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As pequenas empresas começam frequentemente a considerar o ERP quando as questões do dia-a-dia demoram demasiado tempo a ser resolvidas. Por exemplo, pode ser necessário verificar uma encomenda num sistema e consultar o stock noutro antes de responder a um cliente. A equipa financeira pode manter tudo numa folha de cálculo separada. Esta configuração pode funcionar durante algum tempo, mas à medida que as encomendas aumentam, a equipa passa mais tempo a resolver problemas e a fazer a correspondência de registos entre diferentes ferramentas.
Ao escolher o software ERP para uma pequena empresa, comece pelos processos que criam trabalho extra para a sua equipa. Uma empresa de serviços pode precisar de acompanhar os custos dos projetos e a faturação, enquanto um fabricante pode também precisar de ferramentas para o planeamento de materiais e a gestão da produção.
Neste guia, vou ajudá-lo a avaliar as opções do ERP com base nos seus processos empresariais, a considerar os custos para além da mensalidade da subscrição e a planear uma implementação que a sua equipa consiga gerir.
O software ERP para pequenas empresas é uma plataforma integrada que reúne contabilidade, inventário, vendas, compras e recursos humanos num único sistema com uma base de dados partilhada. As equipas trabalham a partir dos mesmos registos, pelo que uma encomenda de um cliente permanece associada ao stock que utiliza e à fatura que se segue. As equipas de compras utilizam essa mesma informação para planear as encomendas aos fornecedores.
O ERP e o software de contabilidade têm algumas semelhanças, mas servem objetivos diferentes. O software de contabilidade centra-se na vertente financeira do seu negócio, incluindo faturas, contas a pagar, pagamentos, taxes e lançamentos contábeis. Ajuda-o a manter a contabilidade em ordem e a perceber qual é a situação das suas finanças.
O ERP associa os seus registos financeiros às atividades que os geram. Por exemplo, as encomendas alteram os seus níveis de stock, a falta de stock desencadeia novas compras, as expedições dão origem a faturas e a produção consome materiais e atualiza o inventário.
Vamos ver como isso funciona no caso de uma venda. Com um software de contabilidade, pode criar a fatura numa ferramenta, enquanto acompanha o stock e o envio em aplicações ou folhas de cálculo separadas. A fatura mostra o que o cliente deve, mas verificar se a encomenda foi enviada pode significar ter de perguntar a outra pessoa.
Com o ERP, uma encomenda de venda confirmada pode reservar stock para esse cliente. O envio e a fatura permanecem associados a ela, pelo que o departamento financeiro pode verificar o estado da entrega sem ter de contactar o armazém para obter uma atualização. O departamento de compras também pode utilizar os níveis de stock e a procura das encomendas para ver o que precisa de ser reabastecido. Cada equipa trabalha com base na mesma informação à medida que a encomenda avança.
Se gere uma pequena empresa de serviços com faturação simples e pouco ou nenhum inventário, um software de contabilidade pode ser tudo o que precisa. Vale a pena considerar o ERP quando as equipas precisam das mesmas informações, mas as mantêm em sistemas separados. Alguns sinais comuns são:
A maioria das plataformas ERP cumpre os mesmos requisitos numa lista de funcionalidades. O que importa é como cada processo funciona na prática e o que a versão que está a considerar inclui. Abaixo, descrevi as funções que encontrará habitualmente no ERP para uma pequena empresa e o que elas realmente fazem.
Nenhum sistema ERP se adequará igualmente bem a todas as pequenas empresas. A sua escolha depende do grau de adequação do sistema ao seu trabalho quotidiano e do que a sua equipa consegue, de forma realista, implementar e gerir. Abaixo, apresento alguns dos melhores softwares ERP para pequenas empresas, indicando onde cada um se adequa melhor e as limitações que vale a pena considerar antes de tomar uma decisão.
