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Zunächst einmal, Kosten für die ERP-Einführung Das scheint zunächst ganz einfach zu sein. Man sieht die Softwarelizenz, den Kostenvoranschlag des Anbieters und den Projektzeitplan. Doch schon bald tauchen schwierigere Fragen auf.
Sind Ihre Daten einsatzbereit? An welche Systeme soll das ERP-System angebunden werden? Wer entscheidet, welche Arbeitsabläufe beibehalten, welche geändert werden und welche Berichte weiterhin wöchentlich benötigt werden? Berücksichtigt man Konfiguration, Anpassung, Schulung, Implementierung und laufenden Support, fällt das ERP-Budget oft deutlich höher aus als im ursprünglichen Angebot vorgesehen.
In dieser Anleitung werde ich erklären, was ERP-Implementierung wie hoch die Kosten in der Regel sind, welche Faktoren den Endpreis beeinflussen, wo häufig zusätzliche Kosten anfallen und wie man ein Budget plant, das auch dann noch funktioniert, wenn das Projekt die Anfangsphase hinter sich hat.
Kommen wir gleich zur Kernfrage: Wie viel kostet es, ein ERP-System einführen? Bei einer Basisinstallation mit Standard-Workflows können die Implementierungskosten zwischen $25.000 bis $100.000. Mittelständische Unternehmen fallen oft in die $100.000–$500.000 Bereich. Die Einführung in großen Unternehmen mit mehreren Standorten, strenge Compliance-Anforderungen und komplexe Integrationen können zwischen $500.000 und mehr als $2 Millionen.
Die Entwicklung maßgeschneiderter ERP-Systeme beginnt in der Regel bei über $1 Million denn der Umfang ist wesentlich größer. Anstatt vorgefertigte Module einzurichten, entwickelt das Team Arbeitsabläufe, Datenlogik, Benutzerrollen und Integrationen, die genau auf die tatsächlichen Abläufe in Ihrem Unternehmen zugeschnitten sind.
Das Knifflige daran ist, dass zwei Unternehmen sich für dieselbe ERP-Plattform entscheiden und dennoch sehr unterschiedliche Kostenvoranschläge erhalten können. Das eine benötigt möglicherweise nur Finanz- und Bestandsmodule mit geringem Konfigurationsaufwand. Ein anderes benötigt möglicherweise die Bereinigung alter Daten, die Anbindung von CRM- und Lagersystemen, die Neugestaltung von Genehmigungsprozessen, die Einrichtung rollenbasierter Zugriffsrechte sowie die Unterstützung mehrerer Standorte. Das Angebot mag zwar denselben ERP-Namen enthalten, doch der dahinterstehende Arbeitsaufwand ist unterschiedlich.
Die folgende Tabelle zeigt die typischen anfänglichen Kostenspannen für ERP-Projekte. Der endgültige Betrag ändert sich, sobald Sie den Umfang, die Nutzer, die Module, die Datenverarbeitung, die Integrationen und die Anbieterbedingungen festgelegt haben.
| Art des ERP-Projekts | Typische Implementierungskosten | Ideal für |
|---|---|---|
| Grundlegende ERP-Implementierung | $25.000 bis $100.000 | Kleine Unternehmen mit Standard-Arbeitsabläufen |
| Einführung eines ERP-Systems im Mittelstand | $100.000 bis $500.000 | Unternehmen mit mehreren Abteilungen, Integrationen und Benutzergruppen |
| Einführung eines Unternehmens-ERP-Systems | $500.000 bis über $2 Millionen | Große Unternehmen mit komplexen Geschäftsabläufen, Compliance-Anforderungen und Standortstrukturen |
| Kundenspezifische ERP-Entwicklung | Über $1 Million | Unternehmen mit individuellen Arbeitsabläufen, die von Standardplattformen nicht unterstützt werden können |
| ERP-Modernisierung oder -Migration | 1 TP 181 T 75.000 bis über 1 TP 181 T 750.000 | Unternehmen, die veraltete ERP-Systeme ersetzen oder von einer lokalen Lösung auf die Cloud umsteigen |
Um zu verstehen, wohin Ihr ERP-Budget fließt, sollten Sie den Kostenvoranschlag in einzelne Kostenkategorien aufschlüsseln, anstatt nur den Gesamtbetrag zu betrachten. Dies Aufschlüsselung der Kosten für die ERP-Einführung hilft Ihrem Team dabei, zu erkennen, was analysiert, konfiguriert, erstellt, verbunden, migriert, getestet und betreut werden muss.
Manche Kosten sind von Anfang an klar. So werden beispielsweise Softwarelizenzen oft pro Benutzer, pro Modul oder als Abonnement abgerechnet. Andere Kosten lassen sich schwerer vorhersagen, da sie von Ihrer aktuellen Unternehmensstruktur abhängen. Integrationen, Anpassungen und Datenmigrationen erfordern in der Regel mehr Aufwand, wenn Ihre Systeme veraltet sind, Ihre Prozesse uneinheitlich sind oder Ihre Daten vor der Migration bereinigt werden müssen. Deshalb ist es wichtig, ERP-Beratung frühzeitig. So lässt sich der Umfang festlegen, bevor unklare Anforderungen später zu zusätzlichem Arbeitsaufwand führen.
