Mise en œuvre d'Odoo ERP pour IS Engineering

Innowise a mis en œuvre Odoo 17 Enterprise pour IS Engineering en tant que système connecté unique pour les ventes, les achats, la production, la finance, le service, les RH et le reporting.

100% unifié

des opérations sous un seul ERP

Traçabilité complète

de la production au financement

Les équipements de finition connectés collectent des données de ligne pour la planification de la maintenance et la visibilité de bout en bout.

Industrie Fabrication

Région Allemagne

Services Installation d'Odoo, Intégrations Odoo, migration des données

Client depuis 2024

Vue d'ensemble du client

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Le client est IS Engineering Monforts Walzentechnik, un leader distingué dans la technologie des brosses à rouleaux de précision. Forte de plus de 60 ans d'innovation et de savoir-faire, l'entreprise conçoit et fabrique à la main des rouleaux-brosses de haute performance adaptés à des secteurs tels que le verre, le textile, l'imprimerie, l'alimentation, la transformation du bois, les revêtements de sol et l'acier. Reconnue pour son excellence en matière d'ingénierie et sa collaboration directe avec ses clients, Monforts garantit que chaque solution, qu'il s'agisse d'un simple prototype ou d'une ligne de production complète, répond aux exigences industrielles les plus strictes.

Nous considérons Innowise comme un partenaire commercial de confiance et hautement qualifié qui a joué un rôle crucial dans l'exécution réussie de notre projet. Leur équipe a fait preuve d'une fiabilité inégalée et d'une expertise technique exceptionnelle, garantissant que les phases de migration et d'hyper-care étaient exécutées de manière transparente, ce qui a permis une mise en œuvre rapide et sans problème d'Odoo.

Carlo Mobayed PDG, IS Engineering Monforts Walzentechnik

Défi

IS Engineering Monforts Walzentechnik fabrique des brosses roulantes sur mesure depuis des décennies, mais ses processus internes n'ont pas suivi le rythme de la complexité de la fabrication moderne. Chaque commande était fabriquée sur mesure, ce qui signifiait que les équipes de vente, d'achat et de production devaient se coordonner étroitement pour faire avancer les choses. Les devis, les délais et la planification étaient gérés de manière fragmentée, ce qui créait des frictions et une pression inutile.

L'expédition a ajouté ses propres complications. Pour chaque commande, les dimensions, le poids et le prix des caisses devaient être calculés à l'aide de formules standard. Ce travail manuel laissait la place à des incohérences, ce qui entraînait souvent des coûts supplémentaires et des retards.

Les processus de service à la clientèle étaient tout aussi fragmentés. Une seule réclamation pouvait impliquer la création d'un ticket, une inspection, des retours potentiels, une reprise en production et l'émission d'un crédit. Mais en l'absence d'un flux de travail centralisé, il était difficile de suivre les progrès et de résoudre rapidement les problèmes.

Les opérations financières ont été mises à rude épreuve. La comptabilité était gérée dans DATEV, tandis que les commandes, les bons de livraison et les factures étaient préparés manuellement dans des outils distincts. Cette configuration entraînait des erreurs fréquentes : taux d'imposition erronés, prix mal calculés et documents manquants. L'inventaire n'étant pas connecté au service financier, les niveaux de stock n'étaient pas fiables et le calcul des coûts en souffrait.

La gouvernance des données était un autre point d'achoppement. Les équipes avaient besoin de modèles de produits standardisés, de listes prédéfinies et de contrôles d'accès au niveau des champs afin de réduire les erreurs de saisie manuelle et d'assurer la cohérence des données critiques entre les départements.

D'un point de vue technique, la solution devait fonctionner sur Odoo.sh avec des environnements de développement, d'essai et de production distincts afin de garantir des tests sûrs et des mises en production sans heurts.

