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Procesamiento automatizado de facturas: todo lo que necesita saber

AI y ML

FinTech

Los equipos de cuentas a pagar gestionan cientos, a veces miles, de facturas cada mes. Las hay de todas las formas y tamaños (PDF, correos electrónicos, papel) y, a menudo, son un caos. Esto da lugar a retrasos en los pagos, demoras en las entregas, multas y un equipo exhausto ahogado en papeleo.

Bienvenido a la era de la automatización, en la que las tareas aburridas y repetitivas se están dejando de lado. La automatización del procesamiento de facturas elimina la introducción manual, reduce los errores, acelera las cosas y resuelve los problemas de comunicación. Vamos a ver cómo funciona.

¿Qué es la automatización del procesamiento de facturas?

El procesamiento automatizado de facturas utiliza programas informáticos para simplificar la gestión de facturas. Transfiere los datos de las facturas directamente a sus sistemas ERP y CRM, lo que le ahorra tiempo y dinero y reduce los errores. A diferencia del procesamiento manual, la automatización agiliza mucho el flujo de trabajo de las facturas, ya que se encarga de todas las tareas repetitivas de las que tiene que ocuparse el equipo de cuentas a pagar, como la comparación de precios, la verificación de los pedidos de compra y la introducción de datos.

Pero quizá se pregunte cómo ocurre todo esto. Echemos un vistazo a la tecnología clave que impulsa el software de procesamiento automatizado de facturas.

Reconocimiento óptico de caracteres (OCR)

La tecnología OCR ayuda a introducir los datos de documentos físicos mediante el escaneado de imágenes digitales. Capta rápidamente letras, números y símbolos y los introduce en un sistema digital de procesamiento de facturas. El OCR básico sólo captura el texto, pero lo mantiene como imagen. Sin embargo, el OCR más avanzado convierte esos caracteres en texto editable. También existe el OCR basado en inteligencia artificial con ICR (Intelligent Character Recognition), que puede incluso reconocer idiomas y diferentes estilos de escritura. Mantiene intactos el tamaño, el formato y el diseño del texto, todo ello como texto editable. Todo ello facilita enormemente la entrada de datos: en lugar de llenar archivadores, puedes almacenarlo todo digitalmente, facilitando a tu equipo el acceso a todos tus documentos en cualquier momento y lugar.

Algoritmos ML

Aunque las herramientas de IA pueden extraer y clasificar datos de facturas, reduciendo la introducción manual y los errores, el ML hace mucho más que eso. De hecho, puede aprender su proceso de aprobación y empezar a tomar decisiones inteligentes, como la aprobación automática de facturas basándose en reglas establecidas. También ayuda a detectar el fraude detectando patrones inusuales e incluso puede predecir sus necesidades de flujo de caja mediante análisis avanzados.

Automatización robótica de procesos (RPA)

Básicamente, la RPA actúa como un humano dentro de un software, gestionando tareas repetitivas que siguen reglas específicas. La RPA es genial para llenar los vacíos entre los diferentes sistemas de software: en lugar de una persona rebotando entre aplicaciones, puede tener un bot RPA que inicie sesión en el sitio web de un proveedor, obtenga los datos de la factura y luego los deposite en una carpeta donde las herramientas de OCR o ML puedan escanear y extraer los detalles. Esto acelera bastante el trabajo.

Cómo funciona el procesamiento automatizado de facturas

Así, la automatización del procesamiento de facturas le permite gestionar todo el flujo de trabajo financiero desde un único lugar: obtendrá aprobaciones de pago rápidas, información clara sobre el flujo de caja y relaciones más sólidas con los proveedores, todo ello con rapidez y eficacia.

Pero, ¿cómo se procesan realmente las facturas?

Veamos cómo es un flujo de trabajo típico de procesamiento automatizado de facturas.

Factura recibida

Su equipo de cuentas a pagar recibe una factura y la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres interviene para capturar los datos. Traduce todo a texto digital y lo introduce en su sistema, ¡rápido y fácil!

Factura comprobada

El software de automatización comprueba dos veces que todos los datos son exactos y que está todo lo que necesita. Compara la información con las normas establecidas y la coteja con los registros de los proveedores.

Factura autorizada

La factura se envía al equipo de contabilidad para su aprobación. Dependiendo del importe, puede ser autorizada por un gestor o puede necesitar el visto bueno de un superior.