In der folgenden Tabelle sind die wichtigsten Kosten für die ERP-Einführung Kategorien und erläutert, wie sich die einzelnen Kategorien auf Ihr Budget auswirken.
| Kostenkategorie | Was ist im Lieferumfang enthalten? | Auswirkungen auf den Haushalt |
|---|---|---|
| Analyse und Beratung | Anforderungsanalyse, Prozessabbildung, Lieferantenauswahl und Roadmap | Niedrig bis mittel |
| Software-Lizenzierung | Abonnement- oder unbefristete Lizenzgebühren, Module, Benutzerlizenzen | Mittel bis hoch |
| Konfiguration | Einrichtung von Standard-ERP-Modulen, Rollen, Workflows und Regeln | Mittel |
| Anpassung | Benutzerdefinierte Funktionen, Berichte, Arbeitsabläufe, Erweiterungen | Mittel bis sehr hoch |
| Integrationen | CRM, E-Commerce, BI, Lohnabrechnung, Lagerverwaltung, Bankwesen, Tools von Drittanbietern | Mittel bis hoch |
| Datenmigration | Datenprüfung, Datenbereinigung, Datenzuordnung, Datenübertragung, Datenvalidierung | Mittel bis hoch |
| Infrastruktur | Server, Cloud-Ressourcen, Hosting, Sicherheitstools, Geräte | Von niedrig nach hoch |
| Schulungen | Einführung neuer Benutzer, Schulung von Administratoren, Dokumentation, Workshops | Niedrig bis mittel |
| Veränderungsmanagement | Kommunikation, Prozessumsetzung, Abstimmung mit den Beteiligten | Mittel |
| Test und Bereitstellung | Qualitätssicherung, Benutzerakzeptanztests, Support bei der Inbetriebnahme | Mittel |
| Unterstützung nach dem Launch | Fehlerbehebung, Leistungsoptimierung, Updates, Optimierung | Mittel |
Nachdem Sie die Kostenaufschlüsselung geprüft haben, besteht der nächste Schritt darin, zu entscheiden, welche Art von System zu Ihrem Unternehmen passt. Für viele Unternehmen reicht ein plattformbasiertes ERP-System mit Standardmodulen und begrenzten Anpassungsmöglichkeiten aus. Wenn Sie jedoch zu viel Zeit damit verbringen, ein vorgefertigtes Produkt an Ihre Prozesse anzupassen, ist ein maßgeschneidertes ERP-System die bessere Wahl.
Diese Entscheidung wirkt sich sowohl auf Ihr anfängliches Budget als auch auf Ihre langfristigen Kosten aus. Ein plattformbasiertes ERP-System ist anfangs in der Regel kostengünstiger, allerdings fallen Lizenzgebühren an und Sie sind an die Vorgaben des Anbieters gebunden. Ein maßgeschneidertes ERP-System ist zwar zunächst teurer, bietet Ihnen jedoch mehr Kontrolle über Architektur, Funktionen, Integrationen und zukünftige Updates.
So würde ich die beiden Optionen aus budgetärer Sicht vergleichen.
| Option | Kostenprofil | Stärken | Risiken |
|---|---|---|---|
| Plattformbasiertes ERP | Geringere anfängliche Implementierungskosten, wiederkehrende Lizenzgebühren | Schnellere Einführung, Unterstützung durch den Anbieter, vorgefertigte Module | Anbieterabhängigkeit, kostenpflichtige Zusatzfunktionen, Einschränkungen bei individuellen Arbeitsabläufen |
| Individuelles ERP | Höhere Anschaffungskosten, mehr Kontrolle über die Architektur | Auf individuelle Prozesse zugeschnitten, keine überflüssigen Module, flexible Eigentumsverhältnisse | Längerer Zeitrahmen, höherer Aufwand für Erkundung und Entwicklung, mehr Verantwortung für die Unterstützung |
Die Art und Weise, wie Sie ein ERP-System bereitstellen, wirkt sich darauf aus, wie sich die Kosten im Laufe der Zeit auswirken. Bei einem Cloud-ERP-System fallen geringere Vorabkosten an, doch zu den laufenden Kosten zählen Abonnements, Benutzerlizenzen, Speicherplatz, Nutzungsbeschränkungen, Anbieter-Support und Upgrades. Bei einem lokal installierten ERP-System fallen mehr Ausgaben im ersten Jahr an, darunter Server, Datenbanklizenzen, Backups, Notfallwiederherstellung, Sicherheitstools, Überwachung und internes Personal.
Ein Hybrid-ERP-System zeichnet sich dadurch aus, dass es beide Kostenmodelle kombiniert. So können Sie beispielsweise die Kernbereiche Finanzen oder Produktion vor Ort betreiben, Cloud-Module für CRM oder Analysen hinzufügen und für die Integration zwischen diesen Modulen bezahlen. Dieser Ansatz kann sich für Unternehmen mit älteren Systemen gut eignen, verursacht jedoch zusätzliche Kosten für Identitätsmanagement, Datensynchronisation, Netzwerkzugang und Support.
Deshalb empfehle ich, ERP-Bereitstellungsmodelle anhand der Gesamtbetriebskosten über einen Zeitraum von drei bis fünf Jahren zu vergleichen. Im ersten Angebot fehlen oft wichtige Details. Achten Sie darauf, dass Infrastruktur, Lizenzen, Upgrades, Support, Sicherheit, Testumgebungen und der Zeitaufwand Ihres Teams berücksichtigt werden.
