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Porque é que os projectos de TI falham

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Falha do projeto de software é uma ocorrência bastante comum. Os projectos de TI de qualquer complexidade excedem muitas vezes os orçamentos e, por vezes, isto leva a consequências comerciais fatais. O Innowise analisa os factores globais e comuns que influenciam o sucesso dos projectos de TI e partilha a sua visão sobre a atenuação dos riscos e os métodos para criar valor.De acordo com BCGmédia, 70% das iniciativas de transformação digital não atingem os seus objectivos. Foi estimado num estudo Relatório CISQ 2020 que as empresas americanas perderam $260 mil milhões em resultado de projectos de desenvolvimento mal sucedidos e que um software deficiente causou $1,56 triliões de falhas operacionais. De acordo com o Relatório CHAOS 2020 do Standish Group, 66% dos projectos de software falham.É mais provável que as empresas não cumpram os prazos e gastem mais do que o previsto se não dispuserem de sistemas eficazes de gestão de projectos.

A subvalorização da gestão de projectos leva ao fracasso de 67% dos projectos.
Cerca de 44% dos gestores inquiridos não consideram que o software de gestão de projectos seja importante.
A gestão de projectos é apenas uma prioridade elevada para 46% das empresas.

Considerando a importância das soluções de TI e de software para a forma como trabalhamos e vivemos atualmente, estas estatísticas são bastante preocupantes. Embora isto possa parecer óbvio, a melhor forma de garantir o sucesso no desenvolvimento de software é compreender porque é que os projectos de software falham em primeiro lugar e garantir que a atenuação dos riscos seja uma prioridade.

Quando é que um projeto de software é considerado um fracasso

Os objectivos ambiciosos resultam frequentemente em fracasso dos projectos de softwareMesmo que nunca seja agradável.

Os projectos de desenvolvimento de sistemas de informação falham a uma taxa surpreendentemente elevada. É difícil definir o que constitui um fracasso de um projeto porque diferentes organizações têm diferentes definições de sucesso. Os projectos que não atingem os ROIs previstos podem ser considerados fracassos, mesmo que sejam concluídos.

Seguem-se algumas razões pelas quais um projeto pode ser considerado um fracasso:

O projeto não atingiu o seu objetivo.
Os resultados não corresponderam às expectativas das partes interessadas.
O trabalho não foi concluído a tempo.

Mesmo quando um projeto não consegue cumprir um prazo ou um objetivo, pode ainda assim produzir benefícios significativos. Os projectos devem falhar pelas razões certas, como uma tarefa difícil que acelera o progresso, em vez de um erro que poderia ser facilmente evitado.

O êxito ou o fracasso de um projeto é geralmente determinado pela apreciação e satisfação das partes interessadas com os resultados.

Se conhecer algumas noções básicas de gestão de projectos, pode ultrapassar cada obstáculo e fazer com que o seu próximo projeto (e o seguinte) seja bem sucedido.

Entrevistámos os nossos Gestores de Projeto e compilámos uma lista dos principais razões pelas quais os projectos de software falham.

Porque é que a seleção de fornecedores é importante?

Qual é a principal razão pela qual os projectos de TI não cumprem o calendário ou fracassam? Escolher o fornecedor errado.

As empresas de sucesso compreendem o valor de estabelecer relações com os fornecedores certos. É comum as empresas seleccionarem os fornecedores apenas com base no custo; no entanto, isto pode levar a mais perdas financeiras a longo prazo. As empresas precisam de escolher fornecedores que partilhem objectivos semelhantes e que estejam alinhados com as suas operações. Escolher cuidadosamente os fornecedores no início pode evitar aborrecimentos potencialmente dispendiosos mais tarde.

Os fornecedores não são todos iguais

Qual é o problema de escolher apenas o fornecedor com o preço mais baixo? A qualidade do produto pode variar de um fornecedor para outro. É sempre uma boa ideia verificar as referências e avaliar as ofertas sempre que possível. Se comparar os pontos entre vários fornecedores, pode descobrir que as suas ofertas são praticamente idênticas. Pode ser que as cotações sejam semelhantes ou quase iguais, ou pode ser que haja grandes variações de preço sem nenhuma razão óbvia.

A empresa mais notável pode não ser necessariamente a melhor opção. Por vezes, pode ser melhor considerar os serviços de outro prestador de serviços.

Ao selecionar os fornecedores, é importante olhar para além das suas técnicas de marketing e vendas para ver o que podem realmente oferecer aos seus clientes. Apesar de fornecer os produtos e serviços de que uma empresa necessita, um fornecedor pode não ter um bom serviço ao cliente, o que resulta numa má relação entre as duas partes.

