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Processamento automático de facturas: tudo o que precisa de saber

IA & ML

FinTech

As equipas de contas a pagar (AP) lidam com centenas, por vezes milhares, de facturas todos os meses. Estas vêm em todas as formas e tamanhos - PDFs, e-mails, papel - e, muitas vezes, são uma confusão. Isto leva a atrasos nos pagamentos, entregas atrasadas, multas e uma equipa exausta, afogada em papelada.

Bem-vindo à era da automatização - em que as tarefas aborrecidas e repetitivas estão a ser eliminadas. A automatização do processamento de facturas elimina a introdução manual, reduz os erros, acelera as coisas e elimina os problemas de comunicação. Vamos mergulhar e ver como funciona!

O que é a automatização do processamento de facturas?

O processamento automatizado de facturas utiliza software para eliminar o incómodo de lidar com facturas. Transfere os dados das facturas diretamente para os seus sistemas ERP e CRM, poupando-lhe tempo e dinheiro e reduzindo os erros. Ao contrário do processamento manual, a automatização faz com que as facturas passem pelo fluxo de trabalho muito mais rapidamente, uma vez que trata de todas as tarefas repetitivas com que a sua equipa de contas a pagar tem de lidar - como a correspondência de preços, a verificação de ordens de compra e a introdução de dados.

Mas deve estar a perguntar-se: como é que tudo isto acontece? Vejamos a tecnologia fundamental que está na base do software de processamento automático de facturas.

Reconhecimento óptico de caracteres (OCR)

A tecnologia OCR ajuda a introduzir os dados de documentos físicos através da digitalização de imagens digitais. Capta rapidamente letras, números e símbolos e insere-os num sistema de processamento de facturas digitais. O OCR básico apenas recolhe o texto, mas mantém-no como uma imagem. No entanto, o OCR mais avançado converte esses caracteres em texto editável. Depois, há o OCR com IA com ICR (Reconhecimento Inteligente de Caracteres), que pode até reconhecer idiomas e diferentes estilos de caligrafia. Mantém o tamanho do texto, a formatação e a disposição intactos, tudo como texto editável. Tudo isto torna a introdução de dados muito mais fácil: em vez de encher os armários de arquivo, pode armazenar tudo digitalmente, dando à sua equipa acesso fácil a todos os seus documentos a qualquer hora e em qualquer lugar.

Algoritmos ML

Embora as ferramentas de IA possam extrair e classificar dados de facturas, reduzindo a introdução manual e os erros, o ML faz muito mais do que isso. O ML pode realmente aprender o seu processo de aprovação e começar a fazer chamadas inteligentes - como a aprovação automática de facturas com base em regras definidas. Também ajuda a detetar fraudes, detectando padrões invulgares, e pode até prever as necessidades do seu fluxo de caixa através de análises avançadas.

Automação robótica de processos (RPA)

Basicamente, a RPA actua como um ser humano dentro do software, realizando tarefas repetitivas que seguem regras específicas. A RPA é excelente para preencher as lacunas entre diferentes sistemas de software: em vez de uma pessoa que salta entre aplicações, pode ter um bot RPA a entrar no sítio Web de um fornecedor, a recolher os dados da fatura e a colocá-los numa pasta onde as ferramentas de OCR ou ML podem digitalizar e extrair os detalhes. Isto acelera bastante o trabalho.

Como funciona o processamento automático de facturas

Assim, a automatização do processamento de facturas permite-lhe gerir todo o seu fluxo de trabalho financeiro a partir de um único local - obtém aprovações de pagamento rápidas, informações claras sobre o fluxo de caixa e relações mais fortes com os fornecedores - tudo com rapidez e eficiência.

Mas como é que as facturas são efetivamente processadas?

Vejamos o aspeto de um fluxo de trabalho típico de processamento automático de facturas.

A fatura chegou

A sua equipa de contas a pagar recebe uma fatura e a tecnologia OCR entra em ação para captar os dados. Traduz tudo para texto digital e insere-o no seu sistema - rápido e fácil!

Fatura verificada

O software de automatização verifica duas vezes se todos os dados são exactos e se tudo o que precisa está presente. Compara as informações com as normas estabelecidas e faz a correspondência com os registos dos fornecedores.

Fatura autorizada

A fatura é enviada à sua equipa de contabilidade para aprovação. Dependendo do montante, pode ser aprovada por um gestor ou pode necessitar da aprovação de um superior hierárquico.