In der folgenden Tabelle vergleiche ich die drei Bereitstellungsmodelle unter budgetären Gesichtspunkten.
| Bereitstellungsmodell | Vorabkosten | Wiederkehrende Kosten | Wichtigste Kostentreiber | Ideal für |
|---|---|---|---|---|
| Cloud ERP | Niedrig | Mittel bis hoch | Abonnements, Benutzerlizenzen, Speicherplatz, Hersteller-Support, kostenpflichtige Add-ons | Wachsende Unternehmen, die eine schnellere Einführung und eine vom Anbieter verwaltete Infrastruktur benötigen |
| Vor-Ort-ERP | Hoch | Mittel | Server, Datenbanklizenzen, Sicherheitstools, Datensicherung, interne Verwaltungsaufgaben | Unternehmen mit strengen Datenschutzvorschriften, veralteter Infrastruktur oder spezifischen Compliance-Anforderungen |
| Hybrid-ERP | Mittel bis hoch | Mittel bis hoch | Integrationsschicht, Identitätsmanagement, Datensynchronisation, Netzwerkzugang, Zuständigkeit für den Support | Unternehmen, die einige Altsysteme beibehalten und gleichzeitig schrittweise Cloud-Module einführen müssen |
Versteckt Kosten für die ERP-Einführung entstehen meist dadurch, dass der Arbeitsaufwand zu Beginn unterschätzt wurde. Die Daten sehen auf den ersten Blick einwandfrei aus, bis die Migration beginnt. Ein Bericht erscheint einfach, bis drei Abteilungen unterschiedliche Ansichten benötigen. Eine Integration scheint auszureichen, bis das Team feststellt, dass ein anderes Tool noch immer einen Teil des Prozesses abwickelt.
Bei den meisten ERP-Projekten würde ich dem Budget eine Sicherheitsreserve von 10–20% einplanen. Verwenden Sie den unteren Wert für Standardimplementierungen mit sauberen Daten und wenigen Integrationen. Verwenden Sie den höheren Wert, wenn das Projekt die Migration von Altsystemen, benutzerdefinierte Logik, mehrere Standorte, strenge Compliance-Anforderungen oder viele vernetzte Systeme umfasst.
Ich empfehle Ihnen, die unten aufgeführten versteckten Kosten zu prüfen, bevor Sie Ihr ERP-Budget genehmigen.
Alte ERP-Daten sind selten so, wie sie sind, für die Migration bereit. Kundendatensätze können doppelt vorhanden sein, Produktnamen können unterschiedlichen Formaten folgen, und Finanzdaten können Lücken aufweisen, die erst beim Mapping sichtbar werden. Ohne eine frühzeitige Bereinigung verbringt das Team abrechnungsfähige Implementierungszeit damit, Datensätze zu korrigieren, die eigentlich schon vor der Migration hätten überprüft werden müssen.
Bei der Einführung von ERP-Systemen kommt es häufig zu einer kurzen Phase, in der die Teams die gleiche Arbeit langsamer erledigen. Manche Prozesse laufen möglicherweise sowohl im alten als auch im neuen System, Führungskräfte müssen vor der Freigabe möglicherweise zusätzliche Überprüfungen vornehmen, und die Teams in der Finanzabteilung oder im Lager benötigen möglicherweise mehr Zeit als üblich für den Datenabgleich. Diese Kosten sind nicht immer im Angebot des Anbieters enthalten, wirken sich aber dennoch auf das Budget aus. Möglicherweise benötigen Sie während der Umstellung und in den ersten Wochen nach der Einführung vorübergehende Unterstützung, Überstunden, müssen mit einer langsameren Auftragsabwicklung rechnen oder zusätzliche interne Arbeitsstunden einplanen.
Die Schulung endet nicht am Tag der Inbetriebnahme. Neue Mitarbeiter, Mitarbeiter, die neue Aufgaben übernehmen, Saisonkräfte und neue Verwaltungsmitarbeiter benötigen auch nach der Inbetriebnahme des ERP-Systems noch eine Einarbeitung. Wenn sich das Unternehmen ausschließlich auf einmalige Schulungen verlässt, steigt die Zahl der Supportanfragen in der Regel an. Die Nutzer vergessen Schritte, wissen nicht, wer für die einzelnen Prozesse verantwortlich ist, oder fallen in alte Gewohnheiten zurück, weil der neue Arbeitsablauf nicht ausreichend dokumentiert wurde.
Die Kosten für die Berichterstellung steigen oft erst gegen Ende einer Implementierung an. Wenn Anwender das neue ERP-System nutzen und es mit ihren alten Tabellenkalkulationen vergleichen, fordern sie möglicherweise zusätzliche Dashboards, Filter, Exportfunktionen oder Genehmigungsansichten an. Viele dieser Anfragen sind durchaus sinnvoll, erfordern jedoch dennoch Konzeption, Entwicklung, Tests und Freigabe. Diese sollten nicht automatisch als geringfügige Änderungen betrachtet werden.
In der frühen Planungsphase kann es leicht passieren, dass bestimmte Tools übersehen werden, insbesondere wenn sie nur von einem Team genutzt werden. Später stellt man dann möglicherweise fest, dass das ERP-System doch noch Daten aus einem Bankexport, einer Lagerverwaltungs-App, einem Lohnabrechnungssystem, einem BI-Dashboard oder einer wichtigen Tabellenkalkulation benötigt. Jedes übersehene Tool bedeutet zusätzlichen Integrationsaufwand, wie zum Beispiel das Zuordnen von Datenfeldern, das Einrichten von Zugriffsrechten, das Testen, die Fehlerbehebung und den Support. Schon eine einzige zusätzliche Anbindung kann sich auf den Projektkostenvoranschlag auswirken, wenn sie nicht von Anfang an berücksichtigt wurde.
