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Se la vostra azienda utilizza Microsoft 365, è probabile che abbiate già SharePoint e OneDrive. A prima vista, possono sembrare molto simili. Entrambi consentono di archiviare, condividere e lavorare sui file nel cloud. La differenza sta nel modo in cui devono essere utilizzati.
In questo SharePoint vs OneDrive Per questo motivo, per fare un confronto, analizzerò le caratteristiche migliori di ciascuno strumento, i punti in cui si sovrappongono e i casi in cui ha più senso usare SharePoint invece di OneDrive.
OneDrive for Business è il servizio di archiviazione e sincronizzazione sicura nel cloud di Microsoft per i singoli dipendenti. Di solito lo spiego come una cartella di lavoro personale nel cloud. Vi si conservano i propri file, li si apre da diversi dispositivi e li si sincronizza con il proprio desktop.
Dietro le quinte, OneDrive for Business funziona su SharePoint. Per il lavoro di tutti i giorni, tuttavia, questo non cambia molto per l'utente. I file rimangono privati a meno che non vengano condivisi, il che rende OneDrive un buon posto per le bozze, i documenti personali e tutto ciò che è ancora in corso.
OneDrive funziona meglio per il lavoro personale in corso. Si pensi a bozze di contratti, fogli di calcolo individuali, appunti di riunioni, prime versioni di presentazioni o file che rimangono a un dipendente prima di essere condivisi con un manager, un cliente o un compagno di squadra. Funziona bene anche per il personale remoto che ha bisogno di accedere rapidamente ai file su diversi dispositivi e in diverse località.
Supponiamo di essere un direttore delle vendite che sta preparando una previsione trimestrale. Mentre state ancora controllando i numeri, il file Excel di lavoro può rimanere in OneDrive. Quando i reparti finanziari e operativi dovranno utilizzarlo come risorsa condivisa dal team, un sito SharePoint avrà di solito più senso.
SharePoint è la piattaforma Microsoft per la condivisione di contenuti, la collaborazione tra team e la gestione dei documenti. È costruita per i team e i dipartimenti piuttosto che per una singola persona, il che la rende una scelta comune per le intranet, i siti di progetto, le librerie di documenti condivisi e l'automazione dei flussi di lavoro. Poiché la piattaforma può essere piuttosto complessa, molte aziende ricorrono ai servizi SharePoint per configurarla correttamente e adattarla alle proprie esigenze aziendali.
“OneDrive funziona bene per i file personali, le bozze e i lavori in corso, ma le crepe si manifestano rapidamente quando un'azienda inizia a usarlo come uno schedario aziendale. I file finiscono nel posto sbagliato, la proprietà si confonde e le persone perdono tempo a gestire l'accesso. È allora che SharePoint diventa la soluzione migliore”.
Architetto di soluzioni per la piattaforma Power
Ho condensato il Differenze tra SharePoint e OneDrive in una tabella di confronto, in modo da avere un'idea più chiara di quale strumento si adatta al lavoro individuale e di quale funziona meglio quando la collaborazione si espande.
