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Los equipos de cuentas a pagar gestionan cientos, a veces miles, de facturas cada mes. Las hay de todas las formas y tamaños (PDF, correos electrónicos, papel) y, a menudo, son un caos. Esto da lugar a retrasos en los pagos, demoras en las entregas, multas y un equipo exhausto ahogado en papeleo.
Bienvenido a la era de la automatización, en la que las tareas aburridas y repetitivas se están dejando de lado. La automatización del procesamiento de facturas elimina la introducción manual, reduce los errores, acelera las cosas y resuelve los problemas de comunicación. Vamos a ver cómo funciona.
El procesamiento automatizado de facturas utiliza programas informáticos para simplificar la gestión de facturas. Transfiere los datos de las facturas directamente a sus sistemas ERP y CRM, lo que le ahorra tiempo y dinero y reduce los errores. A diferencia del procesamiento manual, la automatización agiliza mucho el flujo de trabajo de las facturas, ya que se encarga de todas las tareas repetitivas de las que tiene que ocuparse el equipo de cuentas a pagar, como la comparación de precios, la verificación de los pedidos de compra y la introducción de datos.
Pero quizá se pregunte cómo ocurre todo esto. Echemos un vistazo a la tecnología clave que impulsa el software de procesamiento automatizado de facturas.
La tecnología OCR ayuda a introducir los datos de documentos físicos mediante el escaneado de imágenes digitales. Capta rápidamente letras, números y símbolos y los introduce en un sistema digital de procesamiento de facturas. El OCR básico sólo captura el texto, pero lo mantiene como imagen. Sin embargo, el OCR más avanzado convierte esos caracteres en texto editable. También existe el OCR basado en inteligencia artificial con ICR (Intelligent Character Recognition), que puede incluso reconocer idiomas y diferentes estilos de escritura. Mantiene intactos el tamaño, el formato y el diseño del texto, todo ello como texto editable. Todo ello facilita enormemente la entrada de datos: en lugar de llenar archivadores, puedes almacenarlo todo digitalmente, facilitando a tu equipo el acceso a todos tus documentos en cualquier momento y lugar.
Aunque las herramientas de IA pueden extraer y clasificar datos de facturas, reduciendo la introducción manual y los errores, el ML hace mucho más que eso. De hecho, puede aprender su proceso de aprobación y empezar a tomar decisiones inteligentes, como la aprobación automática de facturas basándose en reglas establecidas. También ayuda a detectar el fraude detectando patrones inusuales e incluso puede predecir sus necesidades de flujo de caja mediante análisis avanzados.
Así, la automatización del procesamiento de facturas le permite gestionar todo el flujo de trabajo financiero desde un único lugar: obtendrá aprobaciones de pago rápidas, información clara sobre el flujo de caja y relaciones más sólidas con los proveedores, todo ello con rapidez y eficacia.
Pero, ¿cómo se procesan realmente las facturas?
Veamos cómo es un flujo de trabajo típico de procesamiento automatizado de facturas.
Según el informe IOFM's 2021 World Class AP Performance report, las empresas en el nivel de madurez más bajo sin automatización pagaban $6,20 por factura, mientras que las del nivel superior pagaban $1,83.
Ahora bien, en el caso de las empresas que utilizan la automatización total de facturas, las que tenían el nivel de madurez más bajo redujeron su coste a $3,03, y las más eficientes pagaron sólo $1,45 por factura. Una gran diferencia, ¿verdad?
$6.20
En el nivel de madurez más bajo
$1.83
En el nivel superior de madurez
$3.03
En el nivel de madurez más bajo
$1.45
En el nivel superior de madurez
Aparte de un coste más elevado, la captura manual de datos de facturas obliga a su equipo de AP a pasar incontables horas extrayendo y tecleando datos. El software de procesamiento automatizado de facturas parece ser una opción mucho más eficiente en ese frente, ya que le ahorra tanto dinero como tiempo de trabajo repetitivo y aprobaciones de varios niveles. He aquí otras ventajas que aporta.
“Los errores en las facturas ocurren, pero no tienen por qué. Con RPA en el proceso, cada detalle se comprueba dos veces, desde la introducción de datos hasta las aprobaciones, para que nada se escape. Esto acelera las cosas, reduce los errores y le ahorra el dolor de cabeza que supone el incumplimiento de los plazos”.”
Jefe de Peritaje Técnico IA
Soluciones RPA son un gran impulsor de la productividad en el procesamiento de facturas. Funcionan como un puente entre sistemas informáticos, extrayendo automáticamente datos de las facturas, cotejándolos con bases de datos o ERP y trasladándolos sin problemas entre los sistemas de contabilidad y de pago.
Con tantos proveedores de RPA entre los que elegir, es importante encontrar el más adecuado en función del tamaño, las necesidades y los procesos de su empresa. Esta es nuestra mejor elección.
