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Si está buscando un ERP en este momento, probablemente esté recibiendo golpes por todos lados: demostraciones de proveedores, listas interminables de funciones y “mejores prácticas”. Mientras tanto, dentro de la empresa, diez personas piden diez cosas distintas.
Bajo todo eso, una decisión se sitúa cerca de la cima: ERP local frente a ERP en la nube. La diferencia básica es sencilla sobre el papel. El ERP local (también conocido como on-prem) se ejecuta en sus propios servidores y su equipo se encarga de su mantenimiento. El ERP Cloud, que suele venderse como SaaS, se ejecuta en la infraestructura del proveedor y sus equipos inician sesión a través de un navegador o una aplicación.
Lo que importa es todo lo que conlleva esa elección. Determina cómo se paga el ERP, con qué rapidez se puede implantar, cómo se gestionan las actualizaciones, cuánto se puede personalizar, cómo se comportan las integraciones, de qué depende la fiabilidad y cuánta carga diaria recae sobre su equipo IT.
En este artículo, repasaré ERP local frente a ERP en la nube utilizando los criterios que realmente importan a los líderes: coste total de propiedad (TCO), tiempo de obtención de valor, escalabilidad, seguridad y rendimiento. Al final, tendrá un marco claro para tomar la decisión correcta para su realidad.
Los sistemas ERP pueden parecer iguales a primera vista. Le ayudan a gestionar las finanzas, la cadena de suministro, los recursos humanos y las operaciones en un solo lugar. Bastante parecido, ¿verdad? Pero la forma de implementarlos cambia por completo la experiencia.
La implantación decide dónde vive el software, quién lo mantiene y cómo acceden a él sus equipos. Puede que las funciones estén alineadas, pero la configuración entre bastidores determina los costes, la ruta de actualización y la cantidad de trabajo que tiene que soportar el equipo de IT. Así que sí, esta elección requiere reflexión. (Y si todavía está pensando en qué sistema ERP elegir, tenemos una guía para usted). guía para eso también.)
Antes de entrar en detalles, veamos las tres opciones principales: nube, local e híbrida.
Con el ERP en la nube, no hay que comprar hardware, configurar servidores ni gestionar actualizaciones. En lugar de eso, pagas una suscripción (mensual o anual) y el proveedor se encarga de todo: alojamiento, actualizaciones, seguridad y copias de seguridad. Te conectas a través de un navegador o una aplicación, y ya está. Y ya está.
Una de las mayores ventajas es la flexibilidad. A medida que tu empresa crece, el sistema crece contigo. ¿Necesita más usuarios o almacenamiento adicional? Se amplía en función de las necesidades. Además, tu equipo puede acceder a él desde cualquier lugar, lo que lo convierte en la solución perfecta para el trabajo remoto y las empresas con varias sedes.
Es especialmente popular entre las pequeñas y medianas empresas que quieren evitar altos costes iniciales. A los equipos en rápido crecimiento también les encanta, porque la puesta en marcha es rápida y no se necesita un gran departamento IT para mantenerla en funcionamiento. Cada vez son más las grandes empresas que se mueven en esta dirección, a menudo para apoyar las operaciones remotas, acelerar los despliegues y reducir la carga de la infraestructura.
Verá que el ERP en la nube se utiliza ampliamente en sectores como el comercio minorista, los servicios profesionales y el comercio electrónico, en cualquier lugar donde el acceso en tiempo real y la escalabilidad sean importantes. Y algunos de los grandes nombres que probablemente haya escuchado incluyen Oracle NetSuite, SAP S/4HANA Cloud y Microsoft Dynamics 365 Business Central.
El ERP local se aloja en sus propios servidores, dentro de su propia red. Usted compra el software, normalmente una licencia única, y su equipo IT se encarga de la instalación, el mantenimiento, las actualizaciones y las copias de seguridad.
La carga de trabajo es mayor, y el control también. Tú decides cuándo actualizar, cómo proteger los datos y dónde viven. Los usuarios de tu red interna también pueden acceder a ella sin depender de Internet.
Este modelo se adapta a los equipos que necesitan una gran personalización, tienen herramientas heredadas complejas u operan bajo estrictas normas de cumplimiento. La administración pública, la banca y la defensa son ejemplos habituales. Se necesita un equipo IT capaz para que funcione bien, pero el modelo local sigue ganándose su lugar cuando el control y la propiedad de los datos son lo más importante.
