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Le aziende del settore immobiliare utilizzano spesso software di contabilità, piattaforme di gestione immobiliare, sistemi CRM, strumenti di gestione dei progetti e strumenti di reporting. Il problema sorge quando questi sistemi presentano versioni diverse degli stessi dati aziendali: il reparto finanziario tiene traccia di una serie di cifre, i team immobiliari ne utilizzano un’altra e la direzione deve riconciliare le discrepanze prima di prendere una decisione. Si tratta di una lacuna soluzioni ERP per il settore immobiliare sono destinati a chiudersi.
In questa guida ti spiegherò cosa Software ERP per il settore immobiliare quali aspetti dovrebbero essere coperti, quali funzionalità hanno il maggiore impatto sul business e come scegliere una piattaforma ERP adatta alle vostre attività.
A ERP immobiliare non si tratta necessariamente di un software sviluppato esclusivamente per il settore immobiliare. Più spesso, si tratta di una piattaforma ERP generica configurata per soddisfare le esigenze di un’azienda immobiliare. Ciò che conta è quanto accuratamente rifletta la struttura aziendale.
Ad esempio, un’azienda può possedere immobili tramite diverse entità giuridiche, gestire sia il patrimonio esistente sia nuovi progetti di sviluppo e avvalersi di vari modelli di proprietà e contratti. Il sistema ERP dovrebbe illustrare in che modo un immobile sia collegato a un’entità giuridica, a un progetto, a un contratto o a un accordo di proprietà all’interno della struttura aziendale più ampia. Tali relazioni rendono possibile una corretta classificazione, ma non la rendono automaticamente corretta.
Tuttavia, la creazione di questa struttura non significa che Software ERP per il settore immobiliare deve sostituire tutti gli strumenti già utilizzati dall'azienda. Nella maggior parte dei casi, questo è l'obiettivo sbagliato. Le piattaforme di gestione immobiliare possono continuare a occuparsi delle operazioni quotidiane relative alle locazioni e agli inquilini, un CRM può continuare a gestire i potenziali clienti e gli investitori, mentre il software per l'edilizia può continuare a gestire l'esecuzione dettagliata dei progetti.
L’ERP dovrebbe invece diventare il sistema centrale di riferimento per i dati che richiedono un controllo finanziario e organizzativo coerente. Ciò include generalmente il libro mastro, le entità giuridiche, i centri di costo, i bilanci, i dati finanziari relativi a progetti e immobili, gli appalti, i dati dei fornitori, le approvazioni e la rendicontazione consolidata. Le applicazioni specializzate scambiano quindi i dati rilevanti con l’ERP tramite API, middleware o integrazioni programmate.
Non esiste una linea di demarcazione netta che una società immobiliare superi e che la porti improvvisamente ad “avere bisogno di un ERP”. Secondo la nostra esperienza, le aziende raramente giungono a questa decisione a causa di un singolo problema isolato. La necessità di solito si sviluppa gradualmente. Ciò che inizia come una soluzione provvisoria occasionale o un problema isolato si verifica con maggiore frequenza, richiede più tempo e diventa più difficile da ignorare. A un certo punto, questi segnali distinti iniziano a formare uno schema. Di seguito sono riportati quelli fondamentali a cui consiglio di prestare attenzione.
Un fornitore, un immobile, un progetto o un centro di costo viene creato in un sistema e poi inserito nuovamente nei sistemi di contabilità, approvvigionamento o reporting. Anche qualsiasi aggiornamento deve essere ripetuto in tutti questi registri. Più immobili, progetti e fornitori l’azienda aggiunge, più tempo i dipendenti dedicano a questo lavoro di routine — e più è facile che un record perda la sincronizzazione.
In che modo l’ERP risolve questo problema: L'ERP archivia i dati aziendali in un unico posto, così i dipendenti li inseriscono e li aggiornano una sola volta, invece di ripetere lo stesso lavoro su sistemi diversi. Le altre applicazioni ottengono i dati necessari tramite integrazioni..
I bilanci, gli acquisti, i cambi di fornitore e i pagamenti vengono spesso approvati tramite e-mail, app di messaggistica o fogli di calcolo. Man mano che il numero di immobili, progetti e dipendenti aumenta, diventa più difficile attenersi ogni volta alle stesse regole e verificare in un secondo momento chi abbia approvato una determinata decisione.
