Einhaltung der ZUGFeRD-Vorschriften in Deutschland: Profile, Anforderungen und ERP-Integration

24. August 2026

10 Minuten Lesezeit

Zusammenfassen mit KI

Die deutschen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung können dazu führen, dass sich ein vertrauter Rechnungsstellungsprozess plötzlich wie ein viel umfangreicheres IT-Projekt anfühlt. Wenn Ihr ERP-System bereits gut funktioniert, ist das Letzte, was Sie wollen, es komplett neu aufzubauen, nur um ein weiteres Rechnungsformat zu unterstützen.

Deshalb würde ich mit dem beginnen, was Sie bereits haben. Manche ERP-Systeme können strukturierte E-Rechnungen über integrierte Module, APIs oder länderspezifische Komponenten erstellen. Andere erzeugen nach wie vor Standard-PDFs und erfordern einen zusätzlichen Konvertierungsschritt. Sobald Sie wissen, wo Ihr System steht, wird es viel einfacher, eine ZUGFeRD-Lösung zu wählen, die die Anforderungen erfüllt, ohne unnötige Änderungen am Kernprozess der Rechnungsstellung vorzunehmen.

Dmitry Nazarevich

Technischer Direktor

Als visionärer Architekt überbrückt Dmitry die Lücke zwischen reiner Innovation und kommerzieller Realisierbarkeit. Er überwacht die technische Roadmap des Unternehmens und stellt sicher, dass jede Lösung auf einem Stack aufbaut, der unmittelbare Geschäftsprobleme löst.

Profil ansehen

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein hybrides elektronisches Rechnungsformat. Eine ZUGFeRD-Rechnung kombiniert ein für Menschen lesbares PDF/A-3-Dokument mit eingebettetem strukturiertem XML, das von Buchhaltungssoftware direkt verarbeitet werden kann.

Die XML-Datei enthält definierte Rechnungsdaten wie Verkäufer- und Käuferdaten, Rechnungspositionen, taxes, Summen, Zahlungsangaben und Referenzen. Für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland sind die gewählte ZUGFeRD-Version und das Profil ebenso wichtig wie die Datei selbst.

Welches ZUGFeRD-Profil sollten Sie verwenden?

ZUGFeRD umfasst fünf Hauptprofile sowie das Referenzprofil XRECHNUNG, die sich sowohl hinsichtlich des Datenumfangs als auch der regulatorischen Verwendung unterscheiden. Bei einer typischen deutschen B2B-Implementierung auf Basis der EN 16931 würde ich in der Regel mit dem EN 16931-Profil beginnen und auf „EXTENDED“ umsteigen, wenn der Geschäftsprozess zusätzliche strukturierte Daten erfordert.

Profil	Was ist abgedeckt?	Situation in Deutschland
MINDESTWERT	Grundlegende Angaben zu Käufer, Verkäufer, Gesamtbeträgen und Steuern	Wird nicht als vollständige UStG-Rechnung anerkannt
BASIC WL	Buchhaltungsinformationen auf Kopfebene ohne Rechnungspositionen	Wird nicht als vollständige UStG-Rechnung anerkannt
BASIC	Teilbereich der Norm EN 16931 für einfachere Rechnungen	Als vollständige UStG-Rechnung anerkannt
EN 16931, ehemals COMFORT	Vollständiges Rechnungsmodell gemäß EN 16931	Anerkannt als vollständige UStG-Rechnung und erste Wahl für die standardmäßige EU-konforme elektronische Rechnungsstellung
ERWEITERT	EN 16931 sowie zusätzliche Daten für komplexere Geschäftsprozesse	Als vollständige UStG-Rechnung anerkannt
RECHNUNG	Referenzprofil auf der Grundlage der Anforderungen an die XRechnung gemäß KoSIT	Vor allem relevant, wenn die Anforderungen an die XRechnung gelten, insbesondere im B2G-Bereich

FeRD empfiehlt ausdrücklich die Norm EN 16931 für EU-konforme elektronische Rechnungen. Auch das Bundesfinanzministerium stellt fest, dass ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die deutschen Anforderungen an elektronische Rechnungen erfüllen kann, wobei die Varianten „MINIMUM“ und „BASIC-WL“ ausgenommen sind.

Die Profilauswahl sollte also frühzeitig erfolgen. Die Auswahl von „MINIMUM“, weil es beispielsweise die Grundbeträge enthält, macht das Dokument noch nicht zu einer vorschriftsmäßigen deutschen E-Rechnung.

Wer muss in Deutschland die Vorschriften einhalten?