| Criteri | OneDrive for Business | SharePoint Online |
|---|---|---|
| Scopo principale | Archiviazione cloud personale e accesso ai file per ogni dipendente | Piattaforma di contenuti condivisi per i team, i reparti e le informazioni a livello aziendale |
| Il miglior caso d'uso | File di lavoro personali, bozze, appunti e file di proprietà di una persona. | Documenti condivisi, risorse del team, spazi di progetto, pagine intranet e contenuti aziendali a lungo termine. |
| Accesso predefinito | Privato per l'utente fino a quando non viene condiviso | Disponibile per i membri del sito in base alle autorizzazioni |
| Proprietà | Legato a un account utente individuale | Legati a un sito, a un team, a un dipartimento o a una funzione aziendale |
| Modello di collaborazione | Meglio se una persona è ancora proprietaria del file e lo condivide secondo le necessità. | Meglio quando i contenuti appartengono a un team e necessitano di struttura, permessi e proprietà a lungo termine. |
| Connessione a Microsoft Teams | I file condivisi nelle chat 1:1 e di gruppo vengono archiviati nel OneDrive del mittente. | I file condivisi nei canali di Teams vengono archiviati nel sito SharePoint collegato. |
| Gestione dei documenti | Sincronizzazione personale dei file, condivisione, cronologia delle versioni, ripristino e collaborazione di base con i file. | Librerie di documenti, metadati, autorizzazioni, approvazioni, conservazione, pagine, elenchi, cronologia delle versioni e sincronizzazione tramite l'app OneDrive. |
| Utilizzo di Intranet | Non è stato creato per intranet o portali aziendali. | Costruito per intranet, notizie interne, pagine e knowledge hub |
| Permessi | Semplice condivisione di file e cartelle | Controllo dettagliato a livello di sito, libreria, cartella e file |
| Condivisione esterna | Ottimo per condividere file o cartelle specifiche con persone esterne, a seconda delle impostazioni aziendali. | Meglio per la collaborazione esterna controllata tra siti o per set di documenti più grandi, a seconda delle impostazioni aziendali. |
| Modello di stoccaggio | Di solito 1 TB per utente su molti piani aziendali, con limiti più elevati a seconda del piano e della licenza. | Archiviazione in pool a livello di organizzazione, in genere 1 TB più 10 GB per licenza, con un massimo di 25 TB per sito e opzioni di espansione a seconda del piano e delle licenze. |
Ora siamo alla parte che di solito è più importante in Microsoft SharePoint vs OneDrive confronto: dove ogni strumento funziona bene e dove inizia a non funzionare.
| Pro | Contro |
|---|---|
| Semplicità di comprensione e utilizzo da parte dei dipendenti | Può diventare disordinato quando le persone lo usano come spazio di archiviazione a lungo termine per il team. |
| Ideale per i file di lavoro personali, le bozze, gli appunti e i documenti in fase iniziale. | La proprietà rimane legata a un account utente, quindi i file importanti possono andare persi o essere difficilmente recuperabili se le regole di offboarding, backup o archiviazione sono deboli. |
| I file sono privati per impostazione predefinita | I link condivisi possono diventare difficili da tracciare senza buone regole di amministrazione. |
| È facile condividere un file o una cartella con un collega, un cliente o un partner. | Poco adatto alle intranet, alle basi di conoscenza aziendali o alla gestione strutturata dei documenti. |
| La sincronizzazione funziona bene per chi si sposta da un dispositivo all'altro | Le cartelle condivise di grandi dimensioni possono creare confusione sulle versioni e sulla proprietà. |
| Pro | Contro |
|---|---|
| Più adatto a documenti, reparti e spazi di progetto condivisi | Necessita di una pianificazione prima dell'installazione |
| Supporta librerie di documenti, metadati, autorizzazioni, pagine ed elenchi. | Può diventare complesso se ogni team costruisce i siti a modo proprio |
| Ottimo per le intranet, le notizie interne, le politiche e gli hub di conoscenza | Una struttura inadeguata all'inizio crea problemi di ricerca e di autorizzazione in seguito |
| Regole più severe per l'accesso, la condivisione, la conservazione e l'eliminazione aiutano a proteggere i contenuti aziendali da modifiche o rimozioni accidentali. | Alcuni utenti hanno bisogno di formazione per comprendere siti, librerie e autorizzazioni. |
| Lavora a stretto contatto con Teams per la collaborazione sui file basata sui canali | Un'eccessiva personalizzazione può rendere più difficile la manutenzione |
Al momento Inizia SharePoint vs OneDrive for Business di avere un senso. Poi entra in scena Teams e la confusione ricomincia. Le persone condividono file tutto il giorno, quindi è facile pensare che Teams sia il luogo in cui risiedono i file. Non è così. Teams è il luogo in cui avvengono la comunicazione e la collaborazione quotidiana. L'archiviazione vera e propria si trova sotto di esso in OneDrive o SharePoint, a seconda di come è stato condiviso il file.