Le système devait également unifier un large éventail d'applications (ventes, gestion de la relation client, achats, inventaire, fabrication, comptabilité, qualité et atelier) ainsi que des extensions personnalisées telles qu'un calculateur de caisses, un calculateur de prix de vente et l'automatisation de la date de livraison prévue.

Le secteur de la fabrication avait des exigences très spécifiques. Le système devait prendre en charge des nomenclatures précises, le suivi des ordres de travail, l'enregistrement des temps et les statistiques de performance au niveau de l'atelier. Les contrôles de qualité devaient être intégrés de manière transparente dans le flux de production. Pour éviter les retards et les pénuries de matériel, la solution devait également permettre le réapprovisionnement automatique grâce à une combinaison de règles de réapprovisionnement et d'itinéraires de fabrication sur commande, sans introduire de nouveaux goulets d'étranglement.

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La solution que nous avons fournie

Découverte et planification

Notre équipe a commencé par définir ce que le nouvel ERP devait couvrir. Le champ d'application comprenait les modules Odoo de base pour les ventes, la gestion de la relation client, les achats, l'inventaire, la fabrication, la comptabilité, le contrôle de la qualité, l'atelier et la maintenance, ainsi que des outils de soutien tels que la gestion des documents et les codes-barres. Dès le premier jour, nous avons également listé les fonctionnalités personnalisées dont le client avait besoin, telles qu'un calculateur de caisses, un calculateur de prix de vente, l'automatisation de la date de livraison prévue et des outils de recherche.

Nous avons convenu d'une configuration de déploiement utilisant Odoo.sh avec trois environnements : développement, staging (UAT) et production. Cette structure nous a donné un moyen sûr de tester les nouvelles fonctionnalités dans des conditions proches de l'environnement réel avant de les déployer.

Pour garantir la fiabilité des données, le plan prévoyait des modèles de produits standardisés, des listes prédéfinies et une visibilité des champs basée sur les rôles. Les dimensions, le poids et la tarification des caisses d'expédition ont été liés à des formules fixes afin que chaque commande suive les mêmes règles de calcul.

Conception de la solution

Nos experts ont construit la solution sur Odoo.sh avec des environnements de développement, de staging (UAT) et de production séparés. Cette configuration permet à l'équipe de projet de valider chaque version dans des conditions proches de la réalité avant de la déployer en production.

La conception relie les opérations de base dans un écosystème unique. Les ventes et la gestion de la relation client gèrent les devis et les commandes. L'inventaire, les achats et la fabrication gèrent les nomenclatures, les ordres de travail, les itinéraires de fabrication à la commande, les délais et les règles de réapprovisionnement. Dans l'atelier, la qualité, la maintenance, les codes-barres et les documents assurent la traçabilité, l'exécution et l'archivage.

Pour couvrir les besoins spécifiques de l'entreprise, nos développeurs ont ajouté des extensions documentées dans le champ d'application : un calculateur de caisses, un calculateur de prix de vente, l'automatisation de la date de livraison prévue et des outils de recherche.

Pour les résultats financiers, l'équipe a configuré des modèles de factures multilingues avec un code QR, et a mis en place l'exportation mensuelle DATEV et le flux de réconciliation EBICS comme spécifié.

La cohérence des données est une constante de la conception. Les modèles de produits standardisés, les listes prédéfinies et les règles de visibilité des champs garantissent l'exactitude des enregistrements et protègent les attributs sensibles. Les formules de caisse documentées garantissent la cohérence des dimensions, des poids et des prix.

Fonctionnalité clé fournie

Ventes et CRM

Notre équipe a mis en place un processus de vente qui relie toutes les étapes, de la création de leads à la facturation. Les pistes se transforment en opportunités, puis en devis et en commandes confirmées. Les utilisateurs de Engine peuvent joindre des dessins, suivre le temps passé et configurer les brosses directement dans le système. Chaque devis déclenche automatiquement les bons de fabrication ou d'achat, les livraisons et les factures, ce qui élimine les étapes manuelles.

