10 min lezen

Geautomatiseerde factuurverwerking: alles wat je moet weten

AI & ML

FinTech

Crediteuren (AP) teams hebben elke maand te maken met honderden, soms duizenden facturen. Deze komen in alle soorten en maten - PDF's, e-mails, papier - en zijn vaak een rommeltje. Dat leidt tot late betalingen, vertraagde leveringen, boetes en een uitgeput team dat verdrinkt in papierwerk.

Welkom in het tijdperk van automatisering - waar saaie, repetitieve taken worden afgeschaft. Automatisering van factuurverwerking voorkomt handmatige invoer, vermindert fouten, versnelt dingen en lost communicatieproblemen op. Laten we eens kijken hoe het werkt!

Wat is automatisering van factuurverwerking?

Geautomatiseerde factuurverwerking maakt gebruik van software om de verwerking van facturen te vereenvoudigen. Factuurgegevens worden rechtstreeks in je ERP- en CRM-systemen gehaald, waardoor je tijd en geld bespaart en het aantal fouten vermindert. In tegenstelling tot handmatige verwerking zorgt automatisering ervoor dat facturen veel sneller door de workflow gaan, omdat het al die repetitieve taken uit handen neemt waar je AP-team mee te maken heeft, zoals het matchen van prijzen, het verifiëren van inkooporders en het invoeren van gegevens.

Maar je vraagt je misschien af hoe dit allemaal mogelijk is? Laten we eens kijken naar de belangrijkste technologie voor geautomatiseerde factuurverwerkingssoftware.

Optische karakterherkenning (OCR)

OCR-technologie helpt bij het invoeren van gegevens uit fysieke documenten door digitale afbeeldingen te scannen. Letters, cijfers en symbolen worden snel opgepikt en ingevoerd in een digitaal factuurverwerkingssysteem. Basis OCR pakt alleen de tekst, maar houdt die als afbeelding. Meer geavanceerde OCR zet deze tekens echter om in bewerkbare tekst. Dan is er nog de AI-gestuurde OCR met ICR (Intelligent Character Recognition), die zelfs talen en verschillende handschriften kan herkennen. De tekstgrootte, opmaak en lay-out blijven intact, allemaal als bewerkbare tekst. Dit alles maakt het invoeren van gegevens veel eenvoudiger: in plaats van archiefkasten vol te stoppen, kun je alles digitaal opslaan, zodat je team altijd en overal toegang heeft tot al je documenten.

ML-algoritmen

Hoewel AI-tools gegevens uit facturen kunnen halen en sorteren, waardoor handmatige invoer en fouten worden voorkomen, doet ML veel meer dan dat. ML kan zelfs je goedkeuringsproces leren en slimme beslissingen nemen, zoals het automatisch goedkeuren van facturen op basis van ingestelde regels. Het helpt ook bij het opsporen van fraude door ongebruikelijke patronen op te pikken en kan zelfs je cashflowbehoeften voorspellen met behulp van geavanceerde analyses.

Robotisering van processen (RPA)

RPA gedraagt zich in feite als een mens in software, die repetitieve taken uitvoert volgens specifieke regels. RPA is geweldig in het opvullen van de gaten tussen verschillende softwaresystemen: in plaats van een persoon die tussen apps heen en weer stuitert, kun je een RPA-bot laten inloggen op de website van een leverancier, factuurgegevens laten ophalen en deze vervolgens in een map laten vallen waar OCR- of ML-tools kunnen scannen en de details eruit kunnen halen. Dat versnelt het werk aanzienlijk.

Hoe geautomatiseerde factuurverwerking werkt

Automatisering van factuurverwerking stelt je dus in staat om je hele financiële workflow vanaf één plek af te handelen - je krijgt snelle betalingsgoedkeuringen, duidelijk inzicht in je cashflow en sterkere relaties met leveranciers - en dat alles snel en efficiënt.

Maar hoe worden facturen eigenlijk verwerkt?

