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No início, Custos de implementação de um ERP parecem simples. Vê-se a licença do software, o orçamento do fornecedor e o cronograma do projeto. Mas, em breve, surgem questões mais complexas.
Os seus dados estão prontos a utilizar? A que sistemas deve o ERP ligar-se? Quem decidirá quais os fluxos de trabalho a manter, quais alterar e quais os relatórios que continuam a ser necessários todas as semanas? Quando se têm em conta a configuração, a personalização, a formação, a implementação e o apoio contínuo, o orçamento do ERP acaba frequentemente por ser muito superior ao da proposta inicial.
Neste guia, vou explicar o que Implementação do ERP quanto custa normalmente, que fatores influenciam o preço final, onde é que surgem frequentemente despesas adicionais e como planear um orçamento que funcione assim que o projeto ultrapassar as fases iniciais.
Vamos direto à questão principal: quanto custa para implementar um sistema ERP? Para uma configuração básica com fluxos de trabalho padrão, a implementação pode custar entre $25 000 a $100 000. As empresas de média dimensão encontram-se frequentemente na $100 000–$500 000 gama. A implementação em grandes empresas com várias localizações, os requisitos rigorosos de conformidade e as integrações complexas podem custar entre $500 000 e mais de $2 milhões.
O desenvolvimento de um ERP personalizado começa normalmente por mais de $1milhão porque o âmbito é muito mais abrangente. Em vez de configurar módulos pré-definidos, a equipa desenvolve fluxos de trabalho, lógica de dados, funções dos utilizadores e integrações com base na forma como a sua empresa funciona na prática.
A parte complicada é que duas empresas podem optar pela mesma plataforma de ERP e, mesmo assim, obter orçamentos muito diferentes. Uma pode precisar apenas dos módulos de finanças e inventário, com uma configuração simples. A outra pode precisar de limpar dados antigos, ligar sistemas de CRM e de armazém, reformular processos de aprovação, configurar o acesso com base em funções e dar suporte a várias localizações. A proposta pode indicar o mesmo nome de ERP, mas o trabalho subjacente é diferente.
A tabela abaixo apresenta os intervalos de custos iniciais típicos para projetos de ERP. O valor final varia consoante a definição do âmbito, dos utilizadores, dos módulos, do tratamento de dados, das integrações e das condições do fornecedor.
| Tipo de projeto ERP | Custo típico de implementação | Mais adequado para |
|---|---|---|
| Implementação básica de um sistema ERP | $25 000 a $100 000 | Pequenas empresas com fluxos de trabalho padrão |
| Implementação de um ERP para empresas de média dimensão | $100 000 a $500 000 | Empresas com vários departamentos, integrações e grupos de utilizadores |
| Implementação de um sistema ERP empresarial | $500 000 a mais de $2 milhões | Grandes empresas com operações complexas, necessidades de conformidade e estruturas com várias localizações |
| Desenvolvimento ERP personalizado | Mais de $1 milhão | Empresas com fluxos de trabalho específicos que as plataformas padrão não conseguem suportar |
| Modernização ou migração do ERP | $75 000 a mais de $750 000 | Empresas que estão a substituir sistemas ERP antigos ou a migrar de instalações locais para a nuvem |
Para perceber para onde vai o seu orçamento para o ERP, divida a estimativa em categorias de custos distintas, em vez de se limitar a analisar o total. Isto Discriminação dos custos de implementação do ERP ajuda a sua equipa a identificar o que precisa de ser analisado, configurado, desenvolvido, ligado, migrado, testado e a quem deve ser prestado apoio.
Alguns custos são evidentes desde o início. Por exemplo, o licenciamento de software é frequentemente cobrado por utilizador, por módulo ou sob a forma de subscrição. Outros custos são mais difíceis de prever, pois dependem da configuração atual do seu negócio. As integrações, a personalização e a migração de dados requerem normalmente mais trabalho se os seus sistemas estiverem desatualizados, os seus processos forem inconsistentes ou os seus dados precisarem de ser limpos antes da migração. É por isso que é importante envolver Consultoria ERP desde o início. Ajuda a definir o âmbito antes que requisitos pouco claros provoquem trabalho adicional mais tarde.
