Einführung von Odoo ERP für IS Engineering

Innowise implementierte Odoo 17 Enterprise für IS Engineering als ein einziges verbundenes System für Verkauf, Einkauf, Produktion, Finanzen, Service, HR und Berichterstattung.

100% vereinheitlicht

Operationen unter einem ERP

Vollständige Rückverfolgbarkeit

von der Produktion bis zur Finanzierung

Vernetzte Endbearbeitungsgeräte sammeln Liniendaten für die Wartungsplanung und die End-to-End-Transparenz

Branche Fertigung

Region Deutschland

Leistungen Odoo-Einrichtung, Odoo-Integrationen, Datenmigration

Kunde seit 2024

Kundenübersicht

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Der Kunde ist IS Engineering Monforts Walzentechnik, ein führendes Unternehmen in der Präzisionswalzen-Technologie. Mit mehr als 60 Jahren Innovation und Handwerkskunst entwirft und fertigt das Unternehmen Hochleistungsbürstenwalzen für Branchen wie Glas, Textilien, Druck, Lebensmittel, Holzverarbeitung, Bodenbeläge und Stahl. Monforts ist bekannt für seine herausragenden technischen Leistungen und die praktische Zusammenarbeit mit seinen Kunden und garantiert, dass jede Lösung, ob ein einzelner Prototyp oder eine komplette Produktionslinie, die anspruchsvollsten industriellen Anforderungen erfüllt.

Wir sehen Innowise als einen vertrauenswürdigen und hochqualifizierten Geschäftspartner, der eine entscheidende Rolle bei der erfolgreichen Durchführung unseres Projekts gespielt hat. Das Team von Innowise bewies unübertroffene Zuverlässigkeit und hervorragendes technisches Fachwissen und stellte sicher, dass die Migrations- und Hypercare-Phasen nahtlos durchgeführt wurden, was zu einer schnellen und problemlosen Odoo-Implementierung führte.

Carlo Mobayed Geschäftsführer, IS Engineering Monforts Walzentechnik

Herausforderung

IS Engineering Monforts Walzentechnik stellt seit Jahrzehnten kundenspezifische Walzenbürsten her, aber ihre internen Prozesse hatten mit der Komplexität der modernen Fertigung nicht Schritt gehalten. Jeder Auftrag wurde auftragsbezogen gefertigt, was bedeutete, dass sich Vertrieb, Einkauf und Produktion eng abstimmen mussten, um die Produktion in Gang zu halten. Angebote, Vorlaufzeiten und Terminplanung wurden auf fragmentierte Weise gehandhabt, was zu Reibungen und unnötigem Druck führte.

Der Versand war mit eigenen Komplikationen verbunden. Für jede Bestellung mussten Kistenabmessungen, Gewicht und Preise anhand von Standardformeln berechnet werden. Diese manuelle Berechnung ließ Raum für Unstimmigkeiten, die oft zusätzliche Kosten und Verzögerungen verursachten.

Die Kundendienstprozesse waren ebenfalls fragmentiert. Eine einzige Reklamation konnte die Erstellung eines Tickets, eine Inspektion, mögliche Rücksendungen, Nacharbeiten in der Produktion und die Ausstellung einer Gutschrift umfassen. Aber ohne einen zentralen Workflow war es schwierig, den Fortschritt zu verfolgen und Probleme schnell zu lösen.

Das Finanzwesen war überlastet. Die Buchhaltung wurde in DATEV geführt, während Bestellungen, Lieferaufträge und Rechnungen manuell in separaten Tools erstellt wurden. Dies führte zu häufigen Fehlern: falsche Steuersätze, falsch berechnete Preise und fehlende Dokumente. Das Inventar war nicht mit dem Finanzwesen verbunden, so dass die Lagerbestände unzuverlässig waren und die Kalkulation darunter litt.

