10 minut

Zautomatyzowane przetwarzanie faktur: wszystko co musisz wiedzieć

AI i ML

FinTech

Zespoły ds. zobowiązań przetwarzają setki, a czasami tysiące, faktur każdego miesiąca. Przyjmują one najróżniejsze postaci — pliki PDF, e-maile, arkusze papierowe — i często zawierają one błędy. Prowadzi to do opóźnień w płatnościach, dostawach, kar finansowych i zmęczenia zespołu, który tonie w papierologii.

Witamy w erze automatyzacji, gdzie nie ma miejsca na żmudne, powtarzalne zadania. Automatyzacja przetwarzania faktur zmniejsza ilość danych wprowadzanych ręcznie, błędów, przyspiesza procesy i eliminuje problemy komunikacyjne. Dowiedz się, jak to wszystko działa!

Czym jest zautomatyzowane przetwarzanie faktur?

Zautomatyzowane przetwarzanie faktur wykorzystuje oprogramowanie, by usprawnić przetwarzanie faktur. Pobiera ono dane faktur bezpośrednio z systemów ERP i CRM, co pozwala na zaoszczędzenie czasu, pieniędzy oraz zmniejszenie ilości błędów. W odróżnieniu od manualnego przetwarzania, automatyzacja przeprowadza faktury przez workflow w znacznie szybszym tempie, ponieważ realizuje ona wszelkie powtarzalne zadania, z którymi uporać się muszą zespoły ds. zobowiązań, takimi jak dopasowanie ceny, weryfikacja zamówień i wprowadzanie danych.

Możesz zadawać sobie pytanie: ale jak to wszystko działa? Przyjrzyjmy się kluczowym technologiom, które napędzają oprogramowanie do zautomatyzowanego przetwarzania faktur.

Optyczne rozpoznawanie znaków (OCR)

Technologia OCR pomaga we wprowadzaniu danych z fizycznych dokumentów poprzez skanowanie obrazów cyfrowych. W błyskawicznym tempie rozpoznaje ona litery, cyfry i symbole, a następnie wprowadza je do cyfrowego systemu przetwarzania faktur. Podstawowy OCR identyfikuje tekst, ale przechowuje go jako obraz. Bardziej zaawansowane OCRy konwertują znaki w edytowalny tekst. OCR z ICR (ang. Intelligent Character Recognition) oparty na sztucznej inteligencji jest nawet w stanie rozpoznawać języki i różne charaktery pisma. Zachowuje on rozmiar tekstu, formatowanie i układ jako edytowalny tekst. Wszystko to znacznie ułatwia wprowadzanie danych: zamiast wypełniać szafki na dokumenty papierem, można wszystko przechowywać w formie elektronicznej, co zapewnia łatwy dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca, o dowolnej porze.

Algorytmy uczenia maszynowego

Narzędzia oparte na AI są w stanie przeprowadzać ekstrakcję i porządkować dane z faktur, jednocześnie zmniejszając ilość pracy manualnej oraz błędów, jednak uczenie maszynowe (ML) oferuje znacznie bogatsze możliwości. ML jest w stanie nauczyć się procesu zatwierdzania i podejmować trafne decyzje, takie jak automatyczne zatwierdzanie faktur na podstawie określonych zasad. Pomaga ono także w identyfikacji oszustw poprzez naukę niestandardowych wzorców, a nawet jest w stanie przewidzieć potrzeby w zakresie przepływów pieniężnych dzięki zaawansowanej analityce.

Zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA)

RPA operuje jak człowiek wewnątrz oprogramowania, ponieważ wykonuje powtarzalne zadania na podstawie określonych zasad. RPA świetnie radzi sobie z wypełnianiem luki między systemami oprogramowania: zamiast osoby żonglującej między aplikacjami, bot RPA loguje się na stronie internetowej dostawcy, gromadzi dane do faktur, a następnie przenosi je do folderu, gdzie narzędzia OCR lub oparte ma ML mogą zeskanować i wprowadzić szczegóły, co w znacznym stopniu przyspiesza pracę.

W jaki sposób działa zautomatyzowane przetwarzanie faktur

Zautomatyzowane przetwarzanie faktur pozwala na zarządzanie całym finansowym workflow z jednego miejsca — otrzymujesz błyskawiczne zatwierdzanie płatności, przejrzysty wgląd w przepływy pieniężne oraz bliższe relacje z dostawcami — szybko i efektywnie.

W jaki sposób przebiega przetwarzanie faktur?

