10 min

Zautomatyzowane przetwarzanie faktur: wszystko, co musisz wiedzieć

AI I ML

FinTech

Zespoły ds. zobowiązań (AP) mają do czynienia z setkami, a czasem tysiącami faktur każdego miesiąca. Mają one różne kształty i rozmiary - PDF, e-maile, papier - i często panuje na nich bałagan. Prowadzi to do opóźnień w płatnościach, opóźnień w dostawach, grzywien i wyczerpania zespołu tonącego w papierkowej robocie.

Witamy w erze automatyzacji - gdzie nudne, powtarzalne zadania są wyrzucane na śmietnik. Automatyzacja przetwarzania faktur eliminuje ręczne wprowadzanie danych, zmniejsza liczbę błędów, przyspiesza pracę i eliminuje problemy z komunikacją. Zanurzmy się i zobaczmy, jak to działa!

Czym jest automatyzacja przetwarzania faktur?

Zautomatyzowane przetwarzanie faktur wykorzystuje oprogramowanie, aby wyeliminować kłopoty związane z obsługą faktur. Pobiera ono dane z faktur bezpośrednio do systemów ERP i CRM, oszczędzając w ten sposób czas, pieniądze i ograniczając liczbę błędów. W przeciwieństwie do ręcznego przetwarzania, automatyzacja znacznie przyspiesza obieg faktur, ponieważ zajmuje się wszystkimi powtarzalnymi zadaniami, z którymi musi sobie radzić zespół AP - takimi jak dopasowywanie cen, weryfikacja zamówień zakupu i wprowadzanie danych.

Być może zastanawiasz się, jak to wszystko się dzieje? Przyjrzyjmy się kluczowej technologii, która zasila oprogramowanie do automatycznego przetwarzania faktur.

Optyczne rozpoznawanie znaków (OCR)

Technologia OCR pomaga wprowadzać dane z fizycznych dokumentów poprzez skanowanie obrazów cyfrowych. Szybko wychwytuje litery, cyfry i symbole i wprowadza je do cyfrowego systemu przetwarzania faktur. Podstawowy OCR po prostu przechwytuje tekst, ale zachowuje go jako obraz. Bardziej zaawansowany OCR konwertuje jednak te znaki na edytowalny tekst. Istnieje również OCR oparty na sztucznej inteligencji z ICR (Intelligent Character Recognition), który może nawet rozpoznawać języki i różne style pisma odręcznego. Rozmiar tekstu, formatowanie i układ pozostają nienaruszone, a wszystko to jako edytowalny tekst. Wszystko to sprawia, że wprowadzanie danych jest znacznie łatwiejsze: zamiast zapełniać szafki na dokumenty, możesz przechowywać wszystko cyfrowo, zapewniając zespołowi łatwy dostęp do wszystkich dokumentów w dowolnym miejscu i czasie.

algorytmy ML

Podczas gdy narzędzia AI mogą wyodrębniać i sortować dane z faktur, ograniczając ręczne wprowadzanie i błędy, ML robi o wiele więcej. ML może faktycznie nauczyć się procesu zatwierdzania i zacząć wykonywać inteligentne połączenia - takie jak automatyczne zatwierdzanie faktur w oparciu o ustalone reguły. Pomaga również w wykrywaniu oszustw poprzez wychwytywanie nietypowych wzorców, a nawet może przewidywać potrzeby w zakresie przepływów pieniężnych dzięki zaawansowanej analizie.

Zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA)

RPA zasadniczo działa jak człowiek wewnątrz oprogramowania, obsługując powtarzalne zadania, które są zgodne z określonymi zasadami. RPA świetnie wypełnia luki między różnymi systemami oprogramowania: zamiast osoby przeskakującej między aplikacjami, możesz mieć bota RPA logującego się do witryny dostawcy, pobierającego dane faktury, a następnie upuszczającego je w folderze, w którym narzędzia OCR lub ML mogą skanować i wyciągać szczegóły. To znacznie przyspiesza pracę.

Jak działa automatyczne przetwarzanie faktur

Tak więc automatyzacja przetwarzania faktur pozwala obsługiwać cały przepływ pracy finansowej z jednego miejsca - uzyskujesz szybkie zatwierdzanie płatności, przejrzysty wgląd w przepływy pieniężne i silniejsze relacje z dostawcami - wszystko z szybkością i wydajnością.

Ale w jaki sposób faktury są faktycznie przetwarzane?

