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I team della contabilità fornitori (AP) hanno a che fare con centinaia, a volte migliaia, di fatture ogni mese. Queste arrivano in tutte le forme e dimensioni - PDF, e-mail, carta - e spesso sono un disastro. Questo porta a ritardi nei pagamenti, nelle consegne, nelle multe e a un team esausto che annega nelle scartoffie.
Benvenuti nell'era dell'automazione, dove le attività noiose e ripetitive vengono eliminate. L'automazione dell'elaborazione delle fatture elimina l'inserimento manuale, riduce gli errori, velocizza le operazioni e elimina i problemi di comunicazione. Immergiamoci in questo mondo e vediamo come funziona!
L'elaborazione automatizzata delle fatture si avvale di un software che elimina il problema della gestione delle fatture. I dati delle fatture vengono inseriti direttamente nei sistemi ERP e CRM, consentendo di risparmiare tempo e denaro e di ridurre gli errori. A differenza dell'elaborazione manuale, l'automazione fa passare le fatture attraverso il flusso di lavoro molto più velocemente, poiché si occupa di tutte quelle attività ripetitive che il team AP deve affrontare, come la corrispondenza dei prezzi, la verifica degli ordini di acquisto e l'inserimento dei dati.
Ma vi starete chiedendo: come avviene tutto questo? Diamo un'occhiata alla tecnologia chiave che alimenta il software di elaborazione automatica delle fatture.
La tecnologia OCR aiuta a inserire i dati nei documenti fisici mediante la scansione di immagini digitali. Rileva rapidamente lettere, numeri e simboli e li inserisce in un sistema di elaborazione digitale delle fatture. L'OCR di base si limita a catturare il testo, ma lo mantiene come immagine. L'OCR più avanzato, invece, converte i caratteri in testo modificabile. C'è poi l'OCR potenziato dall'intelligenza artificiale con l'ICR (Intelligent Character Recognition), in grado di riconoscere anche le lingue e i diversi stili di scrittura. La dimensione, la formattazione e il layout del testo vengono mantenuti intatti, e il tutto viene trasformato in testo modificabile. Tutto ciò semplifica notevolmente l'inserimento dei dati: invece di riempire gli schedari, è possibile archiviare tutto in formato digitale, consentendo al team di accedere facilmente a tutti i documenti in qualsiasi momento e ovunque.
Mentre gli strumenti di intelligenza artificiale possono estrarre e ordinare i dati dalle fatture, riducendo l'inserimento manuale e gli errori, il ML fa molto di più. L'intelligenza artificiale può infatti imparare il vostro processo di approvazione e iniziare a fare scelte intelligenti, come l'approvazione automatica delle fatture in base a regole prestabilite. Inoltre, aiuta a individuare le frodi individuando modelli insoliti e può persino prevedere le esigenze del flusso di cassa grazie ad analisi avanzate.
L'automazione dell'elaborazione delle fatture consente di gestire l'intero flusso di lavoro finanziario da un'unica postazione, ottenendo approvazioni rapide dei pagamenti, informazioni chiare sui flussi di cassa e relazioni più solide con i fornitori, il tutto con velocità ed efficienza.
Ma come vengono effettivamente elaborate le fatture?
Vediamo come si presenta un tipico flusso di lavoro di elaborazione automatica delle fatture.
Secondo il rapporto World Class AP Performance 2021 diIOFM, le aziende al livello di maturità più basso senza automazione pagavano $6,20 per fattura, mentre quelle al livello più alto pagavano $1,83.
Ora, per le aziende che utilizzano l'automazione completa delle fatture, quelle con il livello di maturità più basso hanno ridotto i costi a $3,03, mentre quelle più efficienti hanno pagato solo $1,45 per fattura. Una bella differenza, no?
$6.20
Al livello di maturità più basso
$1.83
Al massimo livello di maturità
$3.03
Al livello di maturità più basso
$1.45
Al massimo livello di maturità
Oltre ai costi più elevati, l'acquisizione manuale dei dati delle fatture costringe il team AP a trascorrere innumerevoli ore per estrarre e digitare i dati. Il software di elaborazione automatica delle fatture sembra essere un'opzione molto più efficiente su questo fronte, in quanto consente di risparmiare sia il denaro che il tempo del lavoro ripetitivo e delle approvazioni a più livelli. Ecco altri vantaggi che offre.
“Gli errori di fatturazione capitano, ma non devono accadere. Con l'RPA che gestisce il processo, ogni dettaglio viene controllato due volte, dall'inserimento dei dati alle approvazioni, in modo che nulla sfugga. Questo accelera le cose, riduce gli errori e vi risparmia il mal di testa delle scadenze non rispettate”.”
Responsabile della competenza tecnica AI
Soluzioni RPA sono un grande aiuto alla produttività per l'elaborazione delle fatture. Funzionano come un ponte tra i sistemi software, estraendo automaticamente i dati dalle fatture, verificandoli con i database o gli ERP e spostandoli senza problemi tra i sistemi di contabilità e di pagamento.
Con molti fornitori di RPA tra cui scegliere, è importante trovare quello giusto in base alle dimensioni, alle esigenze e ai processi della vostra azienda. Ecco la nostra scelta migliore.