A estas alturas, la nube y las instalaciones locales probablemente parezcan extremos opuestos del espectro. Pero en realidad, muchas empresas acaban en algún punto intermedio. Eso es un ERP híbrido. En una configuración híbrida, parte del ERP permanece en las instalaciones y parte se ejecuta en la nube. Por ejemplo, las finanzas y la fabricación permanecen en sus servidores, mientras que un CRM en la nube o una herramienta de análisis se conectan al sistema central. Funciona bien cuando se quieren ventajas de la nube en áreas específicas, sin sustituir los sistemas que siguen haciendo el trabajo.
La nube múltiple va un paso más allá. Por ejemplo, AWS para algunos servicios, Azure para otros, además de algunas herramientas SaaS especializadas. A veces, las empresas globales también tienen una configuración de dos niveles, en la que las regiones utilizan diferentes ERP y sincronizan los datos con la sede central.
El objetivo tanto de la nube híbrida como de la multi-nube es la flexibilidad. Se combina el control local con la escala de la nube y se evita estar atado a un único proveedor. El problema es la coordinación. Sin ella, las cosas se complican rápidamente. Las integraciones deben ser sólidas, los flujos de datos deben ser claros y nadie debe estar atado a un único proveedor. Se necesitan integraciones sólidas, flujos de datos limpios y un propietario claro de la arquitectura.
Antes de emprender el camino de la nube híbrida o múltiple, conviene conocer los conceptos básicos: ERP en la nube frente a ERP tradicional.
Esta elección decide quién dirige la infraestructura, cómo se reflejan los costes y cuánto trabajo tiene que soportar su equipo IT. También marca la pauta para todo lo demás: velocidad de despliegue, actualizaciones, personalización y estabilidad diaria.
Si desea la versión abreviada, lado a lado ERP en la nube frente a ERP local vista antes de profundizar, he aquí la chuleta.
El dinero suele ser la primera diferencia que se nota. El ERP on-prem es la opción más costosa. Hay que pagar por las licencias, los servidores y la configuración para utilizarlos. Después, hay que seguir invirtiendo en el sistema a través del equipo IT, porque alguien tiene que parchearlo, actualizarlo, hacer copias de seguridad y mantenerlo estable. Y el retorno de la inversión tiende a llegar más tarde, ya que el gran gasto inicial se prolonga durante varios años.
Cloud ERP, en cambio, permite distribuir los costes. Usted paga una suscripción mensual o anual y el proveedor incluye el alojamiento, el mantenimiento, las actualizaciones y las copias de seguridad. Es cierto que al principio se gasta menos, pero el coste puede aumentar a medida que se añaden usuarios, módulos y datos.
Si su objetivo es empezar a ver los beneficios rápidamente, el ERP en la nube suele ganar aquí. La infraestructura está lista para funcionar, por lo que puede centrarse en configurar el sistema, migrar los datos y formar al personal. Muchos equipos pueden poner en marcha los módulos principales en un plazo de 3 a 6 meses, lo que significa que empezarás a ver beneficios antes, como cifras de inventario más claras o un cierre financiero más rápido.
El ERP on-prem es más como construir la pista antes de que el avión pueda despegar. Se necesita hardware, bases de datos, instalaciones del sistema operativo y muchas pruebas en el entorno local. Este trabajo de preparación alarga los plazos, por lo que es normal que la puesta en marcha dure 12 meses o más.
El ERP Cloud es el más fácil de ampliar. Cuando el negocio aumenta, llega la temporada alta, abre una nueva sucursal o adquiere una empresa, normalmente puede añadir usuarios y capacidad de inmediato. Sin servidores nuevos ni esperas. El proveedor amplía la capacidad en segundo plano y sus equipos siguen trabajando. También simplifica las nuevas ubicaciones. Los usuarios pueden conectarse desde cualquier lugar con conexión a Internet y ver el mismo sistema.
Los sistemas locales también pueden ampliarse, pero hay que planificarlo. Cuando aumenta la demanda, se necesita más hardware. Eso suele implicar presupuestar, comprar servidores, configurarlos y probarlo todo. Lleva tiempo y dinero. Y si se compra capacidad extra por si acaso, a menudo se queda ahí sin hacer nada una vez pasado el pico.
En el ERP en la nube, el proveedor suele encargarse de la capa de infraestructura: servidores, mantenimiento de la plataforma, parches y supervisión de la línea de base. Su equipo sigue teniendo mucho trabajo, pero diferente. Usted gestiona las identidades, las funciones, los permisos, la configuración y la gobernanza de los datos. Si quiere algo que realmente pueda verificar, muchos proveedores de SaaS comparten pruebas de garantía independientes, como los informes SOC 2, y algunos también tienen la certificación ISO/IEC 27001.
