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De acordo com a Linnworks, 45% dos retalhistas de comércio eletrónico do Reino Unido e 47% dos seus homólogos norte-americanos utilizam folhas de cálculo para a previsão de inventário. Esta opção funciona até… a empresa deixar de ser uma pequena ou média empresa e os volumes de encomendas, os canais de vendas e as localizações dos armazéns aumentarem.
Talvez já tenhas chegado a este ponto, ou ele esteja prestes a chegar: uma calculadora de portes independente, o QuickBooks ou outra solução de software de contabilidade que ainda exija trabalho manual, alguns plugins para o Shopify ou o WooCommerce relacionados com pontos de fidelidade, gestão de subscrições ou logística com vários armazéns, deixam de fazer sentido.
Estas ferramentas podem ter funcionado quando o volume de encomendas era baixo. Mas quando se introduz um segundo canal de vendas, outro armazém ou até mesmo um negócio grossista a par da loja habitual, a abordagem atual deixa de funcionar. Os níveis de stock já não coincidem entre as diferentes aplicações. Um artigo está esgotado na Amazon, mas continua disponível no site. O mês só é encerrado depois do prazo, porque as receitas têm de ser consolidadas manualmente a partir de três fontes diferentes. O apoio ao cliente não consegue aceder às informações do histórico de encomendas sem ter de alternar entre aplicações durante uma chamada com o cliente.
Não estou a dizer que isto se deva ao facto de alguma ferramenta ser inadequada. É o resultado inevitável do rápido crescimento, aliado aos sistemas fragmentados que existem para o gerir. Software ERP para comércio eletrónico consolida as informações relativas ao inventário, às encomendas, às finanças e aos clientes numa única fonte de referência. Parece muito mais prático, não é?
Neste artigo, vou explicar como avaliar soluções de ERP e partilhar uma lista das O melhor ERP para empresas de comércio eletrónico.
O ERP elimina os obstáculos que podem atrasar os processos relacionados com as vendas, o processamento de encomendas e a contabilidade. Vamos analisar mais detalhadamente quais os benefícios que pode esperar ao adotar um sistema ERP.
Os vendedores, os funcionários do armazém e as equipas financeiras têm todos acesso aos números exatos do stock em qualquer momento. Isto ajuda a reduzir dois erros frequentes relacionados com o stock: a venda de artigos que já não estão em stock e a imobilização de demasiado capital em stock não vendido.
Para um sistema ERP, não importa de que canal provém uma encomenda. Um sistema ERP coloca cada encomenda numa única fila de processamento, valida-a e encaminha-a automaticamente para o processamento de encomendas. Menos intervenções manuais significam menos artigos enviados incorretamente, menos erros de preço e um tempo mais curto entre o momento em que a “encomenda é efetuada” e o momento em que a “encomenda é enviada”.”
Os dados relativos às receitas, ao custo das mercadorias vendidas, aos reembolsos e às comissões dos canais são introduzidos à medida que as transações ocorrem, pelo que o encerramento do mês já não depende da recolha de dados em vários sistemas. É possível verificar as margens por produto, canal ou região com apenas alguns cliques.
As suas equipas de apoio ao cliente e de vendas podem consultar o estado das encomendas, o histórico de envios e a disponibilidade de stock num único ecrã do ERP. Isto ajuda-as a responder às questões logo no primeiro contacto, em vez de terem de as encaminhar para um nível superior ou de terem de pesquisar fora do sistema.
Se vender através de um site, de plataformas de comércio eletrónico e de lojas físicas, terá de gerir diferentes requisitos em matéria de preços, impostos e processamento de encomendas. Um ERP centraliza essas regras e transmite dados consistentes sobre produtos, preços e stock a todos os canais, pelo que as promoções ou atualizações de inventário só precisam de ser feitas uma vez.
