Traitement automatisé des factures : tout ce qu'il faut savoir

15 décembre 2024 10 min de lecture

Résumé par l'IA

Les équipes chargées de la comptabilité fournisseurs traitent des centaines, voire des milliers, de factures chaque mois. Celles-ci se présentent sous toutes les formes et tailles - PDF, courriels, papier - et sont souvent désordonnées. Cela entraîne des retards de paiement, des retards de livraison, des amendes et une équipe épuisée qui se noie dans la paperasse.

Bienvenue dans l'ère de l'automatisation, où les tâches ennuyeuses et répétitives sont mises au rancart. L'automatisation du traitement des factures élimine la saisie manuelle, réduit les erreurs, accélère les choses et élimine les problèmes de communication. Plongeons dans le vif du sujet et voyons comment cela fonctionne !

Qu'est-ce que l'automatisation du traitement des factures ?

Le traitement automatisé des factures fait appel à un logiciel qui élimine les tracas liés à la gestion des factures. Il extrait les données des factures directement dans vos systèmes ERP et CRM, ce qui vous permet d'économiser du temps et de l'argent et de réduire les erreurs. Contrairement au traitement manuel, l'automatisation permet d'accélérer le flux de travail des factures, car elle prend en charge toutes les tâches répétitives auxquelles votre équipe AP doit faire face, telles que la correspondance des prix, la vérification des bons de commande et la saisie des données.

Mais vous vous demandez peut-être comment tout cela se produit ? Jetons un coup d'œil sur les technologies clés qui alimentent les logiciels de traitement automatisé des factures.

Reconnaissance optique de caractères (OCR)

La technologie OCR permet de saisir les données de documents physiques en scannant des images numériques. Elle saisit rapidement les lettres, les chiffres et les symboles et les introduit dans un système numérique de traitement des factures. L'OCR de base se contente de saisir le texte et de le conserver sous forme d'image. Une ROC plus avancée, en revanche, convertit ces caractères en texte éditable. Il y a enfin l'OCR à intelligence artificielle avec ICR (Intelligent Character Recognition), qui peut même reconnaître les langues et les différents styles d'écriture. La taille du texte, le formatage et la mise en page restent intacts, et le tout reste un texte modifiable. Tout cela facilite grandement la saisie des données : au lieu de remplir des classeurs, vous pouvez tout stocker sous forme numérique, ce qui permet à votre équipe d'accéder facilement à tous vos documents, à tout moment et en tout lieu.

Algorithmes ML

Si les outils d'IA peuvent extraire et trier les données des factures, réduisant ainsi la saisie manuelle et les erreurs, la ML fait bien plus que cela. L'intelligence artificielle peut en fait apprendre votre processus d'approbation et commencer à faire des appels intelligents - comme l'approbation automatique des factures sur la base de règles définies. Il aide également à repérer les fraudes en détectant des schémas inhabituels et peut même prédire vos besoins de trésorerie grâce à des analyses avancées.

Automatisation des processus robotiques (RPA)

La RPA agit essentiellement comme un humain au sein d'un logiciel, en effectuant des tâches répétitives qui suivent des règles spécifiques. La RPA est idéale pour combler les lacunes entre différents systèmes logiciels : au lieu qu'une personne passe d'une application à l'autre, un robot RPA peut se connecter au site web d'un fournisseur, saisir les données d'une facture et les déposer dans un dossier où des outils OCR ou ML peuvent les analyser et en extraire les détails. Cela accélère considérablement le travail.

Comment fonctionne le traitement automatisé des factures

Ainsi, l'automatisation du traitement des factures vous permet de gérer l'ensemble de votre flux de travail financier à partir d'un seul endroit - vous obtenez des approbations de paiement rapides, des informations claires sur les flux de trésorerie et des relations plus solides avec les fournisseurs - le tout avec rapidité et efficacité.

Mais comment les factures sont-elles traitées?

Voyons à quoi ressemble un flux de travail type pour le traitement automatisé des factures.

La facture est arrivée

Votre équipe AP reçoit une facture et la technologie OCR intervient pour capturer les données. Elle traduit le tout en texte numérique et le saisit dans votre système - rapidement et facilement !

Facture vérifiée

Le logiciel d'automatisation vérifie que toutes les données sont exactes et que tout ce dont vous avez besoin s'y trouve. Il compare les informations avec les normes que vous avez définies et les fait correspondre avec les dossiers des fournisseurs.

Facture autorisée

La facture est soumise à l'approbation de votre équipe comptable. En fonction du montant, elle peut être approuvée par un responsable ou nécessiter la signature d'un supérieur.