Die Datenverwaltung war ein weiterer Knackpunkt. Die Teams benötigten standardisierte Produktvorlagen, vordefinierte Listen und Zugriffskontrollen auf Feldebene, um manuelle Eingabefehler zu reduzieren und wichtige Daten abteilungsübergreifend konsistent zu halten.

Aus technischer Sicht musste die Lösung auf Odoo.sh mit getrennten Entwicklungs-, Staging- und Produktionsumgebungen laufen, um sichere Tests und reibungslose Releases zu gewährleisten.

Das System musste außerdem eine breite Palette von Anwendungen (Vertrieb, CRM, Einkauf, Inventar, Fertigung, Buchhaltung, Qualität und Werkstatt) zusammen mit benutzerdefinierten Erweiterungen wie einem Kistenkalkulator, einem Verkaufspreiskalkulator und einer Automatisierung des erwarteten Liefertermins vereinen.

Die Fertigungsseite hatte sehr spezifische Anforderungen. Das System musste genaue Stücklisten, Arbeitsauftragsverfolgung, Zeiterfassung und Leistungsstatistiken auf Werkstattebene unterstützen. Qualitätskontrollen mussten nahtlos in den Produktionsfluss integriert werden. Um Verspätungen und Materialengpässe zu vermeiden, musste die Lösung auch die automatische Nachbestellung durch eine Mischung aus Nachbestellungsregeln und Make-to-Order-Routen ermöglichen, ohne neue Engpässe zu schaffen.

Verkürzen Sie die Bearbeitungszeit von Forderungen mit Odoo.

Gelieferte Lösung

Analyse & Planung

Unser Team begann damit, zu definieren, was das neue ERP abdecken sollte. Der Umfang umfasste die Odoo-Kernmodule für Vertrieb, CRM, Einkauf, Inventar, Fertigung, Buchhaltung, Qualitätskontrolle, Werkstatt und Wartung sowie unterstützende Tools wie Dokumentenmanagement und Barcoding. Vom ersten Tag an haben wir auch benutzerdefinierte Funktionen aufgelistet, die der Kunde benötigte, wie z. B. einen Kistenkalkulator, einen Verkaufspreiskalkulator, eine Automatisierung des erwarteten Liefertermins und Suchwerkzeuge.

Wir einigten uns auf ein Deployment-Setup mit Odoo.sh und drei Umgebungen: Entwicklung, Staging (UAT) und Produktion. Diese Struktur bot uns eine sichere Möglichkeit, neue Funktionen unter produktionsnahen Bedingungen zu testen, bevor wir sie ausrollen.

Um die Zuverlässigkeit der Daten zu gewährleisten, umfasste der Plan standardisierte Produktvorlagen, vordefinierte Listen und rollenbasierte Feldsichtbarkeit. Die Abmessungen der Versandkisten, das Gewicht und die Preisgestaltung waren an feste Formeln gebunden, sodass jede Bestellung denselben Berechnungsregeln folgte.

Lösungsdesign

Unsere Experten haben die Lösung auf Odoo.sh mit separaten Entwicklungs-, Staging- (UAT) und Produktionsumgebungen aufgebaut. Auf diese Weise kann das Projektteam jede Version unter realitätsnahen Bedingungen validieren, bevor sie in der Produktion eingesetzt wird.

Das Design verbindet die Kernprozesse in einem einzigen Ökosystem. Vertrieb und CRM steuern Angebote und Kundenaufträge. Inventar, Einkauf und Fertigung verwalten Stücklisten, Arbeitsaufträge, Make-to-Order-Routen, Vorlaufzeiten und Nachbestellungsregeln. In der Fertigung unterstützen Qualität, Wartung, Barcodes und Dokumente die Rückverfolgbarkeit, Ausführung und Dokumentation.

Um unternehmensspezifische Bedürfnisse abzudecken, haben unsere Entwickler die im Umfang dokumentierten Erweiterungen hinzugefügt: einen Kistenrechner, einen Verkaufspreisrechner, eine Automatisierung des voraussichtlichen Liefertermins und Suchwerkzeuge.