El ERP in situ pone toda la pila en sus manos. Su equipo protege los servidores, aplica parches al sistema operativo y a la base de datos, actualiza el ERP, supervisa la actividad y responde a los incidentes. El control es más estricto y tiene más libertad para diseñar la seguridad a su manera. También soporta toda la carga de trabajo, por lo que el resultado depende de la solidez y coherencia de sus procesos internos.
En cuanto a la conformidad, empieza por lo básico: dónde se almacenan los datos de tu ERP, quién puede acceder a ellos y qué necesitas demostrar en una auditoría. Estos tres puntos suelen decidir si es viable la nube, la solución local o una combinación de ambas.
Utilice la ERP en la nube frente a ERP local como lista de comprobación rápida de lo que debe confirmar antes de comprometerse con la nube o en las instalaciones.
| Requisito | Lo que le pide que demuestre | Cloud ERP | ERP in situ |
| GDPR | Dónde se almacenan los datos personales y cómo se gestionan el acceso y las transferencias transfronterizas | Elegir la región adecuada, validar las garantías de transferencia, confirmar el apoyo del proveedor a las auditorías... | Controle directamente la ubicación del servidor, gestione usted mismo las vías de acceso y las pruebas |
| HIPAA | Quién maneja la PHI y qué salvaguardias existen | Por lo general, se requiere un BAA si el proveedor maneja PHI, además de sus controles de acceso/registro/retención. | Menos terceros, pero su equipo es propietario de las salvaguardas, el registro y la pista de auditoría. |
| SOX | Controles internos sólidos de la información financiera | Demostrar los controles de acceso y la separación de funciones en la configuración del ERP. | Los mismos requisitos, y además usted mantiene los controles de la infraestructura subyacente. |
| DORA | Resistencia operativa y riesgo de las TIC frente a terceros (financiación de la UE) | La resistencia integrada puede ayudar, pero hay que gestionar el riesgo y la supervisión de los proveedores. | Usted mismo crea y mantiene la capacidad de recuperación, con menos dependencias de proveedores. |
El ERP local le permite realizar grandes cambios en el sistema. Si su empresa funciona con procesos muy específicos o tiene herramientas heredadas de las que todo depende, puede adaptar el ERP para que se ajuste al funcionamiento real de su negocio. El inconveniente es la carga que conlleva. Cada ajuste personalizado se convierte en algo que hay que mantener. Cuando llega el momento de actualizar, ese código personalizado puede estorbar, romperse o ambas cosas.
Cloud ERP es más estricto en cuanto a lo que se puede cambiar, y de eso se trata. La mayoría de los ajustes se realizan a través de la configuración, como la creación de flujos de trabajo, reglas, funciones y campos. Si necesita más, puede utilizar las API y las herramientas del proveedor, que a menudo son de bajo código. Se renuncia a cierta flexibilidad, pero las actualizaciones son mucho más sencillas.
En cuanto a las integraciones, la nube también suele tener ventaja. La mayoría de los ERP en la nube están diseñados para conectarse, por lo que la conexión con sistemas de CRM, comercio electrónico, análisis o IoT suele ser más rápida y limpia que en una configuración on-prem.
El ERP Cloud suele ser estable porque el proveedor lo ejecuta en centros de datos reforzados y se encarga de las copias de seguridad y la recuperación ante desastres. En el día a día, uno se conecta y todo funciona. El punto débil está más cerca de usted: el acceso a Internet. Si la conexión se cae, el ERP puede estar perfectamente bien, y aún así no se puede llegar a él.
El ERP in situ da la vuelta a esta situación. Dentro de su propia red, puede ser muy rápido, especialmente para uso local en una planta de fabricación donde la baja latencia es importante. La fiabilidad depende de lo que construyas y de lo bien que lo gestiones. Un fallo del servidor, un problema de almacenamiento o incluso un incidente en el edificio pueden hacer caer el sistema. Volver a estar en línea depende de las copias de seguridad y del plan de recuperación, y el tiempo de inactividad dura hasta que el equipo lo restaura todo.
Cloud La configuración del ERP le quita mucho trabajo de encima. El proveedor se encarga de los servidores, los parches, las copias de seguridad y la mayor parte del mantenimiento de la infraestructura. Su equipo de IT puede dedicar menos tiempo a la extinción de incendios y más a mejorar los informes, automatizar los procesos, limpiar las integraciones y utilizar los datos de forma más inteligente.
El ERP on-prem es diferente. Su equipo gestiona toda la máquina. Bases de datos, hardware, seguridad de la red, supervisión, copias de seguridad, actualizaciones. También necesitas personas que hagan un seguimiento de Tendencias ERP, Porque estar al día es importante. Si te retrasas demasiado en las actualizaciones, incluso los pequeños cambios pueden convertirse en grandes proyectos.
