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Se la vostra azienda utilizza Microsoft 365, è probabile che abbiate già SharePoint e OneDrive. A prima vista, possono sembrare molto simili. Entrambi consentono di archiviare, condividere e lavorare sui file nel cloud. La differenza sta nel modo in cui devono essere utilizzati.
In questo SharePoint vs OneDrive Per questo motivo, per fare un confronto, analizzerò le caratteristiche migliori di ciascuno strumento, i punti in cui si sovrappongono e i casi in cui ha più senso usare SharePoint invece di OneDrive.
OneDrive for Business è il servizio di archiviazione e sincronizzazione sicura nel cloud di Microsoft per i singoli dipendenti. Di solito lo spiego come una cartella di lavoro personale nel cloud. Vi si conservano i propri file, li si apre da diversi dispositivi e li si sincronizza con il proprio desktop.
Dietro le quinte, OneDrive for Business funziona su SharePoint. Per il lavoro di tutti i giorni, tuttavia, questo non cambia molto per l'utente. I file rimangono privati a meno che non vengano condivisi, il che rende OneDrive un buon posto per le bozze, i documenti personali e tutto ciò che è ancora in corso.
OneDrive funziona meglio per il lavoro personale in corso. Si pensi a bozze di contratti, fogli di calcolo individuali, appunti di riunioni, prime versioni di presentazioni o file che rimangono a un dipendente prima di essere condivisi con un manager, un cliente o un compagno di squadra. Funziona bene anche per il personale remoto che ha bisogno di accedere rapidamente ai file su diversi dispositivi e in diverse località.
Supponiamo di essere un direttore delle vendite che sta preparando una previsione trimestrale. Mentre state ancora controllando i numeri, il file Excel di lavoro può rimanere in OneDrive. Quando i reparti finanziari e operativi dovranno utilizzarlo come risorsa condivisa dal team, un sito SharePoint avrà di solito più senso.
SharePoint è la piattaforma Microsoft per la condivisione di contenuti, la collaborazione tra team e la gestione dei documenti. È costruita per i team e i dipartimenti piuttosto che per una singola persona, il che la rende una scelta comune per le intranet, i siti di progetto, le librerie di documenti condivisi e l'automazione dei flussi di lavoro. Poiché la piattaforma può essere piuttosto complessa, molte aziende ricorrono ai servizi SharePoint per configurarla correttamente e adattarla alle proprie esigenze aziendali.
“OneDrive funziona bene per i file personali, le bozze e i lavori in corso, ma le crepe si manifestano rapidamente quando un'azienda inizia a usarlo come uno schedario aziendale. I file finiscono nel posto sbagliato, la proprietà si confonde e le persone perdono tempo a gestire l'accesso. È allora che SharePoint diventa la soluzione migliore”.”
Architetto di soluzioni per la piattaforma Power
Ho condensato il Differenze tra SharePoint e OneDrive in una tabella di confronto, in modo da avere un'idea più chiara di quale strumento si adatta al lavoro individuale e di quale funziona meglio quando la collaborazione si espande.
Ora siamo alla parte che di solito è più importante in Microsoft SharePoint vs OneDrive confronto: dove ogni strumento funziona bene e dove inizia a non funzionare.
Al momento Inizia SharePoint vs OneDrive for Business di avere un senso. Poi entra in scena Teams e la confusione ricomincia. Le persone condividono file tutto il giorno, quindi è facile pensare che Teams sia il luogo in cui risiedono i file. Non è così. Teams è il luogo in cui avvengono la comunicazione e la collaborazione quotidiana. L'archiviazione vera e propria si trova sotto di esso in OneDrive o SharePoint, a seconda di come è stato condiviso il file.
Supponiamo che stiate preparando una proposta per un nuovo cliente. Inviate la bozza al vostro responsabile finanziario nella chat di Teams per controllare i numeri. In questa fase, il file rimane in OneDrive perché è ancora una bozza di lavoro. In seguito, si pubblica la stessa proposta nel canale Vendite, in modo che finanza, ufficio legale e consegna possano rivederla insieme. A questo punto, il file si trova in SharePoint perché è diventato un contenuto condiviso dal team.
Quando si confronta Microsoft SharePoint vs OneDrive, La risposta di solito non è l'uno o l'altro. La maggior parte delle aziende ha bisogno di entrambi, solo per tipi di lavoro diversi.
OneDrive è il posto giusto per i file personali, le bozze e i documenti su cui si sta ancora lavorando. Eviterei di usarlo come archivio di documenti aziendali. All'inizio può andare bene, soprattutto in un piccolo team, ma i problemi iniziano quando le persone se ne vanno, l'accesso cambia o qualcuno deve dimostrare quale versione è stata approvata. SharePoint, invece, è un luogo migliore per i contenuti aziendali condivisi: file di reparto, documenti di progetto, policy, modelli, pagine intranet e tutto ciò che le persone devono trovare, rivedere o aggiornare nel tempo. Offre un maggiore controllo su struttura, autorizzazioni, conservazione e governance.
C'è un motivo in più per averlo subito. Se si prevede di utilizzare Microsoft 365 Copilot o altri assistenti AI in un secondo momento, SharePoint di solito fornisce loro una base più pulita da cui lavorare. Librerie ben strutturate e regole di accesso chiare aiutano i contenuti aziendali a essere più facili da trovare e più sicuri da usare.
Se vi state chiedendo come configurare il vostro ambiente, il nostro Team di consulenza SharePoint può aiutarvi a organizzare le librerie di documenti, a impostare le autorizzazioni e a pianificare le fasi di migrazione in base alle vostre esigenze aziendali.
Le principali differenze tra SharePoint e OneDrive riguardano l'ambito e la proprietà. Considerate OneDrive come il vostro spazio di lavoro personale. È il luogo in cui si conservano bozze, file di lavoro e documenti ancora in corso. SharePoint è uno spazio di lavoro condiviso per team, reparti e contenuti aziendali.
Di solito no. OneDrive è ottimo quando una persona lavora su un file o lo condivide rapidamente con pochi altri. SharePoint è migliore quando i contenuti necessitano di una struttura chiara, di una proprietà condivisa, di metadati, di flussi di lavoro o di un'archiviazione a lungo termine per un team.
Tecnicamente, sì. OneDrive for Business si basa sull'infrastruttura di SharePoint. Pensate a OneDrive come a una libreria di documenti SharePoint specializzata per un solo utente e pensata per un uso strettamente personale.
Nella maggior parte dei casi, sì. Le persone hanno bisogno di un posto dove lavorare sui propri file prima di essere pronte a condividerli. I team, invece, hanno bisogno di un luogo centrale in cui i documenti importanti rimangano organizzati e non scompaiano quando qualcuno lascia l'azienda.
Vice direttore delle consegne globali
Michael si occupa del lavoro pesante dell'ERP di livello aziendale e del software personalizzato. Combina la lungimiranza tecnica con l'esecuzione strategica per costruire sistemi duraturi che modernizzano le operazioni aziendali principali senza sacrificare la stabilità o le prestazioni.
