Zautomatyzowany system przetwarzania wyciągów bankowych

Aby pomóc naszemu klientowi ograniczyć ręczne uzgadnianie i zwiększyć dokładność finansową, firma Innowise opracowała zautomatyzowany system przetwarzania wyciągów bankowych obsługiwany przez Odoo ERP*.

80%

mniej błędów ręcznego wprowadzania danych

20+

godzin zaoszczędzonych tygodniowo dzięki automatyzacji

Branża Handel detaliczny

Pracownicy 250-500

Region Niemcy

Usługi Dostosowywanie Odoo, integracje API, DevOps, bieżące wsparcie

Klient od 2024

Przegląd klientów

Podsumuj artykuł za pomocą AI

Klient jest szybko rozwijającym się niemieckim sprzedawcą detalicznym oferującym współczesne artykuły domowe, dekoracje i produkty lifestyle'owe. Ze sklepami w głównych miastach i dynamicznie rozwijającą się platformą e-commerce, wyróżnia się starannie dobranym, designerskim wyborem dla nowoczesnego stylu życia.

Wraz ze wzrostem wolumenów, ręczne uzgadnianie w wielu bankach zaczęło spowalniać raportowanie i rozciągać zespół finansowy. Celem kierownictwa była szybsza, gotowa do audytu widoczność gotówki i krótsze zamknięcie miesiąca w Odoo. Firma nie posiadała wewnętrznej wiedzy specjalistycznej w zakresie modułów Odoo do bezpiecznej integracji z bankami, więc nawiązała współpracę z Innowise, aby dostarczyć skalowalną warstwę automatyzacji.

Szczegółowe informacje o kliencie nie mogą być ujawnione zgodnie z postanowieniami NDA.

Wyzwanie

Szybki rozwój firmy klienta wywierał poważną presję na zespół finansowy. W związku z napływem transakcji z detalicznych systemów POS, płatności online i bezpośrednich przelewów bankowych, ręczne uzgadnianie stało się głównym wąskim gardłem, pochłaniając prawie połowę tygodniowej wydajności zespołu. Zamknięcia miesiąca były konsekwentnie opóźniane, co utrudniało otrzymywanie terminowych raportów finansowych lub śledzenie przepływów pieniężnych. Błędy stały się powszechne, więc liczby przestały być wiarygodne, a zaufanie do decyzji biznesowych spadło.

Istniejący system Odoo ERP dobrze radził sobie z codziennymi operacjami, ale nie radził sobie z automatyzacją importu i uzgadniania wyciągów bankowych. Zespół finansowy logował się do różnych portali bankowych, ręcznie pobierał wyciągi w różnych formatach (CSV, XLS, PDF, CAMT) i wprowadzał linie transakcji do Odoo. Bez wbudowanej integracji lub możliwości analizowania danych, błędy były częste, uzgadnianie opóźnione, a zgodność z audytem wewnętrznym utrudniona. Co więcej, klientowi brakowało wewnętrznych ekspertów do tworzenia i utrzymywania niestandardowych modułów Odoo lub bezpiecznych połączeń bankowych.

Rozbij wąskie gardła przepływu pracy z Odoo

Dostarczone przez nas rozwiązanie

Odkrywanie i planowanie

Nasz zespół rozpoczął od fazy odkrywania. Ściśle współpracując z zespołami finansowymi i IT klienta, przeanalizowaliśmy sposób przetwarzania wyciągów bankowych w różnych kanałach i systemach. Ponadto nasi eksperci przeprowadzili audyt przepływu uzgodnień w Odoo, udokumentowali wszystkie używane formaty plików i zmapowali, w jaki sposób dane są przenoszone z wyciągu do księgi.

To, co znaleźliśmy, potwierdziło ich obawy: niespójne formaty plików i niedopasowane zasady uzgadniania powodowały poważne spowolnienia. Każdy bank używał własnego formatu, a logika dopasowywania transakcji różniła się w zależności od kanału.

Przenieśliśmy wszystko na papier, współpracowaliśmy z zespołem finansowym w celu zdefiniowania jasnych, ujednoliconych zasad uzgadniania i zsynchronizowaliśmy się z IT w zakresie wymagań bezpieczeństwa. Wszystkie zadania zostały dodane do wspólnego rejestru, a priorytety były weryfikowane co tydzień podczas planowania sprintu i sesji demonstracyjnych.

Zaprojektowanie rozwiązania

Zaproponowaliśmy modułowe rozszerzenie istniejącej konfiguracji Odoo 18 Enterprise klienta. Nie była to pełna przebudowa lub migracja, ale skoncentrowana warstwa automatyzacji, która integruje się bezpośrednio z ich obecnymi przepływami pracy finansowej. Rozwiązanie zostało zaprojektowane tak, aby szybko działało w środowisku produkcyjnym, a jednocześnie było skalowalne i łatwe w utrzymaniu.