As plataformas ERP são concebidas para gerir volumes crescentes de encomendas, um maior número de utilizadores e novas unidades de negócio, sem que seja necessária uma reformulação completa do modo de funcionamento da empresa. A sua empresa conta com um bom apoio durante um pico de procura, o lançamento num novo mercado ou a criação de um segundo armazém.
Não basta escolher qualquer solução de ERP e esperar que funcione para si. As suas funcionalidades têm de corresponder às necessidades do seu negócio, para que possa obter os benefícios que espera. Preparei uma lista das funcionalidades essenciais a ter em conta ao escolher o o melhor ERP para uma empresa de comércio eletrónico.
Quando ninguém sinaliza atempadamente uma falta de stock durante um período de vendas intenso ou uma acumulação de stock ocioso, o seu negócio de comércio eletrónico está a carecer de uma capacidade importante de gestão de stock. Procure contar com contagens de stock em tempo real em todos os armazéns e canais de vendas, pontos de reabastecimento automáticos e previsão da procura com base em dados históricos de vendas.
Dispõe de um sistema único para acompanhar cada encomenda, desde o momento em que é adicionada ao carrinho até chegar ao cliente. Este sistema reúne encomendas provenientes de vários canais de vendas e permite a validação de encomendas, o envio fraccionado, a gestão de encomendas em espera e até mesmo o tratamento de devoluções.
Para as empresas que gerem o seu próprio armazém, esta funcionalidade ajuda a evitar erros de separação e embalagem à medida que o volume de encomendas aumenta. Certifique-se de que o seu sistema ERP suporta a separação e embalagem com base em códigos de barras ou RFID, o acompanhamento da localização ao nível das caixas e a integração com prestadores de serviços logísticos externos ou equipas internas de processamento de encomendas.
Esta funcionalidade abrange o livro-razão, as contas a pagar e a receber, as transações multimoeda e a reconciliação automatizada de vendas, pagamentos e reembolsos. Para um negócio de comércio eletrónico, recomendo também que se procurem funcionalidades como a dedução de comissões de marketplaces e o cálculo da margem por canal.
Um sistema ERP mantém um registo único do cliente que integra o histórico de encomendas, as interações com o serviço de apoio ao cliente e as ações de marketing, independentemente da sua origem. Isto permite ofertas mais personalizadas, programas de recompensas e conversas informadas sobre o serviço.
A criação de ordens de compra está diretamente ligada aos níveis de stock, ao desempenho dos fornecedores e ao histórico de comunicações com os fornecedores no seu ERP. Se lida com vários fornecedores ou fabricantes, esta ligação facilita a gestão da informação num único sistema, em vez de ter de recorrer a um ficheiro Excel separado.
Tem à sua disposição painéis de controlo para monitorização em tempo real das vendas, da eficiência do inventário, da análise de canais e do comportamento dos clientes, bem como a capacidade de criar relatórios personalizados. Isto ajuda-o a manter-se proativo e a responder à situação atual do inventário ou do marketing.
O seu ERP pode ser integrado com Stack tecnológica de plataformas, mercados online, soluções de pagamento, serviços de envio e plataformas de marketing. Estas capacidades de integração criam um ambiente de trabalho mais interligado, pelo que vale a pena prestar-lhes especial atenção ao escolher uma solução ERP.
A escolha certa de um ERP depende de vários fatores: dimensão da empresa, orçamento, número de canais de vendas utilizados, grau de integração necessário, nível de desenvolvimento personalizado exigido internamente e complexidade geral das operações. Uma pequena empresa de vendas diretas ao consumidor, com dez colaboradores, que vende através do Shopify, tem requisitos muito diferentes dos de um único mercado online ligado a uma empresa de distribuição grossista de maior dimensão que recorre a EDI e a portais B2B. Segue-se uma comparação dos cinco os melhores sistemas ERP para o comércio eletrónico.
