Mise en œuvre d'Odoo ERP pour une compagnie d'assurance

Innowise a développé une solution ERP Odoo tout-en-un pour une agence d'assurance afin d'unifier l'administration des polices, la gestion des clients et les opérations financières.

31.47%

réduction du temps nécessaire à l'établissement d'un devis

15%

diminution des coûts d'exploitation

Industrie Assurance

Région UK

Salariés 150-300

Services Conseil Odoo, mise en œuvre ERP, migration de données, développement de modules personnalisés

Client depuis 2024

Vue d'ensemble du client

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Le client est une agence d'assurance basée au Royaume-Uni qui fournit des solutions d'assurance commerciale et personnelle sur mesure. La société dessert les petites entreprises, les grandes sociétés et les assurés individuels par le biais de réseaux de courtiers de confiance et d'une plateforme numérique en pleine expansion. Elle se distingue en associant des conseils personnalisés à des analyses fondées sur des données afin d'offrir une couverture qui répond aux besoins exacts de chaque client.

Les informations détaillées sur le client ne peuvent être divulguées en vertu des dispositions de la NDA.

Défi

Des processus obsolètes freinaient l'entreprise. L'émission et le renouvellement manuels des polices d'assurance entraînaient souvent des retards et des risques de non-conformité, ce qui frustrait à la fois les clients et l'équipe. En l'absence d'un flux de travail approprié pour la maturation des prospects, l'équipe de vente avait du mal à convertir les demandes, et il n'existait aucun moyen fiable de suivre le retour sur investissement. La direction ne pouvait pas obtenir une image claire et en temps réel des opérations, ce qui rendait difficile la prise de décisions rapides et basées sur des données.

Les opérations de base reposaient sur une mosaïque de systèmes : un CRM autonome, des feuilles de calcul pour le suivi des commissions et une base de données obsolète sur les politiques. Ces silos entraînaient la saisie de données en double, des rapports incohérents et un manque de visibilité. Sans automatisation ni synchronisation en temps réel, les employés passaient trop de temps à passer d'un outil à l'autre au lieu de se concentrer sur les clients, et l'équipe informatique interne n'avait aucun moyen fiable d'assurer l'intégrité des données dans l'ensemble de l'organisation.

Accélérer les réclamations grâce à l'automatisation d'Odoo

La solution que nous avons fournie

Découverte et planification

Nous avons commencé par organiser des ateliers réunissant les souscripteurs, les agents, les équipes financières et informatiques afin de décrire en détail les opérations quotidiennes. Notre analyste commercial a décomposé et documenté chaque processus, de la création du devis à la gestion du sinistre.

À partir de là, nous avons transformé ces idées en histoires d'utilisateurs claires et les avons classées par ordre de priorité en fonction de l'impact sur l'entreprise. Cette étape nous a permis d'établir une feuille de route solide pour la mise en œuvre et de préparer le terrain pour une livraison agile. Nous avons également développé une stratégie de migration des données dès le début, de sorte que les politiques et les dossiers clients hérités puissent être nettoyés, normalisés et prêts avant la fin du premier sprint.

Conception de la solution

Innowise a fourni une solution Odoo 17 Enterprise personnalisée pour les opérations d'assurance, intégrant la gestion des polices, le CRM, la génération de leads, la comptabilité et l'analyse dans un système unique. Le système automatise les flux de travail, améliore la précision des données et fournit des informations en temps réel. L'architecture a été conçue autour de trois principes clés :

Évolutivité. Le système supporte des volumes de transactions élevés et des charges de pointe pendant les saisons de renouvellement sans dégradation des performances.
Sécurité et conformité. Les autorisations basées sur les rôles, l'authentification multifactorielle et le chiffrement intégral des données en transit et au repos garantissent la conformité au GDPR et à la norme ISO 27001. Chaque modification est enregistrée pour une auditabilité complète.
Préparation à l'intégration. Les API RESTful permettent des connexions transparentes avec les moteurs de souscription, les outils de signature électronique et les plateformes d'automatisation du marketing. La couche API s'étend horizontalement, de sorte que les intégrations peuvent être étendues sans modifier la logique de base.