Con la solución UiPath Intelligent Document Processing, puede automatizar todo el flujo de trabajo documental de principio a fin combinando RPA con IA. Document Understanding es la herramienta más destacada: un marco sin código y fácil de usar que utiliza modelos especializados y generativos para extraer e interpretar datos de cualquier tipo de documento.
Es muy versátil y capaz de manejar cualquier cosa, desde formularios estructurados hasta desordenadas notas escritas a mano, casillas de verificación, firmas e incluso archivos sesgados o de baja resolución. Sea lo que sea lo que le eches, los robots UiPath lo tienen cubierto.
¿Y lo mejor? La IA integrada, basada en modelos de aprendizaje automático preformados, hace que los robots sigan aprendiendo y haciéndose más inteligentes con el tiempo, lo que facilita aún más el proceso.
Blue Prism hace mucho más que automatizar la introducción de datos. Puede gestionar facturas de todo tipo de fuentes y leer automáticamente datos estructurados y no estructurados. Gracias a la tecnología OCR inteligente y al procesamiento inteligente de documentos (IDP), detecta con precisión distintos formatos y campos.
Lo mejor de todo es que Blue Prism mantiene un registro detallado de cada paso, por lo que siempre estará cubierto en lo que respecta al cumplimiento. Realiza un seguimiento de todo, asegurándose de que dispones de una pista de auditoría completa para futuras consultas. Si falta algo o es incorrecto, lo señala inmediatamente y lo envía a la persona adecuada para que lo revise.
Blue Prism se integra perfectamente con los principales sistemas ERP como SAP, Oracle, Microsoft Dynamics y QuickBooks, manteniendo sus sistemas financieros actualizados en tiempo real sin ningún trabajo manual adicional.
El AI Builder de Power Automate es una herramienta de bajo código que te permite automatizar fácilmente la extracción de datos de facturas, y no tienes que ser un experto en tecnología para configurarlo. Además, se integra a la perfección con todo el ecosistema de Microsoft (Office 365, SharePoint, Teams, Power BI), lo que facilita enormemente el uso compartido de documentos, la colaboración en tiempo real y la generación de informes.
¿Tiene sistemas antiguos que no funcionan bien con la automatización? No hay problema. Los flujos de escritorio de Power Automate pueden automatizar tareas incluso en aplicaciones antiguas no basadas en web. Y con Power Virtual Agents, puede utilizar chatbots para gestionar las consultas sobre facturas, de modo que los proveedores puedan comprobar el estado de las facturas de forma rápida y sencilla.
También funciona con Microsoft Dataverse, una plataforma centralizada en la que puede gestionar todos sus datos de facturación, crear flujos de trabajo más complejos y conectar distintas partes de su empresa más allá de las cuentas por pagar.
WorkFusion facilita el procesamiento de facturas extrayendo automáticamente datos de todo tipo de facturas y organizándolos para su sistema AP. ¿Y lo mejor? Su equipo de AP puede configurarlo sin necesidad de ayuda de TI. Así es como funciona:
Ya se trate de facturas de proveedores, facturas de intermediarios, conocimientos de embarque, facturas de hospitales o abonos, WorkFusion lo tiene todo cubierto. Además, se conecta fácilmente con sistemas como NetSuite, SAP, QuickBooks y otros ERP, para que pueda automatizar el procesamiento de sus facturas sin problemas.
La automatización del procesamiento de facturas sigue evolucionando a un ritmo constante. Es probable que varias tendencias emergentes configuren el futuro del procesamiento de facturas, ofreciendo nuevas mejoras en eficiencia y precisión. He aquí algunas de las tendencias clave en el horizonte.
Los procesos manuales conllevan muchos quebraderos de cabeza: errores costosos, empleados frustrados y relaciones tensas con los proveedores. Ahí es donde entra en juego la automatización de las facturas. Se encarga de las tareas rutinarias, como la introducción de datos, acelera los pagos, ofrece una visión clara del flujo de caja y ahorra dinero con el tiempo.
Uno de los problemas habituales del procesamiento automatizado de facturas es el coste inicial. Integrar el software puede resultar caro, especialmente si necesita personalización. Pero piénselo: ¿cuánto gasta en corregir errores en las facturas o pagos erróneos? A la larga, el ahorro suele hacer que la inversión merezca la pena.
En primer lugar, piense en lo que realmente necesita: ¿busca algo sencillo o una herramienta más personalizable? Asegúrese de que la solución que elija pueda integrarse fácilmente con sus sistemas actuales, como su ERP o su software de contabilidad. Y no olvide tener en cuenta la escalabilidad: ¿crecerá la plataforma con su negocio a medida que éste se amplíe?
Director de Entrega y Jefe del Centro de Competencia
Siarhei está especializado en sortear entornos normativos de alto riesgo y complejos obstáculos de entrega. Transforma requisitos empresariales abstractos en arquitecturas seguras y escalables, garantizando que cada proyecto sea técnicamente sólido y esté preparado para el futuro frente a los cambios del mercado.