A tabela abaixo apresenta os principais Custo de implementação do ERP categorias e explica como cada uma delas afeta o seu orçamento.
| Categoria de custos | O que está incluído | Impacto orçamental |
|---|---|---|
| Análise e consultoria | Análise de requisitos, mapeamento de processos, seleção de fornecedores e plano de ação | Baixa a média |
| Licenciamento de software | Taxas de subscrição ou de licença perpétua, módulos, licenças de utilizador | Médio a elevado |
| Configuração | Configuração de módulos, funções, fluxos de trabalho e regras padrão do ERP | Médio |
| Personalização | Funcionalidades personalizadas, relatórios, fluxos de trabalho, extensões | Médio a muito elevado |
| Integrações | CRM, comércio eletrónico, BI, processamento salarial, gestão de armazéns, banca, ferramentas de terceiros | Médio a elevado |
| Migração de dados | Auditoria, limpeza, mapeamento, transferência e validação de dados | Médio a elevado |
| Infra-estruturas | Servidores, recursos na nuvem, alojamento, ferramentas de segurança, dispositivos | De baixo para alto |
| Formação | Integração de utilizadores, formação de administradores, documentação, workshops | Baixa a média |
| Gestão da mudança | Comunicação, adoção de processos, alinhamento das partes interessadas | Médio |
| Testes e implantação | Controlo de qualidade, testes de aceitação pelo utilizador, apoio à entrada em funcionamento | Médio |
| Apoio pós-lançamento | Correção de erros, ajuste de desempenho, atualizações, otimização | Médio |
Depois de analisar a repartição de custos, o próximo passo é decidir que tipo de sistema se adequa ao seu negócio. Para muitas empresas, um ERP baseado numa plataforma, com módulos padrão e configuração limitada, é suficiente. Mas se gastar demasiado tempo a adaptar um produto pronto a usar aos seus processos, um ERP personalizado torna-se a melhor opção.
Esta escolha afeta tanto o seu orçamento inicial como os seus custos a longo prazo. Um ERP baseado numa plataforma costuma ser mais barato no início, mas terá de pagar taxas de licença e trabalhar de acordo com as regras do fornecedor. Um ERP personalizado tem um custo inicial mais elevado, mas oferece-lhe maior controlo sobre a arquitetura, as funcionalidades, as integrações e as atualizações futuras.
Eis como compararia as duas opções do ponto de vista orçamental.
| Opção | Perfil de custos | Pontos fortes | Riscos |
|---|---|---|---|
| ERP baseado em plataforma | Custos iniciais de implementação mais baixos, taxas de licença recorrentes | Implementação mais rápida, apoio do fornecedor, módulos prontos a utilizar | Dependência de um único fornecedor, complementos pagos, limites para fluxos de trabalho específicos |
| ERP personalizado | Custo inicial mais elevado, maior controlo sobre a arquitetura | Adequado a processos únicos, sem módulos desnecessários, propriedade flexível | Prazo mais longo, maior esforço de descoberta e desenvolvimento, maior responsabilidade em termos de apoio |
A forma como implementa o ERP influencia a forma como os custos se refletem ao longo do tempo. Com o ERP na nuvem, paga menos inicialmente, mas os custos recorrentes incluem subscrições, licenças de utilizador, armazenamento, limites de utilização, assistência do fornecedor e atualizações. O ERP no local concentra mais despesas no primeiro ano, incluindo servidores, licenças de bases de dados, cópias de segurança, recuperação de desastres, ferramentas de segurança, monitorização e pessoal interno.
O ERP híbrido distingue-se por combinar ambos os modelos de custos. Por exemplo, pode manter as funções essenciais de finanças ou produção nas instalações da empresa, adicionar módulos na nuvem para CRM ou análise de dados e pagar pela integração entre eles. Esta abordagem pode funcionar bem para empresas com sistemas mais antigos, mas também acarreta custos adicionais com a gestão de identidades, a sincronização de dados, o acesso à rede e o suporte técnico.
