Innowise:s utrullning av Salesforce och översyn av affärsprocesser

Vi implementerade Salesforce för att optimera våra egna interna affärsprocesser, inte bara genom att migrera data utan genom att helt omforma arbetsflödena så att de stämde överens med Salesforces bästa praxis.

spridda system ersatta av 1 Salesforce-ekosystem

300+

Specialister anslutna till en standardiserad affärsprocess

Industri Teknik & IT

Anställda 3,500+ Anställda

Region Europa

Tjänster Implementering av Salesforce Datamigrering och integration

Kund sedan 2007

Översikt över kunder

Sammanfatta artikeln med AI

Innowise är ett globalt IT outsourcingföretag som specialiserar sig på mjukvaruutveckling, IT outstaffing och konsultation. De erbjuder expertis inom molnlösningar, big data, AI och automatisering och tillhandahåller innovativa lösningar till kunder i olika branscher.

Utmaning

Innowise använde en blandning av HubSpot CRM, Jira, kalkylblad och dokument för att hantera data. Eftersom företaget växte snabbt ledde detta till kaotiska processer, med information spridd över olika system och ofta duplicerad. Vi behövde en enhetlig lösning för att centralisera data, standardisera processer och ge säker åtkomst för alla team.

Oorganiserade interna system med data lagrad i HubSpot, Jira, kalkylblad och dokument.
Bristande standardisering av affärsprocesser, vilket leder till ineffektivitet och dubbelarbete.
Behov av att samla data och processer i ett centraliserat system för enklare hantering och säker åtkomst.
Svårigheter att hantera och automatisera arbetsflöden mellan flera avdelningar.
Motstånd mot förändringar från team som är vana vid äldre system.
Balansera kostnaden för en specialbyggd lösning jämfört med ett hyllsystem som Salesforce.

Migrering av data från flera system (HubSpot, Jira, kalkylblad) samtidigt som dataintegriteten upprätthålls.
Säkerställa smidig integration av Salesforce med andra interna verktyg som HRM, Jira, och system för tidsregistrering.
Anpassa Salesforce för att passa Innowise:s unika affärsprocesser utan att bygga ett helt anpassat system.
Hantering av komplexiteten i automatisering av arbetsflöden inom Salesforce för att tillgodose unika affärsbehov.
Utforma ett system som kan skala i takt med att företaget växte och samtidigt vara tillräckligt flexibelt för att kunna hantera framtida förändringar.

Lösning

För att lösa dessa utmaningar levererade Innowise lösningen i etapper.

Inledande analys och planering

I början använde företaget en blandning av HubSpot CRM, Jira, Kalkylblad, och dokument för att lagra data. Processerna var kaotiska och informationen var ofta duplicerad i de olika systemen, vilket ledde till ineffektivitet. Företagets snabba tillväxt krävde ett enhetligt system som kunde centralisera information, garantera säker åtkomst och effektivisera processer. Under den här fasen identifierade vi inte bara affärsmål och nyckelkrav utan fokuserade också på systemomvandling och en strategi för datamigrering. Målet var att övergå från äldre verktyg till Salesforce utan att förlora värdefull data eller störa kontinuiteten i verksamheten. Detta inkluderade:

Utvärdering av äldre system för att avgöra vilka data som behövde migreras, rensas eller arkiveras.
Skapa en plan för datamigrering med hjälp av Salesforces Data Loader och anpassade skript för att säkerställa dataintegritet.
Fastställa mål för omvandlingen för att anpassa våra arbetsflöden till Salesforces bästa praxis för automatisering och effektivitet.
Balans mellan kundanpassning och kostnad genom att välja mellan anpassade lösningar och Salesforces out-of-the-box-funktioner för att maximera värdet.

Installation av Salesforce-plattform

När vi hade en tydlig bild av våra behov började vi utveckla systemet och implementera Salesforce tillsammans med vårt interna team. Efter att ha identifierat affärsmål och krav började vi konfigurera plattformen med hjälp av Salesforces standardkomponenter för att möta Innowise:s specifika behov. Detta inkluderade att sätta upp Sales Cloud och Experience Cloud moduler för att stödja olika affärsfunktioner. Vi konfigurerade också Användarroller, behörigheter, och nivåer för dataåtkomst för att säkerställa säkerhet och efterlevnad i hela organisationen. Viktiga aktiviteter inkluderade:

Konfigurera viktiga Salesforce-moduler som försäljning Cloud.
Definiera användarroller och behörigheter för att säkerställa datasäkerhet och efterlevnad.

Datamigrering och dataintegration

Migreringen av data från flera system var en stor utmaning, eftersom data var utspridda över HubSpot, Jira, och diverse dokument. Vår prioritet var att migrera de mest relevanta uppgifterna till Salesforce och samtidigt se till att inga uppgifter gick förlorade eller skadades. Vi tacklade denna utmaning genom att:

Städa upp äldre data, ta bort dubbletter och säkerställa enhetlighet mellan plattformar före migrering.
Automatisera datamigreringsprocessen med hjälp av Salesforce dataladdare och anpassade apex-skript för att effektivisera överföringen.
Integrera Salesforce med andra interna verktyg som HRM, Jira, och Tidsspårning för att säkerställa ett smidigt dataflöde.

