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Die Macht des Data Mapping im Gesundheitswesen: Vorteile, Anwendungsfälle und zukünftige Trends. Mit der rasanten Expansion der Gesundheitsbranche und der sie unterstützenden Technologien wird eine immense Menge an Daten und Informationen erzeugt. Statistiken zeigen, dass etwa 30% des weltweiten Datenvolumens auf die Gesundheitsbranche entfallen, mit einer prognostizierten Wachstumsrate von fast 36% bis 2025. Dies zeigt, dass die Wachstumsrate weit über der anderer Branchen wie Fertigung, Finanzdienstleistungen sowie Medien und Unterhaltung liegt.

Was sind ERP und CRM? Wie sie zusammenarbeiten (Integrationsleitfaden)

1. Februar 202610 Minuten Lesezeit

Wichtige Erkenntnisse

  • ERP- und CRM-Integration beseitigt tägliche Engpässe. Weniger erneutes Abtippen, weniger Tabellenkalkulationen und kohärente Datensysteme.
  • Daten in Echtzeit verbessern die Entscheidungsfindung. Genehmigungen, Bestandskontrollen und Abrechnungen beruhen auf Live-Nummern, um die Genauigkeit zu erhöhen.
  • Planen Sie den Aufwand und verfolgen Sie die Ergebnisse. Stellen Sie ein Budget für Datenbereinigung, Tests und Schulungen bereit und messen Sie dann die Zykluszeit, Fehler und manuellen Schritte.
  • Das verarbeitende Gewerbe, der Dienstleistungssektor und der elektronische Handel wachsen rasch. Lagerbestandsabhängige Angebote, Sofortbestellungen und Rechnungsstellung am selben Tag verbessern die Kundenzufriedenheit.
  • Die meisten Risiken entstehen durch Daten und Prozesse. Veraltete Datensätze, unklare Eigentumsverhältnisse und mangelnde Überwachung verursachen mehr Probleme als der Konnektor selbst, daher sollten Sie von Anfang an klare Regeln aufstellen und die Arbeitsabläufe überwachen.

In jedem Unternehmen bestimmen Effizienz und Datentransparenz, wie schnell Sie arbeiten und wie gut Sie Ihre Kunden bedienen. Zwei Systeme machen dies möglich: Unternehmensressourcenplanung (ERP) und Kundenbeziehungsmanagement (CRM).

Wenn Sie sich fragen, was CRM und ERP in einfachen Worten bedeuten, können Sie es sich so vorstellen. CRM sorgt dafür, dass Ihre Vertriebs-, Marketing- und Support-Teams miteinander verbunden sind, damit sie Leads verfolgen, Geschäfte abschließen und starke Kundenbeziehungen aufbauen können. ERP kümmert sich um die Vorgänge hinter den Kulissen, von Finanzen und Inventar bis hin zu Lieferketten und Personalwesen.

Jedes System ist für sich genommen wertvoll. Aber wenn sie zusammenarbeiten, läuft alles besser. Die ERP- und CRM-Integration verbindet Front- und Back-Office-Abläufe, so dass jeder auf dieselben aktuellen Informationen zugreifen kann. Vertriebsteams können die Produktverfügbarkeit prüfen, bevor sie ein Geschäft abschließen. Finanzteams können auf der Grundlage von Live-Daten Umsatzprognosen erstellen. Manager können genau sehen, wie das Unternehmen abschneidet, ohne separate Berichte zusammenstellen zu müssen.

In diesem Leitfaden erkläre ich, wie ERP und CRM zusammenarbeiten, warum die Integration wichtig ist und wie man sie in der Praxis umsetzt.

Was ist die Integration von CRM und ERP?

Die Integration von ERP und CRM schafft eine vernetzte Umgebung, in der Kunden- und Betriebsdaten in Echtzeit zusammenlaufen. Anstatt mit zwei getrennten Systemen mit sich überschneidenden Datensätzen zu jonglieren, vereint die Integration einen kontinuierlichen Datenfluss, der jeden Schritt der Kunden- und Produktreise unterstützt.

Auf der technischen Seite erfolgt die Verbindung in der Regel über APIs, Middleware oder integrierte Konnektoren, die Schlüsselinformationen wie Kunden, Angebote, Aufträge, Rechnungen und Bestände synchronisieren. Das CRM sendet Kunden- und Geschäftsdaten an die ERP-System, während das ERP Aktualisierungen zu Lagerbeständen, Auftragsabwicklung und Zahlungen liefert. Je nachdem, wie das Unternehmen arbeitet, kann die Synchronisierung in eine oder in beide Richtungen erfolgen.

End-to-End-Datenfluss zwischen CRM- und ERP-Systemen unter Verwendung einer Integrationsschicht zur Automatisierung von Kundendatensätzen, Bestellungen, Rechnungen und Zahlungsstatus

In der Praxis sieht das folgendermaßen aus. Ein Vertriebsmitarbeiter schließt ein Geschäft im CRM ab, und das System sendet automatisch die Auftragsdetails an das ERP, sodass Produktion, Versand und Rechnungsstellung sofort beginnen können. Im weiteren Verlauf sendet das ERP-System Aktualisierungen zurück, z. B. wenn das Produkt ausgeliefert wird oder wenn eine Zahlung eingeht. Jeder sieht die gleichen, aktuellen Informationen, ohne dass Daten erneut eingegeben oder Tabellenkalkulationen doppelt geprüft werden müssen.