Zobaczmy, jak wygląda typowy zautomatyzowany proces przetwarzania faktur.

Faktura dotarła

Twój zespół AP otrzymuje fakturę, a technologia OCR wkracza do akcji, aby przechwycić dane. Przekształca wszystko w tekst cyfrowy i wprowadza go do systemu - szybko i łatwo!

Faktura sprawdzona

Oprogramowanie do automatyzacji dwukrotnie sprawdza, czy wszystkie dane są dokładne i zawierają wszystkie potrzebne informacje. Porównuje informacje z ustalonymi standardami i dopasowuje je do rejestrów dostawców.

Faktura zatwierdzona

Faktura trafia do zespołu księgowego w celu zatwierdzenia. W zależności od kwoty, może ona zostać zatwierdzona przez kierownika lub może wymagać zatwierdzenia przez osobę wyższego szczebla.

Płatność wysłana

Po zatwierdzeniu, płatność jest przetwarzana, a potwierdzenie jest wysyłane, aby poinformować sprzedawcę, że pieniądze są w drodze za pośrednictwem przelewu elektronicznego.

Faktura zarchiwizowana

Po dokonaniu płatności faktura jest bezpiecznie przechowywana w bibliotece cyfrowej AP. Jest tam przechowywana na stałe, zapewniając łatwy dostęp do niej w przyszłości.

01 Faktura dotarła

Twój zespół AP otrzymuje fakturę, a technologia OCR wkracza do akcji, aby przechwycić dane. Przekształca wszystko w tekst cyfrowy i wprowadza go do systemu - szybko i łatwo. i łatwo!

02 Faktura sprawdzona

Oprogramowanie do automatyzacji dwukrotnie sprawdza dane są dokładne i wszystko, czego potrzebujesz, jest dostępne. Porównuje informacje z ustalonymi standardami i dopasowuje je do rejestrów dostawców.

03 Faktura zatwierdzona

Faktura trafia do zespołu księgowego w celu zatwierdzenia. W zależności od kwoty, może ona zostać zatwierdzona przez kierownika lub może wymagać podpisu wyższej osoby. wyższego szczebla.

04 Płatność wysłana

Po zatwierdzeniu płatność jest przetwarzana, a potwierdzenie potwierdzenie jest wysyłane, aby poinformować sprzedawcę, że pieniądze są w drodze za pośrednictwem przelewu elektronicznego.

05 Faktura zarchiwizowana

Po dokonaniu płatności faktura jest bezpiecznie przechowywana w bibliotece cyfrowej AP. Jest tam przechowywana na stałe, zapewniając łatwy dostęp do niej w przyszłości. potrzebny w przyszłości.

Czynniki kosztowe: automatyzacja faktur a przetwarzanie ręczne

Według Raport IOFM na temat wyników AP w 2021 r. na światowym poziomieFirmy na najniższym poziomie dojrzałości bez automatyzacji płaciły $6,20 za fakturę, podczas gdy te na najwyższym poziomie płaciły $1,83.

Teraz, w przypadku firm korzystających z pełnej automatyzacji faktur, te o najniższym poziomie dojrzałości obniżyły koszty do $3,03, a najbardziej wydajne zapłaciły tylko $1,45 za fakturę. Duża różnica, prawda?

Zgłoszone koszty faktur dla firm bez automatyzacji

$6.20

Na najniższym poziomie dojrzałości

$1.83

Na najwyższym poziomie dojrzałości

Zgłoszone koszty faktur dla firm z automatyzacją

$3.03

Na najniższym poziomie dojrzałości

$1.45

Na najwyższym poziomie dojrzałości

Wiemy, jak usprawnić obieg faktur.

Korzyści z automatyzacji przetwarzania faktur

Oprócz wyższych kosztów, ręczne przechwytywanie danych z faktur zmusza zespół AP do spędzania niezliczonych godzin na wyciąganiu i wpisywaniu danych. Zautomatyzowane oprogramowanie do przetwarzania faktur wydaje się być znacznie bardziej wydajną opcją, ponieważ oszczędza zarówno pieniądze, jak i czas powtarzalnej pracy i wielowarstwowych zatwierdzeń. Oto kilka innych zalet tego rozwiązania.

Mniej papieru do przechowywania

Dzięki zautomatyzowanemu wprowadzaniu danych nie ma już potrzeby fizycznego przechowywania danych. Inteligentne narzędzia OCR pozwalają firmom sortować i zapisywać wszystko online - w chmurze lub lokalnie. Ponadto, dzięki odpowiednim kopiom zapasowym, dane są bezpieczne i łatwe do udostępnienia innym w razie potrzeby.