É por isso que sugiro comparar os modelos de implementação de ERP com base no custo total de propriedade para um período de três a cinco anos. A primeira cotação muitas vezes omite detalhes importantes. Certifique-se de incluir a infraestrutura, as licenças, as atualizações, o suporte, a segurança, os ambientes de teste e o tempo da sua equipa.
Na tabela abaixo, comparo os três modelos de implementação do ponto de vista orçamental.
| Modelo de implantação | Custo inicial | Custo recorrente | Principais factores de custo | Mais adequado para |
|---|---|---|---|---|
| Cloud ERP | Inferior | Médio a elevado | Assinaturas, licenças de utilizador, armazenamento, assistência técnica do fornecedor, complementos pagos | Empresas em crescimento que necessitam de uma implementação mais rápida e de uma infraestrutura gerida pelo fornecedor |
| ERP no local | Elevado | Médio | Servidores, licenças de bases de dados, ferramentas de segurança, cópias de segurança, tarefas administrativas internas | Empresas com um controlo rigoroso dos dados, infraestruturas antigas ou necessidades específicas em matéria de conformidade |
| ERP híbrido | Médio a elevado | Médio a elevado | Camada de integração, gestão de identidades, sincronização de dados, acesso à rede, responsabilidade pelo suporte | Empresas que precisam de manter alguns sistemas legados, ao mesmo tempo que vão incorporando módulos na nuvem de forma gradual |
Oculto Custos de implementação de um ERP geralmente resultam de um trabalho que foi subestimado no início. Os dados parecem estar em ordem até a migração começar. Um relatório parece simples até que três departamentos precisem de visualizações diferentes. Uma integração parece suficiente até que a equipa descubra que ainda existe outra ferramenta a executar parte do processo.
Na maioria dos projetos de ERP, eu acrescentaria uma margem de contingência de 10–20% ao orçamento. Utilize o valor mais baixo para implementações padrão com dados organizados e poucas integrações. Utilize o valor mais alto se o projeto envolver migração de sistemas legados, lógica personalizada, várias localizações, conformidade rigorosa ou muitos sistemas interligados.
Recomendo que analise os custos ocultos abaixo indicados antes de aprovar o orçamento para o ERP.
Os dados antigos do ERP raramente estão prontos para serem transferidos tal como estão. Os registos dos clientes podem estar duplicados, os nomes dos produtos podem seguir formatos diferentes e os dados financeiros podem apresentar lacunas que só se revelam durante o mapeamento. Sem uma limpeza prévia, a equipa gasta tempo de implementação faturável a corrigir registos que deveriam ter sido revistos antes da migração.
A implementação de sistemas ERP costuma criar um curto período em que as equipas realizam o mesmo trabalho de forma mais lenta. Alguns processos podem decorrer tanto no sistema antigo como no novo, os gestores podem precisar de verificações adicionais antes das aprovações e as equipas financeiras ou de armazém podem demorar mais tempo do que o habitual a reconciliar dados. Estes custos nem sempre constam do orçamento do fornecedor, mas afetam, ainda assim, o orçamento. Poderá ser necessário recorrer a apoio temporário, horas extraordinárias, um processamento mais lento das encomendas ou horas de trabalho internas adicionais durante a transição e nas primeiras semanas após o lançamento.
A formação não termina no dia da implementação. Os novos contratados, os colaboradores que assumem novas funções, o pessoal sazonal e os novos administradores continuam a necessitar de integração após a entrada em funcionamento do ERP. Se a empresa se basear apenas em workshops pontuais, o número de pedidos de apoio tende a aumentar. Os utilizadores esquecem-se dos passos, não sabem quem é o responsável por cada processo ou voltam aos velhos hábitos porque o novo fluxo de trabalho não foi devidamente documentado.
Os custos com relatórios tendem a aumentar na fase final de uma implementação. Quando os utilizadores começam a utilizar o novo ERP e o comparam com as suas antigas folhas de cálculo, podem solicitar painéis de controlo, filtros, exportações ou visualizações de aprovação adicionais. Muitas destas solicitações fazem sentido, mas continuam a exigir conceção, desenvolvimento, testes e aprovação. Estas não devem ser consideradas, por defeito, como alterações menores.