| ERP | Melhor para | Principais funcionalidades do comércio eletrónico | Implementação e integrações |
| Microsoft Dynamics 365 | Empresas de médio porte e de grande dimensão que já investiram no ecossistema da Microsoft | Módulo Native Commerce; gestão unificada de encomendas na Web, em plataformas de comércio eletrónico, em pontos de venda e via EDI; dados de inventário em tempo real partilhados com o ERP | Cloud SaaS, modular por aplicação; Dynamics 365 Commerce nativo e conectores para a Amazon e o eBay |
| Odoo | Pequenas e médias empresas que procuram uma loja online integrada no sistema ERP, sem ter de combinar vários sistemas | Site e aplicação de comércio eletrónico integrados, com uma interface do tipo «arrastar e largar», atualizações automáticas de stock, preços B2B e portais para clientes | Cloud ou em servidor próprio; aplicação nativa de comércio eletrónico do Odoo e integrações com o Shopify, a Amazon e o WooCommerce |
| SAP Business One | Pequenas e médias empresas que necessitam de uma gestão financeira e de inventário sólida, sem recorrer a um pacote empresarial completo | Funcionalidades de gestão de inventário, compras e finanças; sem loja online integrada | Cloud ou em instalações locais; requer integração com o Shopify, o WooCommerce ou complementos certificados pela SAP |
| SAP S/4HANA | Grandes empresas com operações que envolvem várias entidades, multinacionais ou sujeitas a uma regulamentação rigorosa | Gestão omnicanal de encomendas através da integração com o SAP Commerce Cloud, análises integradas e processamento em memória para a elaboração de relatórios em tempo real | Nuvem pública, nuvem privada ou no local; integra-se com o SAP Commerce Cloud e com plataformas de terceiros, mas não é uma loja virtual nativa |
| ServiceNow | Empresas que já utilizam um sistema ERP e pretendem coordenar os fluxos de trabalho relacionados com a gestão de encomendas, o atendimento ao cliente e o processamento de encomendas | Gestão omnicanal de encomendas e automatização de processos nas fases de registo, execução e atividades pós-venda; não se trata de um sistema de registo para finanças ou inventário | Cloud SaaS; integra-se com plataformas existentes de ERP, CRM e comércio eletrónico |
O Microsoft Dynamics 365 é um ecossistema de ERP e CRM que inclui vários módulos. As pequenas e médias empresas utilizam normalmente o Business Central, enquanto as grandes empresas podem recorrer às aplicações de Finanças e Gestão da Cadeia de Abastecimento. O seu módulo Commerce integra a camada funcional de comércio eletrónico e reduz a necessidade de recorrer a middleware de terceiros para sincronizar os dados necessários.
As empresas de comércio eletrónico de média dimensão e de grande escala irão considerar o Microsoft Dynamics 365 particularmente útil se pretenderem consolidar as suas operações no ecossistema da Microsoft, incluindo o Microsoft 365, o Teams e o Power BI.
Pontos fortes:
Possíveis limitações:
O Innowise possui vários Certificações do Dynamics 365. Isto permite-nos orientar os clientes em implementações complexas, adaptar a plataforma a processos e necessidades empresariais específicos, bem como prestar aconselhamento e apoio aos clientes.
O Odoo é um ERP modular de código aberto. A sua aplicação de comércio eletrónico é um dos muitos módulos disponíveis no Odoo. Quando é efetuada uma encomenda através da loja online do Odoo, os registos relevantes de inventário, contabilidade e processamento de encomendas são atualizados no sistema Odoo.
É uma boa opção para pequenas e médias empresas de comércio eletrónico que pretendem integrar a sua solução de comércio eletrónico com um ERP, mas não desejam investir num sistema completo de nível empresarial.
Pontos fortes:
Possíveis limitações:
A Innowise é um parceiro oficial da Odoo, o que proporciona aos nossos especialistas acesso exclusivo aos recursos mais recentes da Odoo e às melhores práticas. Graças a isso, a nossa equipa realiza implementações da Odoo eficazes, personalizadas e conduzidas por especialistas, e Consultoria Odoo para ajudar as empresas a atingirem objetivos multifacetados.
