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Kreditorenbuchhaltungsteams (AP) bearbeiten jeden Monat Hunderte, manchmal Tausende von Rechnungen. Diese kommen in allen Formen und Größen – PDFs, E-Mails, Papier – und sind oft ein einziges Chaos. Das führt zu verspäteten Zahlungen, verspäteten Lieferungen, Bußgeldern und einem erschöpften Team, das im Papierkram ertrinkt.
Willkommen im Zeitalter der Automatisierung – wo langweilige, sich wiederholende Aufgaben an den Rand gedrängt werden. Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung macht manuelle Eingaben überflüssig, reduziert Fehler, beschleunigt die Abläufe und beseitigt Kommunikationsprobleme. Lassen Sie uns eintauchen und sehen, wie es funktioniert!
Bei der automatisierten Rechnungsverarbeitung wird Software verwendet, um die Bearbeitung von Rechnungen zu vereinfachen. Sie überträgt Rechnungsdaten direkt in Ihre ERP- und CRM-Systeme und spart Ihnen so Zeit, Geld und reduziert Fehler. Im Gegensatz zur manuellen Verarbeitung werden Rechnungen bei der Automatisierung viel schneller durch den Workflow geleitet, da sie sich um alle sich wiederholenden Aufgaben kümmert, mit denen sich Ihr AP-Team befassen muss – wie Preisabgleich, Überprüfung von Bestellungen und Dateneingabe.
Aber Sie fragen sich vielleicht, wie das alles passiert? Werfen wir einen Blick auf die Schlüsseltechnologie, die hinter der automatisierten Rechnungsverarbeitungssoftware steckt.
Die OCR-Technologie hilft beim Eingeben der Daten aus physischen Dokumenten, indem sie digitale Bilder scannt. Sie erkennt schnell Buchstaben, Zahlen und Symbole und gibt sie in ein digitales Rechnungsverarbeitungssystem ein. Einfache OCR erfasst nur den Text, behält ihn aber als Bild bei. Fortgeschrittenere OCR wandelt diese Zeichen jedoch in bearbeitbaren Text um. Dann gibt es KI-gestützte OCR mit ICR (Intelligent Character Recognition), die sogar Sprachen und unterschiedliche Handschriften erkennen kann. Dabei bleiben Textgröße, Formatierung und Layout erhalten, alles als bearbeitbarer Text. All das macht die Dateneingabe viel einfacher: Anstatt Aktenschränke vollzustopfen, können Sie alles digital speichern, sodass Ihr Team jederzeit und überall einfachen Zugriff auf alle Ihre Dokumente hat.
Während KI-Tools Daten aus Rechnungen extrahieren und sortieren können, wodurch manuelle Eingaben und Fehler reduziert werden, leistet ML noch viel mehr. ML kann tatsächlich Ihren Genehmigungsprozess erlernen und intelligente Entscheidungen treffen – wie beispielsweise die automatische Genehmigung von Rechnungen auf Grundlage festgelegter Regeln. Es hilft auch bei der Betrugserkennung, indem es ungewöhnliche Muster erkennt, und kann durch erweiterte Analysen sogar Ihren Cashflow-Bedarf vorhersagen.
Durch die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung können Sie Ihren gesamten Finanz-Workflow von einem Ort aus abwickeln – Sie erhalten schnelle Zahlungsgenehmigungen, klare Einblicke in den Cashflow und stärkere Lieferantenbeziehungen – und das alles schnell und effizient.
Aber wie werden Rechnungen tatsächlich verarbeitet?
Sehen wir uns an, wie ein typischer automatisierter Rechnungsverarbeitungs-Workflow aussieht.
Laut IOFM's 2021 World Class AP Performance report zahlten Unternehmen mit dem niedrigsten Reifegrad ohne Automatisierung $6,20 pro Rechnung, während Unternehmen mit dem höchsten Reifegrad $1,83 zahlten.