Os produtos ou serviços que oferece e a forma como os presta determinam o que precisa de um ERP. Aqui, associei quatro modelos de negócio às funcionalidades a ter em conta e sugeri plataformas da lista acima.
| Modelo de negócio | Funcionalidades prioritárias | Plataformas a ter em conta |
|---|---|---|
| Empresa de serviços (5–50 pessoas) | Custos e rentabilidade dos projetos; acompanhamento de tempos e despesas; faturação; afetação de pessoal; reconhecimento de receitas, quando necessário | Business Central; Odoo; Zoho Contabilidade com projetos; NetSuite com funcionalidades de gestão de projetos |
| Distribuidor grossista | Inventário em todas as localizações; compras e reabastecimento; preços específicos para cada cliente; operações de armazém; EDI, sempre que os parceiros comerciais o exijam | Acumatica Edição de Distribuição; Business Central; SAP Business One; NetSuite |
| Retalhista ou vendedor de comércio eletrónico | Ligações aos canais de vendas e importação de encomendas; sincronização de stock; devoluções; reconciliação de pagamentos; ponto de venda para lojas físicas | Odoo; Zoho Contabilidade com inventário para vendas online; Business Central; NetSuite |
| Pequeno fabricante | Listas de materiais; etapas e ordens de produção; planeamento das necessidades de materiais (MRP); relatórios da linha de produção; cálculo de custos de produção | Business Central Premium; SAP Business One; Acumatica Edição para a Indústria; Odoo Indústria |
O seu ERP deve ser compatível com as ferramentas que a sua empresa já utiliza. Caso contrário, a sua equipa poderá ter de voltar a introduzir as encomendas online ou verificar manualmente as atualizações do armazém. Mapeie essas ligações antes de escolher uma plataforma para perceber o que a implementação precisa realmente de incluir.
Comece por verificar se os conectores pré-definidos abrangem os dados e as ações de que necessita. Alguns vêm incluídos no seu ERP, enquanto outros podem ter um custo adicional. O middleware pode ajudar na conversão de dados entre sistemas. Se precisar de algo mais específico, as integrações de API personalizadas podem colmatar as lacunas, mas lembre-se de incluir no orçamento os custos de desenvolvimento e suporte.
As suas prioridades dependem do seu negócio. Por exemplo, um vendedor online pode concentrar-se primeiro na sincronização de encomendas e stock, enquanto uma empresa de serviços pode beneficiar mais da ligação das horas de projeto aprovadas à faturação. Pergunte a si mesmo onde é que a falta ou a repetição de dados causa mais trabalho extra à sua equipa.
Tem de decidir qual o sistema que serve de fonte para cada tipo de dados, tais como preços ou stock. Se gerir os preços dos produtos no ERP, por exemplo, a integração pode enviá-los para a sua loja online. A frequência com que essa troca de dados ocorre determina a rapidez com que uma alteração de preço aparece no site. Além disso, decida quem monitoriza as ligações. Se as atualizações de stock pararem na sexta-feira à noite, a sua loja poderá continuar a vender artigos que já estão esgotados. Certifique-se de que os alertas de falha são enviados a alguém que possa resolver o problema e recuperar quaisquer atualizações em falta, e inclua esta responsabilidade no seu plano de implementação.
A tabela abaixo apresenta integrações comuns e fluxos de dados típicos. Os campos exatos e as ações disponíveis dependem do conector e da configuração.