Cette conception a permis de créer une plateforme prête pour l'avenir qui automatise les flux de travail, améliore l'intégrité des données et fournit aux dirigeants des informations en temps réel pour la prise de décisions stratégiques.

Fonctionnalité clé fournie

Intégration et transformation des données

Nous avons migré environ 9 millions de lignes d'anciennes politiques et de données clients dans le backend PostgreSQL d'Odoo, en exécutant des scripts ETL pour mettre de l'ordre dans les formats incohérents, remplir les champs manquants et normaliser les identifiants. Notre équipe a cartographié les transactions historiques vers de nouvelles entités pour des pistes d'audit complètes et a mis en place des contrôles de validation pour détecter les doublons ou les incohérences avant qu'ils n'entrent dans le système.

Tableau de bord centralisé des opérations

Les agents disposent désormais d'une interface unique pour vérifier l'état des polices, l'historique des sinistres et le calendrier des renouvellements en temps réel. La génération de devis, les vérifications de souscription et le suivi des soumissions se font en un seul endroit, tandis que l'accès basé sur les rôles garantit la sécurité des données. Grâce au stockage intégré des documents, les agents peuvent consulter instantanément les contrats ou les formulaires de demande d'indemnisation.

API évolutives

Grâce aux API RESTful, notre équipe a connecté Odoo à des outils tiers tels que des services de signature électronique, des moteurs de souscription externes et des plateformes d'automatisation du marketing. La couche API s'étend horizontalement, de sorte que le système gère facilement les pics de trafic pendant les périodes de renouvellement chargées et les grandes campagnes de marketing sans ralentissement.

Tableaux de bord et expérience utilisateur

Des tableaux de bord interactifs permettent aux agents d'accéder instantanément aux indicateurs clés de performance tels que les nouveaux prospects, les taux de conversion, les volumes d'émission de polices et les renouvellements en attente. Nous avons ajouté des touches UX personnalisées telles que des infobulles contextuelles, des assistants de devis étape par étape et des mises en page adaptées aux mobiles pour stimuler la productivité des agents et faciliter le libre-service pour les clients. Des alertes automatisées signalent immédiatement les polices arrivant à expiration et les approbations en attente, afin de ne rien manquer.

Analyses et rapports

Nos experts Odoo ont intégré des modules analytiques dans la plateforme, permettant à l'équipe de suivre en temps réel des indicateurs clés tels que les délais d'exécution des devis, la vitesse de traitement des demandes d'indemnisation et les revenus par type de police. Des rapports personnalisés aident le client à prendre des décisions plus judicieuses sur les produits et les stratégies de marketing. La direction reçoit les chiffres dont elle a besoin grâce à des rapports programmés livrés chaque semaine dans leur boîte de réception, afin qu'elle soit toujours prête à prendre des décisions fondées sur des données.

Formation et soutien des employés

Innowise a organisé une formation pratique pour les employés et a fourni des guides spécifiques à chaque rôle afin que les équipes puissent maîtriser rapidement le nouveau système. Après le lancement, nous avons mis en place des canaux d'assistance dédiés et un portail de retour d'information, permettant aux employés de signaler les problèmes, de suggérer des améliorations et de nous aider à affiner en permanence les flux de travail et les fonctionnalités en fonction des besoins réels des utilisateurs.

Approche de la mise en œuvre

Ce projet devait être précis, car même de petites erreurs dans les données ou les flux de travail relatifs aux politiques pouvaient entraîner des problèmes de conformité. Nous avons commencé par des ateliers approfondis afin de déterminer exactement comment les politiques étaient créées, renouvelées et gérées au sein de l'agence. Ces sessions nous ont permis de repérer les goulets d'étranglement cachés et de donner la priorité aux corrections qui auraient le plus grand impact opérationnel.