Für die Finanzausgaben konfigurierte das Team mehrsprachige Rechnungsvorlagen mit einem QR-Code und richtete den monatlichen DATEV-Export und den EBICS-Abstimmungsfluss wie vorgegeben ein.

Die Datenkonsistenz zieht sich durch das gesamte Design. Standardisierte Produktvorlagen, vordefinierte Listen und Regeln für die Sichtbarkeit von Feldern sorgen für korrekte Datensätze und schützen sensible Attribute, und die dokumentierten Kistenformeln gewährleisten einheitliche Abmessungen, Gewichte und Preise.

Gelieferte Hauptfunktionen

Vertrieb & CRM

Unser Team hat einen Vertriebsprozess eingerichtet, der alle Schritte von der Lead-Erstellung bis zur Rechnungsstellung miteinander verknüpft. Leads werden zu Opportunities, die dann in Angebote und bestätigte Aufträge münden. Engine-Mitarbeiter können Zeichnungen anhängen, die Zeit verfolgen und Bürsten direkt im System konfigurieren. Jedes Angebot löst automatisch die richtigen Fertigungs- oder Kaufaufträge, Lieferungen und Rechnungen aus, so dass manuelle Schritte entfallen.

Für Vertriebspartner wendet das System automatisch Rabattpreislisten an. Agenten können mit nur wenigen Klicks Massenmailings an ausgewählte Leads oder Kunden senden. Ein Kundendatensatz enthält alle Interaktionen und Dokumente an einem Ort, so dass das Vertriebsteam immer alle Informationen zur Hand hat.

Benutzerdefinierte Erweiterungen wie der Kistenkalkulator, der Verkaufspreiskalkulator und die Automatisierung des voraussichtlichen Liefertermins sorgen für konsistente und genaue Angebote. Integrierte Suchwerkzeuge und E-Mail-Vorlagen beschleunigen die tägliche Arbeit, sodass Vertriebsmitarbeiter weniger Zeit mit Papierkram und mehr Zeit mit dem Abschluss von Geschäften verbringen.

Einkauf und Inventar

Unsere Experten haben Einkauf und Inventar vereinheitlicht, so dass der Materialfluss ohne Unterbrechungen verläuft. Bestellungen folgen jetzt einem klaren Weg von Anfragen und Rahmenaufträgen zu Genehmigungen, Quittungen, Rechnungen und Zahlungen. Die Kosten werden automatisch aktualisiert, so dass Beschaffung und Buchhaltung aufeinander abgestimmt sind.

Das System verwaltet Nachbestellungsregeln und Kundeneinzelfertigungsrouten. Wenn der Lagerbestand zur Neige geht oder ein Kundenauftrag eingeht, werden rechtzeitig Bestellungsentwürfe erstellt. Einkäufer können auch mehrere Anfragen an verschiedene Lieferanten in einem Schritt senden, so dass es einfach ist, Angebote zu vergleichen und das beste Angebot auszuwählen.

Auf der Bestandsseite werden alle Vorgänge wie Eingänge, Lieferungen, interne Transfers, Retouren und Anpassungen abgedeckt. Automatische Erinnerungen helfen den Mitarbeitern bei der Einhaltung von Fristen, während Chargen- und Seriennummern jedes Produkt mit vollständiger Rückverfolgbarkeit verfolgen. Die Vorlaufzeiten sind in jeder Phase transparent, sei es bei der Lieferung durch den Lieferanten, bei der Vorbereitung der Fertigung oder beim endgültigen Versand.

Vordefinierte Listen und Vorlagen reduzieren Fehler bei der Dateneingabe und sorgen für konsistente Datensätze in Einkaufs- und Lagerprozessen. Manager sehen alles an einem Ort mit Dashboards und Berichten, die Kosten, Lieferantenleistung und Lagerbewegungen kombinieren.