Bei Unternehmen mit vollständiger Rechnungsautomatisierung senkten die Unternehmen mit dem niedrigsten Reifegrad ihre Kosten auf 3,03 USD, und die effizientesten zahlten nur 1,45 USD pro Rechnung. Ein großer Unterschied, oder?
$6.20
Auf dem niedrigsten Reifegrad
$1.83
Auf höchstem Reifegrad
$3.03
Auf dem niedrigsten Reifegrad
$1.45
Auf höchstem Reifegrad
Abgesehen von den höheren Kosten zwingt die manuelle Erfassung von Rechnungsdaten Ihr AP-Team dazu, unzählige Stunden damit zu verbringen, Daten herauszuziehen und einzugeben. Eine automatisierte Rechnungsverarbeitungssoftware scheint in dieser Hinsicht eine viel effizientere Option zu sein, da sie Ihnen sowohl Geld als auch Zeit für sich wiederholende Arbeiten und mehrstufige Genehmigungen spart. Hier sind einige weitere Vorteile, die sie mit sich bringt.
“Invoice mistakes happen, but they don’t have to. With RPA handling the process, every detail gets double-checked — from data entry to approvals — so nothing slips through the cracks. It speeds things up, cuts down errors, and saves you from the headache of missed deadlines.”
Leiter der technischen KI-Expertise
RPA-Lösungen steigern die Produktivität bei der Rechnungsverarbeitung enorm. Sie fungieren als Brücke zwischen Softwaresystemen, indem sie automatisch Daten aus Rechnungen ziehen, sie mit Datenbanken oder ERPs abgleichen und sie reibungslos zwischen Buchhaltungs- und Zahlungssystemen übertragen.
Da es viele RPA-Anbieter zur Auswahl gibt, ist es wichtig, basierend auf der Größe, den Anforderungen und den Prozessen Ihres Unternehmens die richtige Lösung zu finden. Hier ist unsere Top-Auswahl.
Mit der UiPath Intelligent Document Processing-Lösung können Sie Ihren gesamten Dokumenten-Workflow von Anfang bis Ende automatisieren, indem Sie RPA mit KI kombinieren. Document Understanding ist hier das herausragende Tool – ein benutzerfreundliches Framework ohne Code, das sowohl spezialisierte als auch generative Modelle verwendet, um Daten aus jedem Dokumenttyp zu extrahieren und zu interpretieren.
Es ist super vielseitig und kann alles verarbeiten, von strukturierten Formularen bis hin zu unordentlichen handschriftlichen Notizen, Kontrollkästchen, Unterschriften und sogar verzerrten oder niedrig aufgelösten Dateien. Was auch immer Sie ihm zumuten, UiPath Robots hat es im Griff.
Und das Beste daran? Die integrierte KI, die auf vorab trainierten Modellen für maschinelles Lernen basiert, sorgt dafür, dass Ihre Bots mit der Zeit lernen und intelligenter werden, wodurch der gesamte Prozess noch reibungsloser wird.
Blue Prism kann weit mehr als nur die Dateneingabe automatisieren. Es kann Rechnungen aus allen möglichen Quellen verarbeiten und sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten automatisch lesen. Mithilfe intelligenter OCR-Technologie und intelligenter Dokumentenverarbeitung (IDP) erkennt es unterschiedliche Formate und Felder präzise.
Das Tolle daran ist, dass Blue Prism ein detailliertes Protokoll über jeden Schritt führt, sodass Sie in Sachen Compliance immer abgesichert sind. Es verfolgt alles und stellt sicher, dass Sie einen vollständigen Prüfpfad für zukünftige Referenzen haben. Wenn etwas fehlt oder falsch ist, wird es sofort markiert und zur Überprüfung an die richtige Person gesendet.
Blue Prism lässt sich nahtlos in führende ERP-Systeme wie SAP, Oracle, Microsoft Dynamics und QuickBooks integrieren und hält Ihre Finanzsysteme in Echtzeit auf dem neuesten Stand, ohne dass zusätzliche manuelle Arbeit erforderlich ist.
