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Automatisierte Rechnungsverarbeitung: Alles was Sie wissen müssen

FinTech

Kreditorenbuchhaltungsteams (AP) bearbeiten jeden Monat Hunderte, manchmal Tausende von Rechnungen. Diese kommen in allen Formen und Größen – PDFs, E-Mails, Papier – und sind oft ein einziges Chaos. Das führt zu verspäteten Zahlungen, verspäteten Lieferungen, Bußgeldern und einem erschöpften Team, das im Papierkram ertrinkt.

Willkommen im Zeitalter der Automatisierung – wo langweilige, sich wiederholende Aufgaben an den Rand gedrängt werden. Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung macht manuelle Eingaben überflüssig, reduziert Fehler, beschleunigt die Abläufe und beseitigt Kommunikationsprobleme. Lassen Sie uns eintauchen und sehen, wie es funktioniert!

Was ist automatisierte Rechnungsverarbeitung?

Bei der automatisierten Rechnungsverarbeitung wird Software verwendet, um die Bearbeitung von Rechnungen zu vereinfachen. Sie überträgt Rechnungsdaten direkt in Ihre ERP- und CRM-Systeme und spart Ihnen so Zeit, Geld und reduziert Fehler. Im Gegensatz zur manuellen Verarbeitung werden Rechnungen bei der Automatisierung viel schneller durch den Workflow geleitet, da sie sich um alle sich wiederholenden Aufgaben kümmert, mit denen sich Ihr AP-Team befassen muss – wie Preisabgleich, Überprüfung von Bestellungen und Dateneingabe.

Aber Sie fragen sich vielleicht, wie das alles passiert? Werfen wir einen Blick auf die Schlüsseltechnologie, die hinter der automatisierten Rechnungsverarbeitungssoftware steckt.

Optische Zeichenerkennung (OCR)

Die OCR-Technologie hilft beim Eingeben der Daten aus physischen Dokumenten, indem sie digitale Bilder scannt. Sie erkennt schnell Buchstaben, Zahlen und Symbole und gibt sie in ein digitales Rechnungsverarbeitungssystem ein. Einfache OCR erfasst nur den Text, behält ihn aber als Bild bei. Fortgeschrittenere OCR wandelt diese Zeichen jedoch in bearbeitbaren Text um. Dann gibt es KI-gestützte OCR mit ICR (Intelligent Character Recognition), die sogar Sprachen und unterschiedliche Handschriften erkennen kann. Dabei bleiben Textgröße, Formatierung und Layout erhalten, alles als bearbeitbarer Text. All das macht die Dateneingabe viel einfacher: Anstatt Aktenschränke vollzustopfen, können Sie alles digital speichern, sodass Ihr Team jederzeit und überall einfachen Zugriff auf alle Ihre Dokumente hat.

ML Algorithmen

Während KI-Tools Daten aus Rechnungen extrahieren und sortieren können, wodurch manuelle Eingaben und Fehler reduziert werden, leistet ML noch viel mehr. ML kann tatsächlich Ihren Genehmigungsprozess erlernen und intelligente Entscheidungen treffen – wie beispielsweise die automatische Genehmigung von Rechnungen auf Grundlage festgelegter Regeln. Es hilft auch bei der Betrugserkennung, indem es ungewöhnliche Muster erkennt, und kann durch erweiterte Analysen sogar Ihren Cashflow-Bedarf vorhersagen.

Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA)

RPA verhält sich im Grunde wie ein Mensch innerhalb einer Software und erledigt sich wiederholende Aufgaben, die bestimmten Regeln folgen. RPA eignet sich hervorragend, um die Lücken zwischen verschiedenen Softwaresystemen zu schließen: Anstatt dass ein Mensch zwischen Apps hin- und herspringt, kann sich ein RPA-Bot auf der Website eines Lieferanten anmelden, Rechnungsdaten erfassen und diese dann in einen Ordner ablegen, wo OCR- oder ML-Tools sie scannen und die Details extrahieren können. Das beschleunigt die Arbeit erheblich.