À partir de là, nous avons adopté un cycle de sprint de deux semaines, mais avec une particularité. Les premiers sprints se sont concentrés presque entièrement sur les modules critiques en matière de conformité. Le client disposait ainsi d'un moyen sûr de valider les flux de travail de base avant de passer à l'automatisation des ventes et aux fonctions d'analyse. Les parties prenantes ont examiné chaque incrément dans un environnement d'essai, en fournissant un retour d'information en temps réel.

Le lancement ne s'est pas fait d'un coup de baguette magique. Nos experts ont échelonné le lancement : les équipes internes d'abord, puis les courtiers quelques semaines plus tard. Au cours de la seule phase pilote, plus de 3 000 polices actives ont été traitées par le nouveau système sans aucun problème de conformité. Ce premier succès a donné à l'agence la confiance nécessaire pour l'étendre à l'ensemble de l'entreprise.

Étant donné que les réglementations et les exigences évoluaient au fur et à mesure de la construction, un modèle Time & Materials s'imposait. Il a permis au client d'ajuster ses priorités, comme l'intégration de nouveaux contrôles de conformité en cours de projet, sans retarder la livraison ou augmenter inutilement les coûts.

Sécurité et authentification

Nous mettons en place un accès basé sur les rôles afin que les agents, les souscripteurs et les équipes financières ne voient que les données correspondant à leur rôle. Les connexions à distance nécessitent une authentification multifactorielle pour une protection supplémentaire.

De plus, toutes les données sont cryptées à la fois au repos et en transit, ce qui permet à la plateforme de rester conforme au GDPR et aux normes de l'industrie telles que l'ISO 27001. Chaque modification des termes de la politique ou des enregistrements des clients est enregistrée, ce qui donne à l'entreprise un historique complet et traçable pour une totale tranquillité d'esprit.

La priorité était simple : construire un système auquel l'agence puisse faire confiance pour chaque police, à chaque fois. Des contrôles de conformité aux renouvellements, tout se déroule en douceur et en toute sécurité. Désormais, les équipes traitent les polices plus rapidement, suivent les clients potentiels plus efficacement et prennent des décisions à partir de données en temps réel, sans erreurs ni lacunes en matière de conformité.

Kiryl Drabysheuski Chef de file des consultants ERP

Technologies

Odoo

Python

PostgreSQL

Docker

AWS

NGINX

JavaScript

GitLab

Jenkins

Odoo Studio

Équipe

Chef de projet

Analyste commercial

Consultant Odoo

Développeurs Odoo

Ingénieur QA

Résultat

Durée du projet

Mars - novembre 2024

Odoo gère désormais tous les processus de base de bout en bout. Les agents n'ont plus à changer de système ou à ressaisir les données, de sorte que le temps moyen de première réponse aux clients a chuté de 31,47%, passant de 3h 03m à 2h 05m au cours du premier trimestre complet après la mise en service, d'après les rapports sur le temps de réponse du CRM. Les nouvelles politiques sont diffusées plus rapidement grâce à des flux de travail automatisés et à des approbations claires qui éliminent les goulets d'étranglement.
Le suivi des prospects est totalement transparent. Chaque demande passe par un pipeline unique avec des suivis automatisés, ce qui a permis d'augmenter les conversions de 20% au cours du premier trimestre suivant le lancement par rapport au dernier trimestre précédant le lancement.
La finance fait désormais partie des opérations quotidiennes. L'automatisation de la facturation, le suivi des paiements et les rapports en temps réel ont simplifié les tâches comptables et réduit les coûts de fonctionnement du back-office par police de 15%.
Grâce aux tableaux de bord en temps réel, les gestionnaires et les dirigeants peuvent désormais voir ce qui fonctionne et ce qui nécessite une attention particulière, et agir immédiatement.

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