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Wenn Ihr Unternehmen Microsoft 365 nutzt, haben Sie wahrscheinlich bereits sowohl SharePoint als auch OneDrive. Auf den ersten Blick können sie ziemlich ähnlich aussehen. Mit beiden können Sie Dateien in der Cloud speichern, freigeben und bearbeiten. Der Unterschied liegt darin, wie sie verwendet werden sollen.
In diesem SharePoint gegenüber OneDrive Vergleich werde ich untersuchen, was jedes Tool am besten kann, wo sie sich überschneiden und wann es sinnvoller ist, SharePoint anstelle von OneDrive zu verwenden.
OneDrive for Business ist der sichere Cloud-Speicher- und Synchronisierungsdienst von Microsoft für einzelne Mitarbeiter. Ich erkläre es gewöhnlich als einen persönlichen Arbeitsordner in der Cloud. Sie speichern dort Ihre eigenen Dateien, öffnen sie von verschiedenen Geräten aus und synchronisieren sie mit Ihrem Desktop.
Hinter den Kulissen läuft OneDrive for Business auf SharePoint. Für die alltägliche Arbeit ändert sich dadurch für den Benutzer jedoch nicht viel. Dateien bleiben privat, es sei denn, Sie geben sie frei, was OneDrive zu einem guten Ort für Entwürfe, persönliche Dokumente und alles, was noch in Arbeit ist, macht.
OneDrive eignet sich am besten für persönliche, laufende Arbeiten. Denken Sie an Vertragsentwürfe, einzelne Tabellenkalkulationen, Besprechungsnotizen, frühe Versionen von Präsentationen oder Dateien, die bei einem Mitarbeiter verbleiben, bevor sie an einen Manager, Kunden oder Teamkollegen weitergegeben werden. Es eignet sich auch gut für Mitarbeiter, die von verschiedenen Geräten und Standorten aus schnell auf Dateien zugreifen müssen.
Nehmen wir an, Sie sind ein Vertriebsleiter, der eine vierteljährliche Prognose erstellt. Solange Sie die Zahlen noch prüfen, kann die Excel-Arbeitsdatei in OneDrive bleiben. Sobald die Finanz- und Betriebsabteilung als gemeinsame Teamressource damit arbeiten muss, ist eine SharePoint-Website in der Regel sinnvoller.
SharePoint ist Microsofts Plattform für gemeinsame Inhalte, Teamzusammenarbeit und Dokumentenmanagement. Sie ist eher für Teams und Abteilungen als für eine einzelne Person konzipiert und wird daher häufig für Intranets, Projektseiten, gemeinsame Dokumentenbibliotheken und die Automatisierung von Arbeitsabläufen verwendet. Da die Plattform recht komplex sein kann, nutzen viele Unternehmen SharePoint-Services, um sie richtig zu konfigurieren und an ihre geschäftlichen Anforderungen anzupassen.
“OneDrive funktioniert gut für persönliche Dateien, Entwürfe und laufende Arbeiten, aber die Risse zeigen sich schnell, wenn ein Unternehmen beginnt, es wie einen Firmenarchivschrank zu verwenden. Die Dateien landen am falschen Ort, die Eigentumsverhältnisse werden unklar und die Mitarbeiter verlieren Zeit, um den Zugriff zu regeln. In diesem Fall ist SharePoint die bessere Lösung.”
Architekt für Power Platform-Lösungen
Ich habe die Unterschiede zwischen SharePoint und OneDrive in eine Vergleichstabelle ein, damit Sie ein besseres Gefühl dafür bekommen, welches Tool für die individuelle Arbeit geeignet ist und welches bei einer Ausweitung der Zusammenarbeit besser funktioniert.