Eine gute Einrichtung definiert auch, wer welche Daten besitzt. Das CRM dient in der Regel als Hauptquelle für Kunden- und Lead-Datensätze, während das ERP die finanziellen und betrieblichen Details verwaltet. Eine gut durchdachte Integration ordnet diese Datenbereiche zu, legt fest, wie oft sie synchronisiert werden, und definiert Regeln für den Umgang mit Duplikaten oder Konflikten.

Das Ergebnis ist eine einzige, verlässliche Quelle der Wahrheit, wenn sie gut durchdacht ist. Es beseitigt Silos, beschleunigt Arbeitsabläufe wie Quote-to-Cash und gibt der Unternehmensleitung einen klaren Überblick über Umsatz und Betrieb in Echtzeit.

Vorteile der Integration von ERP und CRM

Meiner Erfahrung nach fangen die Dinge an zu laufen, sobald ein Unternehmen sein ERP und CRM richtig miteinander verknüpft. Der Arbeitsalltag wird leichter, die Daten ergeben endlich einen Sinn, und jeder kann sehen, was mit den Kunden und dem Betrieb los ist, ohne sich durch endlose Dateien wühlen zu müssen. Hier sind die wichtigsten Vorteile, die Sie durch die Synchronisierung dieser Systeme erwarten können.
Geschäftsergebnisse aus der Integration von ERP und CRM

Eine vollständige Übersicht über jeden Kunden

Wenn beide Systeme Daten gemeinsam nutzen, erhalten Sie ein vollständiges Bild: alle Leads, Angebote, Verträge, Lieferungen, Rechnungen und Verlängerungen sind in einer Ansicht zusammengefasst. Keine Lücken oder Wechsel zwischen verschiedenen Tools.

Vertriebsteams können offene Rechnungen oder Kreditlimits prüfen, bevor sie neue Konditionen anbieten. Die Finanzabteilung kann Verträge überprüfen und Verlängerungen mit aktuellen Zahlen prognostizieren. Der Support kann sofort sehen, was geliefert wurde und welcher Vertrag dies abdeckt.

Dieses Maß an Transparenz macht die tägliche Arbeit reibungsloser und Entscheidungen sicherer. Es hilft den Teams:

  • Sonderpreise genehmigen
  • Priorisierung von Supportanfragen
  • Planen Sie das Wachstum Ihrer Kunden auf der Grundlage ihrer Rentabilität

Sie können einfach das System öffnen, einen Kunden suchen und genau wissen, was passiert ist, ohne auf Aktualisierungen zu warten oder Zahlen zu überprüfen - so einfach ist das.

Höhere Effizienz und weniger manuelle Arbeit

Man merkt, wenn Systeme nicht miteinander verbunden sind. Die Mitarbeiter verbringen die Hälfte ihres Tages damit, dieselben Daten zwischen verschiedenen Tools zu kopieren. Angebote werden in das CRM-System eingegeben, Aufträge in das ERP-System, und jemand überprüft alles in einer Tabellenkalkulation. Das ist langsam, repetitiv und voller Fehlerquellen.

Sobald CRM und ERP integriert sind, werden Kundendaten, Auftragsdetails, Preise und Rechnungen automatisch zwischen den Systemen ausgetauscht. Auf diese Weise muss Ihr Team die gleichen Informationen nicht immer wieder neu eingeben und abgleichen.

  • Weniger manuelle Kontaktpunkte pro Geschäft
  • Weniger Korrekturen und ‘nur zur Kontrolle’ versandte E-Mails
  • Schnellerer Weg vom Angebot zum Auftrag zur Rechnung

Beseitigung von Datensilos und Fehlern

Wenn CRM und ERP unabhängig voneinander arbeiten, schleichen sich kleine Unstimmigkeiten ein. Vielleicht werden die Rechnungsdaten eines Kunden im CRM, aber nicht im ERP aktualisiert. Oder der Vertrieb passt ein Angebot an, aber die Finanzabteilung sieht die Änderung nicht. Mit der Zeit führen diese Unstimmigkeiten zu Verwirrung, vergeudetem Aufwand und schlechten Entscheidungen.

Die Integration von ERP und CRM sorgt dafür, dass die Datensätze systemübergreifend abgeglichen werden. Aktualisierungen in einem System erscheinen automatisch im anderen, so dass jedes Team mit demselben genauen Datensatz arbeitet. Sie vermeiden die doppelte Überprüfung von Kalkulationstabellen oder den Streit darüber, welche Version die richtige ist.

Durch diese Konsistenz wird die Datenqualität verbessert und das Vertrauen in Ihre Berichte gestärkt. Die Menschen hören auf, Informationen zu suchen, und beginnen, sie mit Vertrauen zu nutzen. Vernetzte CRM-ERP-Daten verbessern direkt die Genauigkeit und reduzieren kostspielige Fehler, die durch die Arbeit mit falschen Details entstehen.