Paiement envoyé

Après approbation, le paiement est traité et une confirmation est envoyée au vendeur pour l'informer que l'argent est en cours d'acheminement par transfert électronique.

Facture archivée

Une fois le paiement effectué, la facture est stockée en toute sécurité dans votre bibliothèque numérique AP. Elle y est conservée en permanence, ce qui vous permet d'y accéder facilement chaque fois que vous en avez besoin à l'avenir.

01 La facture est arrivée

Votre équipe AP reçoit une facture et la technologie OCR intervient pour capturer les données. Elle traduit le tout en texte numérique et le saisit dans votre système. rapide et facile !

02 Facture vérifiée

Le logiciel d'automatisation vérifie deux fois que toutes les données sont exactes et que tout ce dont vous avez besoin est là. que toutes les données sont exactes et que tout ce dont vous avez besoin s'y trouve. Il compare les informations aux normes que vous avez définies et les et les fait correspondre avec les dossiers des fournisseurs.

03 Facture autorisée

La facture est envoyée à votre équipe comptable pour approbation. En fonction du montant, elle peut être approuvée par un responsable ou nécessiter l'aval d'un supérieur. supérieur.

04 Paiement envoyé

Après approbation, le paiement est traité et une confirmation est envoyée au vendeur pour l'informer de l'arrivée de l'argent par transfert électronique. est envoyé pour informer le vendeur que l'argent est en route par transfert électronique.

05 Facture archivée

Facteurs de coût : automatisation des factures ou traitement manuel

Selon le rapport 2021 World Class AP Performance de l'OIFM, les entreprises au niveau de maturité le plus bas sans automatisation payaient $6,20 par facture, tandis que celles au niveau le plus élevé payaient $1,83.

En ce qui concerne les entreprises qui utilisent l'automatisation complète des factures, celles qui ont le niveau de maturité le plus bas ont réduit leur coût à $3,03, et les plus efficaces n'ont payé que $1,45 par facture. Une grande différence, n'est-ce pas ?

Coût de la facture déclarée pour les entreprises sans automatisation

$6.20

Au niveau de maturité le plus bas

$1.83

Au niveau de maturité le plus élevé

Coût de la facture déclarée pour les entreprises avec l'automatisation

$3.03

Au niveau de maturité le plus bas

$1.45

Au niveau de maturité le plus élevé

Nous savons comment rationaliser vos flux de facturation.

Avantages de l'automatisation du traitement des factures

Outre un coût plus élevé, la saisie manuelle des données des factures oblige votre équipe AP à passer d'innombrables heures à extraire et à saisir des données. Le logiciel de traitement automatisé des factures semble être une option beaucoup plus efficace à cet égard, car il vous permet d'économiser à la fois de l'argent et du temps sur le travail répétitif et les approbations à plusieurs niveaux. Voici d'autres avantages qu'il apporte.

Moins de stockage de papier

Grâce à la saisie automatisée des données, il n'est plus nécessaire de disposer d'un espace de stockage physique. Les outils d'OCR intelligents permettent aux entreprises de tout trier et de tout sauvegarder en ligne, que ce soit dans le nuage ou sur site. De plus, grâce à des sauvegardes appropriées, vos données sont en sécurité et faciles à partager avec d'autres personnes en cas de besoin.

Flux de travail numérique simplifié

Les tâches telles que la réception et la saisie des détails d'une facture, qui sont généralement répétitives et sujettes aux erreurs, peuvent être automatiquement triées sur la base de règles définies. Elles seront envoyées à l'équipe compétente pour approbation et paiement, sans problème.

Réduction du risque de double paiement

Avec un logiciel d'automatisation du traitement des factures, vous obtenez une correspondance bidirectionnelle ou tridirectionnelle, le système comparant la facture au bon de commande et à l'entrée de marchandises. Ce processus améliore la précision et réduit le risque de paiements incorrects ou en double.

Précision accrue

Grâce au traitement des factures par l'IA, des algorithmes intelligents détectent et corrigent les fautes de frappe et les erreurs avant qu'elles ne posent problème. Vous obtiendrez une précision quasi parfaite, ce qui vous évitera les problèmes liés aux retards de paiement ou aux paiements manquants et vous permettra de maintenir vos activités sur la bonne voie.

De meilleures relations avec les fournisseurs

En payant à temps et en respectant les détails, vos vendeurs vous feront davantage confiance. Moins de retards, moins d'erreurs et une communication plus fluide faciliteront grandement le travail avec eux.

Réduction des coûts

L'automatisation des factures permet de réduire les frais généraux et les dépenses de formation. Moins de tâches manuelles signifie moins d'erreurs, ce qui vous permet d'éviter des erreurs coûteuses telles que des créances irrécouvrables causées par l'introduction dans votre système de données de factures erronées.

