System zarządzania zasobami ludzkimi - korporacyjna aplikacja internetowa

Zbudowaliśmy wewnętrzny ekosystem HRM, który usprawnia takie procesy HR, jak śledzenie personelu, świadczenia, rekrutacja, onboarding, nauka i rozwój i wiele innych.

Klient

Branża

Technologia informacyjna

Region

Klient od

2007

Innowise to globalna firma zajmująca się tworzeniem oprogramowania na zamówienie, która dostarcza inteligentne pomysły cyfrowe klientom na całym świecie. W ciągu ostatnich 15 lat firma zrealizowała około 600 projektów w różnych branżach i zdobyła zaufanie dziesiątek klientów. Do 2022 roku Innowise rozrosła się do ponad 1000 najwyższej klasy specjalistów IT, kilku centrów rozwoju i przedstawicielstw w całej Europie i Ameryce Północnej.

Wyzwanie

Personel HR jest odpowiedzialny za wiele drobnych, ale istotnych zadań. Opóźnienie w realizacji takich zadań utrudni przepływ operacyjny organizacji. Nasza firma szybko się rozwijała, ale jedynym naszym zmartwieniem było zarządzanie i obsługa kwestii kadrowych. Dział HR potrzebował zautomatyzowanego rozwiązania, które odciążyłoby ich w zarządzaniu rutynowymi zadaniami administracyjnymi, takimi jak obecność, urlopy i zwolnienia lekarskie.

Zdaliśmy sobie sprawę, że byłoby wspaniale, gdyby wszystkie informacje były centralnie przechowywane w systemie, ale byłoby jeszcze lepiej, gdyby wszystkie te informacje można było szybko i łatwo aktualizować.

Naszym celem było stworzenie rozwiązania internetowego typu "admin first" z elastyczną bazą danych, która umożliwia łatwe i niezawodne zarządzanie zasobami ludzkimi:

przechowywanie i aktualizowanie wszystkich informacji o pracownikach;
tworzenie nowych i dostosowywanie bieżących przepływów pracy;
zarządzanie użytkownikami;
płynna integracja z innymi systemami.

Musieliśmy opracować modułowe oprogramowanie internetowe HR z modułem kontroli użytkowników i dostępu, modułem kontroli procesów i modułem zarządzania danymi, które są odporne i dostosowują się do wszelkich zmian zewnętrznych i wewnętrznych. Kolejnym wyzwaniem było zintegrowanie informacyjnych pulpitów nawigacyjnych z analityką, gdzie użytkownicy mogą śledzić parametry operacyjne.

Musieliśmy stworzyć nie stabilny, ale elastyczny system z możliwością dodawania nowych funkcji bez większych udoskonaleń (informacje zwrotne na temat aktywności zawodowej pracownika, przydzielanie rozmów indywidualnych, komentarze dotyczące okresu próbnego itp.

Skupiliśmy się na umożliwieniu centralizacji danych w ramach jednego systemu poprzez integrację i modyfikację istniejących procesów biznesowych, przy jednoczesnej optymalizacji przepływów pracy i obniżeniu korporacyjnych kosztów operacyjnych.

Wdrożenie

Opracowaliśmy modułowy system internetowy, który przechowuje informacje o pracownikach i strukturze firmy w jednym miejscu.
Ponadto aplikacja internetowa umożliwia tworzenie dowolnych procesów biznesowych w celu opracowania osobistej ścieżki rozwoju, żądania lub zatwierdzenia urlopu, udokumentowania okresu próbnego, przedłużenia umowy itp.

Poprzedni

Następny

Strona pracownika

Brakowało scentralizowanej bazy pracowników zawierającej wszystkie potrzebne informacje. Na przykład, plan rozwoju osobistego powinien zostać zatwierdzony przez cztery upoważnione osoby, które muszą przesłać swoje uwagi na piśmie lub pocztą. Ponieważ wszystkie powiązane informacje były zdecentralizowane, trudno było zrozumieć, dlaczego podjęto taką decyzję.