Beseitigung von Datensilos und Fehlern

Wenn CRM und ERP unabhängig voneinander arbeiten, schleichen sich kleine Unstimmigkeiten ein. Vielleicht werden die Rechnungsdaten eines Kunden im CRM, aber nicht im ERP aktualisiert. Oder der Vertrieb passt ein Angebot an, aber die Finanzabteilung sieht die Änderung nicht. Mit der Zeit führen diese Unstimmigkeiten zu Verwirrung, vergeudetem Aufwand und schlechten Entscheidungen.

Die Integration von ERP und CRM sorgt dafür, dass die Datensätze systemübergreifend abgeglichen werden. Aktualisierungen in einem System erscheinen automatisch im anderen, so dass jedes Team mit demselben genauen Datensatz arbeitet. Sie vermeiden die doppelte Überprüfung von Kalkulationstabellen oder den Streit darüber, welche Version die richtige ist.

Durch diese Konsistenz wird die Datenqualität verbessert und das Vertrauen in Ihre Berichte gestärkt. Die Menschen hören auf, Informationen zu suchen, und beginnen, sie mit Vertrauen zu nutzen. Vernetzte CRM-ERP-Daten verbessern direkt die Genauigkeit und reduzieren kostspielige Fehler, die durch die Arbeit mit falschen Details entstehen.

Stärkere teamübergreifende Zusammenarbeit

Sobald beide Systeme aufeinander abgestimmt sind, arbeiten die Teams nicht mehr blind (und fühlen sich auch nicht mehr blind). Jeder kann in Echtzeit sehen, was die anderen tun:

  • Der Verkauf prüft die verfügbaren Lagerbestände und Produktionszeiträume, bevor er Liefertermine zusagt.
  • Operations sieht bestätigte Geschäfte frühzeitig und plant Kapazitäten, anstatt zu reagieren
  • Finance verfolgt das Engagement pro Kunde, während die Geschäfte noch laufen
  • Unterstützung bei der Ansicht von Verträgen, Sendungen und Rechnungen, ohne drei Abteilungen zu durchlaufen

Stellen Sie sich einen Vertriebsmitarbeiter vor, der mit einem wichtigen Kunden telefoniert: Auf demselben Bildschirm wird angezeigt, dass gestern eine große Bestellung ausgeliefert wurde, eine Rechnung überfällig ist und eine neue Funktionsanforderung vom Support bereits in Bearbeitung ist. Die Konversation ist informiert, spezifisch und zuversichtlich, nicht das klassische “Lassen Sie mich das überprüfen”.”

Schnellere Verkaufszyklen und besseres Kundenerlebnis

Wenn ERP und CRM miteinander verbunden sind, müssen Vertrieb und Service nicht mehr auf Updates aus dem Finanzwesen, der Logistik oder dem Lager warten. Die Informationen, die sie brauchen, liegen genau dann vor ihnen, wenn sie sie brauchen. Der gesamte Prozess von der Angebotserstellung bis zum Zahlungseingang verläuft schneller und in weniger Schritten.

Stellen Sie sich vor, ein Kunde fragt nach einem individuellen Auftrag. Während des Gesprächs prüft der Vertriebsmitarbeiter den verfügbaren Bestand, die Produktionskapazität für die nächsten zwei Wochen und das Kreditlimit des Kunden in einer Ansicht. Das System errechnet ein realistisches Lieferdatum, bestätigt Preis und Marge und erfasst alle erforderlichen Genehmigungen. Der Vertriebsmitarbeiter schließt das Geschäft noch im selben Gespräch ab.

Beschleunigen Sie die Angebotserstellung und -abwicklung ohne zusätzlichen Personalbedarf.

Beschleunigung der Pipeline

Gemeinsame Herausforderungen der ERP-CRM-Integration

Sicherlich bringt die ERP-CRM-Integration unglaubliche Vorteile mit sich, aber sie hat auch ihre Tücken. Aus Erfahrung kann ich Ihnen sagen, dass der Erfolg davon abhängt, dass man die üblichen Problembereiche frühzeitig erkennt und sich um sie kümmert, bevor sie zum Problem werden.
Liste der häufigsten Hindernisse bei der Verbindung von ERP- und CRM-Systemen sowie auf die digitale Transformation ausgerichtete Maßnahmen für eine reibungslosere Anpassung von Daten, Arbeitsabläufen und Übernahmen

Datensilos und unübersichtliche Standards

Die erste große Herausforderung liegt in der Regel in den Daten. Beide Systeme speichern dieselben Informationen (Kunden, Produkt-IDs, Adressen usw.), aber nicht immer auf dieselbe Weise. In einem System wird beispielsweise der Bundesstaat CA gespeichert, in einem anderen wird Kalifornien buchstabiert. Multipliziert man das mit Tausenden von Datensätzen, wird es schnell chaotisch.

Bevor Sie eine Verbindung herstellen, bereinigen Sie Ihre Daten und einigen Sie sich auf einen Standard für jedes Feld. So bleibt die Integration später sauber und vorhersehbar. Die meisten Teams stellen fest, dass fast alle ihre CRM-Daten vor der Synchronisierung zumindest etwas aufgeräumt werden müssen.