In che modo l’ERP risolve questo problema: L'ERP applica automaticamente le regole aziendali, inoltra ogni richiesta al responsabile e registra la decisione. Il reparto finanziario dispone così di una traccia di audit chiara, invece di dover ricostruire la cronologia delle operazioni attingendo da e-mail e chat.
Il rapporto sul bilancio riporta i costi effettivi, mentre i contratti firmati, gli ordini di acquisto e le modifiche approvate vengono registrati in altri sistemi. Il reparto finanziario deve quindi combinare manualmente queste informazioni per capire quanto del bilancio sia effettivamente rimasto. Finché ciò non avviene, può sembrare che un progetto disponga di fondi disponibili superiori a quelli effettivamente disponibili.
In che modo l’ERP risolve questo problema: Il sistema ERP riporta le spese effettive insieme ai costi che l’azienda si è già impegnata a sostenere. Se i dati dettagliati relativi al progetto rimangono in un sistema di gestione delle costruzioni o dei progetti, il sistema ERP riceve gli importi approvati. I team finanziari e di progetto possono così verificare lo stato attuale del budget prima di approvare ulteriori spese.
I segnali sopra riportati sono solo alcuni esempi di come sia necessario ERP nel settore immobiliare si presenta. Una domanda importante è: cosa dovrebbe effettivamente includere il software? Un maggior numero di funzionalità non significa automaticamente un sistema migliore. Ogni funzionalità dovrebbe guadagnarsi il proprio posto risolvere un problema aziendale specifico e che incida su un KPI misurabile.
tempo necessario per la chiusura di fine mese, durata del ciclo di consolidamento, numero di registrazioni di riconciliazione e rettifica, giorni medi di incasso (DSO).
percentuale di fatturazione puntuale, percentuale di rettifiche di fatturazione, tempo necessario per riflettere le modifiche ai contratti di locazione nei registri contabili.
scostamento dal budget, accuratezza delle stime sui costi finali, tempo che intercorre tra il completamento del progetto e la capitalizzazione.
tempi di elaborazione degli ordini di acquisto, accuratezza degli ordini di acquisto, tasso di anomalie nelle fatture, puntualità nelle consegne dei fornitori.
tempo necessario per la preparazione dei report, puntualità nella presentazione dei report agli investitori e ai proprietari, tempo necessario per la preparazione dei report ad hoc.
tempo di elaborazione delle approvazioni, percentuale di approvazioni in ritardo, percentuale di eccezioni nelle approvazioni, tasso di adozione del self-service.
Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) sopra riportati costituiscono un punto di riferimento per valutare se il sistema ERP sta producendo risultati positivi dopo la sua implementazione. L’impatto si manifesta solitamente in processi più semplici e veloci, in un minor numero di errori che richiedono correzioni manuali e in una maggiore tempestività nell’individuazione dei problemi che richiedono un intervento. Il grado di miglioramento di questi indicatori dipende dall’ambito di implementazione, dalla qualità dei dati e dai processi correlati al sistema.
Per le società immobiliari, i vantaggi misurabili più rilevanti includono solitamente:
Lo stesso ambito di applicazione di un sistema ERP può essere implementato in modi molto diversi. Una società immobiliare dispone spesso di sistemi separati per la gestione degli immobili, l’edilizia, il CRM o l’analisi dei dati, quindi la scelta non si limita all’acquisto di un ERP già pronto o alla sua realizzazione da zero. Si tratta anche di decidere quali funzioni debbano rimanere nei sistemi esistenti, quali debbano essere trasferite all’ERP e in quale ambito sviluppo personalizzato è giustificato.
La maggior parte dei sistemi ERP già pronti comprende i moduli necessari alle società immobiliari: contabilità, consolidamento, approvvigionamento, budgeting e rendicontazione. Pertanto, l’implementazione soluzioni ERP per il settore immobiliare in questo caso si tratta di adattarli alla struttura aziendale. Ciò comprende la costituzione di entità giuridiche e società veicolo (SPV), il piano dei conti, i progetti, le regole di approvazione, i report e le integrazioni con i sistemi esistenti.