É fácil ignorar algumas ferramentas durante a fase inicial de planeamento, especialmente se apenas uma equipa as utilizar. Mais tarde, poderá verificar que o ERP ainda necessita de dados provenientes de uma exportação bancária, de uma aplicação de armazém, de um sistema de processamento salarial, de um painel de BI ou de uma folha de cálculo importante. Cada ferramenta que passa despercebida implica mais trabalho de integração, como o mapeamento de campos de dados, a configuração de acessos, os testes, a gestão de erros e a prestação de apoio. Mesmo uma única ligação adicional pode afetar a estimativa do projeto, caso não tenha sido incluída desde o início.
A gestão da mudança torna-se um custo oculto quando as equipas elaboram o orçamento para o sistema, mas ignoram a forma como as pessoas irão passar das antigas formas de trabalhar para as novas. Alguém tem de atualizar as instruções, explicar as novas funções, responder às perguntas de cada departamento e incentivar os utilizadores a utilizar o ERP após o lançamento. Se este trabalho for ignorado, os custos vêm à tona mais tarde. Os utilizadores enviam mais pedidos de apoio, os gestores têm de explicar as coisas repetidamente e alguns colaboradores continuam a utilizar as antigas folhas de cálculo a par do ERP. A empresa acaba por pagar tanto pelo novo sistema como pelas antigas soluções alternativas.
As primeiras semanas após a entrada em funcionamento raramente decorrem exatamente como planeado. Os utilizadores podem deparar-se com etapas de aprovação que não funcionam, os relatórios podem apresentar valores inesperados e, por vezes, as integrações necessitam de correções assim que as transações reais começam a passar pelo ERP. Se o «hypercare» não estiver incluído no orçamento, este período pode gerar horas faturáveis adicionais para chamadas de apoio, assistência administrativa, correção de erros, ajustes nos relatórios e verificações urgentes antes do encerramento do mês ou de uma contagem de inventário.
É fácil não ter em conta os custos de segurança e conformidade quando um orçamento de ERP indica apenas “configuração de funções de utilizador”. Essa rubrica pode parecer insignificante, mas, muitas vezes, abrange decisões que as equipas de finanças, segurança ou conformidade têm de aprovar antes do lançamento.
Por exemplo, a empresa pode necessitar de regras distintas para a criação de fornecedores, a aprovação de pagamentos, a consulta de dados relativos à folha de pagamentos, a exportação de dados de clientes e o lançamento de transações financeiras. Cada regra tem de ser configurada, testada, documentada e, por vezes, acompanhada através de registos de auditoria. Informe-se atempadamente se o orçamento inclui a definição de funções, os testes de acesso, as alterações de aprovação, os registos de auditoria e a documentação de conformidade.
É fácil subestimar o tempo que a sua equipa irá dedicar à implementação de um ERP, uma vez que esse tempo não aparece na fatura do fornecedor. No entanto, os seus colaboradores terão de explicar os processos, responder às perguntas do fornecedor, verificar os dados migrados, analisar relatórios, testar fluxos de trabalho e aprovar decisões. Por isso, antes de aprovar o orçamento, determine quem precisa de estar envolvido, quantas horas devem reservar por semana e se vai precisar de ajuda temporária para cobrir as suas tarefas habituais.
"A estimativa mais baixa do ERP raramente é a escolha mais segura. Se um fornecedor não fizer perguntas difíceis sobre os seus dados, integrações, relatórios, funções dos utilizadores e a forma como a sua equipa irá utilizar o sistema, esses custos não desapareceram. Apenas foram adiados para uma fase posterior do projeto."
Conhecer a média custo da implementação de um sistema ERP É um bom ponto de partida, mas são necessários mais detalhes para se obter uma estimativa útil. Os fornecedores precisam de compreender o que pretende que o ERP suporte, como funcionam os seus processos, o estado dos seus dados, quais os sistemas que precisam de ser integrados e quem irá utilizar o sistema após a sua implementação.