O SAP Business One é o sistema ERP da SAP destinado a pequenas e médias empresas. As suas funcionalidades abrangem finanças, gestão de stock, compras e CRM básico. Não inclui uma loja online integrada, pelo que o comércio eletrónico é gerido através da integração com uma plataforma de terceiros ou com um complemento certificado pela SAP.
Se gere uma PME com 10 a 250 colaboradores, necessite de um controlo financeiro e de inventário ao nível do SAP e pretenda manter ou adicionar uma plataforma de comércio eletrónico independente, como o Shopify ou o WooCommerce, poderá considerar esta solução um investimento que vale a pena.
Pontos fortes:
Possíveis limitações:
O S/4HANA é o sistema ERP de nível empresarial da SAP e funciona com a base de dados em memória SAP HANA. Ao contrário da solução anterior, foi concebido para operações que envolvem várias entidades e vários países, com requisitos regulamentares ou processos empresariais complexos. O ERP não inclui gestão omnicanal de lojas, mas integra-se com o SAP Commerce Cloud.
É mais adequado para grandes empresas e negócios de comércio eletrónico de média a grande dimensão em rápido crescimento, tais como cadeias de retalho com centenas de lojas ou marcas que operam nos canais D2C, grossista e de mercado.
Pontos fortes:
Possíveis limitações:
Enquanto parceiro certificado da SAP, a Innowise oferece serviços especializados Consultoria SAP e Implementação do SAP. Ajudamos os nossos clientes a utilizar o SAP através de implementações em conformidade com as normas, operações financeiras e logísticas otimizadas e análises claras.
Ao contrário de um sistema ERP tradicional, o ServiceNow não funciona como o sistema de registo para as finanças ou o inventário, tal como acontece com os outros quatro sistemas. Trata-se de uma plataforma de automatização de fluxos de trabalho utilizada para a gestão de encomendas. O registo de encomendas, o seu processamento e o apoio pós-venda passam a fazer parte de uma camada de fluxo de trabalho que se sobrepõe a uma pilha existente de sistemas ERP, CRM e de comércio eletrónico.
É uma opção para empresas que já utilizam um sistema ERP completo, como o SAP, o Dynamics ou o NetSuite, mas que ainda assim consideram que as encomendas, os pedidos de assistência e o estado de execução estão dispersos por diferentes sistemas.
Pontos fortes:
Possíveis limitações:
O Innowise possui vários Certificações ServiceNow. Assim, se estiver a pensar implementar o ServiceNow, a nossa equipa possui os conhecimentos necessários para o implementar de forma otimizada e com elevada qualidade, melhorando eficazmente os seus fluxos de trabalho.
Qualquer comparação entre fornecedores acaba por se resumir à mesma questão: qual destas soluções se adapta melhor à forma como a sua empresa funciona? Eis os principais passos que pode seguir para selecionar as opções:
Verifique quais os canais de vendas que o ERP suporta e certifique-se de que abrange todos os que necessita, incluindo o seu site, a plataforma de comércio eletrónico, a loja grossista e o ponto de venda a retalho.
Calcule os custos para além das taxas de licenciamento, incluindo implementação, migração, integração, formação e assistência técnica. Recomendo que se aborde este assunto antes de reduzir a lista de potenciais fornecedores.
Analise a sua pilha tecnológica atual e avalie quais os sistemas ERP que se podem integrar com as suas plataformas atuais e quais os que exigiriam uma reconstrução completa.
Enumere os problemas operacionais que estão a causar dificuldades neste momento e, em seguida, verifique quais os sistemas que resolvem especificamente esses problemas. Depois disso, considere os recursos opcionais que poderá querer adicionar a longo prazo.
Determine se a personalização é realmente necessária: por vezes é mesmo necessária, outras vezes as pessoas simplesmente partem do princípio de que vão precisar dela. Obtenha uma avaliação objetiva, de preferência de alguém que já tenha implementado os sistemas selecionados anteriormente.