Das Änderungsmanagement wird zu einem versteckten Kostenfaktor, wenn Teams zwar das Budget für das System einplanen, dabei aber übersehen, wie die Mitarbeiter von alten Arbeitsweisen auf neue umsteigen sollen. Jemand muss Anleitungen aktualisieren, neue Rollen erklären, Fragen aus den einzelnen Abteilungen beantworten und die Nutzer dazu ermutigen, das ERP-System nach der Einführung zu nutzen. Wird diese Arbeit ausgelassen, treten die Kosten später zutage. Die Nutzer senden mehr Supportanfragen, Führungskräfte müssen Dinge immer wieder erklären, und manche Mitarbeiter nutzen neben dem ERP weiterhin alte Tabellenkalkulationen. Das Unternehmen zahlt letztendlich sowohl für das neue System als auch für die alten Notlösungen.
Die ersten Wochen nach der Inbetriebnahme verlaufen selten genau nach Plan. Benutzer stoßen möglicherweise auf fehlerhafte Genehmigungsschritte, Berichte zeigen unter Umständen unerwartete Zahlen an, und Integrationen müssen manchmal korrigiert werden, sobald echte Transaktionen durch das ERP-System fließen. Wenn „Hypercare“ nicht Teil des Kostenvoranschlags ist, kann dieser Zeitraum zusätzliche abrechnungsfähige Stunden für Supportanrufe, administrative Unterstützung, Fehlerbehebungen, Berichtsanpassungen und dringende Überprüfungen vor dem Monatsabschluss oder einer Bestandsaufnahme verursachen.
Sicherheits- und Compliance-Kosten werden leicht übersehen, wenn in einem ERP-Kostenvoranschlag lediglich die “Einrichtung von Benutzerrollen” aufgeführt ist. Diese Position mag unbedeutend klingen, umfasst jedoch häufig Entscheidungen, die vor der Inbetriebnahme von den Finanz-, Sicherheits- oder Compliance-Teams genehmigt werden müssen.
Beispielsweise benötigt das Unternehmen möglicherweise separate Regeln für die Anlage von Lieferanten, die Genehmigung von Zahlungen, die Einsicht in Gehaltsdaten, den Export von Kundendaten und die Buchung von Finanzposten. Jede Regel muss konfiguriert, getestet, dokumentiert und mitunter anhand von Prüfprotokollen nachverfolgt werden. Erkundigen Sie sich frühzeitig, ob der Kostenvoranschlag die Rollenkonzeption, Zugriffstests, Genehmigungsänderungen, die Protokollierung von Prüfvorgängen und die Compliance-Dokumentation umfasst.
Es ist leicht, den Zeitaufwand Ihres Teams für eine ERP-Implementierung zu übersehen, da er nicht auf der Rechnung des Anbieters aufgeführt ist. Dennoch müssen Ihre Mitarbeiter Prozesse erläutern, Fragen des Anbieters beantworten, migrierte Daten überprüfen, Berichte durchsehen, Arbeitsabläufe testen und Entscheidungen genehmigen. Bevor Sie also das Budget genehmigen, sollten Sie klären, wer einbezogen werden muss, wie viele Stunden pro Woche die Beteiligten einplanen sollten und ob Sie vorübergehend zusätzliche Unterstützung benötigen, um deren übliche Aufgaben zu übernehmen.
"Der niedrigste ERP-Kostenvoranschlag ist selten die sicherste Wahl. Wenn ein Anbieter keine kritischen Fragen zu Ihren Daten, Integrationen, Berichten, Benutzerrollen und der geplanten Nutzung des Systems durch Ihr Team stellt, sind diese Kosten nicht verschwunden. Sie werden lediglich auf einen späteren Zeitpunkt im Projekt verschoben."
Den Durchschnittswert kennen Kosten für die Einführung eines ERP-Systems Das ist ein guter Ausgangspunkt, aber für eine aussagekräftige Schätzung benötigen Sie weitere Details. Die Anbieter müssen verstehen, welche Funktionen das ERP-System unterstützen soll, wie Ihre Prozesse ablaufen, wie der Stand Ihrer Daten ist, welche Systeme angebunden werden müssen und wer das System nach der Einführung nutzen wird.
Sammeln Sie diese Informationen, bevor Sie Anbieter um Preisangebote bitten. Auf diese Weise können Sie die Angebote auf einer vergleichbaren Basis gegenüberstellen und vermeiden, dass Sie raten müssen, was in einem niedrigen Kostenvoranschlag möglicherweise fehlt. Nutzen Sie diese Checkliste, um ein realistisches ERP-Budget zu erstellen:
Entscheiden Sie, welchen Bereich das ERP-System als Erstes verbessern soll, beispielsweise die Finanzberichterstattung, die Bestandsgenauigkeit, die Auftragsabwicklung, die Beschaffung, die Produktionsplanung oder einen anderen Geschäftsbereich. Auf diese Weise wird der Kostenvoranschlag an Ihre geschäftlichen Prioritäten geknüpft, anstatt lediglich Funktionen aufzulisten.
