Formuläret har skickats in framgångsrikt.
Ytterligare information finns i din brevlåda.
Om ossFintechBankHandelFörsäkringBlockchain
Avdelningen för leverantörsreskontra (AP) hanterar hundratals, ibland tusentals, fakturor varje månad. De kommer i alla former och storlekar - PDF-filer, e-post, papper - och ofta är de en enda röra. Det leder till sena betalningar, försenade leveranser, böter och ett utmattat team som drunknar i pappersarbete.
Välkommen till automatiseringens tidsålder - där tråkiga, repetitiva uppgifter försvinner. Automatiserad fakturahantering eliminerar manuell inmatning, minskar fel, snabbar upp saker och rensar kommunikationsproblem. Låt oss dyka in och se hur det fungerar!
Automatiserad fakturahantering använder programvara för att ta bort besväret med att hantera fakturor. Fakturadata hämtas direkt in i ERP- och CRM-systemen, vilket sparar tid och pengar och minskar antalet fel. Till skillnad från manuell hantering får automatiseringen fakturorna att gå igenom arbetsflödet mycket snabbare eftersom den tar hand om alla de repetitiva uppgifter som ditt AP-team måste hantera - som prismatchning, verifiering av inköpsorder och datainmatning.
Men du kanske undrar, hur händer allt detta? Låt oss ta en titt på nyckeltekniken som driver automatiserad programvara för fakturahantering.
OCR-teknik hjälper till att mata in data från fysiska dokument genom att skanna digitala bilder. Den fångar snabbt upp bokstäver, siffror och symboler och matar in dem i ett digitalt fakturahanteringssystem. Grundläggande OCR tar bara tag i texten men behåller den som en bild. Mer avancerad OCR omvandlar dock dessa tecken till redigerbar text. Sedan finns det AI-driven OCR med ICR (Intelligent Character Recognition), som till och med kan känna igen språk och olika handstilsstilar. Den behåller textstorlek, formatering och layout intakt, allt som redigerbar text. Allt detta gör datainmatning mycket enklare: istället för att fylla arkivskåp kan du lagra allt digitalt och ge ditt team enkel åtkomst till alla dina dokument när som helst och var som helst.
Medan AI-verktyg kan extrahera och sortera data från fakturor, vilket minskar manuell inmatning och misstag, gör ML mycket mer än så. ML kan faktiskt lära sig din godkännandeprocess och börja fatta smarta beslut - som att automatiskt godkänna fakturor baserat på fastställda regler. Det hjälper också till att upptäcka bedrägerier genom att plocka upp ovanliga mönster och kan till och med förutsäga dina kassaflödesbehov genom avancerad analys.
Med automatiserad fakturahantering kan du alltså hantera hela ditt finansiella arbetsflöde från ett och samma ställe - du får snabba betalningsgodkännanden, tydliga kassaflödesinsikter och starkare leverantörsrelationer - allt med snabbhet och effektivitet.
Men hur behandlas fakturorna egentligen?
Låt oss se hur ett typiskt arbetsflöde för automatiserad fakturahantering ser ut.
Enligt IOFM:s rapport World Class AP Performance 2021 betalade företag på den lägsta mognadsnivån utan automatisering $6,20 per faktura, medan de på den högsta nivån betalade $1,83.
För företag som använder fullständig automatisering av fakturering minskade kostnaderna för de med lägst mognadsnivå till $3,03, och de mest effektiva betalade bara $1,45 per faktura. Stor skillnad, eller hur?
$6.20
På den lägsta mognadsnivån
$1.83
På den högsta mognadsnivån
$3.03
På den lägsta mognadsnivån
$1.45
På den högsta mognadsnivån
Förutom högre kostnader tvingar manuell datafångst av fakturor ditt AP-team att spendera otaliga timmar med att ta fram och skriva in data. Automatiserad programvara för fakturahantering verkar vara ett mycket effektivare alternativ på den fronten, eftersom det sparar både pengar och tid för repetitivt arbete och godkännanden i flera lager. Här är några andra förmåner som det ger till bordet.
“Fakturamisstag händer, men det behöver inte hända. Med RPA som hanterar processen dubbelkollas varje detalj - från datainmatning till godkännanden - så att inget faller mellan stolarna. Det snabbar upp processen, minskar antalet fel och besparar dig huvudvärken med missade deadlines.”
Chef för teknisk expertis för AI
RPA-lösningar är en stor produktivitetshöjare för fakturahantering. De fungerar som en bro mellan programvarusystem och hämtar automatiskt data från fakturor, kontrollerar dem mot databaser eller ERP-system och flyttar dem smidigt mellan redovisnings- och betalningssystem.
Det finns många RPA-leverantörer att välja mellan och det är viktigt att hitta rätt lösning utifrån ditt företags storlek, behov och processer. Här är vårt toppval.
