Odoo ERP implementatie voor IS Engineering

Innowise implementeerde Odoo 17 Enterprise voor IS Engineering als één gekoppeld systeem voor verkoop, inkoop, productie, financiën, service, HR en rapportage.

100% verenigd

activiteiten onder één ERP

Volledige traceerbaarheid

van productie tot financiering

Aangesloten afwerkapparatuur verzamelt lijngegevens voor onderhoudsplanning en end-to-end zichtbaarheid

Industrie Productie

Regio Duitsland

Diensten Odoo-instelling, Odoo-integraties, gegevensmigratie

Klant sinds 2024

Overzicht klanten

Artikel samenvatten met AI

De klant is IS Engineering Monforts Walzentechnik, een vooraanstaande leider op het gebied van precisierolborsteltechnologie. Met meer dan 60 jaar innovatie en vakmanschap ontwerpt en produceert het bedrijf met de hand hoogwaardige borstelwalsen op maat voor industrieën als glas, textiel, drukkerijen, voedingsmiddelen, houtverwerking, vloeren en staal. Monforts staat bekend om zijn uitmuntende engineering en praktische samenwerking met klanten en garandeert dat elke oplossing, of het nu gaat om een enkel prototype of een volledige productielijn, voldoet aan de meest veeleisende industriële eisen.

We zien Innowise als een betrouwbare en zeer bekwame business partner die een cruciale rol heeft gespeeld in de succesvolle uitvoering van ons project. Hun team toonde een ongeëvenaarde betrouwbaarheid, uitstekende technische expertise en zorgde ervoor dat de migratie en hyper-care fasen naadloos werden uitgevoerd, wat resulteerde in een snelle en probleemloze Odoo-implementatie.

Carlo Mobayed CEO, IS Engineering Monforts Walzentechnik

Uitdaging

IS Engineering Monforts Walzentechnik maakte al tientallen jaren op maat gemaakte walsborstels, maar hun interne processen hadden geen gelijke tred gehouden met de complexiteit van moderne productie. Elke bestelling werd op specificatie gemaakt, wat betekende dat verkoop-, inkoop- en productieteams nauw moesten samenwerken om de zaken in beweging te houden. Offertes, doorlooptijden en planning werden op gefragmenteerde manieren afgehandeld, wat wrijving en onnodige druk veroorzaakte.

Het verzenden bracht nog meer complicaties met zich mee. Voor elke bestelling moesten de afmetingen, het gewicht en de prijs van de kratten worden berekend met standaardformules. Dit handmatig doen liet ruimte voor inconsistenties, wat vaak extra kosten en vertragingen veroorzaakte.

Klantenserviceprocessen waren al even gefragmenteerd. Eén enkele klacht kon het aanmaken van een ticket, inspectie, mogelijke retouren, herbewerking in de productie en kredietverlening omvatten. Maar zonder een centrale workflow was het moeilijk om de voortgang te volgen en problemen snel op te lossen.

De financiële activiteiten stonden onder druk. De boekhouding was ondergebracht in DATEV, terwijl bestellingen, leveringsbonnen en facturen handmatig werden voorbereid in aparte tools. Die opzet leidde vaak tot fouten: verkeerde belastingtarieven, verkeerd berekende prijzen en ontbrekende documenten. De voorraad was niet verbonden met de boekhouding, dus de voorraadniveaus waren onbetrouwbaar en de kosten liepen terug.

Gegevensbeheer was een ander knelpunt. Teams hadden gestandaardiseerde productsjablonen, vooraf gedefinieerde lijsten en toegangscontroles op veldniveau nodig om handmatige invoerfouten te verminderen en kritieke gegevens consistent te houden tussen afdelingen.

Technisch gezien moest de oplossing draaien op Odoo.sh met aparte ontwikkel-, staging- en productieomgevingen om veilig testen en probleemloze releases te garanderen.

Het systeem moest ook een brede reeks applicaties verenigen (verkoop, CRM, inkoop, voorraad, productie, boekhouding, kwaliteit en werkvloer), samen met aangepaste extensies zoals een krattencalculator, een verkoopprijscalculator en automatisering van verwachte leverdata.