Deutschland führt die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich ein schrittweise.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen betroffene deutsche Unternehmen technisch in der Lage sein, elektronische Rechnungen für Transaktionen zu empfangen, die unter die B2B-Vorschriften fallen.
Bis zum 31. Dezember 2026 sind gemäß den Übergangsbestimmungen weiterhin Papierrechnungen sowie – mit Zustimmung des Empfängers – andere elektronische Formate wie beispielsweise gewöhnliche PDF-Dateien zulässig.
Im Jahr 2027 wird diese Übergangsfrist für Emittenten verlängert, deren Umsatz im Vorjahr 800.000 Euro nicht übersteigt. Auch für bestimmte EDI-Vereinbarungen gilt eine Übergangsfrist bis einschließlich 2027.
Ab dem 1. Januar 2028 endet die allgemeine Übergangsfrist für die betroffene inländische B2B-Rechnungsstellung.

Ich würde dies nicht als Regel betrachten, dass jede deutsche Rechnung im ZUGFeRD-Format ausgestellt werden muss. Der Anwendungsbereich hängt nach wie vor von der jeweiligen Transaktion ab. Bei B2C-Rechnungen, bestimmten ausgenommenen Transaktionen, Rechnungen mit geringem Rechnungswert und anderen Sonderfällen können andere Regeln gelten.

Warum gewöhnliche PDF-Rechnungen nicht mehr ausreichen

Ein Standard-PDF enthält hauptsächlich Informationen, die für den Menschen bestimmt sind. Eine strukturierte E-Rechnung enthält darüber hinaus für Buchhaltungssoftware definierte, maschinenlesbare Felder.

Man könnte Folgendes sehen:

Eine strukturierte Rechnung trennt die zugrunde liegenden Werte voneinander, sodass die Software erkennen kann, welcher Betrag die Steuerbemessungsgrundlage, die Mehrwertsteuer, den Bruttogesamtbetrag und den zu zahlenden Betrag darstellt.

Dank dieser Unterscheidung können ERP- und Buchhaltungssysteme Rechnungen verarbeiten, ohne deren Bedeutung aus dem PDF-Text oder dem Seitenlayout rekonstruieren zu müssen.

Prüfen Sie zunächst, was Ihr ERP-System bereits unterstützt

Bevor Sie einen Konverter einführen, sollten Sie prüfen, ob das ERP-System bereits länderspezifische Funktionen für die elektronische Rechnungsstellung, APIs oder Dokumentmodule bereitstellt.

In der Regel gibt es drei Möglichkeiten:

In SAP-Umgebungen können beispielsweise über „SAP Document and Reporting Compliance“ länderspezifische Funktionen genutzt werden. Bei anderen ERP- oder kundenspezifischen Systemen sind möglicherweise Middleware oder ein separater Konvertierungsdienst erforderlich.

Ein eigenständiger Konverter ist daher am sinnvollsten, wenn eine geeignete native Unterstützung fehlt oder eine Änderung der zentralen Abrechnungsanwendung unnötige Projektrisiken mit sich bringen würde.

Wie ein eigenständiger PDF-zu-ZUGFeRD-Konverter hilft

Bei einem PDF-basierten Prozess kann der Konvertierungsablauf wie folgt aussehen:

Soweit möglich, sind strukturierte ERP-Daten eine bessere Quelle als aus der PDF-Datei rekonstruierte Werte. JSON-, XML- und CSV-Dateien, Datenbankdatensätze oder API-Daten bewahren die Bedeutung der Rechnungsfelder und verringern Interpretationsfehler.

Rechnungsdaten dem EN 16931-Modell zuordnen

Die Erstellung der XML-Datei erfordert eine korrekte semantische Zuordnung. Der Konverter muss erkennen, wofür die einzelnen Rechnungswerte stehen, und sie in das entsprechende strukturierte Feld einfügen.

Ein Preis ist eindeutig. Andere Felder erfordern mehr Kontext: Verkäufer- und Käuferkennungen, Rechnungsart, Steuerkategorien, Einheitencodes, Rabatte, Gebühren, Referenzen, Zahlungsbedingungen, Lieferinformationen und Umsatzsteueraufschlüsselungen können sich alle auf die XML-Datei auswirken.

Rechnungsbetrag	Begriff gemäß EN 16931
Rechnungsnummer	BT-1
Ausgabedatum	BT-2
Währung	BT-5
Name des Verkäufers	BT-27
Name des Käufers	BT-44
Zeilensaldobetrag	BT-131
Gesamtbetrag ohne Mehrwertsteuer	BT-109
Gesamtbetrag inkl. MwSt.	BT-110
Gesamtbetrag inkl. MwSt.	BT-112
Fälliger Betrag	BT-115

Der Großteil der Implementierungsarbeit konzentriert sich auf dieses Datenmodell und die damit verbundene Validierung. Das System muss die Quelldaten korrekt abbilden, gültiges XML erstellen, dieses in PDF/A-3 verpacken und die Konsistenz beider Darstellungen gewährleisten.