So funktioniert automatisierte Rechnungsverarbeitung

Durch die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung können Sie Ihren gesamten Finanz-Workflow von einem Ort aus abwickeln – Sie erhalten schnelle Zahlungsgenehmigungen, klare Einblicke in den Cashflow und stärkere Lieferantenbeziehungen – und das alles schnell und effizient.

Aber wie werden Rechnungen tatsächlich verarbeitet?

Sehen wir uns an, wie ein typischer automatisierter Rechnungsverarbeitungs-Workflow aussieht.

Rechnung angekommen

Ihr AP-Team erhält eine Rechnung und die OCR-Technologie erfasst die Daten. Sie übersetzt alles in digitalen Text und gibt ihn in Ihr System ein – schnell und einfach!

Rechnung geprüft

Die Automatisierungssoftware überprüft noch einmal, ob alle Daten korrekt sind und alles vorhanden ist, was Sie brauchen. Sie vergleicht die Informationen mit Ihren festgelegten Standards und gleicht sie mit den Lieferantenunterlagen ab.

Rechnung genehmigt

Die Rechnung wird zur Genehmigung an Ihr Buchhaltungsteam gesendet. Je nach Betrag kann sie von einem Manager freigegeben werden oder muss von einem Vorgesetzten unterschrieben werden.

Zahlung gesendet

Nach der Genehmigung wird die Zahlung verarbeitet und eine Bestätigung gesendet, um den Lieferanten darüber zu informieren, dass das Geld per elektronischer Überweisung unterwegs ist.

Rechnung archiviert

Sobald die Zahlung eingegangen ist, wird die Rechnung sicher in Ihrer digitalen AP-Bibliothek gespeichert. Sie bleibt dort dauerhaft und Sie können jederzeit einfach darauf zugreifen, wenn Sie sie in Zukunft benötigen.

01 Rechnung angekommen

Your AP team gets an invoice, and OCR technology steps in to capture the data. It translates everything into digital text and enters it into your system — quick and easy!

02 Rechnung geprüft

The automation software double-checks that all the data is accurate and everything you need is there. It compares the info against your set standards and matches it with supplier records.

03 Rechnung genehmigt

The invoice goes to your accounting team for approval. Depending on the amount, it could be cleared by a manager or might need sign-off from a higher-up.

04 Zahlung gesendet

After approval, the payment is processed, and a confirmation is sent out to let the vendor know the money's on its way via electronic transfer.

05 Rechnung archiviert

Once the payment is made, the invoice is securely stored in your AP digital library. It’s kept there permanently, giving you easy access whenever you need it in the future.

Kostenfaktoren: Rechnungsautomatisierung vs. manuelle Verarbeitung

Laut World Class AP Performance-Bericht 2021 von IOFM zahlten Unternehmen mit dem niedrigsten Reifegrad ohne Automatisierung 6,20 USD pro Rechnung, während Unternehmen mit dem höchsten Reifegrad 1,83 USD zahlten.

Bei Unternehmen mit vollständiger Rechnungsautomatisierung senkten die Unternehmen mit dem niedrigsten Reifegrad ihre Kosten auf 3,03 USD, und die effizientesten zahlten nur 1,45 USD pro Rechnung. Ein großer Unterschied, oder?

Gemeldete Rechnungskosten für Unternehmen ohne Automatisierung

$6.20

Auf dem niedrigsten Reifegrad

$1.83

Auf höchstem Reifegrad

Gemeldete Rechnungskosten für Unternehmen mit Automatisierung

$3.03

Auf dem niedrigsten Reifegrad

$1.45

Auf höchstem Reifegrad

Wir wissen, wie Sie Ihre Rechnungs-Workflows optimieren können.

Vorteile der Automatisierung der Rechnungsverarbeitung

Abgesehen von den höheren Kosten zwingt die manuelle Erfassung von Rechnungsdaten Ihr AP-Team dazu, unzählige Stunden damit zu verbringen, Daten herauszuziehen und einzugeben. Eine automatisierte Rechnungsverarbeitungssoftware scheint in dieser Hinsicht eine viel effizientere Option zu sein, da sie Ihnen sowohl Geld als auch Zeit für sich wiederholende Arbeiten und mehrstufige Genehmigungen spart. Hier sind einige weitere Vorteile, die sie mit sich bringt.

