desarrollo a medida.
Descubre cómo el ERP compartirá datos con los sistemas que tienes previsto conservar. Asegúrate de saber qué transfiere cada conexión y quién es el responsable si algo deja de funcionar.
Decide qué registros quieres trasladar, como las facturas pendientes de pago y los pedidos sin completar. Pregunta cómo se pueden exportar los registros y el historial de transacciones en un formato que puedas utilizar en otros sistemas.
Comparte tus previsiones de número de usuarios y volumen de transacciones para los próximos tres a cinco años. Pregunta qué implicaría, en cuanto a costes de licencia e implementación, la incorporación de otra sede o entidad jurídica.
Comprueba si puedes controlar quién modifica los datos bancarios de los proveedores y realizar un seguimiento posterior de dichos cambios. Revisa los informes de seguridad del servicio de alojamiento y busca certificaciones u otras pruebas que demuestren que cumple con los requisitos de tu sector.
Pide a alguien de tu equipo que intente realizar una tarea rutinaria tras la formación, siguiendo únicamente las instrucciones proporcionadas. Comprueba si es capaz de completarla sin necesitar ayuda en cada paso.
Solicita un presupuesto para un periodo de entre tres y cinco años que cubra tanto los costes iniciales como los recurrentes. Incluye el tiempo de tus empleados y comprueba qué trabajos o servicios no están incluidos en el presupuesto.
Pide a la empresa que te instale el ERP que te facilite referencias de empresas similares a la tuya. Habla con esos clientes sobre cualquier problema que hayan tenido durante la puesta en marcha y sobre la asistencia que recibieron posteriormente.
Identifica el requisito sobre el que tengas menos certeza. Antes de firmar, acuerda realizar una pequeña prueba basada en tu propio escenario y define qué debe demostrar el resultado.
Presta atención a las limitaciones en cuanto a los aumentos del precio de renovación, la titularidad de los datos y las condiciones y tasas de rescisión. El contrato también debe especificar el horario de asistencia técnica y los tiempos de respuesta.
La IA en ERP puede ayudar a un equipo pequeño a dedicar menos tiempo a tareas repetitivas. El procesamiento de facturas es un buen ejemplo. La IA puede extraer los datos de las facturas y sugerir coincidencias con órdenes de compra o recibos. A continuación, el contable comprueba los resultados, con menos datos que introducir manualmente.
La IA también puede señalar transacciones inusuales antes del cierre de mes o estimar la demanda a partir del historial de ventas. El contable revisa si un asiento señalado necesita corrección. En cuanto a las previsiones, el equipo también debe evaluar si los datos de ventas subyacentes son lo suficientemente fiables como para respaldar una decisión.
Las funciones de IA disponibles dependen de la edición y la configuración de ERP, y cuando la configuración estándar no es suficiente, los equipos de equipos de consultoría y desarrollo de IA de Innowise añaden las que faltan mediante una personalización de ERP impulsada por la IA. Los casos de uso que se muestran a continuación ilustran en qué aspectos la IA puede ayudar en el trabajo diario:
Con más de 19+ años de experiencia en desarrollo de software, Innowise cuenta con más de 3.500+ especialistas, entre los que se incluyen más de 300+ expertos en ERP. Hemos llevado a cabo más de 200+ proyectos de ERP, y 93% de nuestros clientes han vuelto para nuevas fases de implementación.
Como socio oficial de SAP, Microsoft y Odoo, trabajamos tanto con plataformas estándar de ERP como con arquitecturas personalizadas. Nuestros sistemas de gestión de la calidad y de la seguridad de la información cuentan con las certificaciones ISO 9001 e ISO/IEC 27001.
Cuando las plataformas listas para usar no dan la talla, nuestros equipos desarrollan módulos e integraciones a medida. Nuestra experiencia con proyectos de IA también nos ayuda a gestionar tareas ERP como el procesamiento de facturas y la previsión de la demanda.
Una larga lista de funciones puede hacer que casi cualquier pequeña empresa ERP parezca una buena opción. La verdadera prueba es lo que ocurre cuando se le aplican los casos más complicados de su propia empresa, ya sea un envío parcial, una discrepancia en el stock o un cierre de fin de mes que aún requiere el uso de Excel.
A continuación, analice qué se necesita para poner el sistema en funcionamiento. La migración de datos y el tiempo disponible de tu equipo pueden alterar el alcance del proyecto, y el coste a tres o cinco años vista suele acabar siendo muy superior al precio de la licencia.