Pagamento enviado

Após a aprovação, o pagamento é processado e é enviada uma confirmação para que o vendedor saiba que o dinheiro está a caminho por transferência eletrónica.

Fatura arquivada

Uma vez efectuado o pagamento, a fatura é guardada de forma segura na sua biblioteca digital AP. É guardada permanentemente, permitindo-lhe um acesso fácil sempre que precisar dela no futuro.

01 A fatura chegou

A sua equipa de contas a pagar recebe uma fatura e a tecnologia OCR entra em ação para captar os dados. Traduz tudo para texto digital e insere-o no seu sistema - rápido e fácil!

02 Fatura verificada

O software de automatização verifica duas vezes se todos os os dados são exactos e que tudo o que precisa está lá. Compara as informações com as normas estabelecidas e e faz a correspondência com os registos dos fornecedores.

03 Fatura autorizada

A fatura é enviada à sua equipa de contabilidade para aprovação. Dependendo do montante, pode ser aprovada por um gestor ou pode necessitar da aprovação de um superior.

04 Pagamento enviado

Após a aprovação, o pagamento é processado e é enviada uma confirmação é enviada para que o fornecedor saiba que o dinheiro está a caminho através de transferência eletrónica.

05 Fatura arquivada

Uma vez efectuado o pagamento, a fatura é guardada de forma segura na sua biblioteca digital AP. É mantida permanentemente, permitindo-lhe um acesso fácil sempre que precisar dela no futuro.

Factores de custo: automatização das facturas versus processamento manual

De acordo com Relatório de desempenho de PA de classe mundial 2021 do IOFMSegundo o estudo, as empresas do nível de maturidade mais baixo, sem automatização, pagavam $6,20 por fatura, enquanto as do nível superior pagavam $1,83.

Agora, para as empresas que utilizam a automatização total das facturas, aquelas com o nível de maturidade mais baixo baixaram o seu custo para $3,03, e as mais eficientes pagaram apenas $1,45 por fatura. Grande diferença, não é?

Custo declarado da fatura para as empresas sem automatização

$6.20

No nível de maturidade mais baixo

$1.83

No nível de maturidade superior

Custo declarado da fatura para as empresas com automatização

$3.03

No nível de maturidade mais baixo

$1.45

No nível de maturidade superior

Sabemos como simplificar os seus fluxos de trabalho de faturação.

Vantagens da automatização do processamento de facturas

Para além do custo mais elevado, a captura manual de dados de facturas obriga a sua equipa de contas a gastar inúmeras horas a extrair e a digitar dados. O software de processamento automatizado de facturas parece ser uma opção muito mais eficiente nessa frente, uma vez que lhe poupa dinheiro e tempo de trabalho repetitivo e aprovações em várias camadas. Aqui estão algumas outras vantagens que ele traz para a mesa.

Menos armazenamento de papel

Com a introdução automatizada de dados, já não há necessidade de espaço de armazenamento físico. As ferramentas inteligentes de OCR permitem às empresas classificar e guardar tudo online - na nuvem ou nas instalações. Além disso, com cópias de segurança adequadas, os seus dados estão seguros e são fáceis de partilhar com outros quando necessário.

Fluxos de trabalho digitais simplificados

Tarefas como receber e introduzir detalhes de facturas, que são normalmente repetitivas e propensas a erros, podem ser automaticamente ordenadas com base em regras definidas. Serão enviadas para a equipa certa para aprovação e pagamento, sem complicações.

Redução do risco de duplicação de pagamentos

Com o software de automatização do processamento de facturas, obtém uma correspondência bidirecional ou tripla, em que o sistema compara a fatura com a ordem de compra e a entrada de mercadorias. Este processo melhora a precisão e reduz a possibilidade de pagamentos incorrectos ou duplicados.

Maior precisão

Com o processamento de facturas baseado em IA, os algoritmos inteligentes detectam e corrigem erros de digitação e erros antes que estes causem problemas. Obterá uma precisão quase perfeita, deixando para trás o incómodo de pagamentos atrasados ou em falta e mantendo as suas operações no caminho certo.

Melhores relações com os fornecedores

Pagar a tempo e acertar os pormenores significa que os seus fornecedores confiarão mais em si. Menos atrasos, menos erros e uma comunicação mais fluida tornarão o trabalho com eles muito mais fácil.

