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Innowise ha implementato Odoo 17 Enterprise per IS Engineering come un unico HR, acquisti, produzione, finanza, assistenza, risorse umane e reportistica.
operazioni sotto un unico ERP
dalla produzione alla finanza
Il cliente è IS Engineering Monforts Walzentechnik, un'azienda leader nella tecnologia delle spazzole di precisione. Con oltre 60 anni di innovazione e maestria, l'azienda progetta e produce a mano rulli a spazzola ad alte prestazioni per settori quali vetro, tessile, stampa, alimentare, lavorazione del legno, pavimenti e acciaio. Conosciuta per l'eccellenza ingegneristica e la collaborazione diretta con i clienti, Monforts garantisce che ogni soluzione, che si tratti di un singolo prototipo o di una linea di produzione completa, soddisfi i requisiti industriali più esigenti.
Consideriamo Innowise un partner commerciale fidato e altamente qualificato che ha svolto un ruolo cruciale nell'esecuzione di successo del nostro progetto. Il loro team ha dimostrato un'affidabilità senza pari e un'eccezionale competenza tecnica, assicurando che le fasi di migrazione e di iper-cura venissero eseguite senza soluzione di continuità, con il risultato di un'implementazione di Odoo rapida e senza problemi.
IS Engineering Monforts Walzentechnik costruiva spazzole a rullo personalizzate da decenni, ma i processi interni non erano al passo con la complessità della produzione moderna. Ogni ordine veniva fatto su specifiche, il che significava che i team di vendita, acquisto e produzione dovevano coordinarsi strettamente solo per mantenere le cose in movimento. I preventivi, i tempi di consegna e la programmazione erano gestiti in modo frammentario, creando attriti e pressioni inutili.
La spedizione ha aggiunto le sue complicazioni. Per ogni ordine era necessario calcolare le dimensioni della cassa, il peso e il prezzo utilizzando formule standard. L'operazione manuale lasciava spazio a incongruenze che spesso causavano costi aggiuntivi e ritardi.
I processi di assistenza clienti erano altrettanto frammentati. Un singolo reclamo poteva coinvolgere la creazione di ticket, l'ispezione, i potenziali resi, la rilavorazione in produzione e l'emissione di crediti. Ma senza un flusso di lavoro centrale, era difficile tenere traccia dei progressi e risolvere rapidamente i problemi.
Le operazioni finanziarie erano sotto pressione. La contabilità risiedeva in DATEV, mentre gli ordini, le consegne e le fatture venivano preparati manualmente in strumenti separati. Questa configurazione portava a frequenti errori: aliquote fiscali errate, prezzi calcolati male e documenti mancanti. L'inventario non era collegato alla finanza, quindi i livelli delle scorte erano inaffidabili e i costi ne risentivano.
La governance dei dati era un altro punto critico. I team avevano bisogno di modelli di prodotto standardizzati, elenchi predefiniti e controlli di accesso a livello di campo per ridurre gli errori di inserimento manuale e mantenere i dati critici coerenti tra i vari reparti.
Da un punto di vista tecnico, la soluzione doveva essere eseguita su Odoo.sh con ambienti di sviluppo, staging e produzione separati per garantire test sicuri e rilasci senza problemi.
Il sistema doveva inoltre unificare un'ampia serie di applicazioni (Vendite, CRM, Acquisti, Inventario, Produzione, Contabilità, Qualità e Officina) insieme a estensioni personalizzate come un calcolatore di casse, un calcolatore di prezzi di vendita e l'automazione della data di consegna prevista.
La parte produttiva aveva requisiti molto specifici. Il sistema doveva supportare distinte base accurate, tracciamento degli ordini di lavoro, registrazione dei tempi e statistiche sulle prestazioni a livello di officina. I controlli di qualità dovevano essere perfettamente integrati nel flusso di produzione. Per evitare ritardi e carenze di materiale, la soluzione doveva anche consentire il rifornimento automatico attraverso un mix di regole di riordino e percorsi make-to-order, senza introdurre nuovi colli di bottiglia.