Przyjrzyjmy się, jak wygląda standardowy workflow zautomatyzowanego przetwarzania faktur.

Otrzymanie faktury

Zespół ds. zobowiązań otrzymuje fakturę, a technologia OCR gromadzi z niej dane. Konwertuje ona wszystko na tekst cyfrowy i wprowadza do systemu — szybko i prosto!

Sprawdzenie faktury

Zautomatyzowane oprogramowanie sprawdza, czy wszystkie dane są zgodne, oraz czy wszystkie niezbędne dane zostały wprowadzone. Porównuje ono informacje z ustawionymi standardami i dopasowuje je do zapisów dostawcy.

Zatwierdzenie faktury

Faktura trafia do zespołu księgowego w celu jej zatwierdzenia. W zależności od jej wartości, może się nią zająć kierownik lub osoba na wyższym stanowisku.

Wysłanie płatności

Po zatwierdzeniu, przetwarza się płatność i wysyła się potwierdzenie, by dać znać dostawcy, że pieniądze zostały przesłane.

Archiwizacja faktury

Po przetworzeniu płatności, fakturę bezpiecznie przechowuje się w cyfrowym archiwum zobowiązań. Przechowywana jest tam na stałe, co zapewnia łatwy do niej dostęp w razie potrzeby.

01 Otrzymanie faktury

Twój zespół AP otrzymuje fakturę, a technologia OCR wkracza do akcji, aby przechwycić dane. Przekształca wszystko w tekst cyfrowy i wprowadza go do systemu - szybko i łatwo. i łatwo!

02 Sprawdzenie faktury

Oprogramowanie do automatyzacji dwukrotnie sprawdza dane są dokładne i wszystko, czego potrzebujesz, jest dostępne. Porównuje informacje z ustalonymi standardami i dopasowuje je do rejestrów dostawców.

03 Zatwierdzenie faktury

Faktura trafia do zespołu księgowego w celu zatwierdzenia. W zależności od kwoty, może ona zostać zatwierdzona przez kierownika lub może wymagać podpisu wyższej osoby. wyższego szczebla.

04 Wysłanie płatności

Po zatwierdzeniu płatność jest przetwarzana, a potwierdzenie potwierdzenie jest wysyłane, aby poinformować sprzedawcę, że pieniądze są w drodze za pośrednictwem przelewu elektronicznego.

05 Archiwizacja faktury

Po dokonaniu płatności faktura jest bezpiecznie przechowywana w bibliotece cyfrowej AP. Jest tam przechowywana na stałe, zapewniając łatwy dostęp do niej w przyszłości. potrzebny w przyszłości.

Porównanie kosztów: zautomatyzowane a manualne przetwarzanie faktur

Jak podaje 2021 World Class AP Performance report autorstwa IOFM, firmy o najniższym poziomie dojrzałości, które nie korzystają z automatyzacji płacą 6,20 $ za fakturę, a te o najwyższym poziomie – 1,83 $.

W przypadku firm, które wybrały całkowitą automatyzację przetwarzania faktur, te które posiadały najniższy poziom dojrzałości zmniejszyły ich koszty do 3,03 $, a najbardziej efektywne płaciły 1,45 $. Różnica jest ogromna, nieprawdaż?

Zgłoszone koszty faktur dla firm bez automatyzacji

$6.20

Na najniższym poziomie dojrzałości

$1.83

Na najwyższym poziomie dojrzałości

Zgłoszone koszty faktur dla firm z automatyzacją

$3.03

Na najniższym poziomie dojrzałości

$1.45

Na najwyższym poziomie dojrzałości

Doskonale wiemy, w jaki sposób usprawnić Twój proces przetwarzania faktur.

Korzyści płynące ze zautomatyzowanego przetwarzania faktur

Poza wyższymi kosztami, manualne gromadzenie danych do faktur zmusza zespoły ds. zobowiązań do niezliczonych godzin poświęconych wyodrębnianiu i wprowadzaniu danych. Oprogramowanie dla zautomatyzowanego przetwarzania faktur jest znacznie efektywniejszym rozwiązaniem w tym aspekcie, ponieważ oszczędza ono zarówno pieniądze, jak i czas poświęcony na wykonywanie powtarzalnych zadań oraz wieloetapowe zatwierdzenia. Oto kilka korzyści, które płyną ze skorzystania z tego rozwiązania.