Halten Sie fest, wie Ihre Arbeit derzeit abläuft und was Sie nach der Einführung des ERP-Systems ändern möchten. Achten Sie dabei besonders auf Genehmigungsvorgänge, Ausnahmen, manuelle Schritte, Tabellenkalkulationen und alle Umgehungslösungen, die Ihre Teams nutzen.
Listen Sie die ERP-Module auf, die Sie für die erste Einführungsphase benötigen, wie beispielsweise Finanzwesen, Lagerverwaltung, Beschaffung, CRM, Personalwesen, Fertigung, Lagerverwaltung und Berichtswesen. Markieren Sie, welche Module für die erste Phase unverzichtbar sind und welche bis später warten können.
Schätzen Sie die Anzahl Ihrer Benutzer und gruppieren Sie diese anschließend nach Kategorien, z. B. Administratoren, Finanzmitarbeiter, Lagerpersonal, Führungskräfte, Genehmiger, Prüfer und externe Benutzer. Diese Rollen wirken sich auf die Lizenzierung, die Zugriffseinrichtung, Schulungen und Tests aus.
Ermitteln Sie, welche Daten in das neue ERP-System migriert werden müssen, darunter Kunden, Lieferanten, Produkte, Lagerbestände, Rechnungen, Aufträge, Mitarbeiter, Finanzdaten und vergangene Transaktionen. Die Qualität Ihrer Daten bestimmt, wie viel Aufwand für die Bereinigung, Zuordnung, Validierung und Migration erforderlich ist.
Notieren Sie alle Systeme, mit denen das ERP-System verbunden werden muss, wie z. B. CRM, E-Commerce, Lohn- und Gehaltsabrechnung, BI, Bankensysteme, Lagerverwaltungssysteme, Logistiksysteme, Altsysteme und wichtige Tabellenkalkulationen. Jede Verbindung bedeutet zusätzlichen Aufwand für die Anbindung, das Testen und den Support.
Entscheiden Sie, ob das ERP-System in der Cloud, auf Ihren eigenen Servern oder in einer Hybridumgebung betrieben werden soll. Diese Entscheidung wirkt sich auf Ihre Infrastruktur, Ihre Abonnements, die Sicherheit, den Support, Upgrades sowie die Arbeitsbelastung Ihres IT-Teams aus.
Planen Sie ein Budget für Anwenderschulungen, Administratorschulungen, Prozessanleitungen, Überprüfungen der Systemakzeptanz und die Unterstützung der Teams nach der Einführung ein. Diese Maßnahmen tragen dazu bei, Verwirrung während der Einführung zu vermeiden und erleichtern es allen Beteiligten, sich an die neuen Arbeitsabläufe anzupassen.
Planen Sie einen Puffer für Datenprobleme, verspätete Berichtsanfragen, zusätzliche Integrationen, Compliance-Prüfungen und Support nach der Einführung ein. Bei den meisten ERP-Projekten ist es sinnvoll, mit einer Reserve von 10–20% zu beginnen.
Sobald Sie Ihren Kostenvoranschlag haben, besteht der nächste Schritt darin, sichere Möglichkeiten zur Kostensenkung zu finden. Ich rate davon ab, Einsparungen bei Tests, der Migration, Schulungen oder der Bedarfsanalyse vorzunehmen. Diese Schritte tragen dazu bei, spätere kostspielige Probleme zu vermeiden. Suchen Sie stattdessen nach Möglichkeiten, unnötigen Aufwand zu vermeiden, bevor er in den Plan aufgenommen wird.
Beginnen Sie Ihre erste Einführung mit den Modulen, die Ihr Unternehmen am dringendsten benötigt, wie beispielsweise Finanzwesen, Bestandsverwaltung, Beschaffung, Lagerverwaltung, Berichterstellung oder Produktionsplanung. Fügen Sie erweiterte Funktionen später hinzu, sobald das Kern-ERP stabil läuft und die Anwender eine bessere Vorstellung davon haben, was sie benötigen.
Eine „Big-Bang“-Einführung setzt alle Teams, Prozesse und Integrationen auf einmal unter Druck. Bei einer schrittweisen Einführung können Sie mit einem Modul, einer Abteilung, einem Standort oder einem Geschäftsbereich beginnen und die gewonnenen Erkenntnisse nutzen, bevor Sie das ERP-System auf andere Bereiche ausweiten.
Maßgeschneiderter Code verteuert die Entwicklung, das Testen, Upgrades und den langfristigen Support. Bevor Sie maßgeschneiderte Funktionen entwickeln, prüfen Sie, ob die Standardkonfiguration Ihre Anforderungen mithilfe von Workflows, Genehmigungsregeln, Berichten, Rollen, Feldern oder Moduleinstellungen erfüllen kann.
Die Bereinigung der Daten vor Beginn der Migration spart Geld. Überprüfen Sie die Daten auf nicht übereinstimmende Maßeinheiten, unvollständige Steuernummern, veraltete Preislisten, inaktive Lieferanten und Datensätze ohne eindeutigen Verantwortlichen. Die frühzeitige Behebung dieser Probleme reduziert den Nacharbeitsaufwand während der Migration und Validierung.