Reúna estes dados antes de solicitar orçamentos aos fornecedores. Desta forma, poderá comparar as propostas em condições equivalentes e evitar ter de adivinhar o que poderá estar a faltar num orçamento mais baixo. Utilize esta lista de verificação para elaborar um orçamento realista para o ERP:
Decida qual a área que pretende que o ERP melhore em primeiro lugar, como a prestação de contas, a precisão do inventário, o processamento de encomendas, as aquisições, o planeamento da produção ou outra função empresarial. Isto permite alinhar o orçamento com as prioridades da sua empresa, em vez de se limitar a enumerar funcionalidades.
Anote como o seu trabalho é realizado atualmente e o que pretende alterar após a implementação do ERP. Preste especial atenção às aprovações, exceções, etapas manuais, folhas de cálculo e quaisquer soluções alternativas que as suas equipas utilizem.
Enumere os módulos do ERP de que necessita para a implementação inicial, tais como finanças, inventário, aprovisionamento, CRM, RH, produção, gestão de armazéns e relatórios. Indique quais os módulos que são essenciais para a primeira fase e quais os que podem ficar para mais tarde.
Calcule quantos utilizadores tem e, em seguida, agrupe-os por categoria, como administradores, utilizadores da área financeira, pessoal do armazém, gestores, responsáveis pela aprovação, auditores e utilizadores externos. Estas funções irão afetar o licenciamento, a configuração dos acessos, a formação e os testes.
Identifique quais os dados que precisam de ser migrados para o novo ERP, incluindo clientes, fornecedores, produtos, inventário, faturas, encomendas, colaboradores, registos financeiros e transações anteriores. A qualidade dos seus dados irá influenciar a quantidade de trabalho necessária para a limpeza, o mapeamento, a validação e a migração.
Anote todos os sistemas aos quais o ERP precisa de se ligar, tais como CRM, comércio eletrónico, processamento de salários, BI, sistemas bancários, ferramentas de armazém, sistemas de logística, bases de dados legadas e folhas de cálculo essenciais. Cada ligação implica trabalho adicional de mapeamento, testes e suporte.
Decida se o ERP será executado na nuvem, nos seus próprios servidores ou numa configuração híbrida. Esta escolha tem impacto na sua infraestrutura, nas subscrições, na segurança, no apoio técnico, nas atualizações e na carga de trabalho da sua equipa IT.
Planeie um orçamento para a formação dos utilizadores, a formação dos administradores, os guias de processos, as verificações de adoção e o apoio às equipas após o lançamento. Estas medidas ajudam a reduzir a confusão durante a implementação e facilitam a adaptação de todos aos novos fluxos de trabalho.
Preveja uma margem de segurança para eventuais problemas com os dados, pedidos de relatórios em atraso, integrações adicionais, verificações de conformidade e apoio pós-lançamento. Na maioria dos projetos de ERP, é aconselhável começar com uma margem de contingência de 10-20%.
Assim que tiver a sua estimativa, o próximo passo é encontrar formas seguras de reduzir os custos. Não recomendo cortar nas fases de testes, migração, formação ou análise. Estas etapas ajudam a evitar problemas dispendiosos mais tarde. Em vez disso, procure formas de evitar trabalho desnecessário antes que este seja incluído no plano.
Comece a sua primeira implementação com os módulos de que a sua empresa mais necessita, como finanças, inventário, aprovisionamento, armazenagem, relatórios ou planeamento da produção. Adicione funcionalidades avançadas mais tarde, depois de o ERP principal estar estabilizado e de os utilizadores terem uma ideia mais clara do que precisam.
Uma implementação «big bang» coloca todas as equipas, processos e integrações sob pressão ao mesmo tempo. Uma implementação faseada permite-lhe começar por um módulo, departamento, localização ou unidade de negócio e aplicar o que aprender antes de expandir o ERP para outras áreas.
O código personalizado torna o desenvolvimento, os testes, as atualizações e o suporte a longo prazo mais dispendiosos. Antes de criar funcionalidades personalizadas, verifique se a configuração padrão consegue satisfazer as suas necessidades através de fluxos de trabalho, regras de aprovação, relatórios, funções, campos ou definições dos módulos.