Fertigung

Die Fertigung war eine der Hauptprioritäten des Projekts. Unser Team konzipierte den Fluss auf der Grundlage von genauen Stücklisten und strukturierten Fertigungsaufträgen, um sicherzustellen, dass jedes Produkt einen definierten Weg von Anfang bis Ende durchläuft. Die Arbeitsaufträge verfolgen nun jeden Arbeitsvorgang in der Werkstatt und sind direkt mit Komponenten, Qualitätsprüfungen und Validierungen verknüpft.

Die Bediener protokollieren die Zeit pro Vorgang, was den Managern einen genauen Einblick in die Arbeitskosten und die Produktionseffizienz ermöglicht. Das System verfolgt automatisch Leistungssignale wie zurückgegebene Vorgänge, Verspätungen und Verlangsamungen und bietet der Unternehmensleitung einen Echtzeitüberblick über Produktivität und Engpässe.

Dashboards fassen all dies zusammen. Von einem einzigen Bildschirm aus können Vorgesetzte sehen, welche Aufträge im Plan liegen, welche Arbeitsplätze langsam laufen und wo Ressourcen verlagert werden müssen. Durch diese Transparenz wird die Planung schärfer und die Produktion läuft ohne kostspielige Überraschungen.

Leistungen

Der Kundendienst war ein weiterer Bereich, in dem IS Engineering mehr Struktur benötigte. Unser Team richtete in Odoo einen Reklamationsprozess ein, der von der Ticket-Erstellung über die Inspektion und Bewertung bis hin zur Rückgabe der Bürste und der Ausstellung einer Gutschrift reicht. Jeder Schritt läuft nun in einem System ab, wodurch Verzögerungen vermieden werden und eine vollständige Rückverfolgbarkeit für jeden Fall gewährleistet ist.

Wenn ein Problem Produktionsunterstützung erfordert, ist der Workflow direkt mit den Fertigungsaufträgen verknüpft. Auf diese Weise können Ersatzbürsten oder reparierte Teile produziert und geliefert werden, ohne dass ein manuelles Hin und Her zwischen den Teams erforderlich ist.

Für ausgelagerte Dienstleistungspartner erstellt das System automatisch Lieferantenrechnungen und verfolgt die Zahlungen, wodurch sich der Verwaltungsaufwand verringert und eine genaue Erfassung der Kosten gewährleistet wird.

Darüber hinaus wird jede Beschwerde und Service-Interaktion in einem speziellen Datensatz protokolliert. Manager können sehen, wie viele Fälle aufgetreten sind, wie schnell sie gelöst wurden und welche Muster sich bei verschiedenen Produkten oder Kunden abzeichnen. Dank dieser Transparenz können sie die Ursachen gezielt angehen, anstatt jedes Problem einzeln zu bekämpfen.

Konfiguration des Produkts

Die Verwaltung von Produkten bei ISE geht über einfache Artikellisten hinaus. Pinsel, Komponenten, Kisten und Dienstleistungen haben alle ihre eigene Logik. Deshalb haben wir spezielle Vorlagen erstellt, die jedes Detail im Voraus erfassen.

Für Bürsten enthält das System jetzt Abmessungen, Zeichnungen, Stücklisten, Vorlaufzeiten und Kostenstrukturen, die direkt mit dem Vertrieb und der Fertigung verknüpft sind. Wenn ein Kundenauftrag eingeht, werden automatisch die richtigen Stücklisten und Routen ausgelöst.
Die Komponenten folgen der gleichen Logik. Jeder Datensatz enthält Attribute, Verkäuferdetails, Einkaufspreise und Vorlaufzeiten. Nachbestellungsregeln verhindern Fehlbestände, und Rückverfolgungsoptionen verfolgen jedes Teil durch die Produktion.
Kisten werden in einer eigenen Kategorie behandelt. Vordefinierte Attribute, Verkäuferdetails und Kostenregeln sorgen für Konsistenz. Größe, Gewicht und Preise werden mit kistenspezifischen Formeln berechnet, so dass das Verkaufsteam nicht mehr raten muss.
Dienstleistungen werden ebenso sorgfältig nachverfolgt. Jeder Eintrag enthält Preise, Gewinnspannen, Lieferantenverträge und Abrechnungsregeln, unabhängig davon, ob die Dienstleistung intern erbracht oder an Subunternehmer vergeben wurde.

