Il trasferimento dei dati da un EHR all'altro si riduce solitamente a questi passaggi fondamentali: pianificazione, estrazione, pulizia, mappatura, trasformazione, esecuzione e convalida. In pratica, ciò significa estrarre i dati, eseguire la conversione dei dati medici, mapparli al nuovo schema e ai nuovi set di codici, pulire le cartelle cliniche, trasferirle e convalidare i risultati. Tutti i dati vengono gestiti in un formato standardizzato, come HL7 o FHIR. Se eseguito correttamente, l'intero processo sembra più un passaggio controllato che non interrompe i flussi di assistenza.