De productiekant had zeer specifieke eisen. Het systeem moest ondersteuning bieden voor nauwkeurige stuklijsten, het bijhouden van werkorders, tijdregistratie en prestatiestatistieken op werkvloerniveau. Kwaliteitscontroles moesten naadloos worden geïntegreerd in de productiestroom. Om vertragingen en materiaaltekorten te voorkomen, moest de oplossing ook automatische aanvulling mogelijk maken via een mix van nabestellingsregels en make-to-order routes, zonder nieuwe knelpunten te introduceren.

Verkort de verwerkingstijd van claims met Odoo.

Oplossing die we hebben geleverd

Ontdekking & planning

Ons team begon met het definiëren van wat het nieuwe ERP moest omvatten. De scope omvatte Odoo-kernmodules voor verkoop, CRM, inkoop, voorraadbeheer, productie, boekhouding, kwaliteitscontrole, werkvloer en onderhoud, samen met ondersteunende tools zoals documentbeheer en barcoding. Vanaf dag één maakten we ook een lijst van aangepaste functies die de klant nodig had, zoals een krattencalculator, een verkoopprijscalculator, automatisering van verwachte leverdatums en zoekfuncties.

We kwamen een deployment setup overeen met Odoo.sh met drie omgevingen: ontwikkeling, staging (UAT) en productie. Deze structuur gaf ons een veilige manier om nieuwe functies te testen onder omstandigheden die live leken, voordat we ze uitrolden.

Om de gegevens betrouwbaar te houden, bevatte het plan gestandaardiseerde productsjablonen, vooraf gedefinieerde lijsten en rolgebaseerde veldzichtbaarheid. Afmetingen van verzendkratten, gewicht en prijzen werden gekoppeld aan vaste formules zodat elke order dezelfde rekenregels zou volgen.

Oplossing ontwerp

Onze experts bouwden de oplossing op Odoo.sh met aparte ontwikkel-, staging- (UAT) en productieomgevingen. Dankzij deze opzet kan het projectteam elke release valideren onder omstandigheden die dicht bij livegang liggen voordat de release wordt uitgerold naar productie.

Het ontwerp verbindt kernactiviteiten in één ecosysteem. Verkoop en CRM sturen offertes en verkooporders aan. Inventaris, Inkoop en Productie verwerken BOM's, werkorders, make-to-order routes, doorlooptijden en nabestellingsregels. Op de werkvloer ondersteunen Kwaliteit, Onderhoud, Barcodes en Documenten de traceerbaarheid, uitvoering en het bijhouden van gegevens.

Om aan bedrijfsspecifieke behoeften te voldoen, voegden onze ontwikkelaars extensies toe die in de scope zijn gedocumenteerd: een krattencalculator, een verkoopprijscalculator, automatisering van verwachte leverdatum en zoekfuncties.

Voor de financiële output configureerde het team meertalige factuursjablonen met een QR-code en stelde het de maandelijkse DATEV-export en EBICS-afstemmingsflow in zoals gespecificeerd.

Consistentie van gegevens loopt als een rode draad door het ontwerp. Gestandaardiseerde productsjablonen, vooraf gedefinieerde lijsten en regels voor de zichtbaarheid van velden houden records accuraat en beschermen gevoelige attributen, en de gedocumenteerde kratformules zorgen voor consistente afmetingen, gewichten en prijzen.

Belangrijkste functionaliteit geleverd

Verkoop & CRM

Ons team heeft een verkoopproces opgezet dat elke stap met elkaar verbindt, van leadcreatie tot facturatie. Leads worden opportunities, die vervolgens uitmonden in offertes en bevestigde verkooporders. Engineers kunnen tekeningen toevoegen, tijd bijhouden en borstels direct in het systeem configureren. Elke offerte triggert automatisch de juiste productie- of inkooporders, leveringen en facturen, wat handmatige stappen overbodig maakt.

Voor distributeurs past het systeem automatisch prijslijsten met kortingen toe. Agenten kunnen met een paar klikken massamailings sturen naar geselecteerde leads of klanten. Een klantendossier bewaart alle interacties en documenten op één plek, zodat het verkoopteam altijd het volledige verhaal bij de hand heeft.

Aangepaste extensies zoals de kratcalculator, verkoopprijscalculator en automatisering van verwachte leverdatum houden offertes consistent en nauwkeurig. Ingebouwde zoekfuncties en e-mailsjablonen versnellen het dagelijkse werk, zodat verkopers minder tijd kwijt zijn aan papierwerk en meer tijd hebben om deals te sluiten.