Le società immobiliari hanno spesso bisogno di flussi di approvazione, report, calcoli, campi dati e integrazioni specifici con sistemi di gestione immobiliare, edilizia, CRM, servizi bancari o Sistemi di Business Intelligence. Potrebbero inoltre essere necessarie estensioni più specifiche per le strutture proprietarie, la logica relativa ai progetti e alle spese in conto capitale (CapEx) o le regole finanziarie relative ai contratti di locazione che la configurazione standard non copre adeguatamente.
Se l'adattamento della piattaforma richiede modifiche sostanziali alla sua logica di base, un numero crescente di moduli personalizzati e soluzioni alternative alle funzionalità standard, l'azienda sta di fatto sviluppando una nuova applicazione basata sull'ERP.
Quando una piattaforma già pronta richiederebbe troppe modifiche per adattarsi alle esigenze aziendali, vale la pena prendere in considerazione un ERP personalizzato. Anziché adattare ripetutamente i moduli esistenti, l’azienda può costruire il sistema fin dall’inizio sulla base dei propri processi.
Ciò garantisce una maggiore libertà nella definizione della struttura dei dati, nel funzionamento dei calcoli, nelle informazioni visibili ai dipendenti nel sistema e nelle interconnessioni tra i diversi processi. È particolarmente utile quando tali requisiti interessano gran parte dell'azienda, anziché uno o due flussi di lavoro isolati.
Lo svantaggio è che nessun fornitore gestisce il prodotto “dietro le quinte”. L’azienda è responsabile della manutenzione del software personalizzato, del suo aggiornamento, del collaudo delle modifiche e della sua sicurezza. Per questo motivo, non ha senso sviluppare da zero funzioni standard di contabilità o approvvigionamento quando un ERP esistente le gestisce già in modo adeguato.
Un ERP immobiliare non deve necessariamente essere un’unica grande applicazione. Grazie a un approccio modulare, è composto da moduli e servizi separati che comunicano tra loro tramite API. Un’azienda può utilizzare componenti già pronti per le funzioni ERP standard e sviluppare o sostituire singoli componenti laddove i propri processi immobiliari richiedano soluzioni diverse.
Poiché queste parti sono indipendenti, è possibile aggiornarne o sostituirne una senza dover ricostruire l'intero sistema. Nel settore immobiliare, ciò risulta utile in ambiti quali la finanza, la gestione dei contratti di locazione, l'edilizia, CRM, e l’analisi dei dati deve integrarsi con l’analisi statistica, ma non deve necessariamente far parte della stessa applicazione.
Se l’approccio scelto prevede l’utilizzo di un sistema ERP già pronto, il passo successivo consiste nella scelta della piattaforma stessa. Noi di Innowise valutiamo le piattaforme ERP in base alla loro capacità di adattarsi ai processi richiesti, di integrarsi con sistemi esterni all’ERP e di essere estese e mantenute nel tempo. Per rendere il confronto più pratico, consiglio di valutare le piattaforme in base ai seguenti criteri:
| Platform | Ideale per | Punti di forza | Considerazione principale | Rilascio |
| Microsoft Dynamics 365 | Società immobiliari di medie e grandi dimensioni, in particolare quelle che già utilizzano l'ecosistema Microsoft | Un'ampia suite di applicazioni aziendali, tra cui Finanza, Gestione della catena di fornitura, Gestione dei progetti, Vendite, Assistenza clienti e Assistenza sul campo. Inoltre, si integra perfettamente con Power Platform e con l'ecosistema Microsoft più ampio, offrendo alle aziende ampie possibilità di integrazione e di creazione di flussi di lavoro personalizzati. | Dynamics 365 è una suite piuttosto che un singolo prodotto ERP, pertanto è necessario innanzitutto selezionare la giusta combinazione di applicazioni. I processi relativi agli immobili, ai contratti di locazione o ad altri aspetti specifici del settore immobiliare potrebbero comunque richiedere configurazioni, integrazioni, soluzioni di partner o estensioni personalizzate. | Cloud In sede |