Weniger Papierspeicher

Mit der automatisierten Dateneingabe ist kein physischer Speicherplatz mehr erforderlich. Mit intelligenten OCR-Tools können Unternehmen alles online sortieren und speichern – entweder in der Cloud oder vor Ort. Und mit den richtigen Backups sind Ihre Daten sicher und können bei Bedarf einfach mit anderen geteilt werden.

Vereinfachte digitale Arbeitsabläufe

Aufgaben wie das Empfangen und Eingeben von Rechnungsdetails, die normalerweise repetitiv und fehleranfällig sind, können automatisch anhand festgelegter Regeln sortiert werden. Sie werden problemlos zur Genehmigung und Zahlung an das richtige Team gesendet.

Reduziertes Risiko doppelter Zahlungen

Mit einer Software zur Automatisierung der Rechnungsverarbeitung erhalten Sie einen Zwei- oder Drei-Wege-Abgleich, bei dem das System die Rechnung mit der Bestellung und dem Wareneingang vergleicht. Dieser Prozess verbessert die Genauigkeit und verringert die Wahrscheinlichkeit falscher oder doppelter Zahlungen.

Höhere Genauigkeit

Mit der KI-gestützten Rechnungsverarbeitung erkennen und beheben intelligente Algorithmen Tippfehler und Fehler, bevor sie Probleme verursachen. Sie erreichen nahezu perfekte Genauigkeit, können den Ärger mit verspäteten oder fehlenden Zahlungen hinter sich lassen und Ihren Betrieb auf Kurs halten.

Bessere Lieferantenbeziehungen

Pünktliche Zahlungen und korrekte Angaben bedeuten, dass Ihre Lieferanten Ihnen mehr vertrauen. Weniger Verzögerungen, weniger Fehler und eine reibungslosere Kommunikation machen die Zusammenarbeit mit ihnen viel einfacher.

Geringere Kosten

Mit der Rechnungsautomatisierung können Sie Gemeinkosten und Schulungskosten senken. Weniger manuelle Aufgaben bedeuten weniger Fehler, sodass Sie kostspielige Fehler wie uneinbringliche Forderungen vermeiden, die durch falsche Rechnungsdaten in Ihrem System verursacht werden.

“Rechnungsfehler passieren, aber das muss nicht sein. Wenn RPA den Prozess übernimmt, wird jedes Detail doppelt geprüft – von der Dateneingabe bis zur Genehmigung –, sodass nichts übersehen wird. Das beschleunigt die Abläufe, reduziert Fehler und erspart Ihnen den Ärger verpasster Fristen.“

Dzianis Kryvitski

Delivery Manager im FinTech-Bereich

Top-RPA-Lösungen für die automatisierte Rechnungsverarbeitung

RPA-Lösungen steigern die Produktivität bei der Rechnungsverarbeitung enorm. Sie fungieren als Brücke zwischen Softwaresystemen, indem sie automatisch Daten aus Rechnungen ziehen, sie mit Datenbanken oder ERPs abgleichen und sie reibungslos zwischen Buchhaltungs- und Zahlungssystemen übertragen.

Da es viele RPA-Anbieter zur Auswahl gibt, ist es wichtig, basierend auf der Größe, den Anforderungen und den Prozessen Ihres Unternehmens die richtige Lösung zu finden. Hier ist unsere Top-Auswahl.

Mit der UiPath Intelligent Document Processing-Lösung können Sie Ihren gesamten Dokumenten-Workflow von Anfang bis Ende automatisieren, indem Sie RPA mit KI kombinieren. Document Understanding ist hier das herausragende Tool – ein benutzerfreundliches Framework ohne Code, das sowohl spezialisierte als auch generative Modelle verwendet, um Daten aus jedem Dokumenttyp zu extrahieren und zu interpretieren.

Es ist super vielseitig und kann alles verarbeiten, von strukturierten Formularen bis hin zu unordentlichen handschriftlichen Notizen, Kontrollkästchen, Unterschriften und sogar verzerrten oder niedrig aufgelösten Dateien. Was auch immer Sie ihm zumuten, UiPath Robots hat es im Griff.