“Les erreurs de facturation existent, mais elles ne sont pas nécessaires. Avec la RPA, chaque détail est vérifié, de la saisie des données aux approbations, pour que rien ne passe inaperçu. Cela permet d'accélérer le processus, de réduire les erreurs et d'éviter les maux de tête liés au non-respect des délais.”

Artsiom Kozak

Chef de l'expertise technique IA

Les meilleures solutions RPA pour le traitement automatisé des factures

Solutions RPA sont un formidable accélérateur de productivité pour le traitement des factures. Ils fonctionnent comme un pont entre les systèmes logiciels, en extrayant automatiquement les données des factures, en les comparant aux bases de données ou aux ERP, et en les transférant en douceur entre les systèmes de comptabilité et de paiement.

Les fournisseurs de RPA étant nombreux, il est important de trouver celui qui convient le mieux en fonction de la taille, des besoins et des processus de votre entreprise. Voici notre meilleur choix.

Avec la solution UiPath Intelligent Document Processing, vous pouvez automatiser l'ensemble de votre flux de documents du début à la fin en combinant la RPA et l'IA. Document Understanding est l'outil qui se distingue ici - un cadre convivial sans code qui utilise des modèles spécialisés et génératifs pour extraire et interpréter des données à partir de n'importe quel type de document.

Il est extrêmement polyvalent et capable de traiter tous les types de documents, des formulaires structurés aux notes manuscrites désordonnées, en passant par les cases à cocher, les signatures et même les fichiers inclinés ou à faible résolution. Quoi que vous lui demandiez, les robots UiPath sont là pour vous aider.

Et le meilleur ? L'IA intégrée, alimentée par des modèles d'apprentissage automatique pré-entraînés, permet à vos robots d'apprendre et de devenir plus intelligents au fil du temps, ce qui rend l'ensemble du processus encore plus fluide.

Blue Prism ne se contente pas d'automatiser la saisie des données. Il peut traiter des factures provenant de toutes sortes de sources et lit automatiquement les données structurées et non structurées. Grâce à une technologie OCR intelligente et au traitement intelligent des documents (IDP), il détecte avec précision les différents formats et champs.

Ce qui est formidable, c'est que Blue Prism tient un registre détaillé de chaque étape, de sorte que vous êtes toujours couvert lorsqu'il s'agit de conformité. Il assure le suivi de tout, garantissant une piste d'audit complète pour référence ultérieure. Si quelque chose manque ou est incorrect, il le signale immédiatement et l'envoie à la bonne personne pour qu'elle l'examine.

Blue Prism s'intègre de manière transparente aux principaux systèmes ERP tels que SAP, Oracle, Microsoft Dynamics et QuickBooks, ce qui permet à vos systèmes financiers d'être mis à jour en temps réel sans travail manuel supplémentaire.

L'AI Builder de Power Automate est un outil à code bas qui vous permet d'automatiser facilement l'extraction des données des factures - et vous n'avez pas besoin d'être un expert en technologie pour le mettre en place. De plus, il s'intègre parfaitement à l'ensemble de l'écosystème Microsoft - Office 365, SharePoint, Teams, Power BI - pour faciliter le partage de documents, la collaboration en temps réel et la création de rapports.

Vous avez d'anciens systèmes qui ne sont pas compatibles avec l'automatisation ? Pas de problème ! Les flux de bureau de Power Automate peuvent automatiser des tâches même sur des applications anciennes, non basées sur le Web. Et avec Power Virtual Agents, vous pouvez utiliser des chatbots pour traiter les demandes de renseignements sur les factures, afin que les vendeurs puissent vérifier l'état des factures rapidement et facilement.

Il fonctionne également avec Microsoft Dataverse, une plateforme centralisée où vous pouvez gérer toutes les données de vos factures, créer des flux de travail plus complexes et relier les différentes parties de votre entreprise au-delà de la simple comptabilité fournisseurs.

WorkFusion facilite le traitement des factures en extrayant automatiquement les données de toutes sortes de factures et en les organisant pour votre système AP. Et le meilleur ? Votre équipe AP peut le mettre en place sans avoir besoin d'aide informatique. Voici comment cela fonctionne :

Saisit et numérise le texte des factures
Extraction d'informations clés à l'aide de robots ML intelligents
signale les détails manquants ou peu clairs et les réachemine en vue d'une révision
Envoi des demandes de paiement approuvées directement à votre équipe de gestion des comptes fournisseurs pour traitement.