Supponiamo che stiate preparando una proposta per un nuovo cliente. Inviate la bozza al vostro responsabile finanziario nella chat di Teams per controllare i numeri. In questa fase, il file rimane in OneDrive perché è ancora una bozza di lavoro. In seguito, si pubblica la stessa proposta nel canale Vendite, in modo che finanza, ufficio legale e consegna possano rivederla insieme. A questo punto, il file si trova in SharePoint perché è diventato un contenuto condiviso dal team.
| Strumento | Ruolo principale | Dove vivono i file | Da utilizzare preferibilmente quando |
|---|---|---|---|
| OneDrive | Spazio di lavoro personale | Nella propria libreria OneDrive | State lavorando su bozze, appunti o file che vi appartengono ancora. |
| SharePoint | Piattaforma di contenuti condivisi | In una libreria di documenti del team o del sito | Il file appartiene a un team, a un dipartimento o a un progetto e necessita di struttura, permessi e accesso a lungo termine. |
| Squadre | Livello di collaborazione | Non archivia file per conto proprio. I file della chat vanno su OneDrive e quelli del canale su SharePoint. | Avete bisogno di chattare, incontrarvi, commentare e lavorare con i file in un unico posto. |
Quando si confronta Microsoft SharePoint vs OneDrive, La risposta di solito non è l'uno o l'altro. La maggior parte delle aziende ha bisogno di entrambi, solo per tipi di lavoro diversi.
OneDrive è il posto giusto per i file personali, le bozze e i documenti su cui si sta ancora lavorando. Eviterei di usarlo come archivio di documenti aziendali. All'inizio può andare bene, soprattutto in un piccolo team, ma i problemi iniziano quando le persone se ne vanno, l'accesso cambia o qualcuno deve dimostrare quale versione è stata approvata. SharePoint, invece, è un luogo migliore per i contenuti aziendali condivisi: file di reparto, documenti di progetto, policy, modelli, pagine intranet e tutto ciò che le persone devono trovare, rivedere o aggiornare nel tempo. Offre un maggiore controllo su struttura, autorizzazioni, conservazione e governance.
C'è un motivo in più per averlo subito. Se si prevede di utilizzare Microsoft 365 Copilot o altri assistenti AI in un secondo momento, SharePoint di solito fornisce loro una base più pulita da cui lavorare. Librerie ben strutturate e regole di accesso chiare aiutano i contenuti aziendali a essere più facili da trovare e più sicuri da usare.
Se vi state chiedendo come configurare il vostro ambiente, il nostro Team di consulenza SharePoint può aiutarvi a organizzare le librerie di documenti, a impostare le autorizzazioni e a pianificare le fasi di migrazione in base alle vostre esigenze aziendali.
Le principali differenze tra SharePoint e OneDrive riguardano l'ambito e la proprietà. Considerate OneDrive come il vostro spazio di lavoro personale. È il luogo in cui si conservano bozze, file di lavoro e documenti ancora in corso. SharePoint è uno spazio di lavoro condiviso per team, reparti e contenuti aziendali.
Di solito no. OneDrive è ottimo quando una persona lavora su un file o lo condivide rapidamente con pochi altri. SharePoint è migliore quando i contenuti necessitano di una struttura chiara, di una proprietà condivisa, di metadati, di flussi di lavoro o di un'archiviazione a lungo termine per un team.
Tecnicamente, sì. OneDrive for Business si basa sull'infrastruttura di SharePoint. Pensate a OneDrive come a una libreria di documenti SharePoint specializzata per un solo utente e pensata per un uso strettamente personale.
Nella maggior parte dei casi, sì. Le persone hanno bisogno di un posto dove lavorare sui propri file prima di essere pronte a condividerli. I team, invece, hanno bisogno di un luogo centrale in cui i documenti importanti rimangano organizzati e non scompaiano quando qualcuno lascia l'azienda.
Responsabile dell'Ufficio Consegna
Michael si occupa del lavoro pesante dell'ERP di livello aziendale e del software personalizzato. Combina la lungimiranza tecnica con l'esecuzione strategica per costruire sistemi duraturi che modernizzano le operazioni aziendali principali senza sacrificare la stabilità o le prestazioni.