| Kriterien | OneDrive for Business | SharePoint Online |
|---|---|---|
| Hauptzweck | Persönlicher Cloud-Speicher und Dateizugriff für jeden Mitarbeiter | Gemeinsame Inhaltsplattform für Teams, Abteilungen und unternehmensweite Informationen |
| Bester Anwendungsfall | Persönliche Arbeitsdateien, Entwürfe, Notizen und Dateien, die einer Person gehören | Gemeinsame Dokumente, Teamressourcen, Projektbereiche, Intranetseiten und langfristige Geschäftsinhalte |
| Standardzugriff | Privat für den Benutzer bis zur Freigabe | Verfügbar für Website-Mitglieder auf der Grundlage von Berechtigungen |
| Eigentümerschaft | Gebunden an ein individuelles Benutzerkonto | Gebunden an einen Standort, ein Team, eine Abteilung oder eine Geschäftsfunktion |
| Kooperationsmodell | Am besten ist es, wenn eine Person die Datei noch besitzt und sie nach Bedarf weitergibt. | Am besten geeignet, wenn Inhalte zu einem Team gehören und eine Struktur, Berechtigungen und langfristiges Eigentum benötigen |
| Microsoft Teams-Verbindung | In 1:1 und Gruppenchats freigegebene Dateien werden im OneDrive des Absenders gespeichert. | In Teams-Kanälen freigegebene Dateien werden auf der verbundenen SharePoint-Website gespeichert. |
| Dokumentenmanagement | Persönliche Dateisynchronisierung, Freigabe, Versionsverlauf, Wiederherstellung und grundlegende Dateizusammenarbeit | Dokumentbibliotheken, Metadaten, Berechtigungen, Genehmigungen, Aufbewahrung, Seiten, Listen, Versionsverlauf und Synchronisierung über die OneDrive-App |
| Intranet-Nutzung | Nicht für Intranets oder Unternehmensportale konzipiert | Entwickelt für Intranets, interne Nachrichten, Seiten und Wissenshubs |
| Berechtigungen | Einfache Freigabe von Dateien und Ordnern | Detaillierte Kontrolle auf Standort-, Bibliotheks-, Ordner- und Dateiebene |
| Externe Freigabe | Gut für die Freigabe bestimmter Dateien oder Ordner für externe Personen, je nach Unternehmenseinstellungen | Besser für kontrollierte externe Zusammenarbeit über Standorte hinweg oder größere Dokumentensätze, je nach Unternehmenseinstellungen |
| Speichermodell | Normalerweise 1 TB pro Benutzer bei vielen Business-Tarifen, mit höheren Grenzen je nach Tarif und Lizenzierung | Unternehmensweit gepoolter Speicher, in der Regel 1 TB plus 10 GB pro Lizenz, mit bis zu 25 TB pro Standort und Erweiterungsoptionen je nach Plan und Lizenzierung |
Jetzt kommen wir zu dem Teil, der in der Regel am wichtigsten ist Microsoft SharePoint gegenüber OneDrive Vergleich: wo jedes Werkzeug gut funktioniert und wo es an seine Grenzen stößt.
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Einfach für Mitarbeiter zu verstehen und zu nutzen | Es kann unordentlich werden, wenn die Leute es als langfristigen Lagerraum für das Team benutzen |
| Gut geeignet für persönliche Arbeitsdateien, Entwürfe, Notizen und Dokumente im Frühstadium | Der Besitz bleibt an ein Benutzerkonto gebunden, so dass wichtige Dateien verloren gehen oder nur schwer wiederhergestellt werden können, wenn die Regeln für das Offboarding, die Sicherung oder die Archivierung unzureichend sind. |
| Dateien sind standardmäßig privat | Geteilte Links können ohne gute Verwaltungsregeln schwer zu verfolgen sein |
| Einfache gemeinsame Nutzung einer Datei oder eines Ordners mit einem Kollegen, Kunden oder Partner | Schlechte Eignung für Intranets, unternehmenseigene Wissensdatenbanken oder strukturiertes Dokumentenmanagement |
| Die Synchronisierung funktioniert gut für Personen, die zwischen verschiedenen Geräten wechseln | Große gemeinsame Ordner können zu Verwirrung über Versionen und Eigentumsverhältnisse führen. |
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Besser geeignet für gemeinsam genutzte Dokumente, Abteilungen und Projekträume | Erfordert Planung vor der Einrichtung |
| Unterstützt Dokumentenbibliotheken, Metadaten, Berechtigungen, Seiten und Listen | Kann komplex werden, wenn jedes Team die Sites auf seine eigene Weise aufbaut |
| Gut geeignet für Intranets, interne Nachrichten, Richtlinien und Wissenshubs | Schlechte Struktur zu Beginn führt zu späteren Such- und Genehmigungsproblemen |
| Strengere Regeln für den Zugriff, die Freigabe, die Aufbewahrung und das Löschen schützen Unternehmensinhalte vor versehentlichem Bearbeiten oder Entfernen. | Einige Benutzer müssen geschult werden, um Websites, Bibliotheken und Berechtigungen zu verstehen. |
| Enge Zusammenarbeit mit Teams für kanalbasierte Dateizusammenarbeit | Übermäßige Anpassungen können die Wartung erschweren |
Bis zu dem Zeitpunkt SharePoint vs. OneDrive for Business startet Sinn zu machen. Dann kommt Teams ins Spiel, und die Verwirrung beginnt erneut. Die Leute tauschen dort den ganzen Tag Dateien aus, so dass man leicht annehmen kann, dass Teams der Ort ist, an dem sich diese Dateien befinden. Dem ist aber nicht so. Teams ist der Ort, an dem die Kommunikation und die alltägliche Zusammenarbeit stattfinden. Der eigentliche Speicherplatz befindet sich darunter in OneDrive oder SharePoint, je nachdem, wie die Datei freigegeben wurde.