Inkoop en inventaris

Onze experts hebben de inkoop en inventaris samengevoegd, zodat materialen soepel en zonder onderbrekingen worden verwerkt. Inkooporders volgen nu een duidelijk pad van RFQ's en algemene orders naar goedkeuringen, ontvangsten, facturen en betalingen. De kosten worden automatisch bijgewerkt, waardoor inkoop en boekhouding op één lijn blijven.

Het systeem regelt nabestellingen en maakt-naar-order routes. Als de voorraad bijna op is of als er een verkooporder binnenkomt, worden de concept PO's op tijd gegenereerd. Inkopers kunnen ook meerdere RFQ's in één stap naar verschillende leveranciers sturen, waardoor het eenvoudig is om aanbiedingen te vergelijken en de beste deal te kiezen.

Aan de voorraadkant wordt elke bewerking, zoals ontvangsten, leveringen, interne overdrachten, retouren en aanpassingen, afgedekt. Automatische herinneringen helpen het personeel deadlines te beheren, terwijl lot- en serienummers elk product traceren met volledige traceerbaarheid. Doorlooptijden zijn transparant in elk stadium, of het nu gaat om de levering aan leveranciers, de voorbereiding van de productie of de uiteindelijke verzending.

Voorgedefinieerde lijsten en sjablonen verminderen fouten bij het invoeren van gegevens en houden de records consistent voor alle inkoop- en magazijnprocessen. Managers zien alles op één plek met dashboards en rapporten die kosten, leveranciersprestaties en voorraadbewegingen combineren.

Productie

Productie was een van de belangrijkste prioriteiten van het project. Ons team ontwierp de flow rond nauwkeurige stuklijsten en gestructureerde productieorders, zodat elk product een gedefinieerd pad volgt van begin tot eind. Werkorders volgen nu elke bewerking op de werkvloer en zijn direct gekoppeld aan componenten, kwaliteitscontroles en validaties.

Operators registreren de tijd per bewerking, wat managers nauwkeurig inzicht geeft in arbeidskosten en productie-efficiëntie. Het systeem houdt automatisch prestatiesignalen bij zoals terugkerende bewerkingen, vertragingen en vertragingen, waardoor de leiding een realtime overzicht krijgt van de productiviteit en knelpunten.

Dashboards brengen dit allemaal samen. Vanaf één scherm kunnen supervisors zien welke orders op schema liggen, welke werkcentra vertraging oplopen en waar resources moeten worden verschoven. Die zichtbaarheid maakt de planning scherper en houdt de productie draaiende zonder dure verrassingen.

Diensten

Klantenservice was een ander gebied waar IS Engineering meer structuur nodig had. Ons team zette een klachtenproces op in Odoo, van het aanmaken van een ticket tot inspectie, beoordeling, het retourneren van de borstel en de uitgifte van een creditnota. Elke stap wordt nu in één systeem uitgevoerd, waardoor vertragingen worden beperkt en elk geval volledig traceerbaar blijft.

Wanneer een probleem productieondersteuning vereist, koppelt de workflow rechtstreeks aan productieorders. Op die manier kunnen vervangende borstels of gerepareerde onderdelen worden geproduceerd en geleverd zonder handmatig heen-en-weer gepraat tussen teams.

Voor uitbestede servicepartners genereert het systeem automatisch facturen voor leveranciers en houdt het betalingen bij, waardoor er minder administratie nodig is en de kosten nauwkeurig worden geregistreerd.

Bovendien wordt elke klacht en service-interactie vastgelegd in een speciaal dossier. Managers kunnen zien hoeveel gevallen er zijn gemeld, hoe snel ze zijn opgelost en welke patronen zich voordoen bij verschillende producten of klanten. Deze zichtbaarheid helpt hen om de hoofdoorzaken aan te pakken in plaats van problemen één voor één te bestrijden.

Productconfiguratie

Producten beheren op ISE gaat verder dan eenvoudige itemlijsten. Penselen, onderdelen, kratten en diensten hebben elk hun eigen logica, dus hebben we speciale sjablonen gemaakt die elk detail vooraf vastleggen.