Stworzony przez nas system HRM pozwala na przechowywanie wszystkich procesów w jednym systemie. Umożliwia przypisanie dowolnego zadania do osoby odpowiedzialnej za podjęcie decyzji oraz pozostawienie komentarza do podjętej decyzji. Ponadto system umożliwia filtrowanie danych według pracowników, zapisywanie wyników filtrowania w arkuszach kalkulacyjnych oraz generowanie raportów analitycznych i statystycznych.

Wdrożyliśmy tę funkcjonalność w zakładce Profil pracownika z następującymi sekcjami:

Informacje z ogólnymi informacjami o pracowniku, jednostkach organizacyjnych, kierowniku liniowym itp.
Możliwość dodania umiejętności twardych, dziedzinowych i miękkich do odpowiednich pól, takich jak oceny językowe i daty egzaminów.
Plan rozwoju umożliwiający przeglądanie postępów pracownika.
Indywidualne planowanie rozmów z menedżerami HR i menedżerami liniowymi oraz zbieranie ich opinii.
Przydatne linki z możliwością dodania linków do dowolnego dokumentu, który może być pomocny dla każdego konkretnego pracownika.

Poprzedni

Następny

Struktura firmy

Zdecentralizowane przechowywanie informacji praktycznie uniemożliwiało natychmiastowe uzyskanie niezbędnych danych. W związku z tym menedżerowie sprzedaży mieli trudności ze znalezieniem odpowiednich kandydatów do projektu. Ponadto pracownicy nie byli wystarczająco świadomi tego, co dzieje się w firmie ze względu na częste zmiany w strukturze organizacji, funkcjach lub procesach biznesowych. Sprawiliśmy, że informacje o firmie są szczególnie pomocne dla menedżerów sprzedaży dzięki opcjom:

Dostęp do struktury organizacyjnej;
Filtrowanie pracowników według poziomu zawodowego, umiejętności itp;
Wyszukiwanie pracowników za pomocą filtrów według nazwisk, jednostek organizacyjnych, stanowisk, kierowników itp;
Wyświetl profile współpracowników.

W szczególności wdrożyliśmy następujące funkcje w aplikacji HRM:

Zakładka Struktura firmy;
Struktura organizacyjna w dwóch formach reprezentacji (drzewo/lista);
Lista wszystkich pracowników z opcjami filtrowania (stanowisko, poziom zawodowy, poziom kierowniczy, dział itp.);
Wyszukiwanie i przeglądanie profili pracowników z informacjami ogólnymi.

Procesy

Różne kraje mają specyficzne procesy biznesowe: zarządzanie urlopami, okres próbny, plany kalendarzowe, modele umów itp. Im więcej mamy biur w innych krajach, tym bardziej takie osobliwości powinny być brane pod uwagę i odzwierciedlane przez system.

Uruchomiliśmy elastyczny mechanizm lokalizacji procesów biznesowych dla różnych krajów. Opracowane przez nas oprogramowanie HRM ma modułową strukturę, która umożliwia tworzenie dowolnych procesów wymaganych w systemie bez zmian w samym systemie.

W rezultacie rozwiązanie internetowe zostało wzbogacone o następujące funkcje:

Zakładka Procesy z możliwością tworzenia wersji roboczych procesów i łatwego zarządzania istniejącymi procesami;
Automatyczne powiadamianie wszystkich pracowników o zmianach w procesie, gdy ostateczna wersja jest gotowa i opublikowana;
System obsługuje różne języki.

Poprzedni

Następny

Czas wolny

W zależności od lokalizacji biura, istnieją określone normy prawne lub procesy korzystania z urlopu, warunki okresu próbnego, liczba dni wolnych itp. Oprócz umożliwienia pracownikom wnioskowania o urlop, menedżerowie mogą ze swojej strony zatwierdzać je w tym systemie. Wcześniej zdarzało się, że gdy pracownicy przenosili się, nie byli świadomi lokalnych procesów / specyfiki przepisów, a także innych osobliwości, które powodowały dodatkowe wyzwania.

W ramach funkcjonalności systemu umożliwiliśmy wysyłanie wniosków o dzień chorobowy, a także wyświetlanie aktualnego salda czasu wolnego, nadchodzących dni wolnych oraz ogólnej historii wszystkich wniosków.