Mniejsza ilość przechowywanego papieru

Zautomatyzowane wprowadzanie danych eliminuje potrzebę fizycznego magazynowania dokumentów. Inteligentne narzędzia OCR umożliwiają firmom grupowanie i zapisywanie wszelkich plików online — zarówno w chmurze, jak i lokalnie. Co więcej, odpowiednie kopie zapasowe zapewniają bezpieczeństwo danych i umożliwiają ich łatwe udostępnianie w razie zaistnienia potrzeby.

Uproszczone cyfrowe workflow

Zadania, takie jak otrzymywanie i wprowadzanie danych do faktur, które są zazwyczaj powtarzalne oraz podatne na błędy, mogą zostać zautomatyzowane na podstawie określonych zasad. Trafiają one do wyznaczonego zespołu w celu płynnego zatwierdzenia i dokonania płatności.

Mniejsze ryzyko podwójnych płatności

Oprogramowanie automatyzujące przetwarzanie faktur zapewnia dwu lub trzystronne dopasowanie, gdy system porównuje fakturę z zamówieniem i potwierdzeniem odbioru towaru. Proces ten zwiększa dokładność i zmniejsza szanse wystąpienia nieprawidłowości lub podwójnych płatności.

Większa dokładność

Przetwarzanie faktur oparte na AI polega na identyfikacji i wprowadzaniu korekt przez inteligentne algorytmy, zanim staną się one źródłem problemu. Dzięki temu zapewnisz sobie niemal idealną dokładność i zapomnisz o opóźnionych płatnościach oraz utrzymasz płynność operacyjną.

Lepsze relacje z dostawcami

Płatności na czas i prawidłowość szczegółów zapewnia większe zaufanie dostawców. Mniejsza ilość opóźnień, mniejsza ilość błędów i płynniejsza komunikacja znacznie ułatwiają współpracę.

Niższe koszty

Automatyzacja przetwarzania faktur zmniejsza koszty i wydatki na szkolenia. Mniejsza liczba zadań wykonywanych manualnie przekłada się na zredukowaną liczbę błędów, co oznacza możliwość uniknięcia kosztownych błędów, takich jak zadłużenie spowodowane wprowadzaniem nieprawidłowych danych faktur.

"Błędy w fakturach się zdarzają, jednak nie są nieuniknione. Wykorzystanie RPA w tym procesie zapewnia sprawdzenie każdego detalu — od wprowadzania danych do akceptacji — by żaden szczegół nie mógł umknąć podczas realizacji zadań. Przyspiesza to realizację procesu, zmniejsza liczbę błędów i zapewnia terminowe przetwarzanie faktur. "

Dzianis Kryvitski

Kierownik ds. dystrybucji dla Fintech

Najlepsze rozwiązania RPA dla zautomatyzowanego przetwarzania faktur

Rozwiązania RPA znacząco zwiększają produktywność przetwarzania faktur. Przypominają one most między systemami oprogramowania, automatycznie pobierając dane z faktur, porównując je z bazami danych lub systemami ERP i płynnie przenosząc je między systemami księgowości oraz płatności.

Na rynku jest wielu dostawców RPA. Ważne jest więc, by odpowiednio dobrać rozwiązanie do rozmiaru, potrzeb i procesów firmy. Poniżej przedstawiamy nasze propozycje.

Inteligentne rozwiązanie do przetwarzania dokumentów autorstwa UiPath umożliwia automatyzację całego workflow w zakresie dokumentów poprzez połączenie RPA z AI. Document Understanding jest najbardziej wyróżniającym się narzędziem. Jest ono bezkodowym, łatwym w obsłudze frameworkiem, który wykorzystuje zarówno specjalistyczne, jak i generatywne modele do pobierania i interpretowania danych z dowolnego rodzaju dokumentu.

Jest ono uniwersalnym narzędziem, które radzi sobie z dowolnymi rodzajami tekstu, od strukturalnych formularzy do niechlujnie napisanych notatek odręcznych, pól wyboru, podpisów, a nawet podpisów czy plików o niskiej rozdzielczości. UiPath poradzi sobie z dowolnym formatem.

A co jest w tym wszystkim najlepsze? Wbudowana sztuczna inteligencja, oparta na przeszkolonych modelach uczenia maszynowego, zapewnia botom możliwość nauki i zwiększania możliwości wraz z upływem czasu, co dodatkowo usprawnia proces.

