ERP para organizaciones sin ánimo de lucro: características, ventajas e implementación

Comprueba que las funciones de contabilidad de fondos, seguimiento de subvenciones, contabilidad de donaciones comprometidas, asignación funcional de gastos y presentación de informes sobre activos netos funcionen de forma inmediata, sin necesidad de recurrir a hojas de cálculo. Al comparar programas de ERP para organizaciones sin ánimo de lucro, pide a cada proveedor que te explique paso a paso cómo se registra, se gasta y se contabiliza una donación con restricciones.

Enumera a quién debes informar y sobre qué: financiadores, auditores, organismos reguladores y el consejo de administración. Incluye el formulario 990 o su equivalente local, los informes de subvenciones específicos de cada financiador, la documentación que acredite el cumplimiento de los requisitos de auditoría federales si superas el umbral aplicable, y los paneles de control para el consejo de administración. Analiza tus propios procesos, como las aprobaciones, la incorporación de voluntarios y la admisión en los programas, para que las deficiencias salgan a la luz antes de firmar.

La mayoría de las organizaciones sin ánimo de lucro ya utilizan una base de datos de donantes, formularios de donación en línea, proveedores de pagos, un sistema de nóminas y una herramienta de gestión de casos o programas. Busca conectores preconfigurados y API abiertas, y pregunta quién desarrolla y mantiene el resto. Las integraciones deficientes obligan al personal a introducir los mismos datos manualmente, que es precisamente el problema que el ERP se propuso resolver.

Cada organización sin ánimo de lucro tiene sus propias estructuras de fondos, cadenas de aprobación y formatos de informes. Averigua cuáles de ellos se pueden configurar y cuáles requieren programación, y qué ocurre con los trabajos personalizados durante las actualizaciones de versión.

Un ERP sin ánimo de lucro almacena los datos de contacto de los donantes, los datos de pago, los expedientes de los empleados y, en ocasiones, información sobre beneficiarios vulnerables. Comprueba el acceso basado en roles, el cifrado en tránsito y en reposo, los registros de auditoría, el inicio de sesión único y la autenticación multifactorial. Comprueba qué requisitos de protección de datos y seguridad se aplican a tu organización, incluidos el RGPD y la norma PCI DSS, cuando sea pertinente.

Cloud, las instalaciones locales y las configuraciones híbridas se adaptan cada una a casos diferentes. Cloud reduce la necesidad de servidores internos y puede facilitar el acceso al sistema a los equipos remotos y a los voluntarios. El alojamiento local o en una nube privada puede ser preferible o necesario debido a los requisitos de residencia de los datos o a las políticas de privacidad de los donantes, por lo que conviene comprobar dónde se almacenan los datos.

Planifica la estructura que esperas tener dentro de cinco años, con más usuarios, subvenciones, entidades y divisas. Pregunta cómo varían las licencias y el rendimiento a medida que aumenta el volumen de transacciones, y si es posible añadir módulos sin necesidad de una nueva implementación.

Solicita referencias de organizaciones sin ánimo de lucro de tamaño similar, un plan de implementación por escrito que abarque la migración de datos y la formación, así como detalles sobre la asistencia tras la puesta en marcha: tiempos de respuesta, idiomas y zonas horarias. Planifica por separado la migración del historial de donaciones y de las subvenciones en curso.

Compara el coste total a lo largo de un periodo de tres a cinco años: licencias o suscripciones, implementación, complementos, integraciones, formación y asistencia técnica. Infórmate sobre los programas para organizaciones sin ánimo de lucro, como los precios especiales de Microsoft para este tipo de entidades o el programa «Social Impact» de NetSuite, ya que pueden suponer una diferencia significativa en el coste total. Confirma los requisitos de acceso, las condiciones de renovación y qué ocurre con el descuento si la organización crece.

Es posible que los voluntarios, el personal de los programas y los miembros de la junta directiva que no sean contables tengan que utilizar algunas funciones del sistema. Prueba las pantallas que verán, comprueba el acceso desde dispositivos móviles y calcula las horas de formación necesarias. Un sistema que guste al departamento de finanzas pero que los equipos de los programas eviten utilizar puede hacer que el personal vuelva a recurrir a las hojas de cálculo.

Busca un proveedor o socio de implementación que cuente en su cartera con proyectos para organizaciones sin ánimo de lucro, consultores certificados y un modelo de asistencia a largo plazo. Habla con dos o tres clientes de tamaño similar y pregúntales qué cambiarían de su implementación.