Il nostro team ha iniziato definendo le caratteristiche del nuovo ERP. L'ambito comprendeva i moduli principali di Odoo per le vendite, il CRM, gli acquisti, l'inventario, la produzione, la contabilità, il controllo qualità, l'produzione e la manutenzione, oltre a strumenti di supporto come la gestione dei documenti e la codifica a barre. Fin dal primo giorno abbiamo elencato anche le funzionalità personalizzate di cui il cliente aveva bisogno, come il calcolatore di casse, il calcolatore dei prezzi di vendita, l'automazione della data di consegna prevista e gli strumenti di ricerca.
Abbiamo concordato una configurazione di distribuzione utilizzando Odoo.sh con tre ambienti: sviluppo, staging (UAT) e produzione. Questa struttura ci ha fornito un modo sicuro per testare le nuove funzionalità in condizioni vicine a quelle reali prima di distribuirle.
Per mantenere l'affidabilità dei dati, il piano prevedeva modelli di prodotto standardizzati, elenchi predefiniti e visibilità dei campi basata sui ruoli. Le dimensioni delle casse di spedizione, il peso e i prezzi erano legati a formule fisse, in modo che ogni ordine seguisse le stesse regole di calcolo.
I nostri esperti hanno costruito la soluzione su Odoo.sh con ambienti di sviluppo, staging (UAT) e produzione separati. Questa configurazione consente al team di progetto di convalidare ogni release in condizioni vicine a quelle reali prima di distribuirla in produzione.
Il design collega le operazioni principali in un unico ecosistema. Le vendite e il CRM gestiscono i preventivi e gli ordini di vendita. Inventario, Acquisti e Produzione gestiscono distinte base, ordini di lavoro, percorsi make-to-order, tempi di consegna e regole di riordino. In produzione , Qualità, Manutenzione, Codici a barre e Documenti supportano la tracciabilità, l'esecuzione e la registrazione.
Per soddisfare le esigenze specifiche dell'azienda, i nostri sviluppatori hanno aggiunto le estensioni documentate nell'ambito: un calcolatore di casse, un calcolatore di prezzi di vendita, l'automazione della data di consegna prevista e strumenti di ricerca.
Per gli output finanziari, il team ha configurato modelli di fattura multilingue con un codice QR e ha impostato l'esportazione mensile DATEV e il flusso di riconciliazione EBICS come specificato.
La coerenza dei dati è un elemento che attraversa tutto il progetto. I modelli di prodotto standardizzati, gli elenchi predefiniti e le regole di visibilità dei campi mantengono i record accurati e proteggono gli attributi sensibili, mentre le formule di cassa documentate assicurano dimensioni, pesi e prezzi coerenti.
Il nostro team ha messo a punto un processo di vendita che unisce tutte le fasi, dalla creazione del lead alla fatturazione. I contatti si trasformano in opportunità, per poi confluire in preventivi e ordini di vendita confermati. Gli Ingegneri possono allegare disegni, tenere traccia del tempo e configurare le spazzole direttamente nel sistema. Ogni preventivo attiva automaticamente gli ordini di produzione o di acquisto, le consegne e le fatture, eliminando le fasi manuali.
Per i distributori, il sistema applica automaticamente listini prezzi scontati. Gli agenti possono inviare mailing di massa a lead o clienti selezionati con pochi clic. Un record del cliente contiene tutte le interazioni e i documenti in un unico posto, in modo che il team di vendita abbia sempre a portata di mano la storia completa.
Estensioni personalizzate come il calcolatore di casse, il calcolatore dei prezzi di vendita e l'automazione della data di consegna prevista mantengono i preventivi coerenti e precisi. Gli strumenti di ricerca integrati e i modelli di e-mail velocizzano il lavoro quotidiano, in modo che gli addetti alle vendite dedichino meno tempo alle pratiche e più alla chiusura degli affari.
I nostri esperti hanno unificato acquisti e inventario, in modo che i materiali si muovano senza interruzioni. Gli ordini di acquisto seguono ora un percorso chiaro, dalle RFQ e dagli ordini globali alle approvazioni, alle ricevute, alle fatture e ai pagamenti. I costi si aggiornano automaticamente, in modo da mantenere allineati gli acquisti e la contabilità.
Il sistema gestisce le regole di riordino e i percorsi "make-to-order". Quando le scorte si esauriscono o arriva un ordine di vendita, le bozze dei PO vengono generate in tempo. Gli acquirenti possono anche inviare più RFQ a diversi fornitori in un'unica fase, facilitando il confronto delle offerte e la scelta del miglior affare.