Schichtweise validieren

Ich würde die Rechnung in mehreren Schritten prüfen:

Zum Beispiel:

Der Konverter sollte diese Werte berechnen und vergleichen, anstatt formatierte Zeichenfolgen aus der PDF-Datei zu kopieren.

Ich würde außerdem die fertige PDF/A-3-Datei überprüfen, nachdem das XML eingebettet wurde. Durch den Verpackungsschritt wird das Dokument verändert, sodass eine Überprüfung nur der Quell-PDF-Datei nicht ausreicht, um die endgültige Ausgabe zu erfassen.

Vor dem Versenden würde ich Rechnungsnummer, Daten, Vertragsparteien, Währung, Einzelpostenwerte, Steuerangaben, Summen, Zahlungsdaten und Referenzen in der PDF- und der XML-Datei miteinander vergleichen.

Möchten Sie die elektronische Rechnungsstellung in Ihr ERP-System integrieren?

Wir können Ihnen dabei helfen, Ihre aktuelle ERP-Umgebung zu bewerten, den richtigen Rechnungsdatenfluss zu definieren und die elektronische Rechnungsstellung in die von Ihnen bereits genutzten Systeme zu integrieren.

Checkliste zur Einhaltung der ZUGFeRD-Vorschriften

Verwenden Sie eine unterstützte ZUGFeRD-Version und das richtige Profil.
Beachten Sie die Anforderungen der Norm EN 16931 für die ausgewählte Rechnungsart.
Fügen Sie alle erforderlichen Rechnungsdaten in das strukturierte XML ein.
Erstellen Sie ein gültiges PDF/A-3-Dokument.
Betten Sie die XML-Datei korrekt in die PDF-Datei ein.
Stellen Sie sicher, dass die Rechnungswerte in PDF- und XML-Dateien übereinstimmen.
XSD-Schemas und Schematron-Geschäftsregeln validieren.
Überprüfen Sie die Werte der Codelisten für Währungen, Einheiten, Mehrwertsteuerkategorien und Zahlungsarten.
Berechnen Sie die Mehrwertsteuer, die Summen, die Daten und die Zahlungsbeträge neu.
Rechnungen, die die erforderlichen Validierungsprüfungen nicht bestehen, sind zurückzuweisen.
Bewahren Sie die elektronische Rechnung gemäß den deutschen Aufbewahrungsvorschriften auf.
Testen Sie die Dateien vor dem produktiven Einsatz mit den Buchhaltungssystemen der Kunden.

Mehr zu diesem Thema

Leistungen

KSeF-Integrationsdienste – Einhaltung der Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung

Blog

Automatisierte Rechnungsverarbeitung

Blog

SAP e-invoicing: Einhaltung der Vorschriften für Belege und Berichte

Blog

ERP-Datenmigration: Best Practices, Strategie und Tools

Kontakt aufnehmen

Anruf vereinbaren oder füllen Sie das Formular aus. Wir kontaktieren Sie, sobald wir Ihre Anfrage bearbeitet haben.

Name

Unternehmen

E-Mail

Telefon

Nachricht

Sprachnachricht senden

Datei beifügen

Datei hochladen

Sie können 1 Datei mit bis zu 2 MB anhängen. Gültige Dateiformate: pdf, jpg, jpeg, png.

Mit dem Klicken auf Senden erklären Sie sich damit einverstanden, dass Innowise Ihre personenbezogenen Daten gemäß unserer Datenschutzerklärung verarbeitet, um Ihnen relevante Informationen bereitzustellen. Mit Angabe Ihrer Telefonnummer stimmen Sie zu, dass wir Sie per Sprachanruf, SMS oder Messaging-Apps kontaktieren. Es können Gebühren für Anrufe, Nachrichten und Datenübertragung anfallen.

Sie können uns auch kontaktieren
bis hin zu contact@innowise.com

Wie geht es weiter?

Sobald wir Ihre Anfrage erhalten und geprüft haben, melden wir uns bei Ihnen, klären erste Fragen und unterzeichnen bei Bedarf ein NDA, um die Vertraulichkeit zu gewährleisten.

Nach genauer Prüfung Ihrer Anforderungen, Bedürfnisse und Erwartungen wird unser Team einen Projektvorschlag mit Angaben zu Arbeitsumfang, Teamgröße, Zeitaufwand und Kosten erstellen.

Wir vereinbaren einen Termin, um das Angebot gemeinsam zu besprechen und alle Details festzulegen.

Abschließend unterzeichnen wir den Vertrag und starten umgehend mit der Umsetzung Ihres Projekts.