Nasz zespół dodał zakładkę Czas wolny z następującymi sekcjami:

Mój bilans z bieżącymi, nadchodzącymi i przeszłymi dniami wolnymi;
Moje wnioski z informacjami o typie czasu wolnego, dacie, okresie, ilości i statusie;
Wnioski podwładnych z imionami i nazwiskami podwładnych oraz rodzajem, datą, okresem, ilością i statusem czasu wolnego;
Przesyłanie danych do programów księgowych.

Ustawienia systemowe

Ważne było, aby przyszłe rozwiązanie charakteryzowało się dużą elastycznością ustawień ze względu na częste zmiany w strukturze firmy, funkcjach pracowników lub procesach biznesowych. Zdaliśmy sobie sprawę, że byłoby świetnie, gdyby wszystkie informacje były centralnie przechowywane w systemie, ale byłoby jeszcze lepiej, gdyby wszystkie te informacje można było szybko i łatwo aktualizować.

Wdrożyliśmy opcję zmiany zbiorczej i inteligentne filtrowanie w sekcji struktury firmy. Umożliwia to przeniesienie niektórych pracowników do nowej lokalizacji lub działu za pomocą jednego kliknięcia. Inteligentne filtrowanie odnosi się do wielokrotnego wybierania różnych parametrów w celu uzyskania odpowiednich informacji za pomocą kilku kliknięć.

Wdrożyliśmy zakładkę Ustawienia systemowe z następującymi sekcjami:

Struktura firmy z możliwością filtrowania informacji według jednostki, działu, departamentu, zespołu, grupy itp;
Zmiana zbiorcza umożliwiająca natychmiastowe zastosowanie zmian w strukturze organizacyjnej;
Możliwość zmiany struktury za pomocą interfejsu użytkownika.

Integracja z korporacyjną aplikacją mobilną

Użytkownicy pracują na wiele sposobów: na komputerach stacjonarnych, na urządzeniach mobilnych (ze względu na częste podróże służbowe) lub łącząc oba te sposoby. Naszym priorytetem było zapewnienie jak największego dostępu do informacji korporacyjnych, abyśmy mogli wydajnie pracować w podróży.

Umożliwiliśmy integrację systemu z korporacyjną aplikacją mobilną, która powiela część funkcjonalności głównego systemu HRM.

Rozwiązanie jest następnie implementowane w aplikacji w następujący sposób:

Integracja z firmową aplikacją mobilną HR dla pracowników;
Przetwarzanie czasu wolnego;
Opcja podglądu struktury firmy;
Możliwość przeglądania profili pracowników.

Technologie i narzędzia

Back-end

Java 17, WebFlux / Reactor, Lombok, MapStruct, Spring Boot, Spring Security, Spring Data R2DBC, Spring Data Mongo, WebSockets / gRPC / REST, Redis, Firebase, Kafka, Debezium, ElasticSearch, Camunda Modeler

Front-end

React, Redux, Redux-Saga, Reselect, Mui5, React-Final-Form (dla kompatybilności z React-Admin), React-i18next, Axios

Bazy danych

MongoDB, PostgreSQL

Platforma

Web

Płynna integracja

Rurociągi Bitbucket, Helm

Zarządzanie konfiguracją

Mapy konfiguracji K8S

Konteneryzacja i zarządzanie kontenerami

AWS EKS

Monitorowanie serwera

Prometheus, Grafana

Zarządzanie dziennikiem zdarzeń

ELK

Proces

Po zdefiniowaniu funkcjonalności aplikacji i rozwiązaniu problemów w ramach procesu rozwoju, opracowaliśmy następujące rozwiązanie:

tworzenie projektu aplikacji i jej architektury;
wdrażanie pomysłów na funkcjonalność aplikacji;
utrzymanie aplikacji po wydaniu.

Odkrywanie

Na początku nasz zespół przeanalizował bolączki pracowników i znalazł najlepsze możliwe rozwiązania technologiczne. Zaprojektowaliśmy podstawową architekturę aplikacji HR dla pracowników i stworzyliśmy makiety w celu obliczenia kosztów rozwoju. Aby uzyskać dokładniejsze oszacowanie, stworzyliśmy szczegółowy plan rozwoju każdego modułu.