A limpeza dos dados antes do início da migração permite poupar dinheiro. Verifique se existem unidades de medida incompatíveis, números de identificação fiscal incompletos, listas de preços desatualizadas, fornecedores inativos e registos sem um responsável claro. Resolver estas questões atempadamente reduz o trabalho adicional durante a migração e a validação.
Os projetos de ERP ficam mais lentos quando ninguém está responsável pelas decisões empresariais. Designe responsáveis pelos processos nas áreas de finanças, compras, gestão de armazéns, vendas, recursos humanos e relatórios antes do início da fase de análise. Estes responsáveis podem responder às perguntas dos fornecedores, aprovar fluxos de trabalho e ajudar a manter as decisões relativas ao âmbito do projeto no caminho certo.
As negociações com os fornecedores correm melhor quando se definem primeiro os requisitos por escrito. Inclua módulos, fluxos de trabalho, utilizadores, integrações, relatórios, migração de dados, regras de acesso, necessidades de assistência e prioridades de implementação. Isto ajuda-o a identificar preços vagos e aspetos do âmbito do projeto que possam ter sido omitidos.
Cada integração implica trabalho adicional em termos de mapeamento, testes, configuração de acesso, gestão de erros e assistência técnica. Comece pelos sistemas que são essenciais para as operações diárias quando desligados do ERP. Deixe os fluxos de dados secundários, as exportações por conveniência e as ligações opcionais para fases posteriores.
Os utilizadores avançados ajudam a aliviar a pressão sobre o fornecedor e a equipa interna do IT após a entrada em funcionamento. Forme pessoas que compreendam o fluxo de trabalho do seu departamento e que possam responder a perguntas frequentes, recolher feedback e ajudar os colegas a seguir os novos processos.
Uma proposta mais acessível pode acabar por sair mais cara se os termos do contrato não forem claros. Antes de assinar, analise o horário de apoio técnico, os tempos de resposta, as taxas de atualização, os limites de licenças de utilizador, os módulos pagos, o armazenamento de dados e as regras relativas aos pedidos de alteração.
Depois de definir o seu orçamento e enumerar os seus requisitos, verifique se o orçamento do parceiro abrange todo o âmbito da implementação, incluindo tarefas que são frequentemente esquecidas numa fase inicial. Eis o que eu procuraria na proposta deles.
Um parceiro de ERP tem de compreender os fluxos de trabalho específicos do seu setor. Por exemplo, os projetos na área da produção podem necessitar de controlo do chão de fábrica e de listas de materiais, enquanto os projetos no retalho exigem frequentemente a gestão de inventário em lojas, armazéns e canais de vendas.
Se a equipa já conhecer o seu setor, poderá identificar atempadamente os requisitos em falta e não terá de explicar processos básicos. Por exemplo, a Innowise recorre a esta experiência na consultoria e análise de ERP, pelo que as regras específicas do setor são discutidas antes de darem origem a alterações de última hora.
A experiência geral com o IT, por si só, não é suficiente para uma implementação bem-sucedida de um ERP. A equipa deve demonstrar um profundo conhecimento dos módulos padrão da plataforma, das opções de configuração, dos pontos de extensão, dos termos de licenciamento e das restrições de atualização, quer se utilize o SAP, o Microsoft Dynamics 365, o Odoo ou outro sistema. Este conhecimento ajuda o parceiro a decidir quando a configuração padrão é suficiente e quando é necessário o desenvolvimento personalizado do ERP.
Os sistemas ERP quase nunca funcionam de forma isolada. Pergunte quais os outros sistemas que precisam de se ligar, tais como a API de uma transportadora, um motor fiscal, um parceiro EDI ou até mesmo uma folha de cálculo que uma equipa ainda utilize. Em seguida, descubra quais os dados que são partilhados, com que frequência são sincronizados e quem irá dar suporte à ligação após o lançamento.
As integrações devem fazer parte do plano de implementação do ERP desde as primeiras reuniões de análise, sendo planeadas em conjunto com os módulos e os fluxos de trabalho.
A migração de dados deve ter o seu próprio plano na proposta. Pergunte como é que a equipa audita, limpa, mapeia, transfere, testa e valida os dados legados. A proposta deve também explicar quais os dados que são transferidos para o novo sistema, quais os que ficam para trás e quem aprova os dados migrados antes da entrada em funcionamento.
