ERP voor non-profitorganisaties: functies, voordelen en implementatie

Kijk of functies voor fondsboekhouding, het bijhouden van subsidies, het administreren van toezeggingen, functionele kostenverdeling en rapportage over het nettovermogen direct uit de doos werken, in plaats van via spreadsheets. Vraag bij het vergelijken van ERP-software voor non-profitorganisaties aan elke leverancier om uit te leggen hoe een bestemmingsdonatie wordt geboekt, besteed en gerapporteerd.

Maak een lijst van wat je moet rapporteren en aan wie: financiers, accountants, toezichthouders en het bestuur. Neem hierin Formulier 990 of het lokale equivalent daarvan op, subsidierapporten voor specifieke financiers, documentatie ter ondersteuning van federale controle-eisen (indien je aan de toepasselijke drempel voldoet) en dashboards voor het bestuur. Breng je eigen processen in kaart, zoals goedkeuringsprocedures, de inwerking van vrijwilligers en de intake voor programma’s, zodat hiaten aan het licht komen voordat je iets ondertekent.

De meeste non-profitorganisaties maken al gebruik van een donateursdatabase, online donatieformulieren, betalingsproviders, salarisadministratie en een tool voor dossier- of programmabeheer. Kijk of er kant-en-klare koppelingen en open API’s beschikbaar zijn, en vraag wie de rest ontwikkelt en onderhoudt. Zwakke integraties dwingen medewerkers ertoe dezelfde gegevens handmatig in te voeren, en dat is precies het probleem dat het ERP moest oplossen.

Elke non-profitorganisatie heeft haar eigen fondsenstructuren, goedkeuringsprocessen en rapportlay-outs. Ontdek welke hiervan via de configuratie kunnen worden ingesteld en welke programmeerwerk vereisen, en wat er gebeurt met maatwerk bij versie-upgrades.

Een non-profitorganisatie ERP slaat contactgegevens van donateurs, betalingsgegevens, personeelsdossiers en soms informatie over kwetsbare begunstigden op. Controleer of er rolgebaseerde toegang, versleuteling tijdens verzending en opslag, auditlogboeken, single sign-on en meervoudige authenticatie zijn. Controleer welke vereisten op het gebied van gegevensbescherming en beveiliging van toepassing zijn op uw organisatie, waaronder de AVG en PCI DSS, indien relevant.

Cloud, on-premises en hybride opstellingen zijn elk geschikt voor verschillende situaties. Cloud vermindert de behoefte aan interne servers en kan het voor teams op afstand en vrijwilligers gemakkelijker maken om toegang te krijgen tot het systeem. Hosting op locatie of in een private cloud kan de voorkeur genieten of noodzakelijk zijn vanwege vereisten inzake gegevensopslaglocatie of het privacybeleid voor donateurs, dus controleer waar de gegevens worden opgeslagen.

Maak een plan voor de organisatie zoals u die over vijf jaar voor ogen hebt, met meer gebruikers, subsidies, entiteiten en valuta’s. Ga na hoe de licentievoorwaarden en prestaties veranderen naarmate het transactievolume toeneemt, en of u modules kunt toevoegen zonder dat er een nieuwe implementatie nodig is.

Vraag om referenties van non-profitorganisaties van vergelijkbare omvang, een schriftelijk implementatieplan waarin de gegevensmigratie en training zijn opgenomen, en details over de ondersteuning na de lancering: responstijden, talen en tijdzones. Maak een apart plan voor de migratie van de donatiegeschiedenis en lopende subsidies.

Vergelijk de totale kosten over een periode van drie tot vijf jaar: licenties of abonnementen, implementatie, uitbreidingen, integraties, training en ondersteuning. Informeer naar programma’s voor non-profitorganisaties, zoals de non-profitprijzen van Microsoft of het Social Impact-programma van NetSuite, aangezien deze een aanzienlijk verschil kunnen maken voor de totale kosten. Controleer of u in aanmerking komt, wat de verlengingsvoorwaarden zijn en wat er met de korting gebeurt als de organisatie groeit.

Vrijwilligers, programmamedewerkers en bestuursleden die geen accountants zijn, zullen wellicht gebruik moeten maken van bepaalde onderdelen van het systeem. Test de schermen die zij te zien krijgen, controleer de mobiele toegang en maak een schatting van het aantal opleidingsuren. Een systeem dat de financiële afdeling wel aanspreekt, maar dat door programmateams wordt gemeden, kan ertoe leiden dat medewerkers weer terugvallen op spreadsheets.

Zoek een leverancier of implementatiepartner met non-profitprojecten in zijn portfolio, gecertificeerde consultants en een ondersteuningsmodel voor de lange termijn. Praat met twee of drie klanten van vergelijkbare omvang en vraag hen wat ze aan hun implementatie zouden veranderen.