Uproszczone cyfrowe przepływy pracy

Zadania takie jak odbieranie i wprowadzanie szczegółów faktur, które są zazwyczaj powtarzalne i podatne na błędy, mogą być automatycznie sortowane w oparciu o ustalone reguły. Będą one wysyłane do właściwego zespołu w celu zatwierdzenia i płatności, bez żadnych kłopotów.

Zmniejszone ryzyko zduplikowanych płatności

Oprogramowanie do automatyzacji przetwarzania faktur umożliwia dwukierunkowe lub trójkierunkowe dopasowanie, w którym system porównuje fakturę z zamówieniem zakupu i paragonem. Proces ten zwiększa dokładność i zmniejsza ryzyko nieprawidłowych lub zduplikowanych płatności.

Zwiększona dokładność

Dzięki przetwarzaniu faktur z wykorzystaniem sztucznej inteligencji, inteligentne algorytmy wychwytują i naprawiają literówki i błędy, zanim spowodują one problemy. Osiągniesz niemal idealną dokładność, pozostawiając za sobą kłopoty z opóźnionymi lub brakującymi płatnościami i utrzymując swoje operacje na właściwym torze.

Lepsze relacje z dostawcami

Płacenie na czas i dbanie o szczegóły oznacza, że dostawcy będą ci bardziej ufać. Mniej opóźnień, mniej błędów i płynniejsza komunikacja sprawią, że współpraca z nimi będzie o wiele łatwiejsza.

Niższe koszty

Dzięki automatyzacji faktur można zmniejszyć koszty ogólne i wydatki na szkolenia. Mniej zadań wykonywanych ręcznie oznacza mniej błędów, co pozwala uniknąć kosztownych pomyłek, takich jak nieściągalne należności spowodowane wprowadzeniem do systemu niewłaściwych danych z faktur.

"Błędy na fakturach zdarzają się, ale nie muszą. Dzięki RPA obsługującemu proces, każdy szczegół jest podwójnie sprawdzany - od wprowadzania danych po zatwierdzenia - więc nic nie umknie uwadze. Przyspiesza to pracę, zmniejsza liczbę błędów i oszczędza bólu głowy związanego z niedotrzymaniem terminów. "

Dzianis Kryvitski

Delivery Manager w FinTech

Najlepsze rozwiązania RPA do automatycznego przetwarzania faktur

Rozwiązania RPA w znacznym stopniu zwiększają produktywność przetwarzania faktur. Działają jak pomost między systemami oprogramowania, automatycznie pobierając dane z faktur, sprawdzając je w bazach danych lub systemach ERP i płynnie przenosząc je między systemami księgowymi i płatniczymi.

Mając do wyboru wielu dostawców RPA, ważne jest, aby znaleźć odpowiednie rozwiązanie w oparciu o wielkość firmy, jej potrzeby i procesy. Oto nasz najlepszy wybór.

Dzięki rozwiązaniu UiPath Intelligent Document Processing można zautomatyzować cały obieg dokumentów od początku do końca, łącząc RPA ze sztuczną inteligencją. Document Understanding jest tutaj wyróżniającym się narzędziem - bezkodową, przyjazną dla użytkownika strukturą, która wykorzystuje zarówno wyspecjalizowane, jak i generatywne modele do pobierania i interpretowania danych z dowolnego typu dokumentu.

Jest bardzo wszechstronny i jest w stanie obsłużyć wszystko, od ustrukturyzowanych formularzy po niechlujne odręczne notatki, pola wyboru, podpisy, a nawet pliki o przekrzywionej lub niskiej rozdzielczości. Roboty UiPath poradzą sobie z każdym zadaniem.

A co najlepsze? Wbudowana sztuczna inteligencja, oparta na wstępnie wyszkolonych modelach uczenia maszynowego, sprawia, że boty uczą się i stają się mądrzejsze w miarę upływu czasu, dzięki czemu cały proces przebiega jeszcze płynniej.

Blue Prism to znacznie więcej niż tylko automatyzacja wprowadzania danych. Może obsługiwać faktury z różnego rodzaju źródeł i automatycznie odczytuje zarówno ustrukturyzowane, jak i nieustrukturyzowane dane. Korzystając z inteligentnej technologii OCR i inteligentnego przetwarzania dokumentów (IDP), precyzyjnie odbiera różne formaty i pola.