Factores globais que aumentam a taxa de insucesso dos projectos de TI

Bola de neve dos projectos informáticos

Quer queiramos quer não, a pandemia continua a afetar o mercado das TI. De acordo com alguns especialistas do sector, a COVID-19 provocou um aumento permanente e significativo do volume de projectos em curso e planeados. Em primeiro lugar, muitas empresas adiaram os seus projectos de TI de média e grande dimensão assim que o encerramento ocorreu em 2020. Um grande número destes projectos foi lançado em 2021 e 2022, juntamente com os projectos que estavam inicialmente previstos para começar durante estes anos. Em segundo lugar, muitas empresas em todo o mundo compreenderam a necessidade da transformação digital e os benefícios incontestáveis que esta poderia trazer. Alguns sectores mudaram muito desde o início da pandemia e as empresas têm de evoluir para se manterem competitivas no mercado. Isto cria uma espécie de efeito de bola de neve, que aumenta significativamente os riscos e aumenta a percentagem de projectos de software falhados.

Escassez de talentos

Este fator está parcialmente relacionado com o efeito de bola de neve dos projectos de TI. Quanto mais projectos são realizados, mais especialistas altamente qualificados o mercado necessita. Mas num espaço de tempo tão curto, não é possível encontrar no mercado um grande número de especialistas experientes. Isto é especialmente relevante para os membros da equipa sénior, gestores de projectos e gestores de transformação digital.

Aumento da complexidade das TI

Não há dúvida de que os ambientes de TI estão a tornar-se mais complexos e a aumentar os requisitos mínimos para a especialização dos profissionais de TI a todos os níveis. Para acompanhar as mudanças tecnológicas, as empresas de desenvolvimento de software têm de evoluir constantemente, gastar grandes recursos e concentrar-se no desenvolvimento de funcionalidades de topo. Ao mesmo tempo, as empresas de TI têm de atualizar os sistemas dos seus clientes, resolver desafios contínuos e atualizar arquitecturas de soluções para evitar dívidas técnicas.

A corrida para acelerar o desenvolvimento

As equipas de desenvolvimento de software estão a ser permanentemente pressionadas para fazer e criar mais com menos tempo despendido. E este é um enorme desafio para os intervenientes no mercado, uma vez que ignorar a importância deste fator leva a consequências terríveis para os projectos de TI: produtos de menor qualidade, perda de comunicação, dívida técnica, etc. Para atenuar os efeitos que este fator pode causar, os fornecedores e as empresas têm de encontrar o equilíbrio ideal entre velocidade e consistência e mantê-lo durante todo o ciclo de vida do projeto.

Factores comuns que levam ao fracasso dos projectos de TI

Quais são as razões específicas pelas quais os projectos de software falham e como podemos evitá-las? Seleccionámos razões comuns que levam ao fracasso dos projectos de desenvolvimento de software e partilhamos a nossa vasta experiência para responder à principal questão. O que torna os projectos de software bem sucedidos?

Redução de custos

Toda a gente gosta de poupar dinheiro e cortar nos custos. É ótimo, desde que o seu software não se avarie. Um financiamento inadequado pode ter consequências graves para um projeto. O subfinanciamento inicial resulta frequentemente em projectos entregues com atraso, acima do orçamento e sem funcionalidades.

É necessário planear, implementar e testar um projeto para que este seja bem sucedido. Tomar atalhos e poupar dinheiro nem sempre conduz ao melhor resultado, pelo que os gestores de projectos têm de compreender isto.

Falta de apoio dos executivos

Há uma tendência para os projectos tecnológicos serem classificados como projectos "TI" e enviados para os departamentos de TI, independentemente da sua verdadeira natureza. O que acontece é que alguns executivos pensam, erradamente, que não compreendem o que está a acontecer e deixam que seja o departamento de TI a resolver o problema.

Para que qualquer projeto seja bem sucedido, é necessária uma liderança forte a todos os níveis. Sem o apoio dos executivos de nível C e dos chefes de departamento, pode ser difícil envolver os funcionários e determinar quem é o responsável quando surgem questões de liderança. Se os executivos não conduzirem o projeto e não responsabilizarem a equipa, este pode facilmente ficar fora de controlo.