| Odoo | Società immobiliari di piccole e medie dimensioni che desiderano un sistema modulare e intendono personalizzarlo in base ai propri processi | Un'ampia suite di applicazioni interconnesse per la contabilità, il CRM, gli acquisti, i progetti, l'assistenza sul campo, le approvazioni, la gestione dei documenti, le risorse umane, le vendite, i noleggi e altre procedure. Odoo supporta inoltre la contabilità multi-società e il consolidamento dei bilanci e offre strumenti di personalizzazione propri. | Odoo è una piattaforma aziendale multiuso. I processi relativi a immobili, locazioni o sviluppo potrebbero quindi richiedere moduli personalizzati o di terze parti. Anche il modello di hosting scelto è importante: Odoo Online non supporta applicazioni non standard. | SaaS PaaS In sede |
| SAP Business One | Piccole e medie imprese che necessitano di solidi strumenti di gestione finanziaria, degli approvvigionamenti e dei progetti senza dover passare a un’implementazione SAP su scala aziendale | Riunisce in un unico sistema la gestione finanziaria, gli acquisti, la gestione delle scorte, le vendite, il CRM, l'assistenza, la gestione dei progetti e la reportistica. La sua funzionalità di gestione dei progetti copre inoltre le fasi dei progetti, i budget, i costi, le risorse e la reportistica. | Il suo ambito di applicazione principale è pensato per le piccole e medie imprese; pertanto, le aziende con strutture di gruppo complesse o processi immobiliari altamente specializzati dovrebbero verificare sin dall’inizio quale carico di lavoro aggiuntivo sarà necessario in termini di integrazione ed estensione. SAP fornisce framework di integrazione ed estensioni dei partner per ampliare l’ambito di applicazione standard. | Cloud In sede |
| SAP S/4HANA | Grandi gruppi immobiliari, società di sviluppo immobiliare e imprese con strutture societarie complesse, sistemi di controllo finanziario e progetti di investimento | Processi a livello aziendale relativi alla finanza, agli appalti, ai progetti e agli investimenti, alla gestione patrimoniale e all’analisi dei dati, insieme alle funzionalità SAP progettate specificamente per il settore immobiliare. Tra queste figurano la gestione dei contratti e dei contratti di locazione, nonché i processi di sviluppo immobiliare che coprono ambiti quali i costi di progetto e gli appalti. | L'ambito funzionale è molto più ampio rispetto a quello dei prodotti ERP destinati al mercato medio. In pratica, ciò comporta anche un programma di implementazione più esteso, con un maggiore impegno in termini di progettazione dei processi, integrazioni, migrazione dei dati, governance e adozione da parte degli utenti. | SaaS Cloud privato In sede |
| ServiceNow | Aziende del settore immobiliare che dispongono già di un sistema ERP e necessitano di un livello di workflow e integrazione per gli acquisti, le operazioni finanziarie, i servizi relativi agli spazi di lavoro e i processi trasversali ai sistemi | Una solida automazione dei flussi di lavoro che copre gli ambiti degli acquisti, delle operazioni con i fornitori, delle richieste finanziarie, delle approvazioni, dei servizi relativi agli spazi di lavoro e alle strutture, oltre all’app Engine per la creazione di applicazioni aziendali personalizzate e API per il collegamento con sistemi esterni. | Non si tratta di un ERP tradizionale e solitamente opera in parallelo con il sistema centrale, anziché sostituirlo. Le aziende utilizzano ServiceNow per gestire flussi di lavoro quali richieste, approvazioni, approvvigionamenti, interazioni con i fornitori e processi di assistenza, mentre la contabilità, il libro mastro, il consolidamento e altre registrazioni fondamentali dell'ERP rimangono nel sistema ERP principale. | SaaS Stack privato (autogestito) |
Anche una volta implementati i processi ERP fondamentali, i dati e le integrazioni, spesso il personale continua a svolgere gran parte del lavoro manualmente. Gli operatori devono leggere documenti lunghi dall’inizio alla fine, individuare informazioni sparse in diversi registri ed esaminare grandi insiemi di dati finanziari o relativi ai progetti. È qui che l’intelligenza artificiale diventa utile.
