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As equipas de contas a pagar (AP) lidam com centenas, por vezes milhares, de facturas todos os meses. Estas vêm em todas as formas e tamanhos - PDFs, e-mails, papel - e, muitas vezes, são uma confusão. Isto leva a atrasos nos pagamentos, entregas atrasadas, multas e uma equipa exausta, afogada em papelada.
Bem-vindo à era da automatização - em que as tarefas aborrecidas e repetitivas estão a ser eliminadas. A automatização do processamento de facturas elimina a introdução manual, reduz os erros, acelera as coisas e elimina os problemas de comunicação. Vamos mergulhar e ver como funciona!
O processamento automatizado de facturas utiliza software para eliminar o incómodo de lidar com facturas. Transfere os dados das facturas diretamente para os seus sistemas ERP e CRM, poupando-lhe tempo e dinheiro e reduzindo os erros. Ao contrário do processamento manual, a automatização faz com que as facturas passem pelo fluxo de trabalho muito mais rapidamente, uma vez que trata de todas as tarefas repetitivas com que a sua equipa de contas a pagar tem de lidar - como a correspondência de preços, a verificação de ordens de compra e a introdução de dados.
Mas deve estar a perguntar-se: como é que tudo isto acontece? Vejamos a tecnologia fundamental que está na base do software de processamento automático de facturas.
A tecnologia OCR ajuda a introduzir os dados de documentos físicos através da digitalização de imagens digitais. Capta rapidamente letras, números e símbolos e insere-os num sistema de processamento de facturas digitais. O OCR básico apenas recolhe o texto, mas mantém-no como uma imagem. No entanto, o OCR mais avançado converte esses caracteres em texto editável. Depois, há o OCR com IA com ICR (Reconhecimento Inteligente de Caracteres), que pode até reconhecer idiomas e diferentes estilos de caligrafia. Mantém o tamanho do texto, a formatação e a disposição intactos, tudo como texto editável. Tudo isto torna a introdução de dados muito mais fácil: em vez de encher os armários de arquivo, pode armazenar tudo digitalmente, dando à sua equipa acesso fácil a todos os seus documentos a qualquer hora e em qualquer lugar.
Embora as ferramentas de IA possam extrair e classificar dados de facturas, reduzindo a introdução manual e os erros, o ML faz muito mais do que isso. O ML pode realmente aprender o seu processo de aprovação e começar a fazer chamadas inteligentes - como a aprovação automática de facturas com base em regras definidas. Também ajuda a detetar fraudes, detectando padrões invulgares, e pode até prever as necessidades do seu fluxo de caixa através de análises avançadas.
Assim, a automatização do processamento de facturas permite-lhe gerir todo o seu fluxo de trabalho financeiro a partir de um único local - obtém aprovações de pagamento rápidas, informações claras sobre o fluxo de caixa e relações mais fortes com os fornecedores - tudo com rapidez e eficiência.
Mas como é que as facturas são efetivamente processadas?
Vejamos o aspeto de um fluxo de trabalho típico de processamento automático de facturas.
De acordo com Relatório de desempenho de AP de classe mundial 2021 daIOFM, as empresas no nível de maturidade mais baixo sem automação estavam pagando $6.20 por fatura, enquanto as do nível superior pagavam $1.83.
Agora, para as empresas que utilizam a automatização total das facturas, aquelas com o nível de maturidade mais baixo baixaram o seu custo para $3,03, e as mais eficientes pagaram apenas $1,45 por fatura. Grande diferença, não é?
$6.20
No nível de maturidade mais baixo
$1.83
No nível de maturidade superior
$3.03
No nível de maturidade mais baixo
$1.45
No nível de maturidade superior
Para além do custo mais elevado, a captura manual de dados de facturas obriga a sua equipa de contas a gastar inúmeras horas a extrair e a digitar dados. O software de processamento automatizado de facturas parece ser uma opção muito mais eficiente nessa frente, uma vez que lhe poupa dinheiro e tempo de trabalho repetitivo e aprovações em várias camadas. Aqui estão algumas outras vantagens que ele traz para a mesa.
“Os erros nas facturas acontecem, mas não têm de acontecer. Com a RPA a tratar do processo, todos os pormenores são duplamente verificados - desde a introdução de dados até às aprovações - para que nada passe despercebido. Acelera o processo, reduz os erros e poupa-o à dor de cabeça dos prazos não cumpridos.”
Diretor da especialização técnica IA
Soluções RPA são um grande impulsionador da produtividade no processamento de facturas. Funcionam como uma ponte entre os sistemas de software, extraindo automaticamente os dados das facturas, comparando-os com bases de dados ou ERPs e transferindo-os sem problemas entre os sistemas de contabilidade e de pagamento.
Com muitos fornecedores de RPA à escolha, é importante encontrar a opção certa com base na dimensão, necessidades e processos da sua empresa. Aqui está a nossa melhor escolha.