Planeie com antecedência e analise como o sistema lidaria com uma duplicação do volume de encomendas ou com a integração de outra entidade.
Verifique quais os canais de vendas que o ERP suporta e certifique-se de que abrange todos os que necessita, incluindo o seu site, a plataforma de comércio eletrónico, a loja grossista e o ponto de venda a retalho.
Calcule os custos para além das taxas de licenciamento, incluindo implementação, migração, integração, formação e assistência técnica. Recomendo que se aborde este assunto antes de reduzir a lista de potenciais fornecedores.
Analise a sua pilha tecnológica atual e avalie quais os sistemas ERP que se podem integrar com as suas plataformas atuais e quais os que exigiriam uma reconstrução completa.
Enumere os problemas operacionais que estão a causar dificuldades neste momento e, em seguida, verifique quais os sistemas que resolvem especificamente esses problemas. Depois disso, considere os recursos opcionais que poderá querer adicionar a longo prazo.
Determine se a personalização é realmente necessária: por vezes é mesmo necessária, outras vezes as pessoas simplesmente partem do princípio de que vão precisar dela. Obtenha uma avaliação objetiva, de preferência de alguém que já tenha implementado os sistemas selecionados anteriormente.
Planeie com antecedência e analise como o sistema lidaria com uma duplicação do volume de encomendas ou com a integração de outra entidade.
Ao escolher um sistema ERP adequado ao seu negócio, terá de decidir entre a implementação na nuvem ou no local. Uma vez que essa escolha afeta a estrutura de custos, as despesas gerais IT e a facilidade com que a empresa poderá adaptar o sistema posteriormente, pretendo abordar este assunto separadamente da própria decisão relativa ao fornecedor.
A infraestrutura Cloud absorve o tráfego do comércio eletrónico e permite uma melhor gestão das oscilações no volume de encomendas. É também nesta área que muitos fornecedores de ERP estão a concentrar os seus investimentos. O SAP Business One e o SAP S/4HANA continuam a suportar a implementação no local, mas as novas funcionalidades e capacidades de IA são lançadas primeiro na nuvem.
Já abordámos as plataformas prontas a utilizar. No entanto, se nenhuma delas se adequar às suas operações, talvez seja conveniente considerar o desenvolvimento de uma solução personalizada. Esta escolha afeta não só os custos de implementação e desenvolvimento, mas também a rapidez de implementação, os custos totais de propriedade e o grau de adequação do software à sua lógica de negócio.
Do ponto de vista económico, raramente compensa construir um sistema do zero até que a empresa tenha ultrapassado os limites do que a configuração e a integração de uma plataforma comercial permitem alcançar. Mesmo nessa altura, uma abordagem híbrida que combine um ERP de base pronto a usar com módulos personalizados selecionados para as áreas específicas do negócio é, normalmente, mais prática.
"Um ERP não resolve o caos numa empresa, mas torna esse caos visível mais cedo. Não é raro que uma empresa de comércio eletrónico pense que precisa de mais funcionalidades. Pode ser verdade, mas adicioná-las também pode criar um tipo diferente de caos. Por vezes, tudo o que a empresa realmente precisa é de um único local onde o inventário, as encomendas e os dados contabilísticos se mantenham sincronizados."
Diretor de Comércio Eletrónico e Retalho
As folhas de cálculo e as aplicações independentes permitem que uma empresa de comércio eletrónico atinja o seu primeiro marco de crescimento significativo. No entanto, quando o volume de encomendas, os canais de vendas e a dimensão da equipa ultrapassam um determinado limiar, operar sem um ERP pode tornar-se mais dispendioso do que implementar um.
O mercado oferece atualmente uma variedade de soluções, incluindo o Microsoft Dynamics 365, o Odoo, o SAP Business One, o SAP S/4HANA e o ServiceNow. Não posso escolher uma das soluções mencionadas e dizer-lhe que é a escolha certa sem primeiro compreender o seu negócio. A escolha certa para uma marca DTC com dez colaboradores na Shopify não se assemelha em nada à escolha certa para uma operação grossista com várias entidades que utiliza EDI em três países.