Und das Beste daran? Die integrierte KI, die auf vorab trainierten Modellen für maschinelles Lernen basiert, sorgt dafür, dass Ihre Bots mit der Zeit lernen und intelligenter werden, wodurch der gesamte Prozess noch reibungsloser wird.

Blue Prism kann weit mehr als nur die Dateneingabe automatisieren. Es kann Rechnungen aus allen möglichen Quellen verarbeiten und sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten automatisch lesen. Mithilfe intelligenter OCR-Technologie und intelligenter Dokumentenverarbeitung (IDP) erkennt es unterschiedliche Formate und Felder präzise.

Das Tolle daran ist, dass Blue Prism ein detailliertes Protokoll über jeden Schritt führt, sodass Sie in Sachen Compliance immer abgesichert sind. Es verfolgt alles und stellt sicher, dass Sie einen vollständigen Prüfpfad für zukünftige Referenzen haben. Wenn etwas fehlt oder falsch ist, wird es sofort markiert und zur Überprüfung an die richtige Person gesendet.

Blue Prism lässt sich nahtlos in führende ERP-Systeme wie SAP, Oracle, Microsoft Dynamics und QuickBooks integrieren und hält Ihre Finanzsysteme in Echtzeit auf dem neuesten Stand, ohne dass zusätzliche manuelle Arbeit erforderlich ist.

Der AI Builder von Power Automate ist ein Low-Code-Tool, mit dem Sie die Extraktion von Rechnungsdaten ganz einfach automatisieren können – und Sie müssen kein Technikexperte sein, um es einzurichten. Außerdem lässt es sich nahtlos in das gesamte Microsoft-Ökosystem integrieren – Office 365, SharePoint, Teams, Power BI – und macht das Teilen von Dokumenten, die Zusammenarbeit in Echtzeit und das Reporting super reibungslos.

Sie haben alte Systeme, die nicht gut mit der Automatisierung funktionieren? Kein Problem! Die Desktop-Flows von Power Automate können Aufgaben sogar in älteren, nicht webbasierten Anwendungen automatisieren. Und mit Power Virtual Agents können Sie Chatbots verwenden, um Rechnungsanfragen zu bearbeiten, sodass Lieferanten Rechnungsstatus schnell und einfach überprüfen können.

Es funktioniert auch mit Microsoft Dataverse, einer zentralen Plattform, auf der Sie alle Ihre Rechnungsdaten verwalten, komplexere Workflows erstellen und verschiedene Teile Ihres Unternehmens über die Kreditorenbuchhaltung hinaus verbinden können.

WorkFusion macht die Rechnungsverarbeitung zum Kinderspiel, indem es automatisch Daten aus allen Arten von Rechnungen zieht und für Ihr AP-System organisiert. Und das Beste daran? Ihr AP-Team kann es einrichten, ohne IT-Hilfe zu benötigen. So funktioniert es:

Erfasst und digitalisiert Text aus Rechnungen
Extrahiert wichtige Informationen mithilfe intelligenter ML-Bots
Markiert fehlende oder unklare Details und leitet sie zur Überprüfung weiter
Sendet genehmigte Zahlungsanforderungen zur Verarbeitung direkt an Ihr AP-Team

Ob Lieferantenrechnungen, Maklerrechnungen, Frachtbriefe, Krankenhausrechnungen oder Gutschriften – WorkFusion hat alles für Sie. Außerdem lässt es sich problemlos mit Systemen wie NetSuite, SAP, QuickBooks und anderen ERPs verbinden, sodass Sie Ihre Rechnungsverarbeitung problemlos automatisieren können.

Verwandeln Sie stundenlange Datenextraktion in Minuten.

Zukünftige Trends in der automatisierten Rechnungsverarbeitung

Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung entwickelt sich weiterhin in stetigem Tempo. Mehrere aufkommende Trends werden wahrscheinlich die Zukunft der Rechnungsverarbeitung prägen und weitere Verbesserungen bei Effizienz und Genauigkeit bieten. Hier ist ein Blick auf einige der wichtigsten Trends am Horizont.