Angenommen, Sie stellen ein Angebot für einen neuen Kunden zusammen. Sie senden den Entwurf im Teams-Chat an Ihren Finanzmanager, um die Zahlen zu überprüfen. Zu diesem Zeitpunkt bleibt die Datei in Ihrem OneDrive gespeichert, da es sich noch um Ihren Arbeitsentwurf handelt. Später posten Sie dasselbe Angebot im Vertriebskanal, damit Finanz-, Rechts- und Lieferabteilung es gemeinsam prüfen können. Zu diesem Zeitpunkt befindet sich die Datei in SharePoint, da sie zum gemeinsamen Inhalt des Teams geworden ist.
| Werkzeug | Hauptrolle | Wo Dateien leben | Am besten geeignet, wenn |
|---|---|---|---|
| OneDrive | Persönlicher Arbeitsbereich | In Ihrer eigenen OneDrive-Bibliothek | Sie arbeiten an Entwürfen, Notizen oder Dateien, die noch Ihnen gehören |
| SharePoint | Plattform für gemeinsam genutzte Inhalte | In einer Team- oder Standort-Dokumentenbibliothek | Die Datei gehört zu einem Team, einer Abteilung oder einem Projekt und benötigt Struktur, Berechtigungen und langfristigen Zugriff |
| Mannschaften | Zusammenarbeitsschicht | Es speichert keine eigenen Dateien. Chatdateien werden in OneDrive gespeichert, und Kanaldateien in SharePoint. | Sie müssen an einem Ort chatten, sich treffen, kommentieren und mit Dateien arbeiten können |
Beim Vergleich Microsoft SharePoint gegenüber OneDrive, Die Antwort lautet in der Regel weder das eine noch das andere. Die meisten Unternehmen brauchen beides, nur für unterschiedliche Arten von Arbeit.
OneDrive ist der richtige Ort für persönliche Dateien, Entwürfe und Dokumente, an denen jemand noch arbeitet. Ich würde es nicht als Dokumentenspeicher für das Unternehmen verwenden. Anfangs kann es gut aussehen, vor allem in einem kleinen Team, aber die Probleme fangen an, wenn Mitarbeiter gehen, sich der Zugriff ändert oder jemand nachweisen muss, welche Version genehmigt wurde. SharePoint hingegen ist ein besserer Ort für gemeinsam genutzte Geschäftsinhalte: Abteilungsdateien, Projektdokumente, Richtlinien, Vorlagen, Intranetseiten und alles, was die Mitarbeiter im Laufe der Zeit finden, überprüfen oder aktualisieren müssen. Es gibt Ihnen mehr Kontrolle über Struktur, Berechtigungen, Aufbewahrung und Verwaltung.
Es gibt noch einen weiteren Grund, dies jetzt zu tun. Wenn Sie planen, Microsoft 365 Copilot oder andere KI-Assistenten später zu nutzen, bietet SharePoint ihnen in der Regel eine saubere Arbeitsgrundlage. Gut strukturierte Bibliotheken und klare Zugriffsregeln sorgen dafür, dass Geschäftsinhalte leichter zu finden und sicherer zu nutzen sind.
Wenn Sie sich fragen, wie Sie Ihre Umgebung einrichten können, finden Sie in unserem SharePoint-Beratungsteam kann Sie bei der Organisation von Dokumentenbibliotheken, der Festlegung von Berechtigungen und der Planung von Migrationsschritten unterstützen, die auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten sind.
Die Hauptunterschiede zwischen SharePoint und OneDrive liegen im Umfang und im Eigentum. Stellen Sie sich OneDrive als Ihren persönlichen Arbeitsbereich vor. Hier bewahren Sie Entwürfe, Arbeitsdateien und Dokumente auf, die noch in Bearbeitung sind. SharePoint ist ein gemeinsamer Arbeitsbereich für Teams, Abteilungen und unternehmensweite Inhalte.
Normalerweise nicht. OneDrive ist großartig, wenn eine Person an einer Datei arbeitet oder sie schnell mit ein paar anderen teilt. SharePoint ist besser, wenn Inhalte eine klare Struktur, gemeinsames Eigentum, Metadaten, Arbeitsabläufe oder eine langfristige Speicherung für ein Team benötigen.
Technisch gesehen, ja. Unter der Haube baut OneDrive for Business auf der SharePoint-Infrastruktur auf. Stellen Sie sich OneDrive als eine spezielle SharePoint-Dokumentenbibliothek für Einzelbenutzer vor, die ausschließlich für den persönlichen Gebrauch bestimmt ist.
In den meisten Fällen, ja. Die Mitarbeiter brauchen einen Ort, an dem sie an ihren eigenen Dateien arbeiten können, bevor sie sie weitergeben können. Teams hingegen brauchen einen zentralen Ort, an dem wichtige Dokumente organisiert bleiben und nicht verschwinden, wenn jemand das Unternehmen verlässt.
Leiter des Ausführungsbüros
Michael kümmert sich um den Aufbau von ERP- und Individualsoftware für Unternehmen. Er kombiniert technischen Weitblick mit strategischer Umsetzung, um langlebige Systeme zu entwickeln, die Kerngeschäftsprozesse modernisieren, ohne Stabilität oder Leistung zu beeinträchtigen.
