ERP para organizações sem fins lucrativos: funcionalidades, vantagens e implementação

Verifique se a contabilidade de fundos, o acompanhamento de subvenções, a contabilidade de promessas de doação, a alocação funcional de despesas e a prestação de contas dos ativos líquidos funcionam de forma imediata, sem necessidade de recorrer a folhas de cálculo. Ao comparar software ERP para organizações sem fins lucrativos, peça a cada fornecedor que explique como é que uma doação com restrições é registada, gasta e reportada.

Enumere o que deve comunicar e a quem: financiadores, auditores, entidades reguladoras e o conselho de administração. Inclua o Formulário 990 ou o seu equivalente local, relatórios de subvenções específicos de cada financiador, documentação relativa aos requisitos de auditoria federais, caso atinja o limiar aplicável, e painéis de controlo para o conselho de administração. Mapeie os seus próprios processos, tais como aprovações, integração de voluntários e admissão em programas, para que as lacunas sejam identificadas antes de assinar.

A maioria das organizações sem fins lucrativos já utiliza uma base de dados de doadores, formulários de doação online, prestadores de serviços de pagamento, gestão de salários e uma ferramenta de gestão de casos ou programas. Procure conectores pré-configurados e APIs abertas e pergunte quem desenvolve e mantém o resto. Integrações deficientes obrigam os colaboradores a introduzir manualmente os mesmos dados, o que é precisamente o problema que o ERP foi concebido para resolver.

Cada organização sem fins lucrativos tem as suas próprias estruturas de fundos, cadeias de aprovação e modelos de relatórios. Descubra quais destes elementos podem ser definidos através da configuração e quais requerem código, bem como o que acontece ao trabalho personalizado durante as atualizações de versão.

Um ERP sem fins lucrativos armazena os dados de contacto dos doadores, os dados de pagamento, os registos dos colaboradores e, por vezes, informações sobre beneficiários vulneráveis. Verifique o acesso baseado em funções, a encriptação em trânsito e em repouso, os registos de auditoria, o início de sessão único e a autenticação multifator. Verifique quais os requisitos de proteção de dados e segurança que se aplicam à sua organização, incluindo o RGPD e a norma PCI DSS, quando relevante.

As configurações na nuvem, no local e híbridas são adequadas a diferentes casos. Cloud reduz a necessidade de servidores internos e pode facilitar o acesso ao sistema por parte de equipas remotas e voluntários. A hospedagem no local ou na nuvem privada pode ser preferível ou necessária devido a requisitos de residência de dados ou políticas de privacidade dos doadores; por isso, verifique onde os dados são armazenados.

Planeie a estrutura que espera ter daqui a cinco anos, com mais utilizadores, subvenções, entidades e moedas. Informe-se sobre como o licenciamento e o desempenho se alteram à medida que o volume de transações aumenta e se é possível adicionar módulos sem necessidade de uma nova implementação.

Solicite referências de organizações sem fins lucrativos de dimensão semelhante, um plano de implementação por escrito que abranja a migração de dados e a formação, bem como detalhes sobre o apoio pós-lançamento: tempos de resposta, idiomas e fusos horários. Planeie separadamente a migração do histórico de doações e das subvenções em curso.

Compare o custo total ao longo de três a cinco anos: licenças ou subscrições, implementação, complementos, integrações, formação e assistência. Informe-se sobre programas para organizações sem fins lucrativos, como os preços da Microsoft para organizações sem fins lucrativos ou o programa Social Impact da NetSuite, uma vez que podem fazer uma diferença significativa no custo total. Confirme os critérios de elegibilidade, as condições de renovação e o que acontece ao desconto caso a organização cresça.

Os voluntários, os colaboradores dos programas e os membros do conselho de administração que não sejam contabilistas poderão ter de utilizar algumas funcionalidades do sistema. Teste os ecrãs que irão ver, verifique o acesso através de dispositivos móveis e faça uma estimativa das horas de formação necessárias. Um sistema que agrade ao departamento financeiro, mas que as equipas dos programas evitem utilizar, pode levar os colaboradores a voltarem a recorrer às folhas de cálculo.

Procure um fornecedor ou parceiro de implementação que tenha projetos para organizações sem fins lucrativos no seu portfólio, consultores certificados e um modelo de apoio a longo prazo. Fale com dois ou três clientes de dimensão semelhante e pergunte-lhes o que mudariam na sua implementação.