ERP-Projekte kommen ins Stocken, wenn niemand für geschäftliche Entscheidungen verantwortlich ist. Bestimmen Sie bereits vor Beginn der Anforderungserfassung Prozessverantwortliche für die Bereiche Finanzen, Beschaffung, Lagerverwaltung, Vertrieb, Personalwesen und Berichterstattung. Diese Verantwortlichen können Fragen der Anbieter beantworten, Arbeitsabläufe genehmigen und dazu beitragen, dass Entscheidungen zum Projektumfang im Rahmen bleiben.
Verhandlungen mit Anbietern verlaufen besser, wenn Sie Ihre Anforderungen zunächst schriftlich festhalten. Berücksichtigen Sie dabei Module, Arbeitsabläufe, Benutzer, Integrationen, Berichte, Datenmigration, Zugriffsregeln, Supportanforderungen und Prioritäten bei der Einführung. So können Sie unklare Preisangaben und fehlende Leistungsumfänge leichter erkennen.
Jede Integration bringt zusätzlichen Aufwand für die Zuordnung, das Testen, die Einrichtung des Zugriffs, die Fehlerbehandlung und den Support mit sich. Beginnen Sie mit den Systemen, die für den täglichen Betrieb unverzichtbar sind, wenn die Verbindung zum ERP-System unterbrochen ist. Verschieben Sie sekundäre Datenflüsse, Komfort-Exporte und „Nice-to-have“-Verbindungen auf spätere Phasen.
Erfahrene Anwender tragen dazu bei, den Anbieter und das interne IT-Team nach der Inbetriebnahme zu entlasten. Schulen Sie Mitarbeiter, die die Arbeitsabläufe ihrer Abteilung kennen und in der Lage sind, häufig gestellte Fragen zu beantworten, Feedback einzuholen und Kollegen bei der Umsetzung der neuen Prozesse zu unterstützen.
Ein scheinbar günstigeres Angebot kann letztendlich teurer werden, wenn die Vertragsbedingungen unklar sind. Prüfen Sie vor der Unterzeichnung die Supportzeiten, Reaktionszeiten, Upgrade-Gebühren, die Begrenzung der Benutzerlizenzen, kostenpflichtige Module, den Datenspeicherplatz und die Regeln für Änderungsanträge.
Sobald Sie Ihr Budget festgelegt und Ihre Anforderungen aufgelistet haben, prüfen Sie, ob der Kostenvoranschlag des Partners den gesamten Umfang der Einführung abdeckt, einschließlich der Aufgaben, die zu Beginn oft übersehen werden. Auf folgende Punkte würde ich in seinem Angebot achten.
Ein ERP-Partner muss die für Ihre Branche spezifischen Arbeitsabläufe verstehen. So erfordern beispielsweise Projekte in der Fertigungsindustrie unter Umständen eine Fertigungssteuerung und Stücklisten, während Projekte im Einzelhandel häufig eine Bestandsverwaltung über Filialen, Lager und Vertriebskanäle hinweg erfordern.
Wenn das Team Ihre Branche bereits kennt, kann es fehlende Anforderungen frühzeitig erkennen, und Sie müssen keine grundlegenden Abläufe erklären. So nutzt beispielsweise Innowise dieses Fachwissen in der ERP-Beratung und -Analyse, sodass branchenspezifische Regeln besprochen werden, bevor sie zu nachträglichen Änderungen führen.
Erfahrung mit IT allein reicht für eine erfolgreiche ERP-Implementierung nicht aus. Das Team sollte fundierte Kenntnisse über die Standardmodule, Konfigurationsoptionen, Erweiterungsmöglichkeiten, Lizenzbedingungen und Upgrade-Einschränkungen der Plattform nachweisen können – unabhängig davon, ob Sie SAP, Microsoft Dynamics 365, Odoo oder ein anderes System einsetzen. Dieses Wissen hilft dem Partner bei der Entscheidung, wann eine Standardkonfiguration ausreicht und wann eine maßgeschneiderte ERP-Entwicklung erforderlich ist.
ERP-Systeme funktionieren so gut wie nie isoliert. Erkundigen Sie sich, welche anderen Systeme angebunden werden müssen, beispielsweise die API eines Versanddienstleisters, eine Steuer-Engine, ein EDI-Partner oder sogar eine Tabellenkalkulation, die ein Team noch immer nutzt. Finden Sie anschließend heraus, welche Daten ausgetauscht werden, wie oft die Synchronisierung erfolgt und wer die Anbindung nach der Inbetriebnahme betreuen wird.
Integrationen sollten bereits ab den ersten Sondierungsgesprächen Teil des ERP-Implementierungsplans sein und parallel zu den Modulen und Arbeitsabläufen geplant werden.
Die Datenmigration sollte im Angebot gesondert behandelt werden. Fragen Sie nach, wie das Team Altdaten prüft, bereinigt, zuordnet, überträgt, testet und validiert. Im Angebot sollte außerdem erläutert werden, welche Daten in das neue System übertragen werden, welche zurückbleiben und wer die migrierten Daten vor der Inbetriebnahme freigibt.
Die Einführung eines ERP-Systems verändert die Arbeitsweise der Mitarbeiter. Daher sollte der Plan die Schulung der Anwender, aktualisierte Prozessanweisungen, die Übergabe der Verwaltungsaufgaben sowie den Support nach der Inbetriebnahme umfassen. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wer für die einzelnen Aufgaben verantwortlich ist, und dass all diese Arbeiten im Kostenvoranschlag enthalten sind.