A implementação de um ERP altera a forma como as pessoas trabalham, pelo que o plano deve incluir a formação dos utilizadores, a atualização das instruções dos processos, a transferência de funções administrativas e o apoio pós-lançamento. Certifique-se de que sabe quem é o responsável por cada tarefa e de que todo este trabalho está incluído no orçamento.
A segurança deve ser integrada no projeto desde o início. A proposta deve abranger as funções dos utilizadores, as regras de aprovação, os registos de auditoria, os testes de acesso e quaisquer requisitos de conformidade setoriais ou regionais. Se encontrar uma linha que diga apenas “configuração de acesso”, pergunte quem define, configura e aprova esses controlos antes da entrada em funcionamento.
Tenha cuidado com propostas que apresentem apenas um único valor total. Uma boa estimativa divide o custo em licenças, configuração, personalização, migração, integrações, testes, formação e assistência. Deve também enumerar os pressupostos, as exclusões, as responsabilidades do cliente e as regras relativas aos pedidos de alteração para cada item.
Os serviços de ERP da Innowise são sempre definidos desta forma, pelo que é mais fácil perceber o que está incluído na primeira implementação e o que pode ser feito posteriormente.
A proposta deve especificar o período de assistência intensiva, os canais de apoio, os tempos de resposta, o processo de libertação e os preços para novos pedidos. Preste especial atenção a este aspeto se o seu ERP vier a necessitar de melhorias contínuas, desenvolvimento personalizado ou novas integrações após o lançamento.
Preste atenção à forma como um parceiro responde aos pedidos de personalização. Um parceiro fraco concorda com tudo, o que pode levar a custos mais elevados e a código que se torna difícil de manter posteriormente. Um parceiro forte perguntará se o processo pode ser ajustado para se alinhar com a funcionalidade padrão do ERP antes de efetuar alterações personalizadas. Isto ajuda-o a evitar custos de implementação desnecessários.
Há mais uma questão a responder: o que espera que o ERP lhe proporcione? Comece por analisar como a sua empresa funciona atualmente. Registe uma linha de base antes da implementação e, em seguida, acompanhe os mesmos processos assim que as suas equipas estiverem a utilizar o novo ERP. Isto dá-lhe uma visão clara das alterações nos custos, nos tempos de processamento, nos erros e na carga de trabalho dos colaboradores. Utilize os indicadores abaixo para estabelecer a sua linha de base.
Acompanhe quantos dias demora a conclusão do fecho de contas de cada mês ou trimestre, bem como as horas gastas na reconciliação de valores e na correção de lançamentos. Um fecho mais rápido significa menos tempo dedicado a verificações repetitivas e um acesso mais rápido aos números finais para a gestão.
Acompanhe o valor médio do stock, os custos de armazenamento e de seguro, as baixas contabilísticas e o stock obsoleto. Um melhor planeamento e dados de stock mais precisos podem reduzir o capital imobilizado em produtos que não estão a ser vendidos.
Acompanhe a frequência com que os produtos ou materiais se encontram indisponíveis e os custos daí decorrentes, tais como vendas perdidas, atrasos na produção ou compras de última hora.
Meça o tempo decorrido desde a introdução da encomenda até ao seu cumprimento. Inclua verificações manuais, correções, atrasos na aprovação e encomendas que tenham de ser introduzidas novamente devido a dados em falta ou incorretos.
Some as horas que a sua equipa gasta a copiar informações entre sistemas, a corrigir folhas de cálculo, a retificar registos e a voltar a introduzir faturas ou ordens de compra.
Registe o tempo que demora a preparar os relatórios financeiros e operacionais regulares. Inclua o tempo gasto a recolher dados das diferentes equipas e a verificar se os valores batem certo.
Calcule o custo total das licenças, alojamento, manutenção, assistência especializada e correções para os sistemas que o seu ERP irá substituir. Inclua as horas internas IT e as despesas com terceiros.