Laten we eens kijken hoe een typische workflow voor geautomatiseerde factuurverwerking eruitziet.

Factuur aangekomen

Je AP-team krijgt een factuur en de OCR-technologie registreert de gegevens. Het vertaalt alles naar digitale tekst en voert het in je systeem in - snel en gemakkelijk!

Factuur gecontroleerd

De automatiseringssoftware controleert dubbel of alle gegevens kloppen en of alles wat je nodig hebt aanwezig is. Het vergelijkt de informatie met de door jou ingestelde standaarden en matcht deze met de leveranciersgegevens.

Factuur geautoriseerd

De factuur gaat ter goedkeuring naar je boekhoudteam. Afhankelijk van het bedrag kan de factuur worden goedgekeurd door een manager of moet deze worden ondertekend door een hogere manager.

Betaling verzonden

Na goedkeuring wordt de betaling verwerkt en wordt er een bevestiging gestuurd om de verkoper te laten weten dat het geld onderweg is via een elektronische overboeking.

Factuur gearchiveerd

Zodra de betaling is gedaan, wordt de factuur veilig opgeslagen in je digitale AP-bibliotheek. De factuur wordt daar permanent bewaard, zodat je er gemakkelijk toegang toe hebt wanneer je hem in de toekomst nodig hebt.

01 Factuur aangekomen

Je AP-team krijgt een factuur en OCR-technologie komt in actie om de gegevens vast te leggen. Het vertaalt alles naar digitale tekst en voert het in je systeem in - snel en gemakkelijk!

02 Factuur gecontroleerd

De automatiseringssoftware controleert dubbel of alle de gegevens nauwkeurig zijn en dat alles wat je nodig hebt aanwezig is. Het vergelijkt de informatie met de door u ingestelde standaarden en vergelijkt het met leveranciersgegevens.

03 Factuur geautoriseerd

De factuur gaat naar je boekhoudteam voor goedkeuring. Afhankelijk van het bedrag kan het worden goedgekeurd door een manager of moet het worden ondertekend door een hogergeplaatste.

04 Betaling verzonden

Na goedkeuring wordt de betaling verwerkt en wordt er een Er wordt een bevestiging verzonden om de verkoper te laten weten dat het geld onderweg is via een elektronische overboeking.

05 Factuur gearchiveerd

Zodra de betaling is gedaan, wordt de factuur veilig opgeslagen in je digitale AP-bibliotheek. Daar blijft hij permanent bewaard, zodat je er gemakkelijk bij kunt wanneer je hem nodig hebt.

Kostenfactoren: factuurautomatisering vs handmatige verwerking

Volgens IOFM's 2021 World Class AP Performance report, betaalden bedrijven op het laagste volwassenheidsniveau zonder automatisering $6,20 per factuur, terwijl bedrijven op het hoogste niveau $1,83 betaalden.

Voor bedrijven die volledig gebruik maken van factuurautomatisering, daalden de kosten van de bedrijven met het laagste volwassenheidsniveau tot $3,03 en betaalden de meest efficiënte bedrijven slechts $1,45 per factuur. Groot verschil, toch?

Gerapporteerde factuurkosten voor bedrijven zonder automatisering

$6.20

Op het laagste volwassenheidsniveau

$1.83

Op het hoogste volwassenheidsniveau

Gerapporteerde factuurkosten voor bedrijven met automatisering

$3.03

Op het laagste volwassenheidsniveau

$1.45

Op het hoogste volwassenheidsniveau

Wij weten hoe we je factuurworkflows moeten stroomlijnen.

Voordelen van automatische factuurverwerking

Afgezien van de hogere kosten dwingt het handmatig vastleggen van factuurgegevens je AP-team om ontelbare uren te besteden aan het uittrekken en intypen van gegevens. Geautomatiseerde factuurverwerkingssoftware lijkt op dat vlak een veel efficiëntere optie, omdat het je zowel geld als tijd bespaart van repetitief werk en goedkeuringen in meerdere lagen. Hier zijn nog een aantal andere voordelen.