Blue Prism oferuje znacznie więcej, niż tylko zautomatyzowane wprowadzanie danych. Świetnie radzi sobie z fakturami z najróżniejszych źródeł oraz automatycznie czyta zarówno ustrukturyzowane, jak i nieustrukturyzowane dane. Wykorzystując OCR i Inteligentne Przetwarzanie Dokumentów (IDP), rozpoznaje różne formaty i pola z niezwykłą dokładnością.

Świetnym aspektem Blue Prism jest fakt, że szczegółowo rejestruje on każde działanie, więc ułatwia zapewnienie zgodności z przepisami prawnymi. Rejestruje każdą czynność, zapewniając kompletny ślad audytowy dla przyszłego wykorzystania. Jeśli brakuje jakiejkolwiek informacji lub jest ona błędna, zaznacza ją i odsyła do odpowiedniej osoby w celu weryfikacji.

Blue Prism płynnie integruje się z najpopularniejszymi systemami ERP, takimi jak SAP, Oracle, Microsoft Dynamics i QuickBooks, co zapewnia aktualność systemów finansowych w czasie rzeczywistym, bez konieczności wykonywania dodatkowej manualnej.

AI Builder autorstwa Power Automate to narzędzie niskokodowe, które umożliwia łatwą automatyzację ekstrakcji danych z faktur, bez posiadania rozległej wiedzy technicznej. Co więcej, płynnie integruje się ono z całym ekosystemem Microsoft — Office 365, SharePoint, Teams, Power BI — co niezwykle usprawnia udostępnianie dokumentów, współpracę w czasie rzeczywistym i raportowanie.

Posiadasz starsze systemy, które niezbyt współgrają z automatyzacją? Żaden problem! Desktop flows Power Automate jest w stanie zautomatyzować zadania nawet na starszych aplikacjach innych niż webowe. Power Virtual Agents zapewniają dostęp do chatbotów, które mogą zajmować się zapytaniami w zakresie faktur, dzięki czemu dostawcy mogą w łatwy i szybki sposób sprawdzać statusy faktur.

Współpracują oni z Microsoft Dataverse, które jest scentralizowaną platformą umożliwiającą zarządzanie wszelkimi danymi faktur, co umożliwia tworzenie bardziej złożonych workflow i połączenie różnych części firmy poza działem zobowiązań.

WorkFusion znacznie usprawnia przetwarzanie faktur poprzez automatyczne gromadzenie danych z różnych rodzajów faktur i uporządkowywanie ich dla systemu w zakresie zobowiązań. A co jest w tym wszystkim najlepsze? Zespoły ds. zobowiązań mogą go konfigurować, bez pomocy specjalistów ds. IT. Oto sposób jego działania:

Identyfikuje i digitalizuje tekst z faktur
Przeprowadza ekstrakcję najważniejszych informacji przy pomocy inteligentnych botów opartych na ML
Zaznacza wszelkie braki lub niejasności i przekierowuje je do weryfikacji
Wysyła zatwierdzone wnioski o płatności bezpośrednio do zespołu ds. zobowiązań w celu przetworzenia

WorkFusion pomoże Ci, niezależnie od tego, czy chodzi o faktury od dostawców, brokerów, konosamenty, rachunki szpitalne czy noty kredytowe. Co więcej, łatwo łączy się on z systemami, takimi jak NetSuite, SAP, QuickBooks i innymi ERP, dzięki czemu pozwala na płynną automatyzację przetwarzania faktur.

Spraw, by ekstrakcja danych zajmowała minuty, zamiast godzin.

Przyszłe trendy dla zautomatyzowanego przetwarzania faktur

Automatyzacja przetwarzania faktur rozwija się w stałym tempie. Kilka wschodzących trendów najprawdopodobniej zdefiniuje przyszłość przetwarzania faktur, ponieważ oferują one znaczne zwiększenie efektywności i dokładności. Poniżej przedstawiamy takie właśnie trendy.

Częstsze wykorzystanie blockchain

Wykorzystanie blockchain przyspiesza płatności transgraniczne poprzez wyeliminowanie konieczności wymiany walut i prowizji bankowych. Co więcej, zapisy blockchain nie podlegają zmianom, dzięki czemu uzyskuje się przejrzystą ścieżkę audytu, co ułatwia rozstrzyganie sporów w zakresie płatności i zapewnia bezpieczną historię operacji, by zmniejszać ilość przypadków oszustw.

Rozwój analizy predykcyjnej

Analiza predykcyjna staje się kluczowym graczem w zautomatyzowanym przetwarzaniu faktur. Pomaga ona przewidywać przyszłe płatności i potrzeby w zakresie przepływów pieniężnych poprzez analizę danych faktur z przeszłości oraz identyfikację trendów. Wspiera ona także rozpoznawanie potencjalnych opóźnień płatności lub niezgodności, zanim zdążą się one przerodzić w duże problemy.