Der AI Builder von Power Automate ist ein Low-Code-Tool, mit dem Sie die Extraktion von Rechnungsdaten ganz einfach automatisieren können – und Sie müssen kein Technikexperte sein, um es einzurichten. Außerdem lässt es sich nahtlos in das gesamte Microsoft-Ökosystem integrieren – Office 365, SharePoint, Teams, Power BI – und macht das Teilen von Dokumenten, die Zusammenarbeit in Echtzeit und das Reporting super reibungslos.
Sie haben alte Systeme, die nicht gut mit der Automatisierung funktionieren? Kein Problem! Die Desktop-Flows von Power Automate können Aufgaben sogar in älteren, nicht webbasierten Anwendungen automatisieren. Und mit Power Virtual Agents können Sie Chatbots verwenden, um Rechnungsanfragen zu bearbeiten, sodass Lieferanten Rechnungsstatus schnell und einfach überprüfen können.
Es funktioniert auch mit Microsoft Dataverse, einer zentralen Plattform, auf der Sie alle Ihre Rechnungsdaten verwalten, komplexere Workflows erstellen und verschiedene Teile Ihres Unternehmens über die Kreditorenbuchhaltung hinaus verbinden können.
WorkFusion macht die Rechnungsverarbeitung zum Kinderspiel, indem es automatisch Daten aus allen Arten von Rechnungen zieht und für Ihr AP-System organisiert. Und das Beste daran? Ihr AP-Team kann es einrichten, ohne IT-Hilfe zu benötigen. So funktioniert es:
Ob Lieferantenrechnungen, Maklerrechnungen, Frachtbriefe, Krankenhausrechnungen oder Gutschriften – WorkFusion hat alles für Sie. Außerdem lässt es sich problemlos mit Systemen wie NetSuite, SAP, QuickBooks und anderen ERPs verbinden, sodass Sie Ihre Rechnungsverarbeitung problemlos automatisieren können.
Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung entwickelt sich weiterhin in stetigem Tempo. Mehrere aufkommende Trends werden wahrscheinlich die Zukunft der Rechnungsverarbeitung prägen und weitere Verbesserungen bei Effizienz und Genauigkeit bieten. Hier ist ein Blick auf einige der wichtigsten Trends am Horizont.
Manuelle Prozesse bringen jede Menge Ärger mit sich – teure Fehler, frustrierte Mitarbeiter und angespannte Lieferantenbeziehungen. Hier kommt die Rechnungsautomatisierung ins Spiel. Sie übernimmt Routineaufgaben wie die Dateneingabe, beschleunigt Zahlungen, gibt Ihnen einen klaren Überblick über Ihren Cashflow und spart Ihnen im Laufe der Zeit Geld.
Eine häufige Herausforderung bei der automatisierten Rechnungsverarbeitung sind die Vorlaufkosten. Die Integration der Software kann teuer werden, insbesondere wenn Sie Anpassungen vornehmen müssen. Aber denken Sie darüber nach – wie viel geben Sie für die Behebung von Rechnungsfehlern oder falschen Zahlungen aus? Auf lange Sicht sind die Einsparungen die Investition normalerweise wert.
Überlegen Sie zunächst, was Sie wirklich brauchen – suchen Sie etwas Einfaches oder benötigen Sie ein Tool, das anpassbarer ist? Stellen Sie sicher, dass sich die von Ihnen gewählte Lösung problemlos in Ihre vorhandenen Systeme wie Ihre ERP- oder Buchhaltungssoftware integrieren lässt. Und vergessen Sie nicht, die Skalierbarkeit zu berücksichtigen – wird die Plattform mit Ihrem Unternehmen wachsen, wenn es expandiert?
Leiter der Projektabwicklung & Leiter des Kompetenzzentrums
Siarhei ist spezialisiert auf das Navigieren durch ein anspruchsvolles regulatorisches Umfeld und komplexe Lieferhürden. Er wandelt abstrakte Geschäftsanforderungen in sichere, skalierbare Architekturen um und sorgt dafür, dass jedes Projekt technisch solide und zukunftssicher gegen Marktveränderungen ist.