Pago enviado

Tras la aprobación, se procesa el pago y se envía una confirmación para que el vendedor sepa que el dinero está en camino a través de una transferencia electrónica.

Factura archivada

Una vez efectuado el pago, la factura se almacena de forma segura en su biblioteca digital AP. Se mantiene allí de forma permanente, facilitándole el acceso siempre que la necesite en el futuro.

01 Factura recibida

Su equipo de AP recibe una factura y la tecnología OCR captura los datos. Lo traduce todo a texto digital y lo introduce en su sistema. rápido y sencillo.

02 Factura comprobada

El software de automatización comprueba que todos los datos sean exactos y que se disponga de todo lo necesario. Compara la información con las normas establecidas y con los registros de los proveedores.

03 Factura autorizada

La factura se envía a su equipo de contabilidad para aprobación. Dependiendo del importe, puede ser autorizada por un gestor o puede necesitar el visto bueno de un superior. superior.

04 Pago enviado

Tras la aprobación, se procesa el pago y se envía una confirmación para que el vendedor sepa que el dinero está en camino a través de una transferencia electrónica. confirmación para que el vendedor sepa que el dinero está en camino por transferencia electrónica.

05 Factura archivada

Una vez efectuado el pago, la factura se almacenada de forma segura en su biblioteca digital AP. Se mantiene allí de forma permanente, facilitándole el acceso siempre que la necesite en el futuro. la necesite en el futuro.

Factores de coste: automatización de facturas frente a procesamiento manual

Según el informe 2021 World Class AP Performance de IOFM, las empresas en el nivel de madurez más bajo sin automatización pagaban $6,20 por factura, mientras que las del nivel superior pagaban $1,83.

Ahora bien, en el caso de las empresas que utilizan la automatización total de facturas, las que tenían el nivel de madurez más bajo redujeron su coste a $3,03, y las más eficientes pagaron sólo $1,45 por factura. Una gran diferencia, ¿verdad?

Coste de las facturas comunicadas por las empresas sin automatización

$6.20

En el nivel de madurez más bajo

$1.83

En el nivel superior de madurez

Coste de las facturas comunicadas por las empresas con automatización

$3.03

En el nivel de madurez más bajo

$1.45

En el nivel superior de madurez

Sabemos cómo agilizar sus flujos de trabajo de facturación.

Ventajas de la automatización del procesamiento de facturas

Aparte de un coste más elevado, la captura manual de datos de facturas obliga a su equipo de AP a pasar incontables horas extrayendo y tecleando datos. El software de procesamiento automatizado de facturas parece ser una opción mucho más eficiente en ese frente, ya que le ahorra tanto dinero como tiempo de trabajo repetitivo y aprobaciones de varios niveles. He aquí otras ventajas que aporta.

Menos almacenamiento de papel

Con la entrada de datos automatizada, ya no hay necesidad de espacio físico de almacenamiento. Las herramientas de OCR inteligentes permiten a las empresas clasificar y guardar todo en línea, ya sea en la nube o en las instalaciones. Además, con las copias de seguridad adecuadas, los datos están seguros y se pueden compartir fácilmente con otros cuando sea necesario.

Flujos de trabajo digitales simplificados

Tareas como recibir e introducir detalles de facturas, que suelen ser repetitivas y propensas a errores, pueden clasificarse automáticamente en función de reglas establecidas. Se enviarán al equipo adecuado para su aprobación y pago, sin complicaciones.

Reducción del riesgo de pagos duplicados

Con el software de automatización del procesamiento de facturas, se obtiene un cotejo bidireccional o tridireccional, en el que el sistema compara la factura con la orden de compra y la entrada de mercancías. Este proceso mejora la precisión y reduce la posibilidad de pagos incorrectos o duplicados.

Mayor precisión

Con el procesamiento de facturas basado en IA, algoritmos inteligentes detectan y corrigen erratas y errores antes de que causen problemas. Conseguirá una precisión casi perfecta, dejará atrás los problemas de retrasos o impagos y mantendrá el ritmo de sus operaciones.

Mejores relaciones con los proveedores

Si pagas a tiempo y cumples todos los detalles, tus proveedores confiarán más en ti. Menos retrasos, menos errores y una comunicación más fluida harán que trabajar con ellos sea mucho más fácil.