Alte oder ungenaue Daten

Wenn Ihre Datenbanken voller veralteter oder falscher Informationen sind, wird dieses Problem durch die Integration nur vergrößert. Denken Sie an inaktive Kunden, doppelte Einträge und veraltete Produkte.

Archivieren Sie vor der Synchronisierung, was nicht mehr relevant ist, und aktualisieren Sie, was Sie behalten. Nutzen Sie die Gelegenheit, um einfache Datenregeln festzulegen, damit neue Datensätze in beiden Systemen konsistent sind. Sobald die Basis sauber ist, läuft die Integration reibungsloser und bleibt so.

Technische Komplexität

Die Verbindung von zwei großen Systemen erfolgt selten mit einem Klick. Benutzerdefinierte Konfigurationen, alte Software und seltsame APIs können die Dinge verlangsamen. Und wenn Sie keine ordnungsgemäßen Tests durchführen, kann es passieren, dass Sie doppelte Bestellungen oder nicht übereinstimmende Bestände erhalten, bevor es jemand merkt.

Behandeln Sie die Integration wie ein echtes Projekt. Testen Sie sie zunächst in einer Sandbox und spielen Sie reale Szenarien durch. Wenn Sie live gehen, beginnen Sie mit einem Prozess oder Datensatz und erweitern Sie dann Schritt für Schritt. Ein zuverlässiger Partner, der dies bereits getan hat, ist hilfreicher als jede Dokumentation.

Benutzerakzeptanz

Manchmal ist es am schwierigsten, die Leute dazu zu bringen, es zu benutzen. Teams, die an ihre eigenen Tools gewöhnt sind, zögern vielleicht, dem neuen System zu vertrauen. Einige behalten persönliche Tabellenkalkulationen für den Fall der Fälle, was den ganzen Zweck zunichte macht.

Beziehen Sie die Nutzer frühzeitig ein. Zeigen Sie, wie es ihnen den Arbeitsalltag erleichtert: kein Kopieren von Daten zwischen Systemen und kein Suchen nach Updates mehr. Schulen Sie sie, hören Sie auf ihr Feedback und sorgen Sie dafür, dass sie schnell kleine Erfolge sehen. Sobald sie erkennen, dass es Zeit spart, folgt die Akzeptanz von selbst.

Sicherheitsbedenken

Wenn Systeme beginnen, Daten auszutauschen, tauchen immer wieder Sicherheitsfragen auf. Unternehmen machen sich Sorgen über die Gefährdung oder die Einhaltung von Vorschriften, insbesondere wenn Kundendaten zwischen Plattformen ausgetauscht werden.

Moderne Integrationstools können dies mit Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und klaren Prüfpfaden gut bewältigen. Verwenden Sie sichere Kanäle, beschränken Sie die gemeinsame Nutzung von Daten und halten Sie Ihre Systeme auf dem neuesten Stand. Überprüfen Sie die Einhaltung der Vorschriften frühzeitig mit Ihrem Entwicklungsteam, um spätere Überraschungen zu vermeiden.

Andere Dienstleistungen, die wir anbieten

Wie man ERP und CRM erfolgreich integriert

Betrachten Sie die Integration als ein richtiges Upgrade der Arbeitsweise Ihres Unternehmens, nicht als einen schnellen Anschluss, den jemand vor dem Wochenende einrichtet. Wenn wir gemeinsam daran arbeiten würden, würde ich Schritt für Schritt vorgehen.

Setzen Sie klare Ziele und holen Sie sich die Zustimmung der Beteiligten

Beginnen Sie mit einer einfachen Frage: Was genau soll diese Integration beheben oder verbessern? Und machen Sie es konkret. Zum Beispiel:

  • Verkürzung der Auftragsabwicklungszeit von 3 Tagen auf 1 Tag
  • Schluss mit der doppelten Buchführung zwischen Vertrieb und Finanzen
  • Geben Sie der Geschäftsführung einen zuverlässigen Überblick über Umsatz und Gewinnspanne
  • Support-Teams können Aufträge und Rechnungen einsehen, ohne die Finanzabteilung zu fragen

Schreiben Sie diese Ziele auf. Nutzen Sie sie später, um jede Integrationsidee zu hinterfragen: Hilft sie uns, diese Ziele zu erreichen oder nicht?

Als Nächstes sollten Sie Leute einstellen, die jeden Tag mit diesen Systemen arbeiten. Ich meine damit die Bereiche Vertrieb, Finanzen, Betrieb, Kundendienst und IT. Fragen Sie sie, wie sie heute arbeiten, was sie ausbremst und welche Informationen sie gerne an einem Ort sehen würden.

Audit Ihrer Prozesse und Daten

Bevor Sie eine Verbindung herstellen, sollten Sie sich genau ansehen, wie die Daten tatsächlich zwischen Ihrem CRM und ERP übertragen werden (oder auch nicht). Zeichnen Sie die Schritte auf, wie sie im wirklichen Leben ablaufen, und schreiben Sie diese Lücken auf. Vielleicht gibt der Vertrieb einen Auftrag in das CRM ein, und die Buchhaltung tippt denselben Vorgang erneut in das ERP. Oder der Support kann die Rechnungsdetails nicht sehen und muss die Finanzabteilung per E-Mail um Aktualisierungen bitten.