Minder papieropslag

Met geautomatiseerde gegevensinvoer is er geen fysieke opslagruimte meer nodig. Met slimme OCR-tools kunnen bedrijven alles online sorteren en opslaan - in de cloud of op locatie. Plus, met de juiste back-ups zijn uw gegevens veilig en gemakkelijk te delen met anderen wanneer dat nodig is.

Vereenvoudigde digitale workflows

Taken zoals het ontvangen en invoeren van factuurgegevens, die meestal repetitief en foutgevoelig zijn, kunnen automatisch worden gesorteerd op basis van ingestelde regels. Ze worden probleemloos naar het juiste team gestuurd voor goedkeuring en betaling.

Minder risico op dubbele betaling

Met automatiseringssoftware voor factuurverwerking krijg je matching in twee of drie richtingen, waarbij het systeem de factuur vergelijkt met de inkooporder en de goederenontvangst. Dit proces verbetert de nauwkeurigheid en vermindert de kans op onjuiste of dubbele betalingen.

Verhoogde nauwkeurigheid

Met AI-factuurverwerking vangen en herstellen slimme algoritmes typefouten en vergissingen voordat ze problemen veroorzaken. Je zult een bijna perfecte nauwkeurigheid bereiken, het gedoe van late of ontbrekende betalingen achter je laten en je activiteiten op schema houden.

Betere relaties met leveranciers

Door op tijd te betalen en de details goed te regelen, zullen je leveranciers je meer vertrouwen. Minder vertragingen, minder fouten en een vlottere communicatie maken het werken met hen een stuk eenvoudiger.

Lagere kosten

Met factuurautomatisering kun je de overheadkosten verlagen en besparen op opleidingskosten. Minder handmatige taken betekent minder fouten, dus je voorkomt kostbare fouten zoals oninbare vorderingen doordat verkeerde factuurgegevens in je systeem terechtkomen.

"Fouten in facturen komen voor, maar dat hoeft niet. Als RPA het proces afhandelt, wordt elk detail dubbel gecontroleerd - van gegevensinvoer tot goedkeuringen - zodat er niets door de mazen van het net glipt. Het versnelt het proces, vermindert fouten en bespaart je de hoofdpijn van gemiste deadlines. "

Dzianis Kryvitski

Delivery Manager in FinTech

Top RPA oplossingen voor geautomatiseerde factuurverwerking

RPA oplossingen zijn een grote productiviteitsbooster voor factuurverwerking. Ze werken als een brug tussen softwaresystemen, halen automatisch gegevens op uit facturen, vergelijken deze met databases of ERP's en verplaatsen ze soepel tussen boekhoud- en betalingssystemen.

Met veel RPA-leveranciers om uit te kiezen, is het belangrijk om de juiste keuze te maken op basis van de grootte, behoeften en processen van je bedrijf. Dit is onze beste keuze.

Met UiPath Intelligent Document Processing kun je je hele documentworkflow van begin tot eind automatiseren door RPA te combineren met AI. Document Understanding is de belangrijkste tool hier - een no-code, gebruiksvriendelijk framework dat zowel gespecialiseerde als generatieve modellen gebruikt om gegevens uit elk type document te halen en te interpreteren.

Het is super veelzijdig en kan alles aan, van gestructureerde formulieren tot slordige handgeschreven notities, selectievakjes, handtekeningen en zelfs scheve of lage resolutie bestanden. Wat je er ook mee doet, UiPath Robots kunnen het aan.

En het beste deel? De ingebouwde AI, aangedreven door vooraf getrainde modellen voor machinaal leren, zorgt ervoor dat je bots na verloop van tijd leren en slimmer worden, waardoor het hele proces nog soepeler verloopt.