Wspaniałe jest to, że Blue Prism prowadzi szczegółowy dziennik każdego kroku, dzięki czemu zawsze jesteś zabezpieczony, jeśli chodzi o zgodność. Śledzi wszystko, upewniając się, że masz pełną ścieżkę audytu do wykorzystania w przyszłości. Jeśli czegoś brakuje lub jest niepoprawne, od razu to zaznacza i wysyła do właściwej osoby w celu sprawdzenia.

Blue Prism płynnie integruje się z najlepszymi systemami ERP, takimi jak SAP, Oracle, Microsoft Dynamics i QuickBooks, aktualizując systemy finansowe w czasie rzeczywistym bez dodatkowej pracy ręcznej.

Power Automate AI Builder to niskokodowe narzędzie, które pozwala łatwo zautomatyzować ekstrakcję danych z faktur - i nie musisz być ekspertem technicznym, aby je skonfigurować. Ponadto integruje się płynnie z całym ekosystemem Microsoft - Office 365, SharePoint, Teams, Power BI - dzięki czemu udostępnianie dokumentów, współpraca w czasie rzeczywistym i raportowanie są bardzo płynne.

Masz stare systemy, które nie współpracują z automatyką? Nie ma problemu! Przepływy pulpitu Power Automate mogą automatyzować zadania nawet w starszych aplikacjach, które nie są oparte na sieci. A dzięki Power Virtual Agents możesz używać chatbotów do obsługi zapytań o faktury, dzięki czemu sprzedawcy mogą szybko i łatwo sprawdzać statusy faktur.

Współpracuje również z Microsoft Dataverse, scentralizowaną platformą, na której można zarządzać wszystkimi danymi faktur, tworzyć bardziej złożone przepływy pracy i łączyć różne części firmy, nie tylko zobowiązania.

WorkFusion sprawia, że przetwarzanie faktur jest dziecinnie proste dzięki automatycznemu pobieraniu danych ze wszystkich rodzajów faktur i organizowaniu ich dla systemu AP. A co najlepsze? Twój zespół AP może go skonfigurować bez pomocy informatyka. Oto jak to działa:

Pobiera i digitalizuje tekst z faktur
Wyodrębnia kluczowe informacje za pomocą inteligentnych botów ML
Zaznacza wszelkie brakujące lub niejasne szczegóły i przekierowuje je do sprawdzenia.
Wysyła zatwierdzone wnioski o płatność bezpośrednio do zespołu AP w celu ich przetworzenia.

Niezależnie od tego, czy chodzi o faktury od dostawców, faktury brokerskie, listy przewozowe, rachunki szpitalne czy noty kredytowe, WorkFusion ma wszystko pod kontrolą. Ponadto łatwo łączy się z systemami takimi jak NetSuite, SAP, QuickBooks i innymi ERP, dzięki czemu można zautomatyzować przetwarzanie faktur bez żadnych przeszkód.

Przekształć godziny ekstrakcji danych w minuty.

Przyszłe trendy w automatycznym przetwarzaniu faktur

Automatyzacja przetwarzania faktur ewoluuje w stałym tempie. Kilka pojawiających się trendów prawdopodobnie ukształtuje przyszłość przetwarzania faktur, oferując dalszą poprawę wydajności i dokładności. Oto spojrzenie na niektóre z kluczowych trendów na horyzoncie.

Szersze zastosowanie łańcucha bloków

Wykorzystanie blockchain przyspieszy płatności transgraniczne, eliminując wymianę walut i opłaty bankowe. Ponadto, ponieważ zapisy blockchain nie mogą zostać zmienione, otrzymujesz wyraźną ścieżkę audytu, co ułatwia rozstrzyganie wszelkich sporów dotyczących płatności i blokowanie bezpiecznych zapisów transakcji w celu ograniczenia oszustw.

Rozwój analityki predykcyjnej

Analityka predykcyjna staje się coraz bardziej popularna w automatyzacji przetwarzania faktur. Analizując dane z poprzednich faktur i dostrzegając trendy, pomaga przewidywać przyszłe płatności i potrzeby w zakresie przepływów pieniężnych. Pomaga również wychwycić potencjalne opóźnienia w płatnościach lub rozbieżności, zanim przerodzą się one w większe problemy.