Fechar os olhos à externalização das TI

Não faz sentido ignorar os benefícios de externalização pois isso pode prejudicar muito a sua empresa e privá-lo de vantagens competitivas. A relação custo-eficácia, a atenuação dos riscos, a flexibilidade, o acesso aos melhores especialistas, a velocidade de desenvolvimento acelerada e muito mais - todos estes são benefícios inegáveis que podem ajudar a implementar com êxito o projeto de desenvolvimento de software. Faz sentido recorrer a serviços de outsourcing mesmo que a sua empresa tenha uma equipa de desenvolvimento interna, ou seja, para se concentrar nas operações principais da empresa.

Má gestão dos projectos

Mesmo uma equipa de desenvolvimento altamente qualificada pode falhar sem uma gestão de projectos adequada. Um PM não iniciado, desinteressado ou inexperiente pode causar consequências desagradáveis: cargas de trabalho desiguais, má adaptação de funções, controlo de desempenho não transparente, ignorar problemas óbvios, distribuição incorrecta de tarefas, má comunicação entre cliente e fornecedor, etc.

Falta de planeamento dos recursos

Enquanto planeamos prazos, reuniões, estruturas, temas e interfaces, por vezes esquecemo-nos de planear também os nossos recursos. Esta é uma das principais razões pelas quais os projectos falham. A gestão de recursos é uma componente da gestão de projectos que, normalmente, tem em conta outros projectos.

Os seguintes aspectos devem ser tidos em conta no planeamento dos recursos:

O tipo de recursos humanos necessários, bem como a duração da sua utilização.
Fornecedores externos que estarão envolvidos no projeto, respectivos prazos de entrega e limitações.
Os recursos de conhecimento que podem estar em falta.

Ignorar uma fase de descoberta

Este ponto pode ser atribuído ao anterior, mas é demasiado importante para não o mencionar separadamente. Algumas iniciativas de TI saltam esta fase ou organizam-na de uma forma que não está de acordo com as normas aceites. Atribuindo tempo e recursos a esta fase, obtêm-se conhecimentos valiosos, uma visão avançada, uma compreensão do mercado competitivo e uma opção adicional para reduzir o risco de fracasso do projeto. A fase de descoberta é um bom remédio para um âmbito de trabalho pouco claro, uma avaliação de custos incorrecta e estimativas de tempo imprecisas.

Definição incorrecta de objectivos

Infelizmente, este é um problema bastante comum no sector. Quanto mais frequentemente o objetivo do projeto muda, mais recursos são necessários para reconstruir os processos e mais tempo é desperdiçado. A definição incorrecta dos objectivos do projeto pode ser uma consequência direta de se ignorar a fase de descoberta e o seu fraco desempenho. Para evitar esta situação, pode também optar por Serviços de consultoria informática fornecidos por fornecedores fiáveis e experientes.

Falta de visibilidade do projeto

Mesmo o projeto mais bem planeado pode falhar se não houver visibilidade. Ter um sistema de gestão de projectos que proporcione visibilidade é essencial, não apenas para o gestor de projectos, mas para todos os membros da equipa de projeto. A visibilidade de um projeto depende do acompanhamento do seu estado, da comunicação clara e da gestão eficaz dos documentos. Quando todos sabem como cada tarefa do projeto está a progredir, podem ajudar ou ajustar conforme necessário. Além disso, isto promove a resolução proactiva de problemas.

Comunicação insuficiente

A apresentação de relatórios transparentes, o contacto constante com as partes interessadas e o envolvimento de entidades externas são vitais para evitar a quebra da cadeia de comunicação que pode levar ao fracasso de um projeto de TI. Parece que estabelecer uma comunicação de alta qualidade não é assim tão difícil, mas o diabo está nos pormenores: agenda ordenada, competências transversais, diferenças culturais, fusos horários, canais de comunicação preferidos, etc. Por outro lado, é necessário encontrar um equilíbrio para que não se perca tempo valioso em reuniões intermináveis.

Equipa não qualificada

A equipa de desenvolvimento com fracas competências técnicas provoca inevitavelmente o fracasso do projeto. Por muito bem que tenha estabelecido os processos e efectuado a investigação necessária. As pessoas cometem erros, mas quando isso acontece com demasiada frequência, é necessário tomar medidas decisivas e urgentes. Na maioria das vezes, as empresas deparam-se com fornecedores e freelancers sem escrúpulos quando tentam poupar o máximo possível. A verdade é dura - comprar barato, comprar duas vezes.

Desvio do âmbito

Um simples pedido de um cliente aqui ou uma ideia brilhante para expandir um serviço ali parecem tão inocentes no início. E, quando se dá conta, o âmbito do projeto está fora de controlo e a sua equipa está atolada de trabalho. As seguintes condições conduzem ao desfasamento do âmbito:

Os parâmetros do projeto não foram claramente definidos desde o início.
Pode haver pressão interna ou externa para assumir tarefas que não foram planeadas inicialmente.