Si quieres una segunda opinión sobre tu lista de candidatos preseleccionados, Innowise puede analizarla en función de tus procesos y señalar las deficiencias antes de que firmes.
El mejor software ERP para una pequeña empresa depende de cómo funcione la empresa y de qué procesos deba gestionar el sistema. Haz una selección de las plataformas que se adapten a tu modelo de negocio y, a continuación, prueba tus flujos de trabajo clave en la edición concreta que estés barajando. Innowise puede ayudarte a comparar esas opciones con tus requisitos.
No siempre. Si tu empresa tiene un sistema de facturación sencillo y solo hay unas pocas personas involucradas, un programa de contabilidad y algunas herramientas relacionadas podrían ser suficientes. Una pequeña empresa ERP tiene sentido cuando dedicas demasiado tiempo a la introducción repetitiva de datos, a la conciliación o a gestionar procesos inconexos.
De entre las opciones que figuran en esta guía, Odoo Community no conlleva ningún coste de licencia de software. No obstante, también debes tener en cuenta los costes de alojamiento, configuración y asistencia técnica, ya que el precio más bajo de la licencia no siempre implica el coste total más bajo. Nuestros asesores pueden ayudarte a comparar estos costes antes de que te decidas.
Los costes del primer año de ERP para una pequeña empresa pueden oscilar entre unos $10 000 y $150 000, incluyendo licencias e implementación. El importe final depende del alcance del proyecto y del volumen de trabajo necesario para preparar el sistema para su puesta en marcha. En Innowise, analizamos sus procesos y sistemas actuales para estimar el esfuerzo de implementación y el coste probable.
La implementación de un ERP en una pequeña empresa puede llevar unos meses, mientras que los proyectos más complejos pueden prolongarse hasta casi un año. El plazo puede alargarse cuando el proyecto implica una preparación de datos considerable, integraciones o requisitos de fabricación.
Business Central Premium, SAP Business One, Acumatica Manufacturing y Odoo Manufacturing son excelentes opciones de ERP para pequeñas empresas manufactureras. A la hora de comparar programas ERP para las necesidades de las pequeñas empresas manufactureras, fíjate en cómo gestiona cada sistema la planificación de la producción, los materiales y el cálculo de costes, así como en qué funciones de fabricación se incluyen en la edición cuyo precio estás consultando.
El MRP ayuda a planificar qué materiales hay que comprar o fabricar, qué cantidad se necesita y cuándo son necesarios para la producción. ERP gestiona una amplia gama de tareas empresariales, como las finanzas, las compras, las ventas y el inventario. Por lo general, el software ERP para pequeñas empresas manufactureras incluye el MRP como una de sus funciones.
El modelo Cloud y el ERP suelen suponer menos infraestructura que gestionar para una pequeña empresa, ya que es el proveedor o el proveedor de alojamiento quien se encarga de gestionar el sistema. La versión local de ERP ofrece a la empresa un mayor control sobre dónde se ejecuta el sistema, pero también conlleva una mayor responsabilidad en cuanto a su mantenimiento. La opción más adecuada depende de la configuración y los requisitos de su IT.
Ninguna de las dos opciones es automáticamente mejor. Los sistemas ERP listos para usar funcionan bien si sus características estándar se ajustan a las necesidades de tu empresa. Si tus procesos principales requieren cambios importantes para adaptarse a un producto ya existente, un sistema ERP a medida podría ser una mejor opción.
Las integraciones que necesitas dependen de dónde proceden los datos de tu empresa y adónde deben enviarse. Muchas empresas conectan su ERP a plataformas de comercio electrónico, sistemas CRM, bancos o software de gestión de almacenes. Innowise puede revisar tu configuración actual y ayudarte a determinar qué integraciones necesita tu ERP antes de que comience la implementación.
Sí, puede hacerlo, sobre todo reduciendo las tareas repetitivas o señalando los elementos que requieren la atención de un empleado. Entre sus usos más habituales se incluyen el registro de facturas, la previsión de la demanda, la comprobación de transacciones y la elaboración de informes en lenguaje natural. Las funciones de las que dispongas dependerán del sistema ERP para pequeñas empresas que elijas y de su edición.
En primer lugar, establecemos una referencia previa a la implementación, utilizando los indicadores de negocio que el ERP debería mejorar, como el tiempo de cierre de fin de mes o el esfuerzo dedicado a la tramitación de pedidos. Tras la puesta en marcha, hacemos un seguimiento de las mismas cifras, convertimos las mejoras en valor monetario y las comparamos con el coste total del sistema, incluyendo la implementación y el tiempo dedicado por vuestro equipo.