Deve ponderar a decisão com cuidado. Compare as necessidades da sua empresa com as soluções ERP disponíveis. Se pretender orientação especializada na escolha do sistema certo, contacte os especialistas em ERP da Innowise para uma consulta.
Não existe uma solução universal que funcione para todas as empresas de comércio eletrónico. Tudo depende, na verdade, das necessidades específicas de cada empresa em termos de dimensão, orçamento, número de canais de vendas e nível de personalização necessário. A pergunta importante a fazer deve ser: "O que é que se adequa a nós?" Selecione as opções com base nisso.
Não. O Shopify é uma plataforma de comércio eletrónico utilizada para criar e gerir uma loja online. Destina-se a gerir processos administrativos, tais como contabilidade geral, gestão de armazéns, aprovisionamento e produção, que são todos componentes de um ERP.
Sim. A maioria dos fornecedores de ERP oferece conectores nativos, aplicações de parceiros certificados ou integrações baseadas em API para as principais plataformas de comércio eletrónico. Estas integrações sincronizam o inventário, as encomendas, os preços e os dados dos clientes entre a loja online e o back-office do ERP. O nível de integração varia consoante o fornecedor: alguns suportam a sincronização bidirecional quase em tempo real, enquanto outros recorrem a atualizações periódicas em lote.
A gestão de stock e a gestão de encomendas são as principais prioridades, pois são as duas áreas em que ferramentas descoordenadas causam prejuízos visíveis: vendas em excesso, falta de stock e encomendas enviadas incorretamente. Para além disso, a gestão financeira para a elaboração de relatórios precisos sobre margens e canais de distribuição, o CRM para uma visão unificada do cliente e as integrações de comércio eletrónico completam os requisitos essenciais.
Os custos variam consoante o sistema e a dimensão do projeto. Por exemplo, projetos de menor dimensão que utilizem sistemas como o Odoo podem custar entre $5 000 e $75 000 para uma implementação inicial, enquanto as implementações de nível médio que envolvam o Microsoft Dynamics 365 Business Central ou o SAP Business One ficarão provavelmente na ordem dos $30 000 a $300 000. As implementações empresariais do Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management ou do SAP S/4HANA podem custar entre várias centenas de milhares e vários milhões de dólares. Para além do licenciamento, a implementação, a personalização, as integrações, a migração de dados, a formação, a infraestrutura e o suporte contínuo contribuem todos para o custo total.
O prazo depende do nível de configuração e personalização de que necessita. A implementação simples de uma única aplicação num sistema como o Odoo ou o Business Central pode estar operacional em poucas semanas a vários meses. Soluções e integrações mais complexas demorarão mais tempo.
Nem sempre, e nem de imediato. Uma pequena empresa que opera através de um ou dois canais e que tem um volume de encomendas relativamente reduzido pode dar-se bem contando com um bom sistema de contabilidade, um bom software de gestão de stock e as funcionalidades integradas na própria loja. A necessidade de considerar um ERP surge geralmente de desafios operacionais, tais como discrepâncias de inventário entre canais, um processo de fecho de mês que demora mais tempo porque os dados de diferentes sistemas têm de ser reconciliados manualmente, ou o lançamento de outro armazém ou canal de vendas que exija um esforço adicional de coordenação.
O Shopify, o WooCommerce, o Magento, o BigCommerce e outras plataformas de comércio eletrónico foram concebidas para gerir a parte da loja voltada para o cliente: listagem de produtos, finalização de compras e processamento de pagamentos. Um ERP gere as funções administrativas, tais como o inventário, a contabilidade financeira, as aquisições e a gestão de encomendas. As empresas de comércio eletrónico em crescimento costumam utilizar ambas as soluções em conjunto.
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