Custos mais baixos

Com a automatização das facturas, pode reduzir as despesas gerais e as despesas de formação. Menos tarefas manuais significam menos erros, pelo que evitará erros dispendiosos, como dívidas incobráveis causadas por dados incorrectos das facturas introduzidos no seu sistema.

"Os erros nas facturas acontecem, mas não têm de acontecer. Com a RPA a tratar do processo, todos os pormenores são duplamente verificados - desde a introdução de dados até às aprovações - para que nada passe despercebido. Acelera o processo, reduz os erros e poupa-o à dor de cabeça dos prazos não cumpridos. "

Dzianis Kryvitski

Gestor de entregas em FinTech

Principais soluções de RPA para o processamento automático de facturas

Soluções RPA são um grande impulsionador da produtividade no processamento de facturas. Funcionam como uma ponte entre os sistemas de software, extraindo automaticamente os dados das facturas, comparando-os com bases de dados ou ERPs e transferindo-os sem problemas entre os sistemas de contabilidade e de pagamento.

Com muitos fornecedores de RPA à escolha, é importante encontrar a opção certa com base na dimensão, necessidades e processos da sua empresa. Aqui está a nossa melhor escolha.

Com a solução UiPath Intelligent Document Processing, pode automatizar todo o seu fluxo de trabalho de documentos do início ao fim, combinando RPA com IA. A Compreensão de Documentos é a ferramenta de destaque aqui - uma estrutura sem código e fácil de usar que usa modelos especializados e generativos para extrair e interpretar dados de qualquer tipo de documento.

É super versátil e capaz de lidar com tudo, desde formulários estruturados a notas escritas à mão, caixas de verificação, assinaturas e até ficheiros distorcidos ou de baixa resolução. Seja o que for que lhe atire, os robôs UiPath têm tudo controlado.

E a melhor parte? A IA incorporada, alimentada por modelos de aprendizagem automática pré-treinados, mantém os seus bots a aprender e a ficar mais inteligentes ao longo do tempo, tornando todo o processo ainda mais suave.

A Blue Prism faz muito mais do que apenas automatizar a introdução de dados. Consegue processar facturas de todos os tipos de fontes e lê automaticamente dados estruturados e não estruturados. Utilizando tecnologia OCR inteligente e Processamento Inteligente de Documentos (IDP), detecta diferentes formatos e campos com precisão.

O que é ótimo é que a Blue Prism mantém um registo detalhado de cada passo, para que esteja sempre protegido no que diz respeito à conformidade. Ele rastreia tudo, garantindo que você tenha uma trilha de auditoria completa para referência futura. Se algo estiver em falta ou incorreto, assinala-o imediatamente e envia-o para a pessoa certa para revisão.

A Blue Prism se integra perfeitamente aos principais sistemas ERP, como SAP, Oracle, Microsoft Dynamics e QuickBooks, mantendo seus sistemas financeiros atualizados em tempo real sem nenhum trabalho manual extra.

O AI Builder do Power Automate é uma ferramenta com pouco código que lhe permite automatizar facilmente a extração de dados de facturas - e não precisa de ser um especialista em tecnologia para o configurar. Além disso, integra-se perfeitamente com todo o ecossistema da Microsoft - Office 365, SharePoint, Teams, Power BI - tornando a partilha de documentos, a colaboração em tempo real e a elaboração de relatórios muito fáceis.

Tem sistemas antigos que não funcionam bem com a automatização? Não há problema! Os fluxos de ambiente de trabalho do Power Automate podem automatizar tarefas mesmo em aplicações antigas e não baseadas na Web. E com o Power Virtual Agents, pode utilizar chatbots para tratar de pedidos de informação sobre facturas, para que os vendedores possam verificar o estado das facturas de forma rápida e fácil.

Também funciona com o Microsoft Dataverse, uma plataforma centralizada onde pode gerir todos os dados das suas facturas, criar fluxos de trabalho mais complexos e ligar diferentes partes da sua empresa para além das contas a pagar.