Wenn Sie schon dabei sind, überprüfen Sie die Daten selbst. Gibt es unterschiedliche Formate für dieselben Felder? Gibt es doppelte Kunden, veraltete Kontakte oder inkonsistente Produktcodes? Erstellen Sie eine Liste der zu bereinigenden Daten.

Diese Prüfung verschafft Ihnen zwei Dinge: einen klaren Überblick darüber, was zu verbinden ist, und eine Liste von Bereinigungsaufgaben vor Beginn der Integration. Je reibungsloser Ihre Daten sind, desto sauberer wird Ihre Integration ablaufen.

Integration eines Unternehmensressourcenplanungssystems mit Ihrem CRM erspart Ihnen die Arbeit des Kopierens, die Suche nach dem Status und das Gerangel am Monatsende. Sie erhalten einen einzigen Zahlensatz, einen schnelleren Weg vom Angebot zum Geld und saubere Übergaben zwischen Vertrieb, Finanzen und Betrieb.
Michael Labutin
Michael Labutin
Direktor, Leiter von Java, ERP-Lösungen

Wählen Sie den richtigen Integrationsansatz

Es gibt mehr als eine Möglichkeit, Ihre Systeme zu verbinden. Die meisten ERP-CRM-Softwarepaare verbinden sich über integrierte Konnektoren, iPaaS oder APIs. Die richtige Wahl hängt davon ab, welche Systeme Sie verwenden, wie komplex Ihre Einrichtung ist und wie viel Flexibilität Sie benötigen.

  • Eingebaute Anschlüsse. Einige Plattformen bieten vorgefertigte Konnektoren für gängige Enterprise Resource Planning-CRM-Kombinationen. Wenn Ihr CRM und ERP aus demselben Ökosystem stammen, wie z. B. Microsoft Dynamics, haben Sie vielleicht schon eine Lösung. Sie konfigurieren sie einfach und können loslegen. Das ist in der Regel der einfachste und schnellste Weg.
  • Integrationsplattformen (iPaaS). Wenn Ihre Systeme von verschiedenen Anbietern stammen oder Sie mehr Kontrolle wünschen, kann eine Integrationsplattform helfen. Tools wie MuleSoft, Boomi oder Cleo fungieren als mittlere Schicht, die Daten zwischen Systemen bewegt. Sie verfügen über vorgefertigte Konnektoren, behandeln Fehler automatisch und ermöglichen Ihnen die Überwachung des Datenflusses.
  • Kundenspezifische API-Entwicklung. Manchmal passen vorgefertigte Tools nicht ganz, insbesondere bei älteren oder stark angepassten Systemen. In diesem Fall können Entwickler APIs beider Plattformen verwenden, um eine benutzerdefinierte Brücke zu bauen. Damit haben Sie die volle Kontrolle, aber Sie müssen sie pflegen, wenn Ihre Systeme wachsen.

Bei der Entscheidung, wie Sie Ihre Systeme miteinander verbinden, sollten Sie Faktoren wie Budget, Zeitplan, Datenvolumen und die Frage, ob Ihr Team über die richtigen technischen Kenntnisse verfügt, berücksichtigen. Meiner Erfahrung nach bietet eine Integrationsplattform oder Middleware in der Regel das beste Gleichgewicht für mittelständische Unternehmen. Aber egal, wofür Sie sich entscheiden, stellen Sie sicher, dass es mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann und dass Sie einen zuverlässigen Anbieter-Support haben, wenn die Dinge kompliziert werden.

Planen Sie Ihre Datenzuordnung und Ihren Feldabgleich

In dieser Phase kommt es wirklich auf Präzision an, denn die Art und Weise, wie Sie die Daten abgleichen, entscheidet darüber, wie sauber und vertrauenswürdig Ihr System sein wird.

Definieren Sie zunächst, welche Datensätze aus Ihrem CRM mit welchen in Ihrem ERP übereinstimmen sollen. Zum Beispiel stimmt ein “Kunde” im CRM mit einem “Kundenkonto” im ERP überein. Klären Sie, welches System im Falle eines Konflikts zuständig ist.

Vereinbaren Sie als nächstes die Eigentumsverhältnisse. Wenn beide Systeme über dieselbe Art von Daten verfügen, welches System gewinnt in einem Konflikt? In der Regel ist das ERP-System für Finanzdaten wie Rechnungen, Zahlungen und steuerliche Details zuständig, während das CRM-System für Kontakte, Geschäfte und die Kommunikationshistorie verantwortlich bleibt.

Wenn das klar ist, setzen Sie sich mit Ihrem Implementierungsteam zusammen und gleichen Sie die Schlüsselfelder ab: Geschäftsbeträge, Produktcodes, Kundennamen, Zahlungsbedingungen, Währungen und Daten. Achten Sie auf etwaige Formatunterschiede und legen Sie fest, wie diese zu behandeln sind.

Es mag sich wie ein Detail aus dem Backoffice anhören, aber dies ist der Schritt, der Ihren gesamten Betrieb konsistent hält. Genaue Zuordnungen bedeuten saubere Berichte, verlässliche Prognosen und weniger Datenkorrekturen zu später Stunde.