Blue Prism doet veel meer dan alleen het automatiseren van gegevensinvoer. Het kan facturen uit allerlei bronnen verwerken en leest automatisch zowel gestructureerde als ongestructureerde gegevens. Met behulp van slimme OCR-technologie en Intelligent Document Processing (IDP) worden verschillende formaten en velden nauwkeurig herkend.

Het mooie is dat Blue Prism een gedetailleerd logboek bijhoudt van elke stap, zodat je altijd gedekt bent als het gaat om naleving. Het houdt alles bij, zodat je een volledig controletraject hebt voor toekomstige referentie. Als er iets ontbreekt of onjuist is, wordt dit meteen gemarkeerd en ter controle naar de juiste persoon gestuurd.

Blue Prism integreert naadloos met de beste ERP-systemen zoals SAP, Oracle, Microsoft Dynamics en QuickBooks, waardoor uw financiële systemen in realtime worden bijgewerkt zonder extra handmatig werk.

De AI Builder van Power Automate is een low-code tool waarmee je eenvoudig de gegevensextractie van facturen kunt automatiseren - en je hoeft geen technisch expert te zijn om het in te stellen. Bovendien integreert het naadloos met het hele Microsoft ecosysteem - Office 365, SharePoint, Teams, Power BI - waardoor het delen van documenten, real-time samenwerking en rapportage super soepel verlopen.

Heb je oude systemen die niet goed overweg kunnen met automatisering? Geen probleem! De desktopflows van Power Automate kunnen taken automatiseren, zelfs op oudere, niet-webgebaseerde applicaties. En met Power Virtual Agents kun je chatbots gebruiken om vragen over facturen af te handelen, zodat verkopers snel en eenvoudig de factuurstatus kunnen controleren.

Het werkt ook met Microsoft Dataverse, een gecentraliseerd platform waar je al je factuurgegevens kunt beheren, complexere workflows kunt bouwen en verschillende onderdelen van je bedrijf met elkaar kunt verbinden.

WorkFusion maakt factuurverwerking een fluitje van een cent door automatisch gegevens van allerlei soorten facturen te verzamelen en te organiseren voor je AP-systeem. En het beste deel? Je AP-team kan het instellen zonder hulp van IT. Zo werkt het:

Grijpt en digitaliseert tekst van facturen
Extraheer belangrijke informatie met behulp van slimme ML-bots
Markeert ontbrekende of onduidelijke details en stuurt ze door ter controle
Stuurt goedgekeurde betalingsverzoeken rechtstreeks naar je AP-team voor verwerking

Of het nu gaat om facturen van leveranciers, facturen van makelaars, vrachtbrieven, ziekenhuisrekeningen of creditnota's, met WorkFusion zit je goed. Bovendien is het eenvoudig aan te sluiten op systemen als NetSuite, SAP, QuickBooks en andere ERP's, zodat je de factuurverwerking probleemloos kunt automatiseren.

Verander uren van gegevensextractie in minuten.

Toekomstige trends in geautomatiseerde factuurverwerking

Automatisering van factuurverwerking blijft zich in een gestaag tempo ontwikkelen. Verschillende opkomende trends zullen waarschijnlijk de toekomst van factuurverwerking vormgeven en zorgen voor verdere verbeteringen in efficiëntie en nauwkeurigheid. Hier volgt een blik op enkele van de belangrijkste trends aan de horizon.

Breder gebruik van blockchain

Het gebruik van blockchain zal grensoverschrijdende betalingen versnellen door het wegvallen van valutawissels en bankkosten. Omdat blockchainrecords niet kunnen worden gewijzigd, krijgt u bovendien een duidelijk controlespoor, waardoor het eenvoudiger wordt om eventuele betalingsgeschillen te beslechten en veilige transactierecords vast te leggen om fraude te verminderen.