Costes más bajos

Con la automatización de facturas, puede reducir los gastos generales y recortar los gastos de formación. Menos tareas manuales significan menos errores, por lo que evitarás costosos errores como las deudas incobrables causadas por la introducción de datos incorrectos en el sistema.

"Los errores en las facturas ocurren, pero no tienen por qué. Con RPA en el proceso, cada detalle se comprueba dos veces, desde la introducción de datos hasta las aprobaciones, para que nada se escape. Esto acelera las cosas, reduce los errores y le ahorra el dolor de cabeza que supone el incumplimiento de los plazos". "

Dzianis Kryvitski

Gestor de entregas en FinTech

Las mejores soluciones RPA para el procesamiento automatizado de facturas

Soluciones RPA son un gran impulsor de la productividad en el procesamiento de facturas. Funcionan como un puente entre sistemas informáticos, extrayendo automáticamente datos de las facturas, cotejándolos con bases de datos o ERP y trasladándolos sin problemas entre los sistemas de contabilidad y de pago.

Con tantos proveedores de RPA entre los que elegir, es importante encontrar el más adecuado en función del tamaño, las necesidades y los procesos de su empresa. Esta es nuestra mejor elección.

Con la solución UiPath Intelligent Document Processing, puede automatizar todo el flujo de trabajo documental de principio a fin combinando RPA con IA. Document Understanding es la herramienta más destacada: un marco sin código y fácil de usar que utiliza modelos especializados y generativos para extraer e interpretar datos de cualquier tipo de documento.

Es muy versátil y capaz de manejar cualquier cosa, desde formularios estructurados hasta desordenadas notas escritas a mano, casillas de verificación, firmas e incluso archivos sesgados o de baja resolución. Sea lo que sea lo que le eches, los robots UiPath lo tienen cubierto.

¿Y lo mejor? La IA integrada, basada en modelos de aprendizaje automático preformados, hace que los robots sigan aprendiendo y haciéndose más inteligentes con el tiempo, lo que facilita aún más el proceso.

Blue Prism hace mucho más que automatizar la introducción de datos. Puede gestionar facturas de todo tipo de fuentes y leer automáticamente datos estructurados y no estructurados. Gracias a la tecnología OCR inteligente y al procesamiento inteligente de documentos (IDP), detecta con precisión distintos formatos y campos.

Lo mejor de todo es que Blue Prism mantiene un registro detallado de cada paso, por lo que siempre estará cubierto en lo que respecta al cumplimiento. Realiza un seguimiento de todo, asegurándose de que dispones de una pista de auditoría completa para futuras consultas. Si falta algo o es incorrecto, lo señala inmediatamente y lo envía a la persona adecuada para que lo revise.

Blue Prism se integra perfectamente con los principales sistemas ERP como SAP, Oracle, Microsoft Dynamics y QuickBooks, manteniendo sus sistemas financieros actualizados en tiempo real sin ningún trabajo manual adicional.

El AI Builder de Power Automate es una herramienta de bajo código que te permite automatizar fácilmente la extracción de datos de facturas, y no tienes que ser un experto en tecnología para configurarlo. Además, se integra a la perfección con todo el ecosistema de Microsoft (Office 365, SharePoint, Teams, Power BI), lo que facilita enormemente el uso compartido de documentos, la colaboración en tiempo real y la generación de informes.

¿Tiene sistemas antiguos que no funcionan bien con la automatización? No hay problema. Los flujos de escritorio de Power Automate pueden automatizar tareas incluso en aplicaciones antiguas no basadas en web. Y con Power Virtual Agents, puede utilizar chatbots para gestionar las consultas sobre facturas, de modo que los proveedores puedan comprobar el estado de las facturas de forma rápida y sencilla.

También funciona con Microsoft Dataverse, una plataforma centralizada en la que puede gestionar todos sus datos de facturación, crear flujos de trabajo más complejos y conectar distintas partes de su empresa más allá de las cuentas por pagar.

WorkFusion facilita el procesamiento de facturas extrayendo automáticamente datos de todo tipo de facturas y organizándolos para su sistema AP. ¿Y lo mejor? Su equipo de AP puede configurarlo sin necesidad de ayuda de TI. Así es como funciona:

Captura y digitaliza el texto de las facturas
Extrae información clave mediante robots ML inteligentes
Señala cualquier detalle que falte o no esté claro y lo reorienta para su revisión.
Envía las solicitudes de pago aprobadas directamente a su equipo de cuentas a pagar para su procesamiento.