Entwicklung und Konfiguration der Integration

In diesem Stadium sollten Sie klein anfangen. Wählen Sie ein oder zwei Abläufe und führen Sie ein Pilotprojekt durch. Synchronisieren Sie beispielsweise zunächst Kundendatensätze oder übertragen Sie neue Aufträge vom CRM ins ERP. Ein enger Rahmen hilft Ihnen, Probleme frühzeitig zu erkennen, die Logik zu validieren und Vertrauen aufzubauen, bevor Sie skalieren.

Legen Sie dann fest, wie oft die Synchronisierung erfolgen soll. Einige Daten müssen sofort übertragen werden, z. B. Bestellungen oder Kundenaktualisierungen. Andere Prozesse, wie z. B. die Berichterstellung, können nach einem Zeitplan ein- oder zweimal pro Tag ausgeführt werden.

Legen Sie ein paar intelligente Regeln fest, um den Fluss sauber und nützlich zu halten:

  • Synchronisieren Sie nur Kunden mit genehmigtem Kredit
  • Geschäfte unter einem bestimmten Wert überspringen
  • Nur aktive Produkte zur Angebotsabgabe freigeben

Arbeiten Sie eng mit Ihrem technischen Team zusammen, um zu klären, wie mit Fehlern und fehlgeschlagenen Synchronisierungen umgegangen werden soll. Legen Sie fest, was passiert, wenn etwas schief geht: wie es protokolliert wird, wer benachrichtigt wird und wie man es sicher zurückstellt. Sobald das Pilotprojekt stabil ist, können Sie es schrittweise ausbauen. Fügen Sie Bestellungen, Rechnungen, Inventar und andere Abläufe hinzu, die Ihre Ziele unterstützen.

Testen Sie gründlich mit realen Szenarien

Tests zeigen, ob Ihre Integration in der Praxis funktioniert. Wenn Sie darauf verzichten, tauschen Sie Zeit gegen Supportanfragen, manuelle Bereinigungen und ein schwankendes Vertrauen in die Daten.

Erstellen Sie Testfälle, die tatsächliche Geschäftsszenarien widerspiegeln. Zum Beispiel:

  • Fügen Sie einen neuen Kunden in CRM hinzu und prüfen Sie, ob er in ERP mit den richtigen Feldern, IDs und Eigentümern erscheint.
  • Aktualisieren Sie eine Adresse im ERP und bestätigen Sie, dass sie im CRM innerhalb des erwarteten Zeitrahmens aktualisiert wird.
  • Erstellen Sie ein Angebot und wandeln Sie es in CRM in einen Auftrag um. Überprüfen Sie dann, ob es im ERP mit allen Positionen, taxes, Rabatten und Preisen intakt ist.

Probieren Sie auch Szenarien für den Fall aus, dass etwas schief geht. Was passiert, wenn ein erforderliches Feld fehlt, ein Produkt nicht verfügbar ist oder das Netzwerk mitten in der Synchronisation zusammenbricht? Das System sollte das Problem eindeutig kennzeichnen und entweder einen neuen Versuch starten oder den Datensatz an einem sichtbaren Ort zur Überprüfung ablegen. Nichts sollte still und leise verschwinden.

Beziehen Sie, wenn möglich, die Endbenutzer in die Tests ein. Sie nutzen diese Prozesse täglich und werden an praktische Szenarien denken, die technische Teams manchmal übersehen. Korrigieren Sie so viel wie möglich, solange sich alles noch in einer Testumgebung befindet. Fahren Sie erst fort, wenn Sie und Ihr Team sicher sind, dass sich die Integration wie erwartet verhält.

Ihr Team schulen und in Betrieb nehmen

Sobald die Integration in den Tests gut funktioniert, sollten Sie sich auf Ihre Mitarbeiter konzentrieren. Das System funktioniert nur, wenn sie wissen, wie man es richtig benutzt, und wenn sie ihm tatsächlich vertrauen.

Führen Sie kurze, gezielte Trainingseinheiten durch, um echte Veränderungen zu zeigen. Zum Beispiel:

  • Vertriebsmitarbeiter können jetzt Rechnungsstatus, Kreditlimits und Lagerbestände direkt im CRM einsehen.
  • Die Finanzabteilung sieht, dass Web- oder CRM-Aufträge ohne erneute Eingabe im ERP landen
  • Der Support kann den Lieferstatus und die Zahlungen überprüfen, ohne E-Mails an andere Teams zu senden.

Zeigen Sie auf, was sie nicht mehr tun müssen: Daten kopieren, Aktualisierungen nachgehen und Tabellenkalkulationen pflegen. Und machen Sie die Vorteile sehr konkret.

Außerdem empfehle ich, einen vernünftigen Zeitpunkt für den Start zu wählen. Vermeiden Sie nach Möglichkeit Stoßzeiten oder kritische Schließungszeiten. Und halten Sie Ihr internes Team oder Ihren Integrationsentwicklungspartner für die ersten Tage in Bereitschaft.