| Integração | Dados no ERP | Dados extraídos do ERP | Processo suportado |
|---|---|---|---|
| Comércio eletrónico / plataformas de vendas | Encomendas, dados dos clientes, dados de pagamento | Níveis de stock, preços, estado das remessas | Atualizações sobre a importação e o processamento de encomendas |
| Reconhecimento facial | Dados dos clientes, orçamentos, encomendas de venda | Faturas, estado das encomendas, saldos dos clientes | Processamento de orçamentos para encomendas |
| Bancos e plataformas de pagamento | Transações, liquidações, comissões | Instruções de pagamento, quando disponíveis | Reconciliação e processamento de pagamentos |
| Sistemas de armazenagem / prestadores de serviços de logística | Recebimentos de mercadorias, preparação de encomendas e confirmações de envio | Encomendas, registos de produtos | Coordenação do armazém e da execução de encomendas |
| A Trading estabelece parcerias através do EDI | Encomendas de clientes | Avisos prévios de envio, faturas | Encomendas e troca de documentos |
| Sistemas de execução do fabrico (MES) | Quantidades produzidas, tempo de trabalho, refugo | Ordens de produção, listas de materiais | Relatórios de produção |
| Inteligência empresarial (BI) | Normalmente, não há nada a comunicar | Dados financeiros e operacionais | Relatórios e painéis de controlo |
No primeiro ano, o custo do ERP para uma pequena empresa varia normalmente entre $10 000 e $150 000. Este valor inclui licenças e configuração. O valor exato depende do número de pessoas que irão utilizar o sistema, das ferramentas às quais este precisa de se ligar e do nível de personalização de que a sua empresa necessita.
Os fornecedores do ERP estruturam as suas taxas de licença de forma diferente. O Business Central e o Odoo cobram por utilizador, sendo que a edição ou o plano determinam quais as funcionalidades incluídas. O custo depende do número de pessoas que necessitam de acesso e das tarefas que têm de realizar no sistema.
A Acumatica baseia os seus preços nas aplicações que escolher e nos recursos necessários para apoiar as suas operações. A SAP Business One e a NetSuite utilizam preços personalizados. A subscrição da NetSuite combina a plataforma principal com licenças de utilizador e quaisquer módulos adicionais.
Para efeitos de orçamentação, um orçamento para a configuração proposta é mais útil do que um preço indicativo. Os preços regionais e os termos contratuais podem afetar o montante a pagar. O orçamento deve também explicar os custos de renovação, incluindo o que acontece quando um desconto inicial termina.
A implementação é o trabalho necessário para preparar o seu ERP para a utilização diária. A empresa responsável pela implementação do ERP configura processos como a faturação e as compras, transfere os seus registos existentes, testa o sistema e dá formação aos seus colaboradores. Para uma pequena empresa, as estimativas de implementação publicadas variam entre cerca de $25 000 e $150 000 ou mais, dependendo do âmbito do trabalho.
A preparação dos seus dados pode aumentar esse volume de trabalho. Suponha que o mesmo cliente apareça em várias folhas de cálculo, cada uma com um endereço de faturação diferente. Alguém precisa de verificar qual o endereço correto antes de importar o registo para o ERP. O seu orçamento deve especificar se o fornecedor se encarrega dessa preparação ou se espera que os seus colaboradores o façam.
Cada projeto ERP tem as suas próprias particularidades. Os módulos, as integrações e os dados envolvidos podem alterar o plano. Ainda assim, a maioria dos projetos de pequenas empresas em que a equipa Innowise trabalha segue um processo semelhante.
A nossa equipa começa por analisar os problemas que a versão ERP deve resolver, como o encerramento mensal moroso ou dados de stock pouco fiáveis. Em seguida, decidimos o que incluir na primeira versão e guardamos as alterações menos urgentes para mais tarde.
Os nossos especialistas em ERP mapeiam os principais fluxos de trabalho e colaboram consigo para decidir como estes devem funcionar no novo sistema. Mantemos o que ainda funciona e revemos as soluções alternativas ou aprovações que acrescentam pouco valor.
Comparamos as opções do ERP com os seus requisitos e testamos as áreas mais importantes antes da implementação. Uma prova de conceito pode ser útil quando a adequação não é clara ou quando um fluxo de trabalho crítico necessita de uma validação mais aprofundada.
A nossa equipa configura o ERP de acordo com os processos acordados e prepara os dados para a migração. As migrações de teste ajudam-nos a identificar duplicados, ligações em falta e outros problemas antes da entrada em funcionamento.
Os nossos engenheiros ligam o ERP aos sistemas adjacentes e testam os fluxos de trabalho de ponta a ponta sob cargas realistas. Validamos o desempenho utilizando volumes de dados-alvo e simulamos falhas de sincronização para verificar como o sistema se recupera.