Wybór technologii

Ważne jest, aby wybrać technologie, które ułatwiają szybkie tworzenie i wdrażanie aplikacji, a także zapewniają łatwą konserwację i udoskonalanie. W tym przypadku konieczny jest rozwój międzyplatformowy. Istotne jest również umożliwienie integracji z systemami innych firm, takimi jak Friendwork, Jira, Atlassian, Google Calendar itp.

Bezpieczeństwo

Rozwój MVP

Dostarczaliśmy moduł po module, stosując podejście iteracyjne i przyrostowe, omawialiśmy zadania na Slacku i śledziliśmy zadania w Jira. Testy jednostkowe i ręczne były przeprowadzane pod koniec każdej fazy rozwoju, aby wykryć i naprawić nawet najmniejsze błędy.

Utrzymanie i ulepszenia

Po wprowadzeniu MVP uruchomiliśmy go, aby przeprowadzić testy wśród pracowników. Po kilku tygodniach korzystania z systemu nasi pracownicy zebrali opinie. Na tej podstawie naprawiliśmy wszystkie problemy, a następnie w pełni wdrożyliśmy system. W rezultacie nasi pracownicy mają teraz do dyspozycji wieloplatformową aplikację usprawniającą wszystkie przepływy pracy. Nieustannie ulepszamy naszą aplikację, dodając nowe funkcje i usprawniając procesy.

Zespół

Kierownik projektu

Analityk biznesowy

Projektant UI/UX

Programistów back-end

Programistów front-end

Inżynierowie QA

Specjalista DevOps

Wyniki

HRM jest scentralizowaną bazą danych, źródłem ujednoliconych informacji dla wszystkich innych działów (finansowego, sprzedaży, HR itp.).

Udało nam się dostarczyć jedno z najlepszych rozwiązań HR na rynku z bogatym zestawem opcji, w tym integracją i szybkim skalowaniem funkcjonalności, a także spersonalizowanymi funkcjami i dostępem opartym na rolach użytkowników.

Mimo, że liczba użytkowników systemu rośnie, a wiele procesów ulega zmianie, jego wydajność i bezpieczeństwo pozostają niezmienione.

Usprawniło to już przepływ pracy i obniżyło korporacyjne koszty operacyjne dla międzynarodowej firmy zatrudniającej ponad 1000 pracowników i posiadającej biura rozproszone po całym świecie.

Czas trwania projektu

6 miesięcy na MVP
Projekt jest kontynuowany, na tym etapie wspieramy platformę i wdrażamy nowe funkcjonalności

Podobne projekty

Skontaktuj się z nami!

Zadzwoń lub wypełnij poniższy formularz, a my skontaktujemy się z Tobą po przetworzeniu Twojego zgłoszenia.

Nazwa

Firma

E-mail

Telefon

Wiadomość Prosimy o podanie szczegółów projektu, czasu trwania, stosu technologicznego, potrzebnych specjalistów IT i innych istotnych informacji.

Nagraj wiadomość głosową na temat
projekt, który pomoże nam lepiej go zrozumieć

W razie potrzeby dołącz dodatkowe dokumenty

Prześlij plik

Można załączyć maksymalnie 1 plik o łącznej wielkości 2 MB. Ważne pliki: pdf, jpg, jpeg, png

Informujemy, że po kliknięciu przycisku Wyślij Innowise będzie przetwarzać Twoje dane osobowe zgodnie z naszą Polityką prywatności w celu dostarczenia Ci odpowiednich informacji.

Co będzie dalej?

Po otrzymaniu i przetworzeniu Twojego zgłoszenia skontaktujemy się z Tobą wkrótce, aby wyszczególnić potrzeby projektu i podpisać umowę o zachowaniu poufności, aby zapewnić poufność informacji.

Po przeanalizowaniu wymagań, nasi analitycy i programiści opracowują projekt z zakresem prac, wielkością zespołu, czasem i kosztami szacunki.

Umówimy się z Tobą na spotkanie, aby omówić ofertę i dojść do porozumienia porozumienia.

Podpisujemy umowę i rozpoczynamy pracę nad projektem tak szybko, jak to możliwe.