Überprüfen Sie einige wichtige Abläufe in der Produktion: neue Kunden, neue Aufträge, Adressänderungen und Zahlungsaktualisierungen. Wenn etwas nicht in Ordnung zu sein scheint, beheben Sie es schnell und erklären Sie den betroffenen Personen die Änderung. So bleibt das Vertrauen in das System und in die Daten erhalten.

Überwachen, verbessern und erweitern

Behalten Sie nach der Inbetriebnahme im Auge, wie sich die Integration in Ihren ERP- und CRM-Lösungen verhält. Behandeln Sie sie wie einen festen Bestandteil Ihres Betriebs und überprüfen Sie sie regelmäßig:

  • Fehlerprotokolle oder Dashboards für fehlgeschlagene oder verzögerte Synchronisationen
  • Wie schnell wichtige Aktualisierungen zwischen Systemen übertragen werden
  • Feedback von Nutzern, was sich noch umständlich oder manuell anfühlt

Nutzen Sie diesen Input, um kleine Verbesserungen vorzunehmen. Passen Sie Zuordnungen an, verbessern Sie Validierungsregeln und verfeinern Sie die Fehlerbehandlung. Regelmäßig vorgenommene kleine Korrekturen halten die Einrichtung stabil. Sobald die Kernabläufe reibungslos funktionieren, können Sie damit beginnen, weitere Bereiche miteinander zu verbinden, z. B. Support-Tickets mit Sendungen zu verknüpfen oder Marketingkampagnen mit Vertriebsdaten abzugleichen.

Ich empfehle auch, eine einfache Überprüfungsroutine einzurichten. Eine vierteljährliche Überprüfung ist in der Regel ausreichend. Untersuchen Sie die Datenqualität, Leistungstrends und die Art und Weise, wie die Teams die Integration im Vergleich zum ursprünglichen Entwurf nutzen. Diese Überprüfungen helfen Ihnen dabei, die Einrichtung aufrechtzuerhalten, wenn sich Prozesse ändern und neue Anforderungen auftauchen.

Sie wissen nicht, wo Sie mit der Integration beginnen sollen?

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Wie Sie den richtigen Partner für die ERP- und CRM-Integration auswählen

Die Wahl eines Integrationspartners ist eine der wichtigsten Entscheidungen bei einem ERP- und CRM-Projekt. Das Team, das Sie auswählen, wird bestimmen, wie die Einrichtung im Alltag funktioniert, vom Verkaufsgespräch bis zum Monatsabschluss. Suchen Sie nach Leuten, die sich mit der Technologie auskennen und problemlos mit Ihren Geschäftsteams darüber sprechen können, wie die Arbeit tatsächlich erledigt wird.

Hier sind die wichtigsten Punkte, die ich bei der Auswahl eines Integrationspartners beachten würde:

  • Achten Sie auf echte Erfahrung mit Ihrem Stack. Fragen Sie nach konkreten Beispielen mit Ihrem CRM und Ihrem ERP. Zum Beispiel Projekte mit CRM-Integration mit Oracle-ERP-Optionen, Dynamics in Verbindung mit Odoo oder Zoho in Verbindung mit einem bestimmten ERP. Ein Partner, der so etwas schon einmal gemacht hat, kennt die kniffligen Stellen, die Grenzen und die üblichen Abkürzungen, was Ihnen monatelange Versuche und Fehler ersparen kann.
  • Achten Sie bei den ersten Gesprächen darauf. Können sie Optionen und Kompromisse in einfacher Sprache erklären? Können sie die Fragen eines Vertriebsleiters und eines IT-Architekten im selben Gespräch beantworten, ohne dass jemand verloren geht? Wenn jede Antwort wie ein technisches Handbuch klingt, wird die Zusammenarbeit schwierig.
  • Fragen Sie nach der Gestaltung und dem Besitz von Daten. Starke Integrationsteams denken von Anfang an über Daten nach. Fragen Sie also, wie sie entscheiden, welches System die Kundendaten besitzt, wie IDs abgeglichen werden, wie mit Duplikaten umgegangen wird und wie oft Daten synchronisiert werden. Wenn die Antworten vage ausfallen, müssen Sie später mit Problemen durch nicht übereinstimmende Berichte oder verwirrende Datensätze rechnen.
  • Prüfen Sie ihren Plan für Tests, Überwachung und Fehler. Zuverlässige Integrationen gehen davon aus, dass manchmal etwas schief gehen kann. Fragen Sie, wie sie mit Wiederholungen, Protokollierung und Fehlerdetails, Fehlerwarteschlangen, Warnungen, Volumen und Spitzenlasten umgehen.
  • Achten Sie auf ein funktionsübergreifendes Verständnis. ERP und CRM betreffen Vertrieb, Finanzen, Betrieb, Support und IT. Ein starker Partner kann einen Workshop mit allen Beteiligten durchführen, gezielte Fragen stellen und das Gehörte in ein praktisches Design umsetzen. Sie beziehen die Benutzer frühzeitig ein, anstatt im luftleeren Raum zu entwerfen.
  • Erwarten Sie einen schrittweisen und transparenten Umsetzungsplan. Fragen Sie, wie sie Integrationen einführen. Ausgereifte Teams beginnen in der Regel mit einem kleinen, aber wichtigen Ablauf, beweisen, dass er funktioniert, und erweitern ihn dann. Dieser Ansatz hält das Risiko und die Kosten unter Kontrolle und erleichtert den Benutzern die Akzeptanz. Wenn jemand ohne ersichtlichen Grund auf eine groß angelegte Einführung drängt, sollten Sie genauer nachfragen.
  • Klären Sie, was nach dem Start geschieht. Gute Partner bleiben auch nach der Einführung präsent und bieten Überwachung und Warnmeldungen, klare Support-Pfade, eine Dokumentation, die Ihr Team tatsächlich nutzen kann, und einen Plan für kleine, laufende Verbesserungen.