Nasze decyzje techniczne opierały się na trzech zasadach:

Skalowalność. System musiał obsługiwać dzienne wolumeny transakcji od kilku tysięcy do ponad 100 000 bez spadków wydajności
Modułowość. Zbudowaliśmy warstwę integracji banków tak, aby była luźno powiązana, dzięki czemu nowe banki mogły być dodawane bez dotykania podstawowej logiki
Szybkość operacyjna i przejrzystość. Przetwarzanie wsadowe z czystym rejestrowaniem i regułami uzgadniania, które dział finansowy może śledzić i dostosowywać.

Wybraliśmy architekturę kontenerową wykorzystującą Docker do skalowania poziomego i wykorzystaliśmy natywny ORM Odoo do bezpiecznego, wydajnego zapisu wsadowego. Wszystkie integracje opierają się na bezpiecznych interfejsach API REST lub interfejsach przesyłania w Odoo, a wszystko działa w prywatnej chmurze klienta, minimalizując zmiany infrastruktury i zachowując kontrolę.

Dostarczona kluczowa funkcjonalność

System podwójnego wlotu. Dla instytucji z obsługą API nasz zespół stworzył bezpieczne integracje API, które automatycznie pobierały nowe wyciągi bankowe zgodnie z codziennym harmonogramem. Dla banków nieposiadających interfejsu API stworzyliśmy przejrzysty interfejs typu "przeciągnij i upuść" bezpośrednio w Odoo, umożliwiając zespołowi ręczne przesyłanie plików z wyciągami.
Uniwersalny parser formatu. System automatycznie analizuje szeroką gamę formatów, w tym CAMT, OFX, QIF, CSV, XML i XLS/XLSX, i przekształca wszystkie te dane w ujednoliconą, gotową do przetwarzania strukturę.
Scentralizowany pulpit zarządzania. Wszystkie wyciągi, niezależnie od tego, czy są pobierane przez API, czy przesyłane ręcznie, trafiają do jednego, intuicyjnego pulpitu nawigacyjnego Odoo. Zespół finansowy otrzymuje ujednolicony widok każdej transakcji, wraz ze wskaźnikami statusu (oczekująca, przetworzona, uzgodniona, błąd), znacznikami czasu i szczegółami źródłowymi, co zapewnia natychmiastową przejrzystość i szybsze rozwiązywanie problemów.

Inteligentny silnik uzgadniania. Po wprowadzeniu danych do Odoo, mechanizm uzgadniania systemu automatycznie dopasowuje wiersze zestawienia do odpowiednich faktur, płatności i innych zapisów finansowych przy użyciu konfigurowalnych reguł, takich jak numery faktur, nazwy klientów lub numery transakcji. Automatyzacja ta zapewnia wysoką dokładność księgowań i zmniejsza potrzebę ręcznej interwencji.
Tryby awarii i alerty. Zbudowaliśmy kuloodporną strukturę błędów: Awarie API są automatycznie ponawiane z wykładniczym backoffem, a następnie trafiają do kolejki martwych liter obserwowanej przez zaplanowane kontrole stanu. Czkawka parsera lub niedopasowane transakcje wyzwalają posty na czacie, alerty e-mail i wpisy w dedykowanym pulpicie nawigacyjnym błędów. Wszystkie logi są przesyłane strumieniowo przez strukturę logowania Odoo do Grafany za pośrednictwem Prometheus w celu zapewnienia widoczności w czasie rzeczywistym i natychmiastowego rozwiązywania problemów.
Wysokowydajne przetwarzanie wsadowe. Transakcje są grupowane w partie po 1000 i zatwierdzane zbiorczo za pośrednictwem Odoo ORM, co zmniejsza obciążenie bazy danych. W testach obciążeniowych z 100 000 transakcji dziennie, import i uzgodnienie zakończyły się w mniej niż 15 minut. W przypadku regularnych obciążeń (5 000-20 000 wierszy dziennie) wszystko jest rozliczane w ciągu 3-5 minut. A gdy zapotrzebowanie wzrasta, uruchamiamy dodatkowe kontenery robocze Docker, aby równolegle przetwarzać partie.
Modułowa warstwa integracji. Modułowa warstwa integracji API systemu ułatwia dodawanie nowych połączeń bankowych w miarę rozszerzania przez klienta partnerstwa finansowego. Takie podejście zapewnia elastyczność rozwiązania i gwarantuje, że pozostaje ono długoterminowym zasobem, który skaluje się wraz z ich działalnością.

Podejście do dostawy

Nasi specjaliści prowadzili prace rozwojowe w dwutygodniowych sprintach, ściśle koordynując je z zespołami klienta. Każdy sprint rozpoczynał się jasnym planem i kończył sesją przeglądową, podczas której klient mógł przetestować nowe funkcje i przekazać natychmiastową informację zwrotną.

Większość decyzji wdrożeniowych i codziennych prac technicznych była wykonywana autonomicznie przez nasz zespół, ale angażowaliśmy klienta w kluczowe zasady biznesowe, wymagania zgodności i wszelkie większe zmiany. Nasz zespół pracował na zasadzie Time & Materials z nieprzekraczalnym limitem, dzięki czemu budżet był przewidywalny pomimo zmian w formatach bankowych lub zasadach.

