Cómo el software empresarial de reserva de puestos de trabajo en línea ha optimizado el 40 % de los lugares de trabajo

Innowise creó un sistema de reservas internas que optimiza la gestión de espacios de trabajo corporativos.

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Tecnologías de la información

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Cliente desde

2007

Innowise es una empresa global de desarrollo de software de servicio completo que ofrece soluciones digitales innovadoras a clientes de todo el mundo. En los últimos 16 años, la empresa ha implementado unos 600 proyectos en diversas industrias y se ha ganado la confianza de docenas de clientes. Nos complace ofrecer servicios de desarrollo de aplicaciones web empresariales y ser testigo del impacto transformador que tiene en organizaciones enteras.

En 2023, el Grupo Innowise ha crecido hasta contar con más de 1.500 profesionales de TI de primera categoría, varios centros de desarrollo y oficinas de representación en toda Europa y Norteamérica.

Desafío: Superar los retos de las reservas en el lugar de trabajo con un software de reserva de mesas de oficina

El problema del entorno de trabajo tradicional es que no satisface las necesidades flexibles de los empleados. Innowise crece continuamente y abre nuevas oficinas en todo el mundo, por lo que cada vez era más necesaria una solución que permitiera reservar un espacio de trabajo flexible.

Nuestros empleados estaban confinados en puestos de trabajo designados con opciones limitadas para encontrar espacios de trabajo alternativos cuando era necesario. Esto provocaba a menudo interrupciones y reducía la productividad. Además, el proceso manual de reserva de un escritorio llevaba mucho tiempo y podía dar lugar a dobles reservas, lo que causaba más problemas.

Innowise se propuso abordar estos problemas desarrollando un sistema de reserva de escritorios que permitiera a nuestros empleados encontrar y reservar fácilmente el lugar de trabajo que mejor se adaptara a sus necesidades, lo que se traduciría en un entorno de trabajo sin interrupciones.

Si se gestiona adecuadamente, esta alternativa a los asientos fijos puede aportar las siguientes ventajas:

mayor productividad y compromiso gracias al perfecto equilibrio entre vida laboral y personal;
Encontrar espacios para trabajar juntos facilita la colaboración;
mayor resistencia de la empresa ante cualquier interrupción del trabajo;
un mejor uso del espacio de oficina;
optimización de los costes de mantenimiento de las oficinas.

Por tanto, nos enfrentamos al reto de crear un sistema de reservas eficaz que fuera fácil de usar, rápido de implantar y que no interfiriera con las operaciones en curso.

Solución: Software avanzado de reserva de espacios de trabajo para allanar el camino hacia la agilidad en el lugar de trabajo y el aumento de la productividad.

Aprovechando nuestra experiencia en el desarrollo de aplicaciones web empresariales, hemos desarrollado un sistema basado en web para gestionar las oficinas de la empresa, la distribución de los asientos de los empleados y optimizar los costes de mantenimiento de las oficinas. Este software de reserva de espacios de trabajo permite a nuestros empleados ver datos sobre los asientos existentes y ver cuántos de ellos están disponibles para reservar. Una amplia gama de posibilidades de reserva puede adaptarse a cualquier cambio en la empresa. Los administradores disponen de un conjunto ampliado de funciones: pueden añadir y editar mesas de oficina y su colocación en el plano arquitectónico.

Borrar estadísticas

La pestaña Oficinas muestra una lista de los países en los que el Grupo Innowise tiene oficinas, así como gráficos a color con estadísticas sobre las plazas y su estado (libre, reservado, reservado, ocupado o remoto) que ofrecen a los empleados una visión general rápida de la actividad de la oficina.

Los empleados pueden utilizar estos datos para determinar cuándo y dónde hay más trabajo en la oficina para ayudarles a planificar eficazmente sus horarios, sobre todo cuando viajan por motivos de trabajo. El departamento de RRHH puede utilizar las métricas de uso de los escritorios para gestionar mejor y de forma más rentable los espacios de trabajo.

Este sitio web ofrece una navegación intuitiva y funciones interactivas que permiten a los usuarios encontrar información más detallada sobre un lugar concreto, como la dirección, el número de plantas y su ocupación, e incluso los nombres de los directores de oficina. Una función de búsqueda también permite a los usuarios localizar rápidamente a sus compañeros de trabajo, lo que facilita enormemente la colaboración offline con sus compañeros de equipo.

Herramientas de administración mejoradas

En software de reservas proporciona a los administradores una serie de funciones avanzadas que les permiten personalizar las listas de oficinas. Entre ellas se incluyen la adición, edición y eliminación de nuevas sedes, la carga de planos arquitectónicos, la colocación de puestos de trabajo y su asignación a empleados. Además, nuestra plataforma permite crear espacios de trabajo en nuevas oficinas en nuevas ubicaciones.

Gestión sencilla de las solicitudes de reserva de mesas

Los administradores reciben solicitudes de reserva de determinados puestos por parte de los usuarios, que pueden aceptar o rechazar. Este enfoque garantiza que no habrá problemas a la hora de reservar un puesto de trabajo y que el funcionamiento de la empresa será fluido.

Integración con chatbot y HRM

Para garantizar que los estados del lugar de trabajo estén siempre actualizados, hemos implementado un chatbot corporativo que supervisa el estado actual de los empleados (oficina, a distancia, baja por enfermedad, baja sin sueldo, lista de enfermos, autoaislamiento).

Además, nuestra aplicación web se integra a la perfección con nuestra Sistema de GRHrecuperar información fiable sobre los empleados, incluidos sus departamentos y otras características relevantes.

