Het formulier is succesvol verzonden.
Meer informatie vindt u in uw mailbox.
Over onsFintechBankwezenHandelVerzekeringenBlockchain
Crediteuren (AP) teams hebben elke maand te maken met honderden, soms duizenden facturen. Deze komen in alle soorten en maten - PDF's, e-mails, papier - en zijn vaak een rommeltje. Dat leidt tot late betalingen, vertraagde leveringen, boetes en een uitgeput team dat verdrinkt in papierwerk.
Welkom in het tijdperk van automatisering - waar saaie, repetitieve taken worden afgeschaft. Automatisering van factuurverwerking voorkomt handmatige invoer, vermindert fouten, versnelt dingen en lost communicatieproblemen op. Laten we eens kijken hoe het werkt!
Geautomatiseerde factuurverwerking maakt gebruik van software om de verwerking van facturen te vereenvoudigen. Factuurgegevens worden rechtstreeks in je ERP- en CRM-systemen gehaald, waardoor je tijd en geld bespaart en het aantal fouten vermindert. In tegenstelling tot handmatige verwerking zorgt automatisering ervoor dat facturen veel sneller door de workflow gaan, omdat het al die repetitieve taken uit handen neemt waar je AP-team mee te maken heeft, zoals het matchen van prijzen, het verifiëren van inkooporders en het invoeren van gegevens.
Maar je vraagt je misschien af hoe dit allemaal mogelijk is? Laten we eens kijken naar de belangrijkste technologie voor geautomatiseerde factuurverwerkingssoftware.
OCR-technologie helpt bij het invoeren van gegevens uit fysieke documenten door digitale afbeeldingen te scannen. Letters, cijfers en symbolen worden snel opgepikt en ingevoerd in een digitaal factuurverwerkingssysteem. Basis OCR pakt alleen de tekst, maar houdt die als afbeelding. Meer geavanceerde OCR zet deze tekens echter om in bewerkbare tekst. Dan is er nog de AI-gestuurde OCR met ICR (Intelligent Character Recognition), die zelfs talen en verschillende handschriften kan herkennen. De tekstgrootte, opmaak en lay-out blijven intact, allemaal als bewerkbare tekst. Dit alles maakt het invoeren van gegevens veel eenvoudiger: in plaats van archiefkasten vol te stoppen, kun je alles digitaal opslaan, zodat je team altijd en overal toegang heeft tot al je documenten.
Hoewel AI-tools gegevens uit facturen kunnen halen en sorteren, waardoor handmatige invoer en fouten worden voorkomen, doet ML veel meer dan dat. ML kan zelfs je goedkeuringsproces leren en slimme beslissingen nemen, zoals het automatisch goedkeuren van facturen op basis van ingestelde regels. Het helpt ook bij het opsporen van fraude door ongebruikelijke patronen op te pikken en kan zelfs je cashflowbehoeften voorspellen met behulp van geavanceerde analyses.
Automatisering van factuurverwerking stelt je dus in staat om je hele financiële workflow vanaf één plek af te handelen - je krijgt snelle betalingsgoedkeuringen, duidelijk inzicht in je cashflow en sterkere relaties met leveranciers - en dat alles snel en efficiënt.
Maar hoe worden facturen eigenlijk verwerkt?
Laten we eens kijken hoe een typische workflow voor geautomatiseerde factuurverwerking eruitziet.
Volgens IOFM's 2021 World Class AP Performance report, betaalden bedrijven op het laagste volwassenheidsniveau zonder automatisering $6,20 per factuur, terwijl bedrijven op het hoogste niveau $1,83 betaalden.
Voor bedrijven die volledig gebruik maken van factuurautomatisering, daalden de kosten van de bedrijven met het laagste volwassenheidsniveau tot $3,03 en betaalden de meest efficiënte bedrijven slechts $1,45 per factuur. Groot verschil, toch?
$6.20
Op het laagste volwassenheidsniveau
$1.83
Op het hoogste volwassenheidsniveau
$3.03
Op het laagste volwassenheidsniveau
$1.45
Op het hoogste volwassenheidsniveau
Afgezien van de hogere kosten dwingt het handmatig vastleggen van factuurgegevens je AP-team om ontelbare uren te besteden aan het uittrekken en intypen van gegevens. Geautomatiseerde factuurverwerkingssoftware lijkt op dat vlak een veel efficiëntere optie, omdat het je zowel geld als tijd bespaart van repetitief werk en goedkeuringen in meerdere lagen. Hier zijn nog een aantal andere voordelen.
“Fouten in facturen komen voor, maar dat hoeft niet. Als RPA het proces afhandelt, wordt elk detail dubbel gecontroleerd - van gegevensinvoer tot goedkeuringen - zodat er niets door de mazen van het net glipt. Het versnelt het proces, vermindert fouten en bespaart je de hoofdpijn van gemiste deadlines.”
Hoofd technische expertise AI
RPA oplossingen zijn een grote productiviteitsbooster voor factuurverwerking. Ze werken als een brug tussen softwaresystemen, halen automatisch gegevens op uit facturen, vergelijken deze met databases of ERP's en verplaatsen ze soepel tussen boekhoud- en betalingssystemen.
Met veel RPA-leveranciers om uit te kiezen, is het belangrijk om de juiste keuze te maken op basis van de grootte, behoeften en processen van je bedrijf. Dit is onze beste keuze.