Con la soluzione UiPath Intelligent Document Processing è possibile automatizzare l'intero flusso di lavoro dei documenti dall'inizio alla fine, combinando RPA e AI. Lo strumento di spicco è la comprensione dei documenti, un framework senza codice e di facile utilizzo che utilizza modelli specializzati e generativi per estrarre e interpretare i dati da qualsiasi tipo di documento.
È estremamente versatile e in grado di gestire qualsiasi cosa, dai moduli strutturati alle note scritte a mano, alle caselle di controllo, alle firme e persino ai file inclinati o a bassa risoluzione. Qualunque cosa si voglia fare, i robot UiPath hanno tutto sotto controllo.
E la parte migliore? L'intelligenza artificiale integrata, alimentata da modelli di apprendimento automatico pre-addestrati, fa sì che i vostri bot imparino e diventino più intelligenti nel tempo, rendendo l'intero processo ancora più fluido.
Blue Prism fa molto di più che automatizzare l'inserimento dei dati. È in grado di gestire fatture provenienti da ogni tipo di fonte e di leggere automaticamente sia i dati strutturati che quelli non strutturati. Grazie alla tecnologia OCR intelligente e all'elaborazione intelligente dei documenti (IDP), è in grado di rilevare con precisione i diversi formati e campi.
L'aspetto positivo è che Blue Prism tiene un registro dettagliato di ogni fase, in modo da essere sempre coperti quando si tratta di conformità. Tiene traccia di tutto, assicurandosi di avere una traccia di controllo completa per riferimenti futuri. Se qualcosa manca o non è corretto, lo segnala subito e lo invia alla persona giusta per la revisione.
Blue Prism si integra perfettamente con i principali sistemi ERP come SAP, Oracle, Microsoft Dynamics e QuickBooks, mantenendo i sistemi finanziari aggiornati in tempo reale senza ulteriore lavoro manuale.
AI Builder di Power Automate è uno strumento a codice ridotto che consente di automatizzare facilmente l'estrazione dei dati delle fatture, senza dover essere esperti di tecnologia per configurarlo. Inoltre, si integra perfettamente con l'intero ecosistema Microsoft (Office 365, SharePoint, Teams, Power BI), rendendo la condivisione dei documenti, la collaborazione in tempo reale e la reportistica estremamente agevoli.
Avete vecchi sistemi che non funzionano bene con l'automazione? Nessun problema! I flussi desktop di Power Automate possono automatizzare le attività anche su applicazioni legacy non basate sul web. Inoltre, con Power Virtual Agents, è possibile utilizzare chatbot per gestire le richieste di fattura, in modo che i venditori possano controllare lo stato delle fatture in modo rapido e semplice.
Funziona anche con Microsoft Dataverse, una piattaforma centralizzata dove è possibile gestire tutti i dati delle fatture, creare flussi di lavoro più complessi e collegare diverse parti dell'azienda oltre alla semplice contabilità.
WorkFusion rende l'elaborazione delle fatture un gioco da ragazzi, estraendo automaticamente i dati da tutti i tipi di fatture e organizzandoli per il vostro sistema AP. La parte migliore? Il team AP può configurarlo senza bisogno di aiuto informatico. Ecco come funziona:
Che si tratti di fatture di fornitori, fatture di intermediari, polizze di carico, fatture ospedaliere o note di credito, WorkFusion è in grado di soddisfare le vostre esigenze. Inoltre, si collega facilmente a sistemi come NetSuite, SAP, QuickBooks e altri ERP, in modo da automatizzare l'elaborazione delle fatture senza problemi.
L'automazione dell'elaborazione delle fatture continua a evolversi a ritmo costante. Diverse tendenze emergenti sono destinate a plasmare il futuro dell'elaborazione delle fatture, offrendo ulteriori miglioramenti in termini di efficienza e precisione. Ecco una panoramica di alcune delle principali tendenze all'orizzonte.
I processi manuali comportano una buona dose di problemi: errori costosi, dipendenti frustrati e rapporti tesi con i fornitori. È qui che interviene l'automazione delle fatture. Gestisce le operazioni di routine come l'inserimento dei dati, accelera i pagamenti, fornisce un quadro chiaro del flusso di cassa e consente di risparmiare nel tempo.
Una sfida comune con l'elaborazione automatica delle fatture è il costo iniziale. L'integrazione del software può essere costosa, soprattutto se è necessaria una personalizzazione. Ma pensateci bene: quanto spendete per correggere errori di fatturazione o pagamenti errati? A lungo termine, i risparmi ottenuti valgono l'investimento.
Innanzitutto, pensate a ciò di cui avete realmente bisogno: cercate qualcosa di semplice o avete bisogno di uno strumento più personalizzabile? Assicuratevi che la soluzione scelta possa integrarsi facilmente con i sistemi esistenti, come l'ERP o il software di contabilità. E non dimenticate di considerare la scalabilità: la piattaforma crescerà con la vostra azienda in caso di espansione?
Responsabile della Delivery e del Centro di Competenza
Siarhei è specializzato nella gestione di ambienti normativi ad alto rischio e di complessi ostacoli alla consegna. Trasforma i requisiti aziendali astratti in architetture sicure e scalabili, assicurando che ogni progetto sia tecnicamente solido e a prova di futuro contro i cambiamenti del mercato.