Alle Kategorien fließen in Echtzeit-Statistiken ein. Verkäufe, Einkäufe, Produktionsvolumina, Lagerbestände und Prognosen sind auf einen Blick ersichtlich und geben Managern sowohl detaillierte als auch umfassende Einblicke, um Entscheidungen zu treffen.

HR & Personalmanagement

Unsere Experten haben Odoo um ein komplettes HR-Modul erweitert, das ISE eine strukturierte, zentralisierte Kontrolle über seine Mitarbeiter ermöglicht.

Vervollständigen Sie die Mitarbeiterdaten: Jeder Profildatensatz ist vollständig und standardisiert. Er umfasst persönliche Daten wie Name, Geburtsdatum, Adresse, Telefon und E-Mail sowie berufsspezifische Details wie Abteilung, Position, Gehalt, Arbeitszeiten und Status. Nichts bleibt unvollständig.
Anwesenheits- und Urlaubsüberwachung: Mit dieser Funktion, die in der Support-Phase eingeführt wurde, können sich die Mitarbeiter digital ein- und ausstempeln und über das Portal Urlaub beantragen. Die Vorgesetzten können die Verfügbarkeit auf einen Blick sehen und die Papierprotokolle durch einen prüfbaren Datensatz ersetzen.
Modulübergreifende Integration: Durch die Verknüpfung von Personaldaten mit anderen Modulen bindet das System die Mitarbeiter auch an Arbeitsabläufe wie die Verwahrung von Anlagegütern und gewährleistet so eine abteilungsübergreifende Verantwortlichkeit.

Das Ergebnis ist eine einzige Quelle der Wahrheit für die Personalabteilung, eine genaue Lohn- und Gehaltsabrechnung und eine vollständige Transparenz der Belegschaft, die nahtlos in dieselbe ERP-Plattform integriert ist, die auch den Betrieb von ISE steuert.

Rechnungsstellung und Bankwesen

Unsere Experten haben Odoo so konfiguriert, dass die täglichen Buchhaltungsaufgaben vereinfacht und die Einhaltung der Vorschriften gewährleistet werden. Rechnungen werden in mehreren Sprachen erstellt und verwenden maßgeschneiderte Vorlagen mit QR-Codes für schnelle, fehlerfreie Zahlungen. In jedem Datensatz werden Aussteller, Empfänger, Lieferdetails, Steuer-IDs und Zahlungsbedingungen erfasst, sodass ein sauberer Prüfpfad entsteht.

Für Compliance und Automatisierung ist das System direkt mit DATEV und EBICS verbunden. Ein monatlicher DATEV-Export liefert Buchhaltungseinträge, Kunden-, Lieferanten- und Mitarbeiterdaten in genau dem Format, das die Steuersoftware benötigt. EBICS importiert die Kontoauszüge sicher und gleicht sie automatisch mit den Odoo-Datensätzen ab, was Zeit spart und Fehler reduziert.

Datenmigration

Odoo verwaltet jetzt den gesamten Lebenszyklus von ISE-Anlagen. Jeder Datensatz enthält den Anschaffungswert, die Abschreibungsmethode, die Konten, den Restwert und die Details zum Verwahrer, die direkt mit den Mitarbeiterdaten verknüpft sind, so dass eine vollständige Verantwortlichkeit gegeben ist.

Zahlungserinnerungen sorgen für termingerechte Außenstände und reduzieren manuelle Nachfassaktionen. Um die historische Genauigkeit zu schützen, wurden jahrzehntelange Finanzdaten, einschließlich Kunden, Lieferanten, Lagerbestände, Produkte, Stücklisten und Aufträge, in die Odoo-Datenbank migriert, mit Validierungsprüfungen, um die Konsistenz sicherzustellen.

Ansatz für die Lieferung

Wir haben das Projekt auf Odoo.sh mit drei Umgebungen eingerichtet: Entwicklung, Staging und Produktion. Die Entwickler arbeiteten in einer Sandbox, während Staging die Produktion für die Benutzerakzeptanztests spiegelte. Durch diese Einrichtung blieben die Experimente getrennt, die Tests waren sicher und das Risiko von Problemen beim Go-Live wurde verringert.

Die Markteinführung erfolgte in agilen Zyklen. Jeder Zyklus konzentrierte sich auf ein Ziel, z. B. Vertriebsabläufe, Kistenberechnungen, Finanzexporte oder Fertigungsverfolgung. Am Ende jedes Zyklus stellten wir die Ergebnisse in der Testphase vor, sammelten Feedback und verfeinerten die Funktionen, bevor wir sie in die Produktion überführten.

Nach der Einführung sorgte unser Team in einer Hyper-Care-Phase für einen engagierten Support, um Probleme schnell zu beheben. Sobald sich das System stabilisiert hatte, gingen wir zur laufenden Wartung und Optimierung über, damit IS Engineering seine Prozesse ohne Unterbrechungen weiter verbessern konnte.

Unser Ziel war es, IS Engineering ein System an die Hand zu geben, auf das sie sich vom Vertrieb bis zur Fertigung verlassen können. Wir haben es mit klaren Arbeitsabläufen, Echtzeitverfolgung, Finanzintegrationen und automatisierten Arbeitsabläufen ausgestattet, um ihre Prozesse zu optimieren. Bei der Einführung neuer Module, einschließlich Buchhaltung, Freizeit und Anwesenheit, bieten wir auch laufenden Support.

Kiryl Drabysheuski Leitung von ERP-Beratern

Technologien

Odoo 17 Unternehmen

Python

Odoo Web-Client

JavaScript

XML

PostgreSQL

DATEV-Export (CSV)

EBICS

Git

Team

Projektmanager

Unternehmensberater

Odoo Berater

Odoo-Entwickler

QA-Ingenieur

Ergebnis

Projektdauer

August 2024 - November 2024

Das neue Odoo-System steuert nun die gesamte Geschäftstätigkeit von IS Engineering, vom Vertrieb bis zum Finanzwesen, über eine einheitliche Plattform. Die Teams wechseln nicht mehr zwischen Tabellenkalkulationen, Legacy-Tools und manuellen Berechnungen, da alle Prozesse miteinander verbunden und konsistent sind.

Die Verkaufszyklen sind schneller und zuverlässiger. Angebote werden direkt aus den Kisten- und Preiskalkulatoren gezogen, und Liefertermine werden automatisch generiert. Die Aufträge fließen mit verknüpften Arbeitsaufträgen, Zeiterfassung und Qualitätsprüfungen in die Fertigung ein und sorgen für Genauigkeit und Rückverfolgbarkeit.

Die Finanzen laufen mit der gleichen Präzision. Der monatliche DATEV-Export und die EBICS-Abstimmung sorgen für Compliance und reduzieren den Aufwand in der Buchhaltung. Manager sehen Echtzeitdaten zu Umsatz, Kosten und Produktionsleistung in Dashboards, sodass Entscheidungen schnell und auf der Grundlage von Fakten getroffen werden können.

Durch die Synchronisierung von Daten und die Standardisierung von Arbeitsabläufen in allen Abteilungen hat IS Engineering den Verwaltungsaufwand gesenkt und eine Plattform erhalten, die Wachstum ohne zusätzliche Komplexität unterstützt.

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