Registe os erros de acesso, os registos em falta, as conclusões da auditoria e o tempo que a sua equipa dedica à preparação de provas ou à correção de lacunas nos controlos.
Compare o tempo que as tarefas de rotina demoram antes e depois da implementação do ERP. Concentre-se em processos como aprovações de compras, reconciliação de inventário, processamento de faturas e encerramento mensal.
Em seguida, converta cada melhoria num impacto financeiro anual. Por exemplo, multiplique as horas poupadas durante o encerramento mensal pelo custo horário da mão-de-obra dos colaboradores em questão e pelo número de períodos de encerramento por ano. Níveis de stock mais baixos podem reduzir os custos de armazenamento, seguros e abatimentos.
Calcule o ROI do ERP utilizando o custo total de propriedade. Inclua licenças de software, infraestrutura, integrações, migração, formação, tempo da equipa interna, assistência técnica e atualizações ao longo de três a cinco anos. Isto proporciona ao departamento financeiro uma comparação justa entre o investimento total e as poupanças e ganhos operacionais esperados do ERP.
O custo da implementação de um sistema ERP raramente se resume a um único valor. Depende da plataforma que escolher, da dimensão e do âmbito do seu projeto, do número de utilizadores, do seu método de implementação, de quaisquer personalizações ou integrações, da qualidade dos seus dados e do trabalho necessário para ajudar a sua equipa a adaptar-se aos novos processos.
É por isso que não recomendo considerar o primeiro orçamento como o orçamento total. Em vez disso, calcule o custo total de propriedade ao longo de três a cinco anos. Comece por se concentrar nos processos empresariais mais importantes e inclua os módulos que os apoiam na sua implementação inicial. Pode adicionar funcionalidades de menor prioridade mais tarde.
A Innowise pode ajudá-lo a transformar essas decisões num plano de ação claro para a implementação do ERP. Os nossos consultores avaliam o seu ambiente tecnológico atual, os seus processos, os seus dados e as suas necessidades de integração, a fim de definir o âmbito do projeto e estimar tanto o custo de implementação como o custo total de propriedade (TCO) para um período de três a cinco anos.
O custo básico da implementação de um sistema ERP varia frequentemente entre $25 000 e $100 000. Os projetos para o mercado médio situam-se normalmente entre $100 000 e $500 000, enquanto as implementações em grandes empresas podem custar entre $500 000 e mais de $2 milhões. O preço final depende do âmbito, dos utilizadores, dos módulos, das integrações, dos dados e da personalização.
O orçamento abrange normalmente a análise inicial, o licenciamento de software, a configuração, a personalização, as integrações, a migração de dados, a infraestrutura, a formação, a gestão da mudança, os testes, a implementação e o apoio pós-lançamento.
Os principais fatores que determinam os custos são o âmbito do projeto, os módulos necessários, o número de utilizadores, a personalização, as integrações, o volume e a qualidade dos dados, o modelo de implementação e as condições do fornecedor.
O ERP Cloud requer normalmente um investimento inicial menor, mas os custos de subscrição, armazenamento, assistência técnica e utilização continuam a incorrer ao longo do tempo. O ERP instalado nas instalações da empresa implica um investimento inicial mais elevado e requer infraestrutura, administração interna, manutenção e atualizações. Compare o custo total de propriedade de ambos os modelos ao longo de um período de três a cinco anos.
O prazo depende do âmbito do projeto, da personalização, da migração de dados, das integrações, do número de locais e do modelo de implementação. Um fornecedor deve indicar o prazo após analisar estes requisitos e identificar o trabalho incluído em cada fase.
Comece pelos módulos essenciais; opte por uma implementação faseada, sempre que for adequado; configure as funcionalidades padrão antes de adicionar código personalizado; prepare os dados com antecedência; designe os responsáveis pelos processos; e analise os termos da licença e do apoio técnico antes de assinar.
Um ERP baseado numa plataforma é adequado para empresas cujas necessidades são, na sua maioria, satisfeitas por fluxos de trabalho padrão. Um ERP personalizado faz mais sentido quando a empresa tem operações específicas, integrações complexas ou lógica específica do setor que as plataformas padrão não conseguem suportar sem uma personalização extensiva.
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