Voor borstels bevat het systeem nu afmetingen, tekeningen, stuklijsten, doorlooptijden en kostenstructuren, direct gekoppeld aan verkoop en productie. Wanneer een verkooporder binnenkomt, worden automatisch de juiste BOM en routes geactiveerd.
Componenten volgen dezelfde logica. Elke record bevat attributen, leveranciersgegevens, inkoopprijzen en doorlooptijden. Regels voor nabestellingen voorkomen voorraden en traceerbaarheidsopties volgen elk onderdeel tijdens de productie.
Kratten worden in hun eigen categorie behandeld. Vooraf gedefinieerde attributen, leveranciersdetails en kostenregels zorgen voor consistentie. Grootte, gewicht en prijzen worden berekend met krat-specifieke formules, waardoor verkoopteams niet meer hoeven te gokken.
Diensten worden net zo zorgvuldig bijgehouden. Elke invoer bevat prijzen, marges, leverancierscontracten en factureringsregels, ongeacht of de service intern wordt geleverd of wordt uitbesteed.

Alle categorieën worden weergegeven in realtime statistieken. Verkoop, inkoop, productievolumes, voorraadniveaus en prognoses zijn in één oogopslag zichtbaar, waardoor managers zowel gedetailleerde als globale inzichten krijgen om beslissingen te nemen.

HR & personeelsbeheer

Onze experts breidden Odoo uit met een volledige HR-module, waardoor ISE een gestructureerde, gecentraliseerde controle kreeg over haar personeelsbestand.

Complete personeelsdossiers: Elk profielrecord is volledig en gestandaardiseerd. Het bevat persoonlijke gegevens zoals naam, geboortedatum, adres, telefoon en e-mail, samen met functiespecifieke details zoals afdeling, functie, salaris, werktijden en status. Niets blijft verspreid.
Aanwezigheid en verlof bijhouden: Deze functie, die tijdens de supportfase werd geïmplementeerd, laat medewerkers digitaal in- en uitklokken en verlof aanvragen via de portal. Managers kunnen de beschikbaarheid in één oogopslag zien, waardoor papieren logboeken worden vervangen door een controleerbare registratie.
Integratie tussen modules: Door HR-gegevens te koppelen aan andere modules, koppelt het systeem werknemers ook aan workflows zoals het beheer van vaste activa, waardoor de verantwoordingsplicht tussen afdelingen wordt gewaarborgd.

Het resultaat is één enkele bron van waarheid voor HR, accurate salarisverwerking en volledige zichtbaarheid van het personeelsbestand, naadloos geïntegreerd met hetzelfde ERP-platform dat de activiteiten van ISE aanstuurt.

Facturering & bankieren

Onze experts hebben Odoo geconfigureerd om de dagelijkse boekhoudtaken te vereenvoudigen en naleving te garanderen. Facturen worden in meerdere talen uitgevoerd en maken gebruik van op maat gemaakte sjablonen met QR-codes voor snelle, foutloze betalingen. Elke record legt de uitgever, ontvanger, leveringsgegevens, belasting-ID's en betalingsvoorwaarden vast, waardoor een schoon controlespoor ontstaat.

Voor naleving en automatisering is het systeem rechtstreeks verbonden met DATEV en EBICS. Een maandelijkse DATEV export levert boekingen, klant-, leveranciers- en personeelsgegevens in het exacte formaat dat de belastingsoftware vereist. EBICS importeert veilig bankafschriften en vergelijkt deze automatisch met Odoo records, wat tijd bespaart en fouten vermindert.

Migratie van gegevens

Odoo beheert nu de volledige activalevenscyclus van ISE. Elk record bevat de aanschafwaarde, afschrijvingsmethode, rekeningen, restwaarde en gegevens over de beheerder die direct gekoppeld zijn aan de personeelsdossiers, waardoor volledige verantwoording mogelijk is.

Betalingsherinneringen houden debiteuren op schema, waardoor handmatige follow-ups verminderen. Om de historische nauwkeurigheid te beschermen, werden tientallen jaren aan financiële gegevens, waaronder klanten, leveranciers, voorraden, producten, BOM's en orders, gemigreerd naar de Odoo-database met validatiecontroles om de consistentie te waarborgen.

Aanpak voor levering

We hebben het project opgezet op Odoo.sh met drie omgevingen: ontwikkeling, staging en productie. Ontwikkelaars werkten in een sandbox, terwijl staging de productie weerspiegelde voor gebruikersacceptatietesten. Deze opzet hield experimenten gescheiden, maakte testen veilig en verlaagde het risico op problemen bij de go-live.