Pour les distributeurs, le système applique automatiquement des listes de prix réduits. Les agents peuvent envoyer des mailings de masse à des prospects ou à des clients sélectionnés en quelques clics. Un dossier client contient toutes les interactions et tous les documents en un seul endroit, de sorte que l'équipe de vente dispose toujours d'une information complète.

Des extensions personnalisées telles que le calculateur de caisses, le calculateur de prix de vente et l'automatisation de la date de livraison prévue assurent la cohérence et la précision des devis. Les outils de recherche intégrés et les modèles d'e-mails accélèrent le travail quotidien, de sorte que les commerciaux consacrent moins de temps à la paperasserie et plus de temps à conclure des affaires.

Achats et inventaire

Nos experts ont unifié les achats et l'inventaire, de sorte que les matériaux circulent sans interruption. Les bons de commande suivent désormais un chemin clair, depuis les appels d'offres et les commandes globales jusqu'aux approbations, aux reçus, aux factures et aux paiements. Les coûts sont mis à jour automatiquement, ce qui permet d'aligner les achats et la comptabilité.

Le système gère les règles de réapprovisionnement et les itinéraires de fabrication sur commande. Lorsque le stock s'épuise ou qu'une commande arrive, les projets de commandes sont générés à temps. Les acheteurs peuvent également envoyer plusieurs appels d'offres à différents fournisseurs en une seule étape, ce qui facilite la comparaison des offres et le choix de la meilleure solution.

Du côté de l'inventaire, chaque opération, comme les réceptions, les livraisons, les transferts internes, les retours et les ajustements, est couverte. Des rappels automatiques aident le personnel à gérer les délais, tandis que les numéros de lot et de série permettent de suivre chaque produit avec une traçabilité complète. Les délais sont transparents à chaque étape, qu'il s'agisse de la livraison du fournisseur, de la préparation de la fabrication ou de l'expédition finale.

Les listes et les modèles prédéfinis réduisent les erreurs de saisie et assurent la cohérence des enregistrements dans les processus d'achat et d'entreposage. Les responsables voient tout en un seul endroit grâce à des tableaux de bord et des rapports qui combinent les coûts, les performances des fournisseurs et les mouvements de stock.

Fabrication

La fabrication était l'une des principales priorités du projet. Notre équipe a conçu le flux autour de nomenclatures précises et d'ordres de fabrication structurés, afin que chaque produit suive un chemin défini du début à la fin. Les ordres de travail permettent désormais de suivre chaque opération de l'atelier, directement liée aux composants, aux contrôles de qualité et aux validations.

Les opérateurs enregistrent le temps passé par opération, ce qui permet aux responsables d'avoir une vision précise des coûts de main-d'œuvre et de l'efficacité de la production. Le système suit automatiquement les signaux de performance tels que les opérations renvoyées, les retards et les ralentissements, offrant aux dirigeants une vue en temps réel de la productivité et des goulets d'étranglement.

Les tableaux de bord rassemblent tous ces éléments. À partir d'un seul écran, les superviseurs peuvent voir quelles commandes sont en bonne voie, quels postes de travail tournent au ralenti et où les ressources doivent être réaffectées. Cette visibilité permet de mieux planifier et de maintenir la production sans surprises coûteuses.

Services

Le service client était un autre domaine où IS Engineering avait besoin de plus de structure. Notre équipe a mis en place un processus de réclamation dans Odoo, de la création du ticket à l'inspection, l'évaluation, le retour des brosses et l'émission d'une note de crédit. Chaque étape se déroule désormais dans un seul système, ce qui permet de réduire les délais et de conserver une traçabilité complète pour chaque cas.

Lorsqu'un problème nécessite une assistance à la production, le flux de travail est directement lié aux ordres de fabrication. Ainsi, les brosses de remplacement ou les pièces réparées peuvent être produites et livrées sans qu'il y ait de va-et-vient manuel entre les équipes.

Pour les partenaires de services externalisés, le système génère les factures des fournisseurs et assure le suivi des paiements automatiquement, ce qui réduit le travail administratif et garantit que les coûts sont enregistrés avec précision.