Antes da entrada em funcionamento, as equipas testam primeiro as tarefas operacionais diárias, como a introdução de requisições de material e a aprovação de ordens de compra. Resolvemos quaisquer erros funcionais ou problemas de autorizações detetados durante os testes e, em seguida, ministramos formação específica para cada função no sistema validado.
Após a entrada em funcionamento do ERP, os nossos engenheiros monitorizam as primeiras operações do sistema, resolvem problemas de produção e prestam apoio às equipas no terreno. Os pedidos de funcionalidades menores e os ajustes não críticos são incluídos numa lista de pendências para versões planeadas após o lançamento.
A nossa equipa começa por analisar os problemas que a versão ERP deve resolver, como o encerramento mensal moroso ou dados de stock pouco fiáveis. Em seguida, decidimos o que incluir na primeira versão e guardamos as alterações menos urgentes para mais tarde.
Os nossos especialistas em ERP mapeiam os principais fluxos de trabalho e colaboram consigo para decidir como estes devem funcionar no novo sistema. Mantemos o que ainda funciona e revemos as soluções alternativas ou aprovações que acrescentam pouco valor.
Comparamos as opções do ERP com os seus requisitos e testamos as áreas mais importantes antes da implementação. Uma prova de conceito pode ser útil quando a adequação não é clara ou quando um fluxo de trabalho crítico necessita de uma validação mais aprofundada.
A nossa equipa configura o ERP de acordo com os processos acordados e prepara os dados para a migração. As migrações de teste ajudam-nos a identificar duplicados, ligações em falta e outros problemas antes da entrada em funcionamento.
Os nossos engenheiros ligam o ERP aos sistemas adjacentes e testam os fluxos de trabalho de ponta a ponta sob cargas realistas. Validamos o desempenho utilizando volumes de dados-alvo e simulamos falhas de sincronização para verificar como o sistema se recupera.
Antes da entrada em funcionamento, as equipas testam primeiro as tarefas operacionais diárias, como a introdução de requisições de material e a aprovação de ordens de compra. Resolvemos quaisquer erros funcionais ou problemas de autorizações detetados durante os testes e, em seguida, ministramos formação específica para cada função no sistema validado.
Após a entrada em funcionamento do ERP, os nossos engenheiros monitorizam as primeiras operações do sistema, resolvem problemas de produção e prestam apoio às equipas no terreno. Os pedidos de funcionalidades menores e os ajustes não críticos são incluídos numa lista de pendências para versões planeadas após o lançamento.
Avaliação do cliente
Avaliação do cliente
Avaliação do cliente
Avaliação do cliente
Uma demonstração costuma destacar os pontos fortes de um sistema, por isso não baseie a sua decisão apenas nisso. Utilize a lista de verificação abaixo com cada fornecedor e parceiro de implementação que esteja a considerar e peça-lhes para testarem os seus fluxos de trabalho e dados mais importantes, em vez de se limitarem a mostrar exemplos preparados.
Escolha as tarefas essenciais de que o seu negócio depende, como o processamento de uma devolução ou a faturação de um projeto. Peça ao fornecedor para indicar quais funcionam com a configuração padrão e quais requerem complementos ou desenvolvimento personalizado.
Descubra como o ERP irá partilhar dados com os sistemas que pretende manter. Certifique-se de que sabe o que cada ligação transfere e quem é o responsável caso algo deixe de funcionar.
Decida quais os registos a transferir, tais como faturas por pagar e encomendas pendentes. Pergunte como é que os registos e o histórico de transações podem ser exportados num formato que possa utilizar noutros sistemas.
Partilhe as suas previsões relativas ao número de utilizadores e aos volumes de transações para os próximos três a cinco anos. Pergunte o que significaria, em termos de custos de licenciamento e implementação, a adição de mais uma localização ou entidade jurídica.
Verifique se consegue controlar quem altera os dados bancários dos fornecedores e acompanhe essas alterações posteriormente. Analise os relatórios de segurança do serviço de alojamento e procure certificações ou outras provas de que este cumpre os requisitos do seu setor.