Sicherheitsaspekte müssen von Beginn an in das Projekt einbezogen werden. Der Vorschlag sollte Benutzerrollen, Genehmigungsregeln, Prüfprotokolle, Zugriffstests sowie alle branchen- oder regionalspezifischen Compliance-Anforderungen umfassen. Wenn Sie eine Zeile sehen, in der lediglich “Zugriffskonfiguration” steht, fragen Sie nach, wer diese Kontrollmaßnahmen vor der Inbetriebnahme definiert, konfiguriert und genehmigt.
Seien Sie vorsichtig bei Angeboten, die nur einen einzigen Gesamtbetrag ausweisen. Ein guter Kostenvoranschlag schlüsselt die Kosten nach den einzelnen Posten Lizenzierung, Konfiguration, Anpassung, Migration, Integration, Tests, Schulung und Support auf. Außerdem sollten darin für jeden Posten die Annahmen, Ausschlüsse, Verantwortlichkeiten des Kunden sowie die Regeln für Änderungsanträge aufgeführt sein.
Die ERP-Dienstleistungen von Innowise sind stets so abgegrenzt, sodass leichter erkennbar ist, was in der ersten Einführungsphase enthalten ist und was später umgesetzt werden kann.
Der Vorschlag sollte die Dauer der Hypercare-Phase, die Supportkanäle, die Reaktionszeiten, den Freigabeprozess sowie die Preisgestaltung für neue Anfragen genau darlegen. Achten Sie besonders darauf, falls Ihr ERP-System nach der Einführung fortlaufende Verbesserungen, kundenspezifische Entwicklungen oder neue Integrationen erfordern sollte.
Achten Sie darauf, wie ein Partner auf Anpassungswünsche reagiert. Ein schwacher Partner stimmt allem zu, was zu höheren Kosten und zu Code führen kann, der später schwer zu warten ist. Ein starker Partner wird vor der Durchführung individueller Anpassungen prüfen, ob der Prozess an die Standardfunktionalität des ERP-Systems angepasst werden kann. So lassen sich unnötige Implementierungskosten vermeiden.
Es gibt noch eine weitere Frage zu klären: Was erwarten Sie vom ERP-System? Schauen Sie sich zunächst an, wie Ihr Unternehmen heute funktioniert. Erstellen Sie vor der Implementierung eine Ausgangsbasis und verfolgen Sie dieselben Prozesse, sobald Ihre Teams das neue ERP-System nutzen. So erhalten Sie einen klaren Überblick über Veränderungen bei Kosten, Bearbeitungszeiten, Fehlern und der Arbeitsbelastung der Mitarbeiter. Nutzen Sie die folgenden Kennzahlen, um Ihre Ausgangsbasis zu ermitteln.
Erfassen Sie, wie viele Tage der Monats- oder Quartalsabschluss jeweils in Anspruch nimmt, sowie die Stunden, die für den Abgleich der Zahlen und die Korrektur von Buchungen aufgewendet werden. Ein kürzerer Abschluss bedeutet weniger Zeitaufwand für wiederkehrende Überprüfungen und einen schnelleren Zugriff auf die endgültigen Zahlen für die Geschäftsleitung.
Behalten Sie den durchschnittlichen Bestandswert, die Lager- und Versicherungskosten, Abschreibungen sowie veraltete Bestände im Blick. Eine bessere Planung und genauere Bestandsdaten können dazu beitragen, das in unverkauften Produkten gebundene Kapital zu reduzieren.
Erfassen Sie, wie oft Produkte oder Materialien nicht verfügbar sind, und die daraus resultierenden Kosten, wie beispielsweise Umsatzausfälle, Produktionsverzögerungen oder Notfallkäufe.
Erfassen Sie die Zeit vom Auftragseingang bis zur Auftragsabwicklung. Berücksichtigen Sie dabei manuelle Überprüfungen, Korrekturen, Verzögerungen bei der Freigabe sowie Aufträge, die aufgrund fehlender oder falscher Daten erneut erfasst werden müssen.
Rechnen Sie zusammen, wie viele Stunden Ihr Team damit verbringt, Informationen zwischen Systemen zu kopieren, Tabellenkalkulationen zu überarbeiten, Datensätze zu korrigieren und Rechnungen oder Bestellungen erneut einzugeben.
Erfassen Sie, wie viel Zeit die Erstellung der regelmäßigen Finanz- und Betriebsberichte in Anspruch nimmt. Berücksichtigen Sie dabei auch den Zeitaufwand für die Datenerhebung bei den verschiedenen Teams und die Überprüfung der Zahlen auf Übereinstimmung.
Berechnen Sie die Gesamtkosten für Lizenzen, Hosting, Wartung, fachlichen Support und Fehlerbehebungen für die Systeme, die durch Ihr ERP-System ersetzt werden sollen. Berücksichtigen Sie dabei interne IT-Stunden sowie Kosten für Drittanbieter.
Protokollieren Sie Zugriffsfehler, fehlende Datensätze, Prüfungsfeststellungen sowie den Zeitaufwand Ihres Teams für die Vorbereitung von Belegen oder die Behebung von Kontrolllücken.
Vergleichen Sie, wie viel Zeit Routineaufgaben vor und nach der ERP-Einführung in Anspruch nehmen. Konzentrieren Sie sich dabei auf Prozesse wie Einkaufsgenehmigungen, Bestandsabgleich, Rechnungsbearbeitung und Monatsabschluss.