De opkomst van voorspellende analyses

Voorspellende analyses worden steeds belangrijker in de automatisering van factuurverwerking. Door factuurgegevens uit het verleden te analyseren en trends op te sporen, helpt het toekomstige betalingen en cashflowbehoeften te voorspellen. Het helpt ook potentiële betalingsachterstanden of discrepanties op te sporen voordat ze uitgroeien tot grotere problemen.

Milieuvriendelijke praktijken

Door het verwerken van facturen te automatiseren en over te stappen op digitale facturatie, besparen bedrijven op papiergebruik, verminderen ze hun ecologische voetafdruk en stroomlijnen ze hun workflows. Met de toenemende druk van consumenten en regelgevende instanties wordt het automatiseren van factuurverwerking met milieuvriendelijke oplossingen al snel een slimme en verantwoorde zet voor bedrijven.

Automatisering via slimme contracten

Slimme contracten kunnen facturatie een stuk eenvoudiger maken door betalingen te automatiseren zodra aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Je kunt bijvoorbeeld een smart contract instellen om een leverancier te betalen zodra de levering is bevestigd. Het is een eenvoudige manier om betalingen te versnellen en je team te ontlasten van al het administratieve werk.

Lokalisatie en wereldwijde naleving

Bij het bouwen van geautomatiseerde factuurverwerkingssoftware passen ontwikkelaars hun oplossingen steeds vaker aan om alle verschillende wereldwijde belastingregels te kunnen verwerken. Ze zorgen voor de ingewikkelde belastingwetten en nalevingsaspecten, zodat je facturen correct worden verwerkt, ongeacht het land waarmee je werkt.

FAQs

Waarom zou ik aan factuurautomatisering doen?

Handmatige processen zorgen voor heel wat kopzorgen - dure fouten, gefrustreerde werknemers en gespannen relaties met leveranciers. Daar komt factuurautomatisering om de hoek kijken. Het regelt de routinezaken zoals gegevensinvoer, versnelt betalingen, geeft je een duidelijk beeld van je cashflow en bespaart je geld na verloop van tijd.

Wat zijn de meest voorkomende uitdagingen bij het implementeren van geautomatiseerde factuurverwerking?

Een veelvoorkomende uitdaging bij geautomatiseerde factuurverwerking zijn de aanloopkosten. Het integreren van de software kan prijzig zijn, vooral als je aanpassingen nodig hebt. Maar denk er eens over na - hoeveel besteed je aan het herstellen van factuurfouten of verkeerde betalingen? Op de lange termijn maken de besparingen de investering meestal de moeite waard.

Hoe kunnen bedrijven de juiste oplossing voor geautomatiseerde factuurverwerking kiezen?

Denk eerst na over wat je echt nodig hebt - ben je op zoek naar iets eenvoudigs, of heb je een tool nodig die meer aanpasbaar is? Zorg ervoor dat de oplossing die je kiest gemakkelijk kan integreren met je bestaande systemen, zoals je ERP- of boekhoudsoftware. En vergeet de schaalbaarheid niet - groeit het platform mee met je bedrijf als het groeit?

Siarhei Sukhadolski FinTech Expert

Datum: 15 december 2024

Siarhei Sukhadolski FinTech Expert

Datum: 15 december 2024

Inhoudsopgave

Contacteer ons

Boek een gesprek of vul het onderstaande formulier in en we nemen contact met je op zodra we je aanvraag hebben verwerkt.

Naam

Bedrijf

E-mail

Telefoon

Bericht

Stuur ons een spraakbericht

Documenten bijvoegen

Bestand uploaden

Je kunt 1 bestand van maximaal 2 MB bijvoegen. Geldige bestandsformaten: pdf, jpg, jpeg, png.

Door op Verzenden te klikken, stemt u ermee in dat Innowise uw persoonsgegevens verwerkt volgens onze Privacybeleid om u van relevante informatie te voorzien. Door je telefoonnummer op te geven, ga je ermee akkoord dat we contact met je opnemen via telefoongesprekken, sms en messaging-apps. Bellen, berichten en datatarieven kunnen van toepassing zijn.