Peça a alguém da sua equipa para tentar realizar uma tarefa rotineira após a formação, utilizando apenas as instruções fornecidas. Veja se conseguem concluí-la sem precisar de ajuda em cada passo.
Solicite um orçamento para um período de três a cinco anos que abranja tanto os custos iniciais como os custos recorrentes. Inclua o tempo dos seus colaboradores e verifique quais os trabalhos ou serviços que não estão incluídos no orçamento.
Peça à empresa responsável pela instalação do seu ERP referências de empresas semelhantes à sua. Fale com esses clientes sobre eventuais problemas de implementação e o apoio que receberam posteriormente.
Identifique o requisito sobre o qual tem menos certeza. Antes de assinar, chegue a acordo sobre um pequeno teste utilizando o seu próprio cenário e defina o que o resultado deve demonstrar.
Verifique se existem limites aos aumentos de preço na renovação, à propriedade dos dados e às condições e taxas de rescisão. O contrato deve também especificar o horário de assistência e os tempos de resposta.
A IA em ERP pode ajudar uma equipa pequena a dedicar menos tempo a tarefas repetitivas. O processamento de faturas é um bom exemplo. A IA pode extrair detalhes das faturas e sugerir correspondências com ordens de compra ou recibos. O contabilista verifica então os resultados, com menos dados para introduzir manualmente.
A IA também pode sinalizar transações invulgares antes do final do mês ou estimar a procura com base no histórico de vendas. O contabilista analisa se uma entrada sinalizada necessita de correção. No que diz respeito às previsões, a equipa também precisa de avaliar se os dados de vendas subjacentes são suficientemente fiáveis para sustentar uma decisão.
As funcionalidades de IA disponíveis dependem da sua edição e configuração do ERP e, quando a configuração padrão não for suficiente, as equipas de consultoria e desenvolvimento de IA do equipas de consultoria e desenvolvimento de IA da Innowise adicionam as funcionalidades em falta através da personalização do ERP orientada pela IA. Os casos de utilização abaixo mostram em que aspetos a IA pode ajudar no trabalho quotidiano:
Com mais de 19+ anos de experiência em desenvolvimento de software, a Innowise conta com mais de 3 500+ especialistas, incluindo mais de 300+ especialistas em ERP. Já concluímos mais de 200+ projetos ERP, com 93% clientes que voltaram para fases de implementação adicionais.
Como parceiro oficial da SAP, da Microsoft e da Odoo, trabalhamos tanto com plataformas ERP padrão como com arquiteturas personalizadas. Os nossos sistemas de gestão da qualidade e da segurança da informação estão certificados segundo as normas ISO 9001 e ISO/IEC 27001.
Quando as plataformas prontas a utilizar não são suficientes, as nossas equipas desenvolvem módulos e integrações personalizados. A nossa experiência com projetos de IA também nos ajuda a dar apoio a tarefas ERP, como o processamento de faturas e a previsão da procura.
Uma longa lista de funcionalidades pode fazer com que praticamente qualquer pequena empresa ERP pareça ser a escolha certa. O verdadeiro teste é o que acontece quando se submetem ao sistema os seus próprios casos complexos, quer se trate de uma remessa parcial, de uma discrepância de stock ou de um fecho de mês que ainda requer o Excel.
Em seguida, analise o que será necessário para colocar o sistema em funcionamento. A migração de dados e o tempo disponível da sua equipa podem alterar o âmbito do projeto, e o custo ao longo de três a cinco anos acaba frequentemente por ficar bem acima do preço da licença.
Se quiser uma segunda opinião sobre a sua lista de finalistas, a Innowise pode analisá-la em função dos seus processos e assinalar lacunas antes de assinar.
O melhor software ERP para uma pequena empresa depende da forma como a empresa funciona e dos processos que o sistema precisa de gerir. Selecione as plataformas que se adequam ao seu modelo de negócio e, em seguida, teste os seus principais fluxos de trabalho na edição exata que está a considerar. O Innowise pode ajudá-lo a comparar essas opções com os seus requisitos.