Rechnen Sie anschließend jede Verbesserung in eine jährliche finanzielle Auswirkung um. Multiplizieren Sie beispielsweise die beim Monatsabschluss eingesparten Stunden mit den Stundenlohnkosten der betreffenden Mitarbeiter und der Anzahl der Abschlussperioden pro Jahr. Geringere Lagerbestände können zu einer Senkung der Lager-, Versicherungs- und Abschreibungskosten führen.
Berechnen Sie den ERP-ROI anhand der Gesamtbetriebskosten. Berücksichtigen Sie dabei Softwarelizenzen, Infrastruktur, Integrationen, Migration, Schulungen, den Zeitaufwand des internen Teams, Support und Upgrades über einen Zeitraum von drei bis fünf Jahren. So erhält die Finanzabteilung einen fairen Vergleich zwischen der Gesamtinvestition und den Einsparungen sowie den betrieblichen Vorteilen, die vom ERP-System erwartet werden.
Der Kosten für die Einführung eines ERP-Systems ist selten eine konkrete Zahl. Sie hängt von der gewählten Plattform, der Größe und dem Umfang Ihres Projekts, der Anzahl der Nutzer, Ihrer Bereitstellungsmethode, etwaigen Anpassungen oder Integrationen, der Qualität Ihrer Daten sowie dem Aufwand ab, der erforderlich ist, um Ihr Team bei der Umstellung auf neue Prozesse zu unterstützen.
Deshalb rate ich davon ab, das erste Angebot als Ihr Gesamtbudget zu betrachten. Berechnen Sie stattdessen die Gesamtbetriebskosten über einen Zeitraum von drei bis fünf Jahren. Konzentrieren Sie sich zunächst auf die wichtigsten Geschäftsprozesse und beziehen Sie die Module, die diese unterstützen, in Ihre erste Einführungsphase ein. Funktionen mit geringerer Priorität können Sie später hinzufügen.
Innowise kann Ihnen dabei helfen, diese Entscheidungen in einen klaren Fahrplan für die ERP-Implementierung umzusetzen. Unsere Berater analysieren Ihre aktuelle IT-Umgebung, Ihre Prozesse, Daten und Integrationsanforderungen, um den Umfang zu definieren und sowohl die Implementierungskosten als auch die Gesamtbetriebskosten (TCO) für einen Zeitraum von drei bis fünf Jahren abzuschätzen.
Die Grundkosten für die Einführung eines ERP-Systems liegen häufig zwischen $25.000 und $100.000. Projekte im Mittelstand liegen typischerweise zwischen $100.000 und $500.000, während die Einführung in Großunternehmen zwischen $500.000 und mehr als $2 Millionen kosten kann. Der endgültige Preis hängt vom Umfang, der Anzahl der Nutzer, den Modulen, den Integrationen, den Daten und den individuellen Anpassungen ab.
Das Budget umfasst in der Regel die Anforderungsanalyse, Softwarelizenzen, Konfiguration, Anpassung, Integrationen, Datenmigration, Infrastruktur, Schulungen, Änderungsmanagement, Tests, Bereitstellung sowie Support nach der Inbetriebnahme.
Die wichtigsten Kostenfaktoren sind der Projektumfang, die benötigten Module, die Anzahl der Nutzer, Anpassungen, Integrationen, Datenvolumen und -qualität, das Bereitstellungsmodell sowie die Vertragsbedingungen des Anbieters.
Cloud Ein ERP-System erfordert in der Regel geringere Anfangsinvestitionen, jedoch fallen im Laufe der Zeit Kosten für Abonnements, Speicherplatz, Support und Nutzung an. Ein lokal installiertes ERP-System verursacht höhere Anfangsinvestitionen und erfordert Infrastruktur, interne Verwaltung, Wartung und Upgrades. Vergleichen Sie die Gesamtbetriebskosten beider Modelle über einen Zeitraum von drei bis fünf Jahren.
Der Zeitplan hängt vom Umfang, den individuellen Anpassungen, der Datenmigration, den Integrationen, der Anzahl der Standorte und dem Einführungsmodell ab. Ein Anbieter sollte den Zeitplan vorlegen, nachdem er diese Anforderungen geprüft und die in den einzelnen Phasen anfallenden Arbeiten ermittelt hat.
Beginnen Sie mit den unverzichtbaren Modulen; führen Sie die Einführung gegebenenfalls schrittweise durch; konfigurieren Sie die Standardfunktionen, bevor Sie benutzerdefinierten Code hinzufügen; bereiten Sie die Daten frühzeitig vor; benennen Sie Prozessverantwortliche; und prüfen Sie die Lizenz- und Supportbedingungen, bevor Sie den Vertrag unterzeichnen.
Ein plattformbasiertes ERP-System eignet sich für Unternehmen, deren Anforderungen größtenteils durch Standardabläufe abgedeckt werden. Ein maßgeschneidertes ERP-System ist sinnvoller, wenn das Unternehmen über einzigartige Geschäftsabläufe, komplexe Integrationen oder branchenspezifische Logik verfügt, die Standardplattformen ohne umfangreiche Anpassungen nicht unterstützen können.
Leiter von ERP-Beratern
Kiryl ist ein Spezialist für die Optimierung des SAP-Ökosystems. Er durchbricht die Komplexität der Unternehmensressourcenplanung, indem er SAP-Module auf spezifische Arbeitsabläufe zuschneidet, um sicherzustellen, dass Kunden maximale Effizienz aus ihrem digitalen Kern herausholen.