Claro que se pueden externalizar algunas partes. Muchas empresas lo hacen. Pero sigue necesitando a alguien de su lado que se haga cargo del sistema: establezca prioridades, apruebe cambios, gestione proveedores, controle el acceso y se asegure de que las actualizaciones y correcciones no rompen los procesos críticos de la empresa.
Con el ERP en la nube, estás comprando un servicio continuo. Eso es cómodo, pero también significa que vives según las condiciones del proveedor. Si suben los precios o se elimina una función, normalmente hay que adaptarse. Se puede cambiar de proveedor, pero no suele ser rápido. La exportación de datos, la reconstrucción de las integraciones y el reciclaje de los usuarios pueden convertir un cambio en un proyecto de migración en toda regla.
El ERP local le da más control sobre las operaciones diarias porque el sistema se ejecuta en su infraestructura. Sigue dependiendo del proveedor para las actualizaciones y el soporte, pero tiene más margen de maniobra. Si deja de pagar el mantenimiento, normalmente puede seguir utilizando la versión que ya tiene. Así se gana tiempo, pero hay un inconveniente: no hay parches ni actualizaciones, y el riesgo de seguridad aumenta con el tiempo. Con la nube, es más sencillo. Si dejas de pagar, normalmente también dejas de tener acceso.
A estas alturas, ya conoce las diferencias entre ERP en la nube, local e híbrido. Al menos en teoría. Pero lo complicado es averiguar cuál se adapta realmente a tu negocio.
No existe una mejor opción universal. La elección correcta depende de sus prioridades, sus limitaciones y el riesgo que se sienta cómodo asumiendo. Tanto la nube como las instalaciones funcionan. Simplemente resuelven problemas diferentes. Y un híbrido llena los vacíos cuando la realidad es más complicada.
Desglosémoslo por escenarios.
El ERP Cloud tiene más sentido cuando se desea avanzar con rapidez, mantener la flexibilidad y no perder el tiempo cuidando la infraestructura.
Cloud ERP es la mejor apuesta cuando se quiere avanzar rápido y mantener la flexibilidad, sin convertir su ERP en un trabajo secundario para IT.
A veces, la limpieza ERP en la nube frente a ERP local La elección no se ajusta a la realidad. Híbrido es lo que eligen los equipos cuando el ERP actual sigue dirigiendo el negocio, pero quieren modernizarse sin tirar la casa por la ventana en una sustitución completa.
Híbrido es una buena opción cuando:
La multi-nube aparece cuando diferentes partes de la empresa tienen necesidades diferentes, o cuando se quiere evitar poner todos los huevos en la cesta de un solo proveedor. Por ejemplo, una empresa global puede tener un ERP en la sede central y otro ERP en la nube en determinadas regiones, y sincronizar los datos clave entre ellos.
"El ERP sólo resulta rentable cuando su ritmo de cambio se ajusta al funcionamiento real de su empresa. Cloud se adapta a las empresas que se sienten cómodas con los cambios incrementales y constantes, mientras que on-premise se adapta a las que prevén menos ciclos de actualización y más intensos. Si elige el ritmo equivocado, quemará el presupuesto en un sistema por el que todo el mundo pasa de puntillas."
Director de Tecnología
Puedes estar mucho tiempo dándole vueltas a la cuestión de la nube frente a on-prem y seguir sintiéndote inseguro. En lugar de eso, intenta centrarte en los principales retos a los que te enfrentarás pase lo que pase: latencia, escala, presupuesto, capacidad IT, personalización, tiempo de actividad y cuántos cambios puede soportar tu organización.
He recopilado algunas preguntas que suelen ayudar a descubrir cuál es la mejor opción. Si la mayoría de tus respuestas apuntan en una dirección, es probable que esa sea tu elección. Si están divididas a partes iguales, la mejor opción podría ser una configuración híbrida.
En caso afirmativo (máquinas de fábrica, escáneres, sensores), inclínese por las instalaciones locales. Si no, inclínese por la nube.
Si necesita añadir usuarios, ubicaciones o capacidad rápidamente, esto suele apuntar a la nube.
Si prefiere un gasto mensual o anual predecible, opte por la nube. Prefieren la inversión inicial y la propiedad, entonces eligen on-prem.
Quieres que el proveedor se encargue: inclínate por la nube. Tienes el equipo y quieres control total: inclínate por las instalaciones locales.
En caso afirmativo, inclínese por las instalaciones locales. Si la respuesta es negativa, inclínese por la nube.
Internet no es fiable: mejor on-prem. Capacidad interna limitada de recuperación en caso de catástrofe: inclinarse por la nube.
Si es así, elige la nube. Si no, cualquiera de las dos puede funcionar.
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