Ekologiczne praktyki

Automatyzacja przetwarzania faktur i stosowanie elektronicznych faktur zmniejsza zużycie papieru w firmach, redukuje ślad węglowy oraz usprawnia workflow. Większa presja ze strony klientów i prawodawców sprawia, że automatyzacja przetwarzania faktur, przy wykorzystaniu ekologicznych, rozwiązań staje się trafnym i odpowiedzialnym posunięciem dla firm.

Automatyzacja poprzez smart kontrakty

Smart kontrakty są w stanie znacząco ułatwić fakturowanie poprzez automatyzację płatności w określonych warunkach. Przykładowo, można ustawić smart kontrakt tak, by przesyłał on pieniądze dostawcy, gdy tylko zamówienie zostanie potwierdzone. Jest to prosty sposób na przyspieszenie płatności oraz odciąża on pracowników poprzez zmniejszenie ilości zadań administracyjnych.

Lokalizacja i zgodność z globalnymi przepisami

Tworząc zautomatyzowane oprogramowanie do przetwarzania faktur, programiści będą coraz częściej dostosowywali ich rozwiązania do globalnych przepisów podatkowych. Będą zapewniać oni zgodność ze złożonym prawem podatkowych, dzięki czemu faktury będą mogły być przetwarzanie w zgodny z prawem sposób, niezależnie od kraju, z którym podejmowana jest współpraca.

FAQ

Dlaczego warto przeprowadzić automatyzację przetwarzania faktur?

Manualne przetwarzanie faktur wiąże się z dużą liczbą trudności — kosztownymi błędami, sfrustrowanymi pracownikami i nadszarpniętym zaufaniem dostawców. Wszystkie te aspekty rozwiązuje automatyzacja. Jest w stanie ona wykonywać różnego rodzaju powtarzalne zadania, takie jak wprowadzanie danych, przyspiesza płatności, zapewnia przejrzysty wgląd w przepływy pieniężne i oszczędność pieniędzy wraz z upływem czasu.

Jednym często powtarzającym się wyzwaniem jest koszt początkowy zautomatyzowanego przetwarzania faktur. Integracja oprogramowania może być kosztowna, zwłaszcza, jeśli wymaga ono personalizacji. Ale spójrzmy na to w ten sposób — ile wydaje się pieniędzy na naprawę błędów dotyczących faktur lub nieprawidłowych płatności? Oszczędności zapewnią zwrot inwestycji w dłuższej perspektywie.

W jaki sposób wybrać odpowiednie rozwiązanie dla automatycznego przetwarzania faktur?

Po pierwsze, zastanów się czego właściwie potrzebujesz — szukasz prostego rozwiązania, czy narzędzia, które można w łatwy sposób dostosować do potrzeb firmy? Upewnij się, że wybrane rozwiązanie w łatwy sposób zintegruje się z Twoimi obecnymi systemami, takimi jak ERP lub oprogramowanie do księgowości. Nie zapomnij wziąć pod uwagę skalowalności — czy wybrana platforma będzie rozwijać się wraz z Twoją firmą?

Siarhei Sukhadolski Ekspert FinTech

Data: 15 grudnia 2024 r.

Siarhei Sukhadolski Ekspert FinTech

Data: 15 grudnia 2024 r.

Spis treści

Skontaktuj się z nami

Umów się na rozmowę lub wypełnij poniższy formularz, a my skontaktujemy się z Tobą po przetworzeniu Twojego zgłoszenia.

Nazwa

Firma

E-mail

Telefon

Wiadomość

Wyślij nam wiadomość głosową

Załącz dokumenty

Prześlij plik

Można załączyć 1 plik o rozmiarze do 2 MB. Prawidłowe formaty plików: pdf, jpg, jpeg, png.

Klikając przycisk Wyślij, użytkownik wyraża zgodę na przetwarzanie przez Innowise jego danych osobowych zgodnie z naszą polityką prywatności. Politykę Prywatności w celu dostarczenia użytkownikowi odpowiednich informacji. Podając swój numer telefonu, użytkownik wyraża zgodę na kontaktowanie się z nim za pośrednictwem połączeń głosowych, wiadomości SMS i aplikacji do przesyłania wiadomości. Mogą obowiązywać opłaty za połączenia, wiadomości i transmisję danych.