In un sistema ERP per il settore immobiliare, L’IA è in grado di estrarre informazioni da fatture, contratti, documenti di locazione e file dei fornitori; sintetizzare i dati; rispondere a domande sui dati ERP; oppure segnalare agli utenti le transazioni che meritano un’analisi più approfondita. Può inoltre fornire supporto nella gestione del flusso di cassa, dei crediti e nell’analisi dei costi di progetto. Inoltre, un agente basato sull’IA può eseguire semplici passaggi del flusso di lavoro, come classificare una richiesta, raccogliere le informazioni necessarie o inoltrarla per l’approvazione.
Ma prima aggiungere un assistente o un agente basato sull’intelligenza artificiale, il sistema ERP deve essere pronto. In Innowise, di solito iniziamo esaminando i dati, i diritti di accesso e le integrazioni di cui si avvarrà l’intelligenza artificiale. Il team deve sapere da dove provengono i dati, chi può visualizzarli e quali azioni richiedono ancora l’approvazione umana.
Anche la configurazione tecnica è altrettanto importante. Servizi IA È necessario disporre di un accesso affidabile ai dati ERP e alle informazioni provenienti dai sistemi di gestione immobiliare, edilizia, CRM, bancari o di BI. Le API rappresentano solitamente il modo più semplice per garantire tale accesso. Inoltre, la logica IA personalizzata e le estensioni sono più facili da gestire se separate dal nucleo dell’ERP, mentre i test e il monitoraggio aiutano a individuare eventuali problemi quando cambiano le integrazioni o i flussi di dati.
Se tali basi sono instabili, l’intelligenza artificiale aggiunge un ulteriore carico di lavoro. I dipendenti finiscono per dover verificare risultati discutibili o sistemare dati incoerenti, e un accesso configurato in modo inadeguato può rendere accessibili informazioni che avrebbero dovuto rimanere riservate.
Innowise è in grado di coprire l'intero ambito tecnico del progetto ERP oppure di intervenire in una determinata fase qualora il cliente necessiti di competenze o risorse aggiuntive.
Un sistema ERP per il settore immobiliare non deve necessariamente sostituire tutti i sistemi già in uso nell’azienda. Il suo compito è quello di riunire i processi e i dati giusti sotto un unico tetto, mentre la gestione immobiliare, l’edilizia, il CRM e altri strumenti specializzati continuano a occuparsi di ciò che sanno fare meglio.
Quindi, quando scegliete un sistema ERP, partite da come funziona effettivamente la vostra azienda. Prendete in esame le vostre persone giuridiche e le entità a scopo specifico (SPV), i progetti di sviluppo, la gestione immobiliare, le esigenze di rendicontazione e i punti in cui il personale dedica ancora troppo tempo al trasferimento di dati tra sistemi o alla risoluzione di incongruenze. Questo vi fornirà informazioni molto più utili di un semplice elenco generico di funzionalità.
A quel punto, potrete decidere quale piattaforma sia più adatta, quali aspetti debbano essere personalizzati e quali debbano rimanere nei sistemi collegati. Se avete bisogno di aiuto in questo processo, Innowise può fornirvi assistenza con consulenza in materia di ERP per il settore immobiliare, valutazione della piattaforma, sviluppo personalizzato, integrazioni, migrazione o specialisti aggiuntivi per il vostro team attuale.
Un sistema ERP per il settore immobiliare riunisce in un unico sistema i principali processi aziendali, quali la finanza, gli appalti, i progetti e il reporting. Può inoltre integrarsi con software dedicati alla gestione immobiliare, al CRM, all'edilizia e ad altre aree specialistiche.
I software di gestione immobiliare si concentrano maggiormente sulle operazioni quotidiane relative agli immobili, quali contratti di locazione, inquilini, manutenzione e occupazione. I sistemi ERP coprono invece l'intera attività aziendale, compresi gli aspetti finanziari, gli appalti, i progetti, la rendicontazione e i controlli. Spesso i due sistemi operano in sinergia, anziché sostituirsi a vicenda.
IWMS si concentra principalmente sul portafoglio immobiliare e sull'ambiente di lavoro — spazi, strutture, contratti di locazione e manutenzione. L'ERP è più strettamente legato al nucleo finanziario e amministrativo dell'azienda, pertanto i due sistemi operano spesso in sinergia e condividono i dati.