Zusammenfassung

CRM und ERP spielen in einem Unternehmen unterschiedliche Rollen. Das eine hilft Ihnen, Kunden zu finden und sie zu binden. Das andere sorgt dafür, dass Ihre Abläufe vorhersehbar und gleichmäßig ablaufen. Wenn diese Systeme miteinander kommunizieren, sehen Sie Prozesse in Echtzeit, Angebote werden schneller zu Rechnungen, und jedes Team arbeitet mit denselben Zahlen.

Aber es ist immer ein bisschen Vorbereitung nötig. Man muss die derzeitigen Arbeitsabläufe erfassen, mit den Menschen sprechen, die auf diese Systeme angewiesen sind, und die Daten bereinigen, wo es nötig ist. Die Mühe zahlt sich aus. Sobald beide Systeme synchronisiert sind, bleiben Aufgaben nicht mehr stecken, Informationen werden dort angezeigt, wo sie hingehören, und niemand verschwendet Zeit damit, dasselbe zweimal einzugeben.

Wenn Sie Unterstützung von Menschen wünschen, die dies schon oft getan haben, kann Innowise Ihnen dabei helfen, einen praktischen Plan zu erstellen, häufige Fehler zu vermeiden und eine Integration aufzubauen, die sich für Ihr Team Tag für Tag ganz natürlich anfühlt.

FAQ

Die Kosten hängen vom Umfang, den Tools und der Komplexität ab. Vorgefertigte Konnektoren oder iPaaS bedeuten in der Regel einen geringeren Vorlaufaufwand und eine Abonnementgebühr. Eine vollständig benutzerdefinierte Lösung kostet zu Beginn mehr und ist im Laufe der Zeit zu pflegen. Eine gute Möglichkeit, das Budget zu kontrollieren, besteht darin, mit einigen hochwertigen Abläufen zu beginnen, zu beweisen, dass sie funktionieren, und dann von dort aus zu expandieren.

Einfache, auf Konnektoren basierende Projekte können in wenigen Wochen abgeschlossen werden. Multisystem-, hochvolumige oder benutzerdefinierte Setups dauern aufgrund von Datenbereinigung, Tests und Änderungsmanagement oft länger.

Ja, das ist sehr häufig der Fall. Sie können sie mit sicheren Netzwerkverbindungen, APIs oder einer Integrationsplattform verbinden, die sowohl Cloud- als auch On-Premises-Systeme unterstützt. Planen Sie Authentifizierung, Firewalls und Datenresidenz ein und stellen Sie sicher, dass Überwachung und Fehlerbehandlung beide Seiten abdecken.

Wählen Sie den Zeitpunkt nach der Art der Datennutzung. Angebote, Aufträge und Auftragsstatus profitieren in der Regel von einer Synchronisierung in Echtzeit oder nahezu in Echtzeit. Referenzdaten, wie z. B. Preislisten oder Produktkataloge, können nach einem Zeitplan aktualisiert werden.

Verwenden Sie verschlüsselte Verbindungen und schränken Sie den Zugriff ein, damit die Integration nur das berührt, was sie wirklich benötigt. Verlassen Sie sich auf vertrauenswürdige Tools, protokollieren Sie wichtige Aktionen und lassen Sie Ihr Sicherheitsteam die Einhaltung von Richtlinien und Risiken überprüfen, bevor Sie die Lösung einschalten.

Wenn Sie sich über die Bedeutung von CRM und ERP in einfachen Worten wundern, hier ist sie. ERP steuert Ihre internen Abläufe wie Finanzen, Inventar, Produktion und Personalwesen. CRM hilft Ihren Vertriebs-, Marketing- und Support-Teams, Leads zu verwalten, Geschäfte abzuschließen und Kundenbeziehungen aufzubauen. Zusammen decken sie den gesamten Ablauf vom ersten Kontakt bis zur Lieferung und Bezahlung ab.

Beginnen Sie mit Konten und Kontakten, Produkten und Preislisten, Angeboten zu Aufträgen und Rechnungen plus Zahlungsstatus. Fügen Sie Inventar und Retouren hinzu, nachdem die Kernströme stabil sind.

Kiryl Drabysheuski
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Leitung von ERP-Beratern

Kiryl kennt SAP in- und auswendig. Er ist die erste Adresse, wenn ein Kunde nicht nur eine Implementierung, sondern eine intelligente Konfiguration benötigt, die zu seinen einzigartigen Prozessen passt - mit einem klaren Weg von der Komplexität zur Klarheit.

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