Wszystko było zorganizowane dzięki wspólnemu backlogowi i regularnym standupom. Ryzyka, takie jak zmiany w API bankowym, niespójne formaty plików lub aktualizacje logiki uzgadniania, były wcześnie oznaczane i rozwiązywane w trakcie sprintu. Aby wspierać szybkie wydania o niskim ryzyku, skonfigurowaliśmy potoki CI/CD do wdrażania bezpośrednio w prywatnej chmurze klienta.

Ulepszone zabezpieczenia i kontrola dostępu

Bezpieczeństwo jest wbudowane w każdą warstwę. Wszystkie połączenia API wykorzystują OAuth 2.0 z rotacyjnymi tokenami o ograniczonym zakresie, podczas gdy TLS chroni dane w tranzycie, a AES-256 blokuje je w spoczynku.

W Odoo wdrażamy szczegółowe uprawnienia oparte na rolach, dzięki czemu tylko autoryzowani użytkownicy finansowi mogą przeglądać, przesyłać lub zatwierdzać wyciągi bankowe. Każde przesłanie, edycja i zatwierdzenie jest opatrzone znacznikiem czasu w dzienniku audytu, a uwierzytelnianie dwuskładnikowe chroni wszystkie krytyczne działania, zapewniając dodatkową linię obrony.

Naszym celem było uczynienie uzgadniania bezbolesnym dla zespołu finansowego i kuloodpornym dla audytorów. Stworzyliśmy rozwiązanie, które przetwarza duże wolumeny, zapewnia bezpieczeństwo danych i udostępnia dane w czasie rzeczywistym na wyciągnięcie ręki. Teraz klient może skupić się na rozwoju, nie martwiąc się o błędy manualne lub opóźnienia na koniec miesiąca.

Kiryl Drabysheuski Lider konsultantów ERP

Zastosowane technologie

Odoo

Python

JavaScript

PostgreSQL

Docker

Prometheus

Grafana

Git

GitHub

Zespół

Kierownik projektu

Analityk biznesowy

QA Engineer

Programiści Odoo

Wynik

Czas trwania projektu

Wrzesień - grudzień 2024 r.

Nasz zespół dostarczył pełne rozwiązanie w mniej niż 12 tygodni. W ciągu pierwszego miesiąca użytkowania produkcyjnego zespół finansowy skrócenie czasu uzgadniania o 50%co daje im więcej niż 20 dodatkowych godzin tygodniowo na analizę strategiczną i planowanie. Miesięczne zamknięcie kończy się teraz szybciej i bez ręcznych zaległości lub opóźnień w raportowaniu.

Dokładność wzrosła. Zautomatyzowane księgowanie zmniejszenie liczby błędów ręcznego wprowadzania danych o 80%i ponad 95% linii wyciągu jest teraz przenoszonych bezpośrednio z importu do księgi. bez udziału człowieka. System przetwarza od 5 000 do 20 000 transakcji dziennie w ciągu 3-5 minut, a testy warunków skrajnych obejmujące 100 000 wierszy w czasie poniżej 15 minut.

Codzienna widoczność środków pieniężnych usprawniła proces podejmowania decyzji, a wewnętrzne opinie zespołu finansowego były niezmiennie pozytywne. Klient przedłużył umowę na dodatkowe prace związane z automatyzacją ERP, a system nadal działa produkcyjnie przy stałym wsparciu ze strony Innowise.

Spis treści

Rozbij wąskie gardła przepływu pracy z Odoo

Podobne projekty

Skontaktuj się z nami

Umów się na rozmowę lub wypełnij poniższy formularz, a my skontaktujemy się z Tobą po przetworzeniu Twojego zgłoszenia.

Nazwa

Firma

E-mail

Telefon

Wiadomość

Wyślij nam wiadomość głosową

Załącz dokumenty

Prześlij plik

Można załączyć 1 plik o rozmiarze do 2 MB. Prawidłowe formaty plików: pdf, jpg, jpeg, png.

Klikając przycisk Wyślij, użytkownik wyraża zgodę na przetwarzanie przez Innowise jego danych osobowych zgodnie z naszą polityką prywatności. Polityka prywatności ma na celu dostarczenie użytkownikowi odpowiednich informacji. Podając swój numer telefonu, użytkownik wyraża zgodę na kontaktowanie się z nim za pośrednictwem połączeń głosowych, wiadomości SMS i aplikacji do przesyłania wiadomości. Mogą obowiązywać opłaty za połączenia, wiadomości i transmisję danych.

Możesz również przesłać nam swoje zapytanie
na adres contact@innowise.com

Co dalej?

Po otrzymaniu i przetworzeniu zgłoszenia skontaktujemy się z Tobą, aby szczegółowo opisać projekt i podpisać umowę NDA w celu zapewnienia poufności.

Po zapoznaniu się z Twoimi potrzebami i oczekiwaniami, nasz zespół opracuje projekt wraz z zakresem prac, wielkością zespołu, czasem i szacunkowymi kosztami.

Zorganizujemy spotkanie w celu omówienia oferty i ustalenia szczegółów.

Na koniec podpiszemy umowę, błyskawicznie rozpoczynając pracę nad projektem.