En outre, chaque réclamation et interaction de service est enregistrée dans un dossier dédié. Les responsables peuvent voir combien de cas ont été soulevés, avec quelle rapidité ils ont été résolus et quels sont les schémas qui se dégagent pour les différents produits ou clients. Cette visibilité les aide à cibler les causes profondes au lieu de combattre les problèmes un par un.

Configuration du produit

La gestion des produits à l'ISE va au-delà de simples listes d'articles. Les brosses, les composants, les caisses et les services ont chacun leur propre logique, c'est pourquoi nous avons mis en place des modèles dédiés qui capturent tous les détails dès le départ.

Pour les brosses, le système contient désormais les dimensions, les dessins, les nomenclatures, les délais et les structures de coûts, directement liés aux ventes et à la fabrication. Lorsqu'une commande arrive, la nomenclature et les itinéraires appropriés se déclenchent automatiquement.
Les composants suivent la même logique. Chaque enregistrement comprend des attributs, des détails sur les fournisseurs, des prix d'achat et des délais de livraison. Des règles de réapprovisionnement permettent d'éviter les ruptures de stock et des options de traçabilité permettent de suivre chaque pièce tout au long de la production.
Les caisses sont traitées dans leur propre catégorie. Des attributs prédéfinis, des détails sur les fournisseurs et des règles de coût garantissent la cohérence. La taille, le poids et la tarification sont calculés à l'aide de formules spécifiques aux caisses, ce qui évite aux équipes de vente d'avoir à deviner.
Les services font l'objet d'un suivi tout aussi minutieux. Chaque entrée comprend les prix, les marges, les contrats avec les fournisseurs et les règles de facturation, que le service soit fourni en interne ou en sous-traitance.

Toutes les catégories sont intégrées dans des statistiques en temps réel. Les ventes, les achats, les volumes de production, les niveaux de stock et les prévisions sont visibles d'un seul coup d'œil, ce qui permet aux responsables d'avoir une vision à la fois détaillée et globale pour guider leurs décisions.

RH et gestion du personnel

Nos experts ont étendu Odoo avec un module RH complet, donnant à ISE un contrôle structuré et centralisé de son personnel.

Compléter les dossiers des employés : Chaque enregistrement de profil est complet et normalisé. Il comprend des données personnelles telles que le nom, la date de naissance, l'adresse, le téléphone et l'adresse électronique, ainsi que des détails spécifiques à l'emploi tels que le service, le poste, le salaire, les heures de travail et le statut. Rien n'est laissé au hasard.
Suivi des présences et des congés : Mise en œuvre au cours de la phase d'assistance, cette fonction permet au personnel de pointer numériquement et de demander des congés par l'intermédiaire du portail. Les responsables peuvent voir la disponibilité d'un seul coup d'œil, remplaçant les registres papier par un enregistrement vérifiable.
Intégration entre modules : En reliant les données RH à d'autres modules, le système associe également les employés à des flux de travail tels que la garde des actifs immobilisés, garantissant ainsi la responsabilisation de tous les services.

Le résultat est une source unique de vérité pour les RH, un traitement précis des salaires et une visibilité complète des effectifs, intégrés de manière transparente à la même plateforme ERP que celle qui gère les opérations d'ISE.

Facturation et opérations bancaires

Nos experts ont configuré Odoo pour simplifier les tâches comptables quotidiennes et garantir la conformité. Les factures sont rédigées en plusieurs langues et utilisent des modèles personnalisés avec des codes QR pour des paiements rapides et sans erreur. Chaque enregistrement comprend l'émetteur, le destinataire, les détails de la livraison, les identifiants fiscaux et les conditions de paiement, créant ainsi une piste d'audit propre.