O desfasamento do âmbito é frequentemente a causa do fracasso de um projeto. Um projeto que poderia ter sido um sucesso estrondoso acaba por se tornar um fracasso frustrante se não for orçamentado tempo ou recursos suficientes para realizar as tarefas adicionais.

Expectativas irrealistas

Expectativas irrealistas têm destruído muitos projectos. Saber o que a sua equipa pode realizar e em que prazo é vital para um gestor de projectos. Depois de alinharem as expectativas dos clientes com a realidade, os gestores de projectos devem comunicá-las à equipa.

É muito mais provável que a sua equipa termine o projeto com sucesso se forem definidas expectativas realistas e compreendidas por todos os intervenientes no projeto.

Torne seu projeto de TI à prova de falhas com o Innowise

Com base numa experiência de 15 anos, o Innowise indicou várias formas de melhorar as hipóteses de sucesso dos projectos e de obter o valor necessário. Para além das recomendações típicas e óbvias, estes métodos devem ser aplicados a projectos de TI de média e grande escala. A nossa metodologia foi concebida para melhorar a gestão de projectos ao mais alto nível, evitar despesas excessivas e garantir o êxito da implementação do projeto. Os elementos descritos dizem respeito tanto ao cliente como ao fornecedor e, quando aplicados, melhoram a compreensão mútua das partes a todos os níveis, proporcionam transparência e eliminam o fatal aumento do orçamento.

Gestão estratégica de projectos

Os clientes podem concentrar-se apenas no orçamento e nos prazos, ignorando a estratégia global do projeto. Mas a solução digital não só tem de ser desenvolvida, como também implementada de forma eficaz, para que traga o valor planeado. A estratégia do projeto deve ser criada em cooperação com o fornecedor e com a participação obrigatória daqueles que irão trabalhar com a solução após o lançamento. Isto é necessário para evitar erros de construção nas fases posteriores do projeto e, consequentemente, despesas excessivas.O camião desenvolvimento de plataformas de gestão de frotas é um excelente exemplo de como tirar partido de uma gestão estratégica decente. Desde o início, a nossa equipa colaborou com os funcionários do cliente. Isto permitiu-nos criar o sistema mais conveniente e transparente e ajudar o nosso cliente a passar sem problemas por uma transformação digital. Graças a uma cooperação estreita, os nossos profissionais de TI tiveram conhecimentos valiosos sobre os processos específicos do sector e da empresa. Isto exigiu custos adicionais no início do projeto, mas compensou na fase final.

Dominar a tecnologia

A escolha da pilha de tecnologia mais adequada é um dos aspectos fundamentais de uma execução de projeto bem sucedida. É necessário compreender as tendências da indústria, as melhorias tecnológicas e as especificidades técnicas do projeto. Por conseguinte, é vital ter, pelo menos, 1-2 especialistas altamente experientes na equipa, que compreendam plenamente as preocupações comerciais e técnicas, encontrem soluções racionais e orientem toda a equipa.

Além disso, é necessário criar adequadamente processos internos com base nas especificidades do projeto. Por exemplo, para trabalhar num projeto de sistema de gestão de viagens corporativas para o nosso grande cliente, foi necessário efetuar um longo processo de integração que demorou 3-4 meses. A questão era que o cliente tinha uma solução desactualizada escrita em código antigo com características específicas. Por conseguinte, os nossos programadores precisaram de muito tempo para se debruçarem sobre a lógica do código e aderirem ao projeto. Felizmente, tanto o cliente como nós compreendemos a necessidade de um processo tão longo logo no início e, assim, conseguimos evitar atrasos adicionais e problemas de qualidade.

Criar uma equipa eficaz

Sem dúvida que a equipa de projeto é o fator chave para o sucesso do projeto. Não forme uma equipa apenas com base no preço e na rapidez de integração, pois isso pode ter consequências indesejáveis. Como mostra a experiência, uma equipa constituída por freelancers não pode ser eficiente e dar um resultado estável e de alta qualidade. O mesmo se aplica a empresas de externalização com pouca experiência e sem avaliações credíveis. A equipa deve ser constituída de forma adequada a um determinado projeto e ser o mais transparente possível para que possa verificar o seu desempenho a qualquer momento.