Un sistema ERP per il settore immobiliare dovrebbe coprire gli aspetti finanziari, la contabilità multi-entità, il monitoraggio dei progetti e delle spese in conto capitale (CapEx), gli appalti, la reportistica, le approvazioni e i dati necessari relativi ai processi immobiliari e locativi. Dovrebbe inoltre integrarsi perfettamente con i sistemi PMS, di gestione dei cantieri, CRM, bancari e di business intelligence (BI).
Tra i migliori software ERP per il settore immobiliare figurano Microsoft Dynamics 365, SAP S/4HANA, Odoo e SAP Business One. Dynamics 365 è adatto alle aziende che desiderano una piattaforma aziendale ampia e basata su Microsoft; SAP S/4HANA è indicato per ambienti aziendali complessi; mentre Odoo e SAP Business One sono spesso più adatti alle realtà di piccole e medie dimensioni. La scelta finale dovrebbe dipendere dalla struttura della vostra entità, dai processi relativi a progetti e immobili, dalle esigenze di integrazione e dal budget a disposizione per l’implementazione.
Per scegliere un sistema ERP, le società immobiliari dovrebbero iniziare definendo i propri processi effettivi e i punti critici, la struttura organizzativa, le esigenze progettuali, i sistemi esistenti e il budget. La soluzione più adatta è solitamente quella piattaforma che copre le funzioni richieste senza necessitare di un’eccessiva personalizzazione e che si integra perfettamente con gli strumenti che l’azienda intende mantenere.
Il costo di un sistema ERP per il settore immobiliare dipende dalla piattaforma, dal numero di utenti e di moduli, dalla personalizzazione, dalle integrazioni, dalla migrazione dei dati, dall'implementazione e dall'assistenza continua. Il costo della licenza rappresenta solo una parte del budget; l'implementazione e la manutenzione a lungo termine spesso costituiscono una quota significativa del costo totale.
L’implementazione di un sistema ERP per il settore immobiliare richiede in genere diversi mesi. Un progetto di dimensioni più ridotte potrebbe richiedere circa 3–6 mesi, mentre un’implementazione più complessa che coinvolga più entità, integrazioni, migrazione dei dati e sviluppo personalizzato potrebbe richiedere dai 9 ai 18 mesi o anche più.
I sistemi ERP per il settore immobiliare si integrano solitamente con software di gestione immobiliare, strumenti di gestione delle costruzioni e dei progetti, CRM, sistemi bancari, piattaforme di BI, software di gestione documentale e, talvolta, con sistemi IWMS o di gestione delle strutture.
Un sistema ERP preconfigurato è solitamente la scelta più indicata quando la maggior parte dei processi chiave è in linea con le funzionalità standard e richiede una personalizzazione minima. Un sistema ERP su misura è invece utile quando l’azienda dovrebbe altrimenti modificare in modo sostanziale il sistema per adattarlo alle proprie operazioni. Spesso le aziende ricorrono a una combinazione di entrambi: un sistema ERP preconfigurato per le funzioni essenziali e moduli personalizzati per esigenze specifiche.
Sì, un software ERP per il settore immobiliare è in grado di gestire più entità giuridiche, società veicolo (SPV), immobili e portafogli in un unico ambiente. L’aspetto fondamentale è la capacità della piattaforma di gestire efficacemente la contabilità, le transazioni infragruppo, il consolidamento e la rendicontazione man mano che l’organizzazione si espande.
L'intelligenza artificiale può essere d'aiuto nell'elaborazione dei documenti, nella ricerca dei dati, nella verifica delle transazioni e nell'analisi. È in grado di estrarre informazioni da fatture o contratti, rispondere a domande sui dati ERP, segnalare transazioni anomale, supportare l'analisi del flusso di cassa o dei costi di progetto e gestire semplici fasi del flusso di lavoro, come l'inoltro delle richieste di approvazione.
Il ritorno sull'investimento (ROI) di un sistema ERP immobiliare si misura al meglio in base ai cambiamenti effettivi che si verificano dopo l'implementazione. Tra questi possono figurare la riduzione dei tempi di chiusura delle transazioni, un minor numero di rettifiche di fatturazione, una diminuzione delle attività di rendicontazione manuale, cicli di approvazione più brevi o una maggiore visibilità sui costi dei progetti. È quindi possibile valutare questi miglioramenti alla luce dei costi di implementazione, licenze, assistenza e sviluppo aggiuntivo.