Com a solução UiPath Intelligent Document Processing, pode automatizar todo o seu fluxo de trabalho de documentos do início ao fim, combinando RPA com IA. A Compreensão de Documentos é a ferramenta de destaque aqui - uma estrutura sem código e fácil de usar que usa modelos especializados e generativos para extrair e interpretar dados de qualquer tipo de documento.
É super versátil e capaz de lidar com tudo, desde formulários estruturados a notas escritas à mão, caixas de verificação, assinaturas e até ficheiros distorcidos ou de baixa resolução. Seja o que for que lhe atire, os robôs UiPath têm tudo controlado.
E a melhor parte? A IA incorporada, alimentada por modelos de aprendizagem automática pré-treinados, mantém os seus bots a aprender e a ficar mais inteligentes ao longo do tempo, tornando todo o processo ainda mais suave.
A Blue Prism faz muito mais do que apenas automatizar a introdução de dados. Consegue processar facturas de todos os tipos de fontes e lê automaticamente dados estruturados e não estruturados. Utilizando tecnologia OCR inteligente e Processamento Inteligente de Documentos (IDP), detecta diferentes formatos e campos com precisão.
O que é ótimo é que a Blue Prism mantém um registo detalhado de cada passo, para que esteja sempre protegido no que diz respeito à conformidade. Ele rastreia tudo, garantindo que você tenha uma trilha de auditoria completa para referência futura. Se algo estiver em falta ou incorreto, assinala-o imediatamente e envia-o para a pessoa certa para revisão.
A Blue Prism se integra perfeitamente aos principais sistemas ERP, como SAP, Oracle, Microsoft Dynamics e QuickBooks, mantendo seus sistemas financeiros atualizados em tempo real sem nenhum trabalho manual extra.
O AI Builder do Power Automate é uma ferramenta com pouco código que lhe permite automatizar facilmente a extração de dados de facturas - e não precisa de ser um especialista em tecnologia para o configurar. Além disso, integra-se perfeitamente com todo o ecossistema da Microsoft - Office 365, SharePoint, Teams, Power BI - tornando a partilha de documentos, a colaboração em tempo real e a elaboração de relatórios muito fáceis.
Tem sistemas antigos que não funcionam bem com a automatização? Não há problema! Os fluxos de ambiente de trabalho do Power Automate podem automatizar tarefas mesmo em aplicações antigas e não baseadas na Web. E com o Power Virtual Agents, pode utilizar chatbots para tratar de pedidos de informação sobre facturas, para que os vendedores possam verificar o estado das facturas de forma rápida e fácil.
Também funciona com o Microsoft Dataverse, uma plataforma centralizada onde pode gerir todos os dados das suas facturas, criar fluxos de trabalho mais complexos e ligar diferentes partes da sua empresa para além das contas a pagar.
A WorkFusion facilita o processamento de facturas, extraindo automaticamente dados de todos os tipos de facturas e organizando-os para o seu sistema de contas a pagar. A melhor parte? A sua equipa de contas a pagar pode configurá-lo sem necessitar de ajuda de TI. Eis como funciona:
Quer se trate de facturas de fornecedores, facturas de corretores, conhecimentos de embarque, facturas hospitalares ou notas de crédito, a WorkFusion tem tudo o que precisa. Além disso, liga-se facilmente a sistemas como NetSuite, SAP, QuickBooks e outros ERPs, para que possa automatizar o processamento de facturas sem problemas.
A automatização do processamento de facturas continua a evoluir a um ritmo constante. É provável que várias tendências emergentes venham a moldar o futuro do processamento de facturas, oferecendo mais melhorias em termos de eficiência e precisão. Eis algumas das principais tendências que se perfilam no horizonte.
Os processos manuais têm a sua quota-parte de dores de cabeça - erros dispendiosos, funcionários frustrados e relações tensas com os fornecedores. É aí que entra a automatização das facturas. Trata dos aspectos rotineiros, como a introdução de dados, acelera os pagamentos, dá-lhe uma imagem clara do seu fluxo de caixa e poupa-lhe dinheiro ao longo do tempo.
Um desafio comum ao processamento automático de facturas é o custo inicial. A integração do software pode ser dispendiosa, especialmente se necessitar de personalização. Mas pense nisso - quanto é que gasta a corrigir erros nas facturas ou pagamentos errados? A longo prazo, as poupanças normalmente fazem com que o investimento valha a pena.
Em primeiro lugar, pense no que realmente precisa - está à procura de algo simples ou precisa de uma ferramenta mais personalizável? Certifique-se de que a solução que escolher pode ser facilmente integrada nos seus sistemas existentes, como o seu ERP ou software de contabilidade. E não se esqueça de considerar a escalabilidade - a plataforma crescerá com a sua empresa à medida que as coisas se expandem?
Diretor de Entrega e Responsável pelo Centro de Competência
Siarhei é especialista em navegar em ambientes regulamentares de alto risco e obstáculos de entrega complexos. Transforma requisitos empresariais abstractos em arquitecturas seguras e escaláveis, assegurando que cada projeto é tecnicamente sólido e preparado para o futuro contra as mudanças do mercado.