Nem sempre. Se a sua empresa tiver um sistema de faturação simples e apenas algumas pessoas envolvidas, um software de contabilidade e algumas ferramentas associadas podem ser suficientes. Uma pequena empresa ERP faz sentido quando se gasta demasiado tempo com a introdução repetida de dados, a reconciliação ou a gestão de processos desarticulados.
Entre as opções apresentadas neste guia, o Odoo Community não tem custos de licença de software. No entanto, deve também ter em conta os custos de alojamento, configuração e assistência, uma vez que o preço mais baixo da licença nem sempre significa o custo total mais baixo. Os nossos consultores podem ajudá-lo a comparar estes custos antes de tomar a sua decisão.
Os custos do ERP no primeiro ano para uma pequena empresa podem variar entre cerca de $10 000 e $150 000, incluindo licenças e implementação. O montante final depende do âmbito do projeto e da quantidade de trabalho necessária para preparar o sistema para o lançamento. Na Innowise, analisamos os seus processos e sistemas atuais para estimar o esforço de implementação e o custo provável.
A implementação de um projeto ERP numa pequena empresa pode demorar alguns meses, enquanto projetos mais complexos podem demorar quase um ano. O prazo pode prolongar-se quando o projeto envolve uma preparação substancial de dados, integrações ou requisitos de fabrico.
O Business Central Premium, o SAP Business One, o Acumatica Manufacturing e o Odoo Manufacturing são excelentes opções do ERP para pequenas empresas de produção. Ao comparar software ERP para as necessidades de pequenas empresas de produção, analise como cada sistema gere o planeamento da produção, os materiais e os custos, bem como quais as funcionalidades de produção incluídas na edição que está a avaliar.
O MRP ajuda a planear quais os materiais a adquirir ou a produzir, a quantidade necessária e quando são necessários para a produção. O ERP gere um leque mais alargado de tarefas empresariais, tais como finanças, compras, vendas e inventário. Normalmente, o software ERP destinado a pequenas empresas de produção inclui o MRP como uma funcionalidade.
O Cloud e o ERP normalmente exigem que uma pequena empresa tenha de gerir menos infraestrutura, uma vez que é o fornecedor ou o prestador de serviços de alojamento que gere o sistema. O ERP instalado nas instalações da empresa dá à empresa mais controlo sobre o local onde o sistema é executado, mas também implica uma maior responsabilidade na sua manutenção. A opção mais adequada depende da configuração e dos requisitos do seu IT.
Nenhuma das opções é automaticamente melhor. Os sistemas ERP prontos a usar funcionam bem se as suas funcionalidades padrão corresponderem às necessidades da sua empresa. Se os seus processos principais exigirem alterações significativas para se adaptarem a um produto existente, um sistema ERP personalizado poderá ser a melhor opção.
As integrações de que necessita dependem da origem dos dados da sua empresa e do destino para onde estes devem ser encaminhados. Muitas empresas ligam o seu ERP a plataformas de comércio eletrónico, sistemas CRM, bancos ou software de gestão de armazéns. A Innowise pode analisar a sua configuração atual e ajudá-lo a determinar quais as integrações de que o seu ERP necessita antes do início da implementação.
Sim, é possível, especialmente ao reduzir tarefas repetitivas ou ao assinalar itens que requerem a atenção de um colaborador. As utilizações mais comuns incluem a captura de faturas, a previsão da procura, a verificação de transações e a elaboração de relatórios em linguagem natural. As funcionalidades de que irá dispor dependerão do sistema ERP para pequenas empresas que escolher e da respetiva edição.
Em primeiro lugar, estabelecemos uma linha de referência antes da implementação, utilizando indicadores de desempenho que o ERP deverá melhorar, tais como o tempo de encerramento do mês ou o esforço necessário para o processamento de encomendas. Após a entrada em funcionamento, acompanhamos esses mesmos indicadores, convertemos os ganhos em valor monetário e comparamo-los com o custo total do sistema, incluindo a implementação e o tempo da vossa equipa.