Ya se trate de facturas de proveedores, facturas de intermediarios, conocimientos de embarque, facturas de hospitales o abonos, WorkFusion lo tiene todo cubierto. Además, se conecta fácilmente con sistemas como NetSuite, SAP, QuickBooks y otros ERP, para que pueda automatizar el procesamiento de sus facturas sin problemas.

Transforme horas de extracción de datos en minutos.

Tendencias futuras en el tratamiento automatizado de facturas

La automatización del procesamiento de facturas sigue evolucionando a un ritmo constante. Es probable que varias tendencias emergentes configuren el futuro del procesamiento de facturas, ofreciendo nuevas mejoras en eficiencia y precisión. He aquí algunas de las tendencias clave en el horizonte.

Mayor uso de la cadena de bloques

El uso de blockchain acelerará los pagos transfronterizos al eliminar los cambios de divisas y las comisiones bancarias. Además, como los registros de la cadena de bloques no pueden alterarse, se obtiene una pista de auditoría clara, lo que facilita la resolución de cualquier disputa sobre pagos y asegura los registros de transacciones para reducir el fraude.

El auge del análisis predictivo

El análisis predictivo se está convirtiendo en un elemento importante en la automatización del procesamiento de facturas. Al analizar datos de facturas anteriores y detectar tendencias, ayuda a predecir pagos futuros y necesidades de tesorería. También ayuda a detectar posibles retrasos o discrepancias en los pagos antes de que se conviertan en problemas mayores.

Prácticas ecológicas

Al automatizar el procesamiento de facturas y adoptar la facturación digital, las empresas reducirán el uso de papel, disminuirán su huella de carbono y agilizarán los flujos de trabajo. Con la creciente presión de consumidores y reguladores, la automatización del procesamiento de facturas con soluciones ecológicas se está convirtiendo rápidamente en una medida inteligente y responsable para las empresas.

Automatización mediante contratos inteligentes

Los contratos inteligentes pueden facilitar la facturación automatizando los pagos cuando se cumplen determinadas condiciones. Por ejemplo, puedes configurar un contrato inteligente para pagar a un proveedor en cuanto se confirme la entrega. Es una forma sencilla de agilizar los pagos y aliviar a tu equipo reduciendo todo el trabajo administrativo.

Localización y cumplimiento global

Al crear software de procesamiento automatizado de facturas, los desarrolladores adaptan cada vez más sus soluciones para gestionar las distintas normas fiscales mundiales. Se encargarán de las complicadas leyes fiscales y de los aspectos de cumplimiento para que sus facturas se procesen correctamente independientemente del país con el que trabaje.

Preguntas frecuentes

¿Por qué automatizar las facturas?

Los procesos manuales conllevan muchos quebraderos de cabeza: errores costosos, empleados frustrados y relaciones tensas con los proveedores. Ahí es donde entra en juego la automatización de las facturas. Se encarga de las tareas rutinarias, como la introducción de datos, acelera los pagos, ofrece una visión clara del flujo de caja y ahorra dinero con el tiempo.

¿Cuáles son los retos habituales a la hora de implantar el procesamiento automatizado de facturas?

Uno de los problemas habituales del procesamiento automatizado de facturas es el coste inicial. Integrar el software puede resultar caro, especialmente si necesita personalización. Pero piénselo: ¿cuánto gasta en corregir errores en las facturas o pagos erróneos? A la larga, el ahorro suele hacer que la inversión merezca la pena.

¿Cómo pueden elegir las empresas la solución de procesamiento automatizado de facturas adecuada?

En primer lugar, piense en lo que realmente necesita: ¿busca algo sencillo o una herramienta más personalizable? Asegúrese de que la solución que elija pueda integrarse fácilmente con sus sistemas actuales, como su ERP o su software de contabilidad. Y no olvide tener en cuenta la escalabilidad: ¿crecerá la plataforma con su negocio a medida que éste se amplíe?

Siarhei Sukhadolski Experto en FinTech

Date: 15 de diciembre de 2024

Siarhei Sukhadolski Experto en FinTech

Date: 15 de diciembre de 2024

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