Med UiPath Intelligent Document Processing kan du automatisera hela ditt dokumentarbetsflöde från början till slut genom att blanda RPA med AI. Dokumentförståelse är det främsta verktyget här - ett användarvänligt ramverk utan kod som använder både specialiserade och generativa modeller för att hämta och tolka data från alla typer av dokument.
Den är mycket mångsidig och kan hantera allt från strukturerade formulär till röriga handskrivna anteckningar, kryssrutor, signaturer och till och med skeva eller lågupplösta filer. UiPath Robots klarar av vad som helst.
Och det bästa av allt? Den inbyggda AI:n, som drivs av förutbildade maskininlärningsmodeller, gör att dina bots lär sig och blir smartare med tiden, vilket gör hela processen ännu smidigare.
Blue Prism gör mycket mer än att bara automatisera inmatning av data. Det kan hantera fakturor från alla typer av källor och läser automatiskt både strukturerad och ostrukturerad data. Med hjälp av smart OCR-teknik och Intelligent Document Processing (IDP) läser den av olika format och fält med precision.
Det bästa är att Blue Prism för en detaljerad logg över varje steg, så att du alltid är skyddad när det gäller efterlevnad. Den spårar allt och ser till att du har en fullständig verifieringskedja för framtida referens. Om något saknas eller är felaktigt flaggas det direkt och skickas till rätt person för granskning.
Blue Prism integreras sömlöst med de bästa affärssystemen som SAP, Oracle, Microsoft Dynamics och QuickBooks, så att dina finansiella system hålls uppdaterade i realtid utan extra manuellt arbete.
Power Automates AI Builder är ett verktyg med låg kod som gör att du enkelt kan automatisera fakturadatautvinning - och du behöver inte vara en teknisk expert för att ställa in det. Dessutom integreras det sömlöst med hela Microsofts ekosystem - Office 365, SharePoint, Teams, Power BI - vilket gör dokumentdelning, samarbete i realtid och rapportering supersmidigt.
Har du gamla system som inte är kompatibla med automation? Inga problem med det! Power Automates skrivbordsflöden kan automatisera uppgifter även i äldre, icke-webbbaserade applikationer. Och med Power Virtual Agents kan du använda chatbottar för att hantera fakturaförfrågningar, så att leverantörerna snabbt och enkelt kan kontrollera fakturastatus.
Det fungerar också med Microsoft Dataverse, en centraliserad plattform där du kan hantera alla dina fakturadata, bygga mer komplexa arbetsflöden och ansluta olika delar av ditt företag utöver leverantörsreskontran.
WorkFusion gör fakturahantering till en barnlek genom att automatiskt hämta data från alla typer av fakturor och organisera dem för ditt AP-system. Och det bästa av allt? Ditt AP-team kan konfigurera det utan att behöva IT-hjälp. Så här fungerar det:
Oavsett om det är leverantörsfakturor, mäklarfakturor, konossement, sjukhusräkningar eller kreditnotor, har WorkFusion dig täckt. Dessutom kan det enkelt anslutas till system som NetSuite, SAP, QuickBooks och andra ERP-system, så att du kan automatisera din fakturahantering utan problem.
Automatiseringen av fakturahanteringen fortsätter att utvecklas i stadig takt. Flera nya trender kommer sannolikt att forma framtidens fakturahantering och erbjuda ytterligare förbättringar av effektivitet och noggrannhet. Här är en titt på några av de viktigaste trenderna på horisonten.
Manuella processer medför en hel del huvudvärk - kostsamma misstag, frustrerade medarbetare och ansträngda leverantörsrelationer. Det är där automatiseringen av fakturor kommer in i bilden. Den hanterar rutinmässiga saker som datainmatning, påskyndar betalningar, ger dig en tydlig bild av ditt kassaflöde och sparar pengar över tid.
En vanlig utmaning med automatiserad fakturahantering är den initiala kostnaden. Att integrera programvaran kan bli dyrt, särskilt om du behöver anpassa den. Men tänk på det - hur mycket lägger du på att åtgärda fakturafel eller felaktiga betalningar? I det långa loppet brukar besparingarna göra investeringen värd det.
Först och främst bör du fundera på vad du verkligen behöver - är du ute efter något enkelt eller behöver du ett verktyg som är mer anpassningsbart? Se till att den lösning du väljer enkelt kan integreras med dina befintliga system, till exempel ditt affärssystem eller din bokföringsprogramvara. Och glöm inte att tänka på skalbarheten - kommer plattformen att växa med ditt företag när det expanderar?
Leveransdirektör och chef för kompetenscenter
Siarhei är specialiserad på att navigera genom regleringsmiljöer med höga insatser och komplexa leveranshinder. Han omvandlar abstrakta affärskrav till säkra, skalbara arkitekturer och ser till att varje projekt är tekniskt sunt och framtidssäkrat mot marknadsförändringar.