De uitrol verliep volgens agile cycli. Elke cyclus richtte zich op één doel, zoals verkoopstromen, kratberekeningen, financiële export of productietracering. Aan het einde van elke cyclus demonstreerden we de resultaten in staging, verzamelden we feedback en verfijnden we functies voordat we ze in productie namen.

Na de lancering zorgde ons team voor een hyper-care fase met toegewijde ondersteuning om problemen snel op te lossen. Toen het systeem eenmaal stabiel was, gingen we over op doorlopend onderhoud en optimalisatie, zodat IS Engineering zijn processen zonder onderbrekingen kon blijven verbeteren.

Onze focus was om IS Engineering één systeem te geven waarop ze konden vertrouwen, van verkoop tot werkvloer. We bouwden het met duidelijke workflows, real-time tracking, financiële integraties en geautomatiseerde werkprocessen om hun processen te optimaliseren. We bieden ook doorlopende ondersteuning wanneer nieuwe modules worden geïntroduceerd, waaronder boekhouding, vrije tijd en aanwezigheid.

Kiryl Drabysheuski Leiderschap van ERP-consultants

Technologieën

Odoo 17 Onderneming

Python

Odoo Webclient

JavaScript

XML

PostgreSQL

DATEV export (CSV)

EBICS

Git

Team

Project Manager

Bedrijfsadviseurs

Odoo Consultant

Odoo-ontwikkelaars

QA ingenieur

Resultaat

Duur van het project

Augustus 2024 - November 2024

Het nieuwe Odoo-systeem beheert nu alle activiteiten van IS Engineering, van verkoop tot financiën, in één uniform platform. Teams wisselen niet langer tussen spreadsheets, legacy tools en handmatige berekeningen, omdat elk proces met elkaar verbonden en consistent is.

Verkoopcycli zijn sneller en betrouwbaarder. Offertes komen direct uit de krat- en prijscalculators en leveringsdata worden automatisch gegenereerd. Orders stromen naar de productie met gekoppelde werkorders, tijdregistratie en kwaliteitscontroles, wat zorgt voor nauwkeurigheid en traceerbaarheid.

Financiën werken met dezelfde precisie. Maandelijkse DATEV exports en EBICS reconciliatie zorgen voor compliance en verminderen de boekhoudkundige inspanningen. Managers zien real-time gegevens over verkoop, kosten en productieprestaties in dashboards, zodat beslissingen snel worden genomen en gebaseerd zijn op feiten.

Door gegevens te synchroniseren en workflows tussen afdelingen te standaardiseren, heeft IS Engineering de administratieve overhead verminderd en een platform gekregen dat groei ondersteunt zonder complexiteit toe te voegen.

Verkort de verwerkingstijd van claims met Odoo.

Gerelateerde gevallen

Contacteer ons

Boek een gesprek of vul het onderstaande formulier in en we nemen contact met je op zodra we je aanvraag hebben verwerkt.

Naam

Bedrijf

E-mail

Telefoon

Bericht

Stuur ons een spraakbericht

Documenten bijvoegen

Bestand uploaden

Je kunt 1 bestand van maximaal 2 MB bijvoegen. Geldige bestandsformaten: pdf, jpg, jpeg, png.

Door op Verzenden te klikken, stemt u ermee in dat Innowise uw persoonsgegevens verwerkt volgens onze Privacybeleid om u van relevante informatie te voorzien. Door je telefoonnummer op te geven, ga je ermee akkoord dat we contact met je opnemen via telefoongesprekken, sms en messaging-apps. Bellen, berichten en datatarieven kunnen van toepassing zijn.

U kunt ons ook uw verzoek sturen
naar contact@innowise.com

Wat gebeurt er nu?

Zodra we je aanvraag hebben ontvangen en verwerkt, nemen we contact met je op om de details van je projectbehoeften en tekenen we een NDA om vertrouwelijkheid te garanderen.

Na het bestuderen van uw wensen, behoeften en verwachtingen zal ons team een projectvoorstel opstellen met de omvang van het werk, de teamgrootte, de tijd en de geschatte kosten voorstel met de omvang van het werk, de grootte van het team, de tijd en de geschatte kosten.

We zullen een afspraak met je maken om het aanbod te bespreken en de details vast te leggen.

Tot slot tekenen we een contract en gaan we meteen aan de slag met je project.