Automatisering av affärsprocesser

Ett av de främsta målen med implementeringen var att automatisera viktiga affärsprocesser. På så sätt kunde vi minska det manuella arbetet, förbättra noggrannheten och se till att uppgifterna slutfördes i tid. Vårt team hade ett nära samarbete med avdelningscheferna för att identifiera repetitiva och tidskrävande uppgifter som kunde automatiseras. Vi utvecklade sedan Salesforce-arbetsflöden, Apex-triggers och Salesforce Flow-automatisering för att hantera de vanligaste uppgifterna. Viktiga åtgärder inkluderade:

Automatisera insamling av leads från flera källor (manuell inmatning och webbplatsintegration), tillsammans med lead-tilldelning mellan försäljningschefer och automatiserade uppföljningar, poängsättning, kvalificering och validering för att säkerställa fullständig datainsamling av hög kvalitet.
Implementera en anpassad process för konvertering av leads till företag, kontakter och affärer.
Automatisera aviseringar och samarbetsflöden, inklusive integrationer med meddelandeverktyg för uppdateringar i realtid.
Effektivisering av affärshanteringen genom automatiska utlösare vid viktiga övergångar, vilket säkerställer att alla intressenter informeras konsekvent.
Automatisera skapandet av projekt och leveransspårning utlöses när affären avslutas.
Implementering av arbetsflöden för godkännande för behandling av förfrågningar, validering av dokument, verifiering av arbetade timmar och andra interna processer.
Automatisera validerings- och godkännandeflöden för tidrapporteringför att förbättra noggrannhet och kontroll.
Möjliggör automatiserat dataflödemellan leverans (projekt, timmar) och finansiella processer (fakturering).
Anpassa faktureringsprocessen för att uppfylla myndighetssystemets krav och integrera det med externa tjänster.
Konfigurera automatiska varningar, påminnelser och statusmeddelanden i hela systemet.

Anpassning av Salesforce-moduler

Salesforces färdiga moduler passade inte helt Innowise:s specifika behov, så vi anpassade plattformen för att få den att fungera för oss. Våra Salesforce-utvecklare grävde verkligen ner sig i systemet och skräddarsydde det för att matcha våra unika affärsprocesser. Vi fokuserade på att se till att vi fick bästa möjliga värde för vår investering och hittade kostnadseffektiva lösningar där vi kunde. I de fall där våra processer inte riktigt stämde överens med vad Salesforce erbjöd lade vi till anpassade komponenter och arbetsflöden för att fylla luckan. Så här gick vi tillväga:

Kostnadseffektiv kundanpassning: Vi såg till att balansera kostnaden för kostnaden för anpassade funktioner med det affärsvärde de skulle tillföra, och undvek överkomplicerade lösningar när enklare fungerade.
Anpassat arbetsflöde för avslut av affärer: Vi har byggt en speciell process för att avsluta affärer i Avslutad vunnen/avslutad förlorad steg. Detta hjälpte oss att förstå varför vi förlorade affärer och såg till att vi samlade in rätt information när vi startade nya projekt.
Valideringsregler: För att se till att alla angav rätt data data, skapade vi anpassade valideringar som säkerställde att viktig information samlades in, särskilt i början av ett projekt.
Anpassade objekt och fält: Vi skapade objekt och fält som passade våra unika behov, till exempel resursplanering, försäljningsuppföljning, och kundengagemang.
Anpassade sidlayouter och rapporter: Vi utformade layouter och rapporter rapporter som gjorde det enkelt att följa utvecklingen och hålla koll på läget.
Anpassade instrumentpaneler: Vi byggde instrumentpaneler för att ge våra ledarskap realtidsinsikter i affärsresultat, så att de snabbt kunde fatta välgrundade beslut snabbt.

Utbildning och införande av användare

Utbildning var en kritisk komponent för att säkerställa att användarna tog till sig systemet på ett smidigt sätt. Vi såg till att medarbetarna var väl förberedda för att använda Salesforce på ett effektivt sätt, vilket var nyckeln till att få ut alla fördelar av systemet. Som komplement till utbildningsinsatserna fokuserade vi på:

Praktiska workshops för olika team, från försäljning till projektledning, för att säkerställa förståelse för deras respektive Salesforce-funktioner.
Skapa omfattande användarhandböcker och resurser, inklusive en Salesforce kunskapsbas för att stödja pågående lärande.
Certifieringar: En av testpersonerna slutförde Salesforce-administratör certifiering, som senare blev Supportchef, och säkerställa kontinuerlig support för över 300 användare.