Dal punto di vista dell'inventario, ogni operazione, come incassi, consegne, trasferimenti interni, resi e rettifiche, è coperta. I promemoria automatici aiutano il personale a gestire le scadenze, mentre i numeri di lotto e di serie tracciano ogni prodotto con una tracciabilità completa. I tempi di consegna sono trasparenti in ogni fase, che si tratti di consegna da parte del fornitore, preparazione della produzione o spedizione finale.
Gli elenchi e i modelli predefiniti riducono gli errori di inserimento dei dati e mantengono i record coerenti tra i processi di acquisto e di magazzino. I manager vedono tutto in un unico posto grazie a dashboard e report che combinano costi, prestazioni dei fornitori e movimenti di magazzino.
La produzione è stata una delle priorità del progetto. Il nostro team ha progettato il flusso in base a distinte base accurate e ordini di produzione strutturati, garantendo che ogni prodotto segua un percorso definito dall'inizio alla fine. Gli ordini di lavoro ora tengono traccia di ogni operazione in produzione , legata direttamente ai componenti, ai controlli di qualità e alle convalide.
Gli operatori registrano i tempi per ogni operazione, fornendo ai manager informazioni precise sui costi della manodopera e sull'efficienza della produzione. Il sistema tiene automaticamente traccia dei segnali di performance, come operazioni di ritorno, ritardi e rallentamenti, fornendo ai dirigenti una visione in tempo reale della produttività e dei colli di bottiglia.
I cruscotti riuniscono tutto questo. Da un'unica schermata, i supervisori possono vedere quali ordini sono in regola, quali centri di lavoro stanno andando a rilento e dove è necessario spostare le risorse. Questa visibilità rende la pianificazione più accurata e mantiene la produzione in funzione senza costose sorprese.
Il servizio clienti era un'altra area in cui IS Engineering aveva bisogno di maggiore struttura. Il nostro team ha creato un processo di reclamo all'interno di Odoo, dalla creazione del ticket all'ispezione, alla valutazione, alla restituzione della spazzola e all'emissione della nota di credito. Ogni fase viene ora eseguita in un unico sistema, riducendo i ritardi e mantenendo la piena tracciabilità di ogni caso.
Quando un problema richiede un supporto alla produzione, il flusso di lavoro si collega direttamente agli ordini di produzione. In questo modo, le spazzole di ricambio o le parti riparate possono essere prodotte e consegnate senza che i team debbano fare avanti e indietro manualmente.
Per i partner di servizi in outsourcing, il sistema genera le fatture dei fornitori e tiene traccia dei pagamenti in modo automatico, riducendo il lavoro amministrativo e garantendo una registrazione accurata dei costi.
Inoltre, ogni reclamo e interazione con l'assistenza viene registrato in un apposito registro. I manager possono vedere quanti casi sono stati sollevati, quanto velocemente sono stati risolti e quali schemi emergono tra i vari prodotti o clienti. Questa visibilità li aiuta a individuare le cause principali, invece di affrontare i problemi uno per uno.
La gestione dei prodotti a ISE va oltre i semplici elenchi di articoli. I pennelli, i componenti, le casse e i servizi hanno ciascuno una propria logica, quindi abbiamo creato dei modelli dedicati che catturano ogni dettaglio in anticipo.
Tutte le categorie confluiscono in statistiche in tempo reale. Le vendite, gli acquisti, i volumi di produzione, i livelli delle scorte e le previsioni sono visibili a colpo d'occhio, fornendo ai manager informazioni dettagliate e di ampio respiro per guidare le decisioni.
I nostri esperti hanno ampliato Odoo con un modulo HR completo, dando a ISE un controllo strutturato e centralizzato sulla sua forza lavoro.
Il risultato è un'unica fonte di verità per le risorse umane, un'elaborazione accurata delle buste paga e una visibilità completa della forza lavoro, perfettamente integrata con la stessa piattaforma ERP che guida le operazioni di ISE.