Qu'il s'agisse de factures de fournisseurs, de factures de courtiers, de connaissements, de factures d'hôpitaux ou de notes de crédit, WorkFusion vous couvre. De plus, il se connecte facilement à des systèmes tels que NetSuite, SAP, QuickBooks et d'autres ERP, afin que vous puissiez automatiser le traitement de vos factures sans problème.

Transformez des heures d'extraction de données en quelques minutes.

Tendances futures du traitement automatisé des factures

L'automatisation du traitement des factures continue d'évoluer à un rythme soutenu. Plusieurs tendances émergentes sont susceptibles de façonner l'avenir du traitement des factures, en offrant de nouvelles améliorations en termes d'efficacité et de précision. Voici un aperçu des principales tendances qui se profilent à l'horizon.

Utilisation plus large de la blockchain

L'utilisation de la blockchain accélérera les paiements transfrontaliers en supprimant les échanges de devises et les frais bancaires. De plus, comme les enregistrements de la blockchain ne peuvent pas être modifiés, vous bénéficiez d'une piste d'audit claire, ce qui facilite le règlement de tout litige de paiement et permet de verrouiller les enregistrements de transactions sécurisées afin de réduire la fraude.

L'essor de l'analyse prédictive

L'analyse prédictive joue un rôle de plus en plus important dans l'automatisation du traitement des factures. En analysant les données des factures antérieures et en repérant les tendances, elle permet de prévoir les paiements futurs et les besoins de trésorerie. Elle permet également de détecter les retards de paiement potentiels ou les divergences avant qu'ils ne se transforment en problèmes plus importants.

Pratiques respectueuses de l'environnement

En automatisant le traitement des factures et en adoptant la facturation numérique, les entreprises réduisent leur consommation de papier, leur empreinte carbone et rationalisent leurs flux de travail. Compte tenu de la pression croissante exercée par les consommateurs et les autorités de réglementation, l'automatisation du traitement des factures à l'aide de solutions écologiques devient rapidement une mesure intelligente et responsable pour les entreprises.

Automatisation grâce aux contrats intelligents

Les contrats intelligents peuvent faciliter la facturation en automatisant les paiements lorsque certaines conditions sont remplies. Par exemple, vous pouvez mettre en place un contrat intelligent pour payer un fournisseur dès que la livraison est confirmée. C'est un moyen simple d'accélérer les paiements et de soulager votre équipe en réduisant tout le travail administratif.

Localisation et conformité mondiale

Lorsqu'ils créent des logiciels de traitement automatisé des factures, les développeurs adaptent de plus en plus leurs solutions pour gérer les différentes règles fiscales internationales. Ils s'occuperont des lois fiscales compliquées et des aspects de conformité afin que vos factures soient traitées correctement, quel que soit le pays avec lequel vous travaillez.

FAQ

Pourquoi automatiser les factures?

Les processus manuels s'accompagnent de leur lot de maux de tête - erreurs coûteuses, employés frustrés et relations tendues avec les fournisseurs. C'est là que l'automatisation des factures intervient. Elle prend en charge les tâches de routine comme la saisie des données, accélère les paiements, vous donne une vision claire de votre trésorerie et vous permet d'économiser de l'argent au fil du temps.

Quels sont les défis les plus courants liés à la mise en œuvre du traitement automatisé des factures?

L'une des difficultés communes au traitement automatisé des factures est le coût initial. L'intégration du logiciel peut s'avérer coûteuse, surtout si vous avez besoin d'une personnalisation. Mais réfléchissez-y : combien dépensez-vous pour corriger des erreurs de facturation ou des paiements erronés ? À long terme, les économies réalisées justifient généralement l'investissement.

Comment les entreprises peuvent-elles choisir la bonne solution de traitement automatisé des factures?

Tout d'abord, réfléchissez à ce dont vous avez réellement besoin : cherchez-vous quelque chose de simple ou avez-vous besoin d'un outil plus personnalisable ? Assurez-vous que la solution que vous choisissez peut facilement s'intégrer à vos systèmes existants, comme votre progiciel de gestion intégré ou votre logiciel de comptabilité. N'oubliez pas non plus de tenir compte de l'évolutivité : la plateforme évoluera-t-elle avec votre entreprise au fur et à mesure qu'elle se développera ?

Siarhei Sukhadolski

Directeur du Delivery et Responsable du Centre de Compétences

Siarhei est spécialisé dans la gestion d'environnements réglementaires à forts enjeux et d'obstacles complexes à la livraison. Il transforme les exigences commerciales abstraites en architectures sûres et évolutives, en veillant à ce que chaque projet soit techniquement solide et à l'épreuve des évolutions du marché.

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