Solución totalmente personalizable

Hemos creado una plataforma que puede adaptarse fácilmente a las necesidades de cualquier empresa. Con nuestra experiencia en desarrollo de aplicaciones web empresariales y un fuerte énfasis en la personalización, nuestra plataforma está diseñada específicamente para adaptarse a las diversas necesidades de las empresas de diversos sectores, como restaurantes, aeropuertos, cines y otros. La plataforma es fácil de usar, lo que permite a las organizaciones gestionar su espacio de trabajo de una manera sencilla y eficiente, al tiempo que proporciona todas las características que necesitan para mantener la productividad de los empleados. Además, su naturaleza móvil permite a los usuarios reservar cómodamente un escritorio directamente desde su teléfono.

Así, el solución de software de reservas ofrecido por Innowise es la solución ideal para mejorar la gestión de las reservas, optimizar la distribución de los asientos y mejorar la eficacia en el lugar de trabajo.

Tecnologías

Front-end

ReactTypeScript, RxJS, InversifyJS, React-Flow-Renderer, Socket.io

Back-end

PythonDjango, Django Rest Framework, Celery, Redis, Django-channels (Websockets), S3

Frameworks

Django, Django Rest, React

Base de datos

PostgreSQL

Despliegue continuo

Pipelines de Bitbucket

Gestión de contenedores

AWS

Otras integraciones

Keycloack, InnowiseBot, ITS HRMS, G-suite

Proceso

Tras analizar todos los requisitos del proyecto, elaboramos un plan de las funciones que deberían implantarse en el futuro software de reserva de espacios de trabajo.

Descubrimiento

Empezamos por identificar los principales obstáculos que dificultaban la creación de un entorno de trabajo óptimo. Posteriormente, diseñamos la arquitectura básica y determinamos los costes de desarrollo asociados. Dedicamos especial atención a cada módulo individual de la plataforma, garantizando un examen y una consideración exhaustivos de sus requisitos.

Elección de tecnología

Seleccionamos cuidadosamente las tecnologías para agilizar el despliegue de la aplicación y, al mismo tiempo, garantizar un mantenimiento sencillo y el perfeccionamiento de nuevas funcionalidades en el futuro. Además, consideramos la integración de la solución con HRM y chatbot, teniendo en cuenta su compatibilidad e interoperabilidad sin fisuras.

Desarrollo de MVP

Utilizamos un enfoque iterativo e incremental para desarrollar el MVP. Para garantizar la máxima calidad, realizamos pruebas exhaustivas, incluidas pruebas unitarias y pruebas manuales al final de cada fase de desarrollo para detectar y resolver incluso los errores más pequeños. La comunicación y las discusiones sobre las tareas se facilitaron a través de Slack, mientras que el seguimiento de las tareas se gestionó eficientemente utilizando Jira.

Mantenimiento y mejora

Tras presentar el MVP, realizamos pruebas exhaustivas del sistema y recabamos activamente la opinión de nuestros empleados. Basándonos en sus valiosas aportaciones, hicimos los ajustes necesarios y finalizamos la funcionalidad del software de reserva de escritorios. Como resultado, nuestros empleados disponen ahora de una herramienta cómoda y eficiente para utilizar eficazmente el espacio de trabajo.

Equipo

Desarrolladores de Back-end

Desarrolladores de Front-end

Ingenieros de QA

Resultados: Mejor trabajo en equipo y reducción de 22% en gastos de mantenimiento de oficinas gracias a la solución de software de reserva de escritorios.

En la actualidad, más de 1.500 empleados del Grupo Innowise utilizan a diario el sistema de hotelería de oficina, que les permite disfrutar de un entorno de trabajo flexible y colaborar fácilmente con sus compañeros de equipo.

Además, el sistema modular basado en web desarrollado proporciona la información necesaria sobre cómo se está utilizando el espacio de trabajo. Estos datos ayudarán a la empresa a asignar los recursos de forma más eficiente en el futuro. Hasta la fecha, los costes de la empresa han disminuido en 22% desde la implantación del sistema.

Duración del proyecto

4 meses para MVP
El proyecto sigue en marcha. En esta fase, estamos apoyando activamente la plataforma, al tiempo que trabajamos en la introducción de nuevas funciones, como la posibilidad de que los usuarios reserven reuniones no solo por días, sino también por horas.

22%

disminución de los gastos de mantenimiento de oficinas

17%

aumento de la eficacia del flujo de trabajo

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Tras examinar sus deseos, necesidades y expectativas, nuestro equipo elaborará una propuesta de proyecto con el alcance del trabajo, el tamaño del equipo, el plazo y los costes estimados con el alcance del trabajo, el tamaño del equipo, el tiempo y las estimaciones de costes.

Concertaremos una reunión con usted para hablar de la oferta y concretar los detalles.

Por último, firmaremos un contrato y empezaremos a trabajar en su proyecto de inmediato.

Cómo el software empresarial de reserva de puestos de trabajo en línea ha optimizado el 40 % de los lugares de trabajo

Cliente

Desafío: Superar los retos de las reservas en el lugar de trabajo con un software de reserva de mesas de oficina

Solución: Software avanzado de reserva de espacios de trabajo para allanar el camino hacia la agilidad en el lugar de trabajo y el aumento de la productividad.

Tecnologías

Proceso

Equipo

Resultados: Mejor trabajo en equipo y reducción de 22% en gastos de mantenimiento de oficinas gracias a la solución de software de reserva de escritorios.

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