A WorkFusion facilita o processamento de facturas, extraindo automaticamente dados de todos os tipos de facturas e organizando-os para o seu sistema de contas a pagar. A melhor parte? A sua equipa de contas a pagar pode configurá-lo sem necessitar de ajuda de TI. Eis como funciona:

Recolhe e digitaliza texto de facturas
Extrai informações importantes utilizando bots inteligentes de ML
Assinala quaisquer pormenores em falta ou pouco claros e reencaminha-os para revisão
Envia pedidos de pagamento aprovados diretamente à sua equipa de contas a pagar para processamento

Quer se trate de facturas de fornecedores, facturas de corretores, conhecimentos de embarque, facturas hospitalares ou notas de crédito, a WorkFusion tem tudo o que precisa. Além disso, liga-se facilmente a sistemas como NetSuite, SAP, QuickBooks e outros ERPs, para que possa automatizar o processamento de facturas sem problemas.

Transforme horas de extração de dados em minutos.

Tendências futuras no processamento automático de facturas

A automatização do processamento de facturas continua a evoluir a um ritmo constante. É provável que várias tendências emergentes venham a moldar o futuro do processamento de facturas, oferecendo mais melhorias em termos de eficiência e precisão. Eis algumas das principais tendências que se perfilam no horizonte.

Utilização mais alargada da cadeia de blocos

A utilização da cadeia de blocos acelera os pagamentos transfronteiriços, eliminando os câmbios de moeda e as taxas bancárias. Além disso, uma vez que os registos da cadeia de blocos não podem ser alterados, obtém-se uma pista de auditoria clara, o que facilita a resolução de quaisquer litígios de pagamento e a segurança dos registos de transacções para reduzir a fraude.

A ascensão da análise preditiva

A análise preditiva está a tornar-se um grande negócio na automatização do processamento de facturas. Ao analisar dados de facturas anteriores e detetar tendências, ajuda a prever pagamentos futuros e necessidades de fluxo de caixa. Também ajuda a detetar potenciais atrasos ou discrepâncias nos pagamentos antes que se transformem em problemas maiores.

Práticas respeitadoras do ambiente

Ao automatizar o processamento de facturas e adotar a faturação digital, as empresas reduzem a utilização de papel, diminuem a sua pegada de carbono e simplificam os fluxos de trabalho. Com a crescente pressão dos consumidores e das entidades reguladoras, a automatização do processamento de facturas com soluções ecológicas está a tornar-se rapidamente uma medida inteligente e responsável para as empresas.

Automatização através de contratos inteligentes

Os contratos inteligentes podem tornar a faturação muito mais fácil, automatizando os pagamentos quando determinadas condições são atingidas. Por exemplo, pode criar um contrato inteligente para pagar a um fornecedor assim que a entrega for confirmada. É uma forma simples de acelerar os pagamentos e aliviar a sua equipa, reduzindo todo o trabalho administrativo.

Localização e conformidade global

Ao criar software de processamento automático de facturas, os programadores adaptam cada vez mais as suas soluções para lidar com todas as diferentes regras fiscais globais. Tratam da complicada legislação fiscal e dos aspectos de conformidade para que as suas facturas sejam processadas corretamente, independentemente do país com que trabalha.

Perguntas frequentes

Por que razão devo automatizar as facturas?

Os processos manuais têm a sua quota-parte de dores de cabeça - erros dispendiosos, funcionários frustrados e relações tensas com os fornecedores. É aí que entra a automatização das facturas. Trata dos aspectos rotineiros, como a introdução de dados, acelera os pagamentos, dá-lhe uma imagem clara do seu fluxo de caixa e poupa-lhe dinheiro ao longo do tempo.

Quais são os desafios comuns na implementação do processamento automático de facturas?

Um desafio comum ao processamento automático de facturas é o custo inicial. A integração do software pode ser dispendiosa, especialmente se necessitar de personalização. Mas pense nisso - quanto é que gasta a corrigir erros nas facturas ou pagamentos errados? A longo prazo, as poupanças normalmente fazem com que o investimento valha a pena.

Como podem as empresas escolher a solução de processamento automático de facturas mais adequada?

Em primeiro lugar, pense no que realmente precisa - está à procura de algo simples ou precisa de uma ferramenta mais personalizável? Certifique-se de que a solução que escolher pode ser facilmente integrada nos seus sistemas existentes, como o seu ERP ou software de contabilidade. E não se esqueça de considerar a escalabilidade - a plataforma crescerá com a sua empresa à medida que as coisas se expandem?

Siarhei Sukhadolski Especialista em FinTech

Data: 15 de dezembro de 2024

Siarhei Sukhadolski Especialista em FinTech

Data: 15 de dezembro de 2024

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