Stöd och optimering efter implementeringen

Efter att Salesforce framgångsrikt hade implementerats stannade inte vårt arbete upp. Vi fortsatte att övervaka plattformens prestanda och samla in feedback från användarna för att göra kontinuerliga förbättringar. Vårt supportteam tillhandahållit löpande systemunderhåll, löst eventuella tekniska problem och säkerställt att plattformen förblivit optimerad. Denna fas inkluderade:

Regelbundna insamlingar feedback från användare för att identifiera smärtpunkter och göra systemförbättringar.
Utökade integrationer med nya verktyg som t.ex. marknadsföringsplattformar, lönesystem, och verktyg för statlig rapportering (KSeF).
Finjusteringar anpassade rapporter och instrumentpaneler för att förbättra datanoggrannheten och beslutsprocesserna.

Det här projektet handlade inte bara om att flytta data till Salesforce. Vi använde det för att sammanföra spridda processer, förbättra datakvaliteten och bygga ett system som stöder verksamheten från den första kundförfrågan till projektleverans.

Igor Medyuha Chef för Automatiseringsavdelningen

Teknik

Salesforce-plattformen

Försäljning Cloud, Erfarenhet Cloud, Salesforce Flow, Apex, Lightning Aura, Lightning Web Components (LWC), Einstein Activity Capture, Platform Events

Integrationer

HRM, Jira, Google Workspace, Marknadsföringsverktyg (Instantly), HubSpot, KSeF, tidsspårningssystem, interna bots/ bemanningsverktyg, lönesystem, lead Generering av forskningssystem

Automation & arbetsflöde

Apex Triggers, Salesforce Flow

Anpassad utveckling & rapportering

Apex, Lightning Web Components (LWC), Lightning Aura, Rapporter och Dashboards, Anpassade rapporttyper

Dataintegration och -migrering

REST API, Bulk API, Anpassade skript (Apex)

Versionskontroll och driftsättning

Bitbucket, Bitbucket pipelines

Team

Projektet inleddes med ett kompakt internt team: en projektledare/affärsanalytiker och en utvecklare. I takt med att systemet utvidgades till fler affärsfunktioner och användargrupper utökade vi teamet för att stödja löpande utveckling, testning, analys och användarsupport.

Teknisk ledare

Utvecklare

Affärsanalytiker

Projekt- ledare

QA-specialister

Salesforce certifierad administratör

Resultat

Projektets löptid

Augusti 2022 - löpande

Efter implementeringen av Salesforce gick saker mycket smidigare på Innowise. Med allt på ett ställe och automatiserade nyckelprocesser såg vi några verkliga förbättringar i effektivitet, noggrannhet och teamsamarbete.

Minskad tidsåtgång för manuella uppgifter: Automatisering eliminerade repetitiva uppgifter, vilket gjorde det möjligt för teamen att fokusera på mer strategiskt arbete.
Förbättrad datanoggrannhet: Genom att migrera data till Salesforce minimerades inkonsekvenser och fel, vilket gjorde datan mer tillförlitlig.
Förbättrad rapportering: Med rena data kunde vi skapa rapporter och instrumentpaneler i realtid, vilket sparade tid på rapportgenerering och gav bättre insikter.
Projektspårning från början till slut: Hela processen (från kundförfrågan till projektavslut) finns nu på ett ställe, vilket förbättrar den övergripande överblicken och minskar antalet fel vid inmatning av data.
Användbara analyser: Vi har nu möjlighet att samla in och analysera nyckeltal som t.ex: antal klientförfrågningar från alla kanaler och antal pågående affärer, konvertering och undertecknade kontrakt.

Alla dessa uppgifter används av relevanta avdelningar (försäljning, juridik, ekonomi, resurshantering) för att fatta välgrundade beslut.

Innehållsförteckning

Förena dina system med Salesforce

Kontakta oss

Boka ett samtal eller fyll i formuläret nedan så återkommer vi till dig när vi har behandlat din förfrågan.

Namn

Företag

E-post

Telefon

Meddelande

Skicka ett röstmeddelande till oss

Bifoga dokument

Ladda upp filen

Du kan bifoga 1 fil på upp till 2 MB. Giltiga filformat: pdf, jpg, jpeg, png.

Genom att klicka på Skicka samtycker du till att Innowise behandlar dina personuppgifter enligt våra Integritetspolicy för att förse dig med relevant information. Genom att lämna ditt telefonnummer samtycker du till att vi kan kontakta dig via röstsamtal, SMS och meddelandeappar. Samtals-, meddelande- och datataxor kan gälla.

Du kan också skicka oss din förfrågan

till contact@innowise.com

Vad händer härnäst?

När vi har tagit emot och behandlat din förfrågan återkommer vi till dig för att beskriva dina projektbehov och undertecknar en NDA för att säkerställa sekretess.

Efter att ha undersökt dina önskemål, behov och förväntningar kommer vårt team att ta fram ett projektförslag förslag med arbetsomfattning, teamstorlek, tids- och kostnadsberäkningar.

Vi ordnar ett möte med dig för att diskutera erbjudandet och fastställa detaljerna.

Slutligen undertecknar vi ett kontrakt och börjar arbeta med ditt projekt direkt.