I nostri esperti hanno configurato Odoo per semplificare le attività contabili quotidiane e garantire la conformità. Le fatture vengono eseguite in più lingue e utilizzano modelli personalizzati con codici QR per pagamenti rapidi e senza errori. Ciascun record registra l'emittente, il destinatario, i dettagli della consegna, gli ID fiscali e i termini di pagamento, creando una traccia di controllo pulita.
Per garantire la conformità e l'automazione, il sistema si collega direttamente a DATEV ed EBICS. Un'esportazione mensile di DATEV fornisce le voci contabili, i dati dei clienti, dei fornitori e dei dipendenti nell'esatto formato richiesto dal software fiscale. EBICS importa in modo sicuro gli estratti conto bancari e li riconcilia automaticamente con i registri di Odoo, risparmiando tempo e riducendo gli errori.
Odoo gestisce ora l'intero ciclo di vita dei beni di ISE. Ogni record include il valore di acquisizione, il metodo di ammortamento, i conti, il valore residuo e i dettagli del custode, collegati direttamente ai record dei dipendenti, per garantire la piena responsabilità.
I flussi di sollecito di pagamento mantengono i crediti in orario, riducendo i follow-up manuali. Per proteggere l'accuratezza storica, decenni di dati finanziari, compresi clienti, fornitori, inventario, prodotti, distinte base e ordini, sono stati migrati nel database di Odoo con controlli di convalida per garantire la coerenza.
Abbiamo impostato il progetto su Odoo.sh con tre ambienti: sviluppo, staging e produzione. Gli sviluppatori lavoravano in una sandbox, mentre lo staging rispecchiava la produzione per i test di accettazione degli utenti. Questa configurazione ha permesso di tenere separati gli esperimenti, di rendere sicuri i test e di ridurre il rischio di problemi al momento del lancio.
Il rollout ha seguito cicli agili. Ogni ciclo si è concentrato su un obiettivo, come i flussi di vendita, i calcoli delle casse, le esportazioni finanziarie o il monitoraggio della produzione. Alla fine di ogni ciclo, abbiamo mostrato i risultati in fase di allestimento, raccolto feedback e perfezionato le funzionalità prima di trasferirle in produzione.
Dopo il lancio, il nostro team ha fornito una fase di iper-cura con un supporto dedicato per risolvere rapidamente i problemi. Una volta stabilizzato il sistema, siamo passati alla manutenzione e all'ottimizzazione continua, in modo che IS Engineering potesse continuare a migliorare i propri processi senza interruzioni.
Il nostro obiettivo era quello di fornire a IS Engineering un sistema su cui poter contare, dalle vendite all'produzione. Lo abbiamo costruito con flussi di lavoro chiari, tracciamento in tempo reale, integrazioni finanziarie e operazioni di lavoro automatizzate per ottimizzare i loro processi. Forniamo inoltre un'assistenza continua con l'introduzione di nuovi moduli, tra cui la contabilità, i permessi e le presenze.
Odoo 17 Enterprise
Python
Client Web di Odoo
JavaScript
XML
PostgreSQL
DATEV export (CSV)
EBICS
Git
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Il nuovo sistema Odoo gestisce ora le operazioni di IS Engineering da cima a fondo, dalle vendite alla finanza, in un'unica piattaforma unificata. I team non passano più da fogli di calcolo, strumenti tradizionali e calcoli manuali, perché ogni processo è collegato e coerente.
I cicli di vendita sono più rapidi e affidabili. I preventivi vengono estratti direttamente dalle casse e dai calcolatori di prezzo e le date di consegna vengono generate automaticamente. Gli ordini confluiscono nella produzione con ordini di lavoro collegati, tracciamento dei tempi e controlli di qualità, garantendo precisione e tracciabilità.
La finanza funziona con la stessa precisione. Le esportazioni mensili di DATEV e la riconciliazione con EBICS garantiscono la conformità e riducono l'impegno contabile. I manager vedono i dati in tempo reale su vendite, costi e prestazioni di produzione in dashboard, in modo che le decisioni avvengano rapidamente e siano basate sui fatti.
Grazie alla sincronizzazione dei dati e alla standardizzazione dei flussi di lavoro tra i vari reparti, IS Engineering ha ridotto i costi amministrativi e ha ottenuto una piattaforma che supporta la crescita senza aggiungere complessità.
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