Praktyki przyjazne dla środowiska

Automatyzując przetwarzanie faktur i wprowadzając fakturowanie cyfrowe, firmy ograniczają zużycie papieru, zmniejszają swój ślad węglowy i usprawniają przepływy pracy. Wraz z rosnącą presją ze strony konsumentów i organów regulacyjnych, automatyzacja przetwarzania faktur za pomocą ekologicznych rozwiązań szybko staje się mądrym i odpowiedzialnym posunięciem dla firm.

Automatyzacja dzięki inteligentnym kontraktom

Inteligentne kontrakty mogą znacznie ułatwić fakturowanie, automatyzując płatności po spełnieniu określonych warunków. Na przykład, można skonfigurować inteligentny kontrakt, aby zapłacić dostawcy, gdy tylko dostawa zostanie potwierdzona. To prosty sposób na przyspieszenie płatności i odciążenie zespołu poprzez ograniczenie całej pracy administracyjnej.

Lokalizacja i globalna zgodność

Tworząc oprogramowanie do automatycznego przetwarzania faktur, programiści coraz częściej dostosowują swoje rozwiązania do obsługi wszystkich różnych globalnych przepisów podatkowych. Zajmą się oni skomplikowanymi przepisami podatkowymi i aspektami zgodności, aby Twoje faktury były przetwarzane prawidłowo bez względu na kraj, z którym współpracujesz.

FAQ

Dlaczego warto korzystać z automatyzacji faktur?

Ręczne procesy wiążą się ze sporym bólem głowy - kosztownymi błędami, sfrustrowanymi pracownikami i napiętymi relacjami z dostawcami. W tym miejscu wkracza automatyzacja faktur. Zajmuje się rutynowymi czynnościami, takimi jak wprowadzanie danych, przyspiesza płatności, daje jasny obraz przepływów pieniężnych i pozwala zaoszczędzić pieniądze w czasie.

Jakie są typowe wyzwania związane z wdrażaniem zautomatyzowanego przetwarzania faktur?

Jednym z powszechnych wyzwań związanych z automatycznym przetwarzaniem faktur jest koszt początkowy. Integracja oprogramowania może być kosztowna, zwłaszcza jeśli wymaga dostosowania. Zastanów się jednak - ile wydajesz na naprawianie błędów w fakturach lub niewłaściwych płatności? W dłuższej perspektywie oszczędności zazwyczaj sprawiają, że inwestycja jest tego warta.

Jak firmy mogą wybrać odpowiednie rozwiązanie do automatycznego przetwarzania faktur?

Po pierwsze, zastanów się, czego naprawdę potrzebujesz - czy szukasz czegoś prostego, czy potrzebujesz narzędzia, które jest bardziej konfigurowalne? Upewnij się, że wybrane rozwiązanie można łatwo zintegrować z istniejącymi systemami, takimi jak ERP lub oprogramowanie księgowe. I nie zapomnij wziąć pod uwagę skalowalności - czy platforma będzie rosła wraz z rozwojem firmy?

Siarhei Sukhadolski Ekspert FinTech

Data: 15 grudnia 2024 r.

Siarhei Sukhadolski Ekspert FinTech

Data: 15 grudnia 2024 r.

Spis treści

Skontaktuj się z nami

Umów się na rozmowę lub wypełnij poniższy formularz, a my skontaktujemy się z Tobą po przetworzeniu Twojego zgłoszenia.

Nazwa

Firma

E-mail

Telefon

Wiadomość Prosimy o podanie szczegółów projektu, czasu trwania, stosu technologicznego, potrzebnych specjalistów IT i innych istotnych informacji.

Nagraj wiadomość głosową na temat
projekt, który pomoże nam lepiej go zrozumieć

W razie potrzeby dołącz dodatkowe dokumenty

Prześlij plik

Można załączyć maksymalnie 1 plik o łącznej wielkości 2 MB. Ważne pliki: pdf, jpg, jpeg, png

Informujemy, że po kliknięciu przycisku Wyślij Innowise będzie przetwarzać dane osobowe użytkownika zgodnie z naszą polityką prywatności. Politykę Prywatności w celu dostarczenia użytkownikowi odpowiednich informacji. Podanie numeru telefonu i przesłanie niniejszego formularza jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na kontakt za pośrednictwem wiadomości tekstowej SMS. Mogą obowiązywać opłaty za wiadomości i transmisję danych. Możesz odpowiedzieć STOP, aby zrezygnować z dalszych wiadomości. Aby uzyskać więcej informacji, odpowiedz POMOC.