Os serviços de salvamento de projectos não são o tipo de serviços pelos quais se tenha de optar, pois não? Mas um dos nossos clientes teve de o fazer. Tendo inicialmente comprado taxas baixas, o fornecedor de serviços FinTech escolheu um fornecedor sem escrúpulos com um baixo nível de especialização. Como resultado, eles enfrentaram má qualidade de código, violações constantes de prazos e ignoraram tarefas pesadas. Isto fez com que o orçamento aumentasse exponencialmente. No entanto, a gerência tomou a decisão certa de mudar o parceiro a tempo e contactou o Innowise. Felizmente, o paciente ainda estava vivo. Iniciamos o projeto em duas semanas e conseguimos desenvolver e implementar a plataforma de empréstimo dentro do prazo estabelecido.

Tirar partido das melhores práticas de gestão

Quando se trata de gestão de projectos, não vale a pena reinventar a roda e ignorar as melhores práticas da indústria que já deram provas na prática. Conhecemos as principais vantagens e desvantagens de vários métodos, estratégias e metodologias para estabelecer processos de projeto. Utilizando o conhecimento acumulado e a experiência de gestores de projectos de alto nível, pode organizar fluxos de trabalho de forma eficaz e rápida e garantir uma implementação de projectos de elevada qualidade. Por exemplo, as metodologias ágeis do ciclo de vida do desenvolvimento de software não são eficazes para todos os projectos, como muitas pessoas pensam.

Ao fornecer serviços de engenharia de software chave-na-mão e de equipas dedicadas, realizamos sempre uma pesquisa exaustiva e oferecemos os serviços de gestão de projectos mais relevantes. Como exemplo, podemos tomar o nosso projeto relacionado com o desenvolvimento de uma plataforma de ensino à distância. O principal desafio consistiu em estabelecer fortes barreiras de fase para garantir a plataforma de alta qualidade, o bom funcionamento e a elevada disponibilidade do sistema. Simultaneamente, os nossos gestores de projeto dividiram o processo de desenvolvimento em fases de entrega curtas para proporcionar uma maior transparência.

Como o Innowise pode ajudá-lo a evitar o fracasso do projeto

Embora o fracasso dos projectos exista há muito tempo, existem novas abordagens e metodologias para ajudar a evitá-lo. Ter um gestor de projectos que tenha em mente os objectivos da empresa, ajude no planeamento de recursos, melhore a visibilidade e facilite a comunicação evitará o fracasso dos projectos.

Os gestores de projectos podem ajudá-lo a ultrapassar a questão de saber porque é que os projectos falham e a concentrar-se na forma de os concluir com êxito.

O caminho para o sucesso do projeto com o Innowise

Examinámos estudos de casos de projectos de software falhados do ponto de vista do fornecedor. Esperamos que estas dicas sejam úteis para si enquanto trabalha no seu projeto. Não há muita ciência envolvida, mas sobretudo senso comum.

Nunca está sozinho neste processo; como fornecedor, preocupamo-nos tanto com o sucesso do projeto como você.

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Qual é a razão mais comum para o fracasso de um projeto de TI?

A razão mais comum para o fracasso de um projeto de TI é a falta de objectivos claros e de um planeamento adequado. Sem um roteiro claro, os projectos podem perder rapidamente o rumo e a finalidade.

Como posso evitar o desvio de âmbito no meu projeto de TI?

Para evitar o desfasamento do âmbito, é essencial definir claramente os requisitos do projeto e obter a aprovação das partes interessadas. Quaisquer alterações ao âmbito do projeto devem passar por um processo formal de controlo de alterações.

Que papel desempenha uma gestão de projectos eficaz no sucesso dos projectos de TI?

Uma gestão de projectos eficaz é fundamental para o sucesso de um projeto de TI, uma vez que garante que os recursos são atribuídos corretamente, que os prazos são cumpridos e que os riscos são geridos de forma eficaz.

Como posso garantir que o meu projeto de TI está em conformidade com a regulamentação?

Para garantir a conformidade regulamentar, é crucial realizar uma pesquisa exaustiva sobre os regulamentos relevantes, envolver especialistas em conformidade e integrar verificações de conformidade no plano do projeto.

Que medidas posso tomar para resolver o desalinhamento cultural na minha equipa de projeto?

A resolução do desalinhamento cultural exige uma comunicação aberta, formação em sensibilidade cultural e esforços para criar um ambiente de equipa colaborativo e inclusivo.

Porque é que o apoio pós-implementação é importante para os projectos de TI?

O apoio pós-implementação é importante para resolver quaisquer problemas que possam surgir depois de o projeto estar operacional. Garante uma transição suave e minimiza as perturbações para os utilizadores finais.

Dmitry Nazarevich CTO

Data: 16 de novembro de 2022

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