Met UiPath Intelligent Document Processing kun je je hele documentworkflow van begin tot eind automatiseren door RPA te combineren met AI. Document Understanding is de belangrijkste tool hier - een no-code, gebruiksvriendelijk framework dat zowel gespecialiseerde als generatieve modellen gebruikt om gegevens uit elk type document te halen en te interpreteren.
Het is super veelzijdig en kan alles aan, van gestructureerde formulieren tot slordige handgeschreven notities, selectievakjes, handtekeningen en zelfs scheve of lage resolutie bestanden. Wat je er ook mee doet, UiPath Robots kunnen het aan.
En het beste deel? De ingebouwde AI, aangedreven door vooraf getrainde modellen voor machinaal leren, zorgt ervoor dat je bots na verloop van tijd leren en slimmer worden, waardoor het hele proces nog soepeler verloopt.
Blue Prism doet veel meer dan alleen het automatiseren van gegevensinvoer. Het kan facturen uit allerlei bronnen verwerken en leest automatisch zowel gestructureerde als ongestructureerde gegevens. Met behulp van slimme OCR-technologie en Intelligent Document Processing (IDP) worden verschillende formaten en velden nauwkeurig herkend.
Het mooie is dat Blue Prism een gedetailleerd logboek bijhoudt van elke stap, zodat je altijd gedekt bent als het gaat om naleving. Het houdt alles bij, zodat je een volledig controletraject hebt voor toekomstige referentie. Als er iets ontbreekt of onjuist is, wordt dit meteen gemarkeerd en ter controle naar de juiste persoon gestuurd.
Blue Prism integreert naadloos met de beste ERP-systemen zoals SAP, Oracle, Microsoft Dynamics en QuickBooks, waardoor uw financiële systemen in realtime worden bijgewerkt zonder extra handmatig werk.
De AI Builder van Power Automate is een low-code tool waarmee je eenvoudig de gegevensextractie van facturen kunt automatiseren - en je hoeft geen technisch expert te zijn om het in te stellen. Bovendien integreert het naadloos met het hele Microsoft ecosysteem - Office 365, SharePoint, Teams, Power BI - waardoor het delen van documenten, real-time samenwerking en rapportage super soepel verlopen.
Heb je oude systemen die niet goed overweg kunnen met automatisering? Geen probleem! De desktopflows van Power Automate kunnen taken automatiseren, zelfs op oudere, niet-webgebaseerde applicaties. En met Power Virtual Agents kun je chatbots gebruiken om vragen over facturen af te handelen, zodat verkopers snel en eenvoudig de factuurstatus kunnen controleren.
Het werkt ook met Microsoft Dataverse, een gecentraliseerd platform waar je al je factuurgegevens kunt beheren, complexere workflows kunt bouwen en verschillende onderdelen van je bedrijf met elkaar kunt verbinden.
WorkFusion maakt factuurverwerking een fluitje van een cent door automatisch gegevens van allerlei soorten facturen te verzamelen en te organiseren voor je AP-systeem. En het beste deel? Je AP-team kan het instellen zonder hulp van IT. Zo werkt het:
Of het nu gaat om facturen van leveranciers, facturen van makelaars, vrachtbrieven, ziekenhuisrekeningen of creditnota's, met WorkFusion zit je goed. Bovendien is het eenvoudig aan te sluiten op systemen als NetSuite, SAP, QuickBooks en andere ERP's, zodat je de factuurverwerking probleemloos kunt automatiseren.
Automatisering van factuurverwerking blijft zich in een gestaag tempo ontwikkelen. Verschillende opkomende trends zullen waarschijnlijk de toekomst van factuurverwerking vormgeven en zorgen voor verdere verbeteringen in efficiëntie en nauwkeurigheid. Hier volgt een blik op enkele van de belangrijkste trends aan de horizon.
Handmatige processen zorgen voor heel wat kopzorgen - dure fouten, gefrustreerde werknemers en gespannen relaties met leveranciers. Daar komt factuurautomatisering om de hoek kijken. Het regelt de routinezaken zoals gegevensinvoer, versnelt betalingen, geeft je een duidelijk beeld van je cashflow en bespaart je geld na verloop van tijd.
Een veelvoorkomende uitdaging bij geautomatiseerde factuurverwerking zijn de aanloopkosten. Het integreren van de software kan prijzig zijn, vooral als je aanpassingen nodig hebt. Maar denk er eens over na - hoeveel besteed je aan het herstellen van factuurfouten of verkeerde betalingen? Op de lange termijn maken de besparingen de investering meestal de moeite waard.
Denk eerst na over wat je echt nodig hebt - ben je op zoek naar iets eenvoudigs, of heb je een tool nodig die meer aanpasbaar is? Zorg ervoor dat de oplossing die je kiest gemakkelijk kan integreren met je bestaande systemen, zoals je ERP- of boekhoudsoftware. En vergeet de schaalbaarheid niet - groeit het platform mee met je bedrijf als het groeit?
Operationeel Directeur Levering & Hoofd van het Competence Center
Siarhei is gespecialiseerd in het navigeren door omgevingen met hoge eisen op het gebied van regelgeving en complexe opleveringshindernissen. Hij zet abstracte bedrijfsvereisten om in veilige, schaalbare architecturen en zorgt ervoor dat elk project technisch solide is en toekomstbestendig tegen marktverschuivingen.