Verbreiterer Einsatz von Blockchain

Der Einsatz von Blockchain wird grenzüberschreitende Zahlungen beschleunigen, indem Währungsumtausch und Bankgebühren entfallen. Da Blockchain-Aufzeichnungen nicht geändert werden können, erhalten Sie außerdem eine klare Prüfspur, wodurch es einfacher wird, etwaige Zahlungsstreitigkeiten beizulegen und sichere Transaktionsaufzeichnungen zu sperren, um Betrug zu reduzieren.

Der Aufstieg der prädiktiven Analytik

Die prädiktive Analytik wird zu einer wichtigen Sache bei der Automatisierung der Rechnungsverarbeitung. Durch die Analyse vergangener Rechnungsdaten und das Erkennen von Trends hilft sie dabei, zukünftige Zahlungen und Cashflow-Anforderungen vorherzusagen. Sie hilft auch dabei, potenzielle Zahlungsverzögerungen oder Unstimmigkeiten zu erkennen, bevor sie zu größeren Problemen werden.

Umweltfreundliche Praktiken

Durch die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung und die Einführung digitaler Rechnungen werden Unternehmen ihren Papierverbrauch reduzieren, ihren CO2-Fußabdruck verringern und Arbeitsabläufe optimieren. Angesichts des zunehmenden Drucks von Verbrauchern und Regulierungsbehörden wird die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung mit umweltfreundlichen Lösungen für Unternehmen schnell zu einem intelligenten und verantwortungsvollen Schritt.

Automatisierung durch Smart Contracts

Smart Contracts können die Rechnungsstellung erheblich vereinfachen, indem sie Zahlungen automatisieren, sobald bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Sie könnten beispielsweise einen Smart Contract einrichten, um einen Lieferanten zu bezahlen, sobald die Lieferung bestätigt wurde. Dies ist eine einfache Möglichkeit, Zahlungen zu beschleunigen und Ihr Team zu entlasten, indem Sie die gesamte Verwaltungsarbeit reduzieren.

Lokalisierung und globale Compliance

Beim Erstellen automatisierter Rechnungsverarbeitungssoftware passen Entwickler ihre Lösungen zunehmend an, um alle unterschiedlichen globalen Steuervorschriften zu berücksichtigen. Sie kümmern sich um die komplizierten Steuergesetze und Compliance-Aspekte, sodass Ihre Rechnungen unabhängig vom Land, mit dem Sie arbeiten, korrekt verarbeitet werden.

FAQ

Warum sollte ich eine Rechnungsautomatisierung durchführen?

Manuelle Prozesse bringen jede Menge Ärger mit sich – teure Fehler, frustrierte Mitarbeiter und angespannte Lieferantenbeziehungen. Hier kommt die Rechnungsautomatisierung ins Spiel. Sie übernimmt Routineaufgaben wie die Dateneingabe, beschleunigt Zahlungen, gibt Ihnen einen klaren Überblick über Ihren Cashflow und spart Ihnen im Laufe der Zeit Geld.

Was sind die häufigsten Herausforderungen bei der Implementierung einer automatisierten Rechnungsverarbeitung?

Eine häufige Herausforderung bei der automatisierten Rechnungsverarbeitung sind die Vorlaufkosten. Die Integration der Software kann teuer werden, insbesondere wenn Sie Anpassungen vornehmen müssen. Aber denken Sie darüber nach – wie viel geben Sie für die Behebung von Rechnungsfehlern oder falschen Zahlungen aus? Auf lange Sicht sind die Einsparungen die Investition normalerweise wert.

Wie können Unternehmen die richtige Lösung für die automatisierte Rechnungsverarbeitung auswählen?

Überlegen Sie zunächst, was Sie wirklich brauchen – suchen Sie etwas Einfaches oder benötigen Sie ein Tool, das anpassbarer ist? Stellen Sie sicher, dass sich die von Ihnen gewählte Lösung problemlos in Ihre vorhandenen Systeme wie Ihre ERP- oder Buchhaltungssoftware integrieren lässt. Und vergessen Sie nicht, die Skalierbarkeit zu berücksichtigen – wird die Plattform mit Ihrem Unternehmen wachsen, wenn es expandiert?

Siarhei Sukhadolski FinTech-Experte

Datum: 15. Dezember 2024

Siarhei Sukhadolski FinTech-Experte

Datum: 15. Dezember 2024

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