Pour la conformité et l'automatisation, le système se connecte directement à DATEV et EBICS. Un export DATEV mensuel fournit les écritures comptables, les données sur les clients, les fournisseurs et les employés dans le format exact requis par le logiciel fiscal. EBICS importe en toute sécurité les relevés bancaires et les rapproche automatiquement des enregistrements Odoo, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les erreurs.

Migration des données

Odoo gère désormais le cycle de vie complet des actifs d'ISE. Chaque enregistrement comprend la valeur d'acquisition, la méthode d'amortissement, les comptes, la valeur résiduelle et les détails du gardien liés directement aux dossiers des employés, ce qui permet une responsabilisation totale.

Les flux de rappels de paiement maintiennent les créances dans les délais, réduisant ainsi les relances manuelles. Pour protéger la précision historique, des décennies de données financières, y compris les clients, les fournisseurs, les stocks, les produits, les nomenclatures et les commandes, ont été migrées dans la base de données d'Odoo avec des contrôles de validation pour assurer la cohérence.

Approche de la mise en œuvre

Nous avons mis en place le projet sur Odoo.sh avec trois environnements : développement, staging et production. Les développeurs travaillaient dans un bac à sable, tandis que l'environnement d'essai reflétait la production pour les tests d'acceptation par les utilisateurs. Cette configuration a permis de séparer les expériences, de sécuriser les tests et de réduire le risque de problèmes au moment de la mise en service.

Le déploiement a suivi des cycles agiles. Chaque cycle s'est concentré sur un objectif, tel que les flux de ventes, les calculs de caisses, les exportations financières ou le suivi de la fabrication. À la fin de chaque cycle, nous avons fait une démonstration des résultats, recueilli des commentaires et affiné les fonctionnalités avant de les mettre en production.

Après le lancement, notre équipe a mis en place une phase d'hyper-care avec un support dédié pour résoudre rapidement les problèmes. Une fois le système stabilisé, nous sommes passés à la maintenance et à l'optimisation continues afin que IS Engineering puisse continuer à améliorer ses processus sans interruption.

Notre objectif était de fournir à IS Engineering un système unique sur lequel ils pouvaient compter, de la vente à l'atelier. Nous l'avons construit avec des flux de travail clairs, un suivi en temps réel, des intégrations financières et des opérations de travail automatisées pour optimiser leurs processus. Nous fournissons également un soutien continu lors de l'introduction de nouveaux modules, y compris la comptabilité, les congés et les présences.

Kiryl Drabysheuski Chef de file des consultants ERP

Technologies

Odoo 17 Enterprise

Python

Odoo Web Client

JavaScript

XML

PostgreSQL

Exportation DATEV (CSV)

EBICS

Git

Équipe

Chef de projet

Consultants en affaires

Consultant Odoo

Développeurs Odoo

Ingénieur QA

Résultat

Durée du projet

Août 2024 - novembre 2024

Le nouveau système Odoo gère désormais les opérations d'IS Engineering de bout en bout, des ventes aux finances, au sein d'une plateforme unifiée. Les équipes ne passent plus d'une feuille de calcul à l'autre, d'un outil à l'autre ou d'un calcul manuel à l'autre, car tous les processus sont connectés et cohérents.

Les cycles de vente sont plus rapides et plus fiables. Les devis proviennent directement des calculateurs de caisses et de prix, et les dates de livraison sont générées automatiquement. Les commandes sont transmises à la fabrication avec des bons de travail liés, un suivi des temps et des contrôles de qualité, ce qui garantit la précision et la traçabilité.

La finance fonctionne avec la même précision. Les exportations mensuelles DATEV et le rapprochement EBICS garantissent la conformité et réduisent les efforts de comptabilité. Les responsables disposent de données en temps réel sur les ventes, les coûts et les performances de production dans des tableaux de bord, de sorte que les décisions sont prises rapidement et sont basées sur des faits.

En synchronisant les données et en normalisant les flux de travail entre les départements, IS Engineering a réduit les frais administratifs et a obtenu une plate-